Více podniků v jedné databázi
- Návody
- Aplikace
- Evidence
- Mzdy
- PIS
- Dokumenty
- Popisy pracovních míst
- Systemizace pracovních míst
- Vzdělávání
- Lékařská evidence
- Uchazeči o zaměstnání
- Pracovní pomůcky
- Motivace a hodnocení
- Kariéra
- Sociální program
- Adaptační proces
- Sestavy a výstupy
- Jiné
- Další agendy
- Rozpočtové organizace
- Slovenská aplikace
- Metodické postupy
- Více IČ v databázi
- KPD
- Speciality
- Získejte více
PŘEDPOKLADY PRO VÍCE IČ V JEDNÉ DATABÁZI
Úvod
Aplikace umožňuje zpracovávat více firem v jedné databázi. Důvodem pro takové zpracování je požadavek některých uživatelů, kteří zpracovávají mzdy a personalistiku pro více firem. Tyto firmy jsou spolu nějakým způsobem svázány (např. holding). Uživatelé samozřejmě musí mzdy, odvody, různé výkazy a sestavy, atd. odvést samostatně za každou firmu zvlášť. Zároveň je ale zajímají některé statistiky souhrnně – např. počty všech zaměstnanců holdingu nebo celkové náklady za všechny firmy.
Pojmy
Pro tuto funkcionalitu zavádíme pojem podnik. Každý podnik má své IČ (identifikační číslo). Hovoříme tedy o zpracování více podniků v jedné databázi.
Použití
Ne všechny případy zpracování více firem jsou vhodné k tomu, aby se použila tato funkcionalita aplikace. Konečnou odpověď může někdy dát až samostatná analýza.
Prvotní nastavení
Prvotní nastavení představuje založení jednotlivých podniků. Pokud existují data podniku v samostatné databázi systému KS-programu, jednorázová funkce převede data do společné databáze (přihraje). Jedná se o data zaměstnanců (tzn. evidenční data, mzdová data, historie mezd), data podniku (čísla účtů, čísla účtů pro odvody – daně, zdravotní, sociální) a další (pracovní kalendáře pro zaměstnance). Také v budoucnu požadavek na přidání nového podniku je řešen touto jednorázovou funkcí.
POUŽITÍ
Specifikace požadavků vedoucích k použití vícepodnikové databáze
Požadavky, které jsou důvodem k zavedení funkcionality. Pokud se vyskytuje aspoň jeden požadavek, pak lze funkcionalitu navrhnout. Pokud existují alespoň 2-3 požadavky, pak lze funkcionalitu doporučit.
- Uživatel zpracovává více podniků, které mají samostatné IČ.
- Možnost práce se zaměstnanci ze všech podniků najednou.
- Je potřeba vytvářet výstupní sestavy a přehledy za více podniků najednou.
- Jednotná administrace systému (úprava databáze, nastavení legislativních parametrů, společné šablony dokumentů apod.).
- Rychlé přepínání mezi jednotlivými zpracovávanými podniky.
- Výpočet přes všechny podniky najednou.
Specifikace podmínek pro použití vícepodnikové databáze
Podmínky, případně vlastnosti aplikace, které jsou průvodní pro zavedení vícepodnikové databáze. Pokud by některý z bodů nevyhovoval u daného zákazníka, je nutno zavedení u něj dobře zvážit.
- Jednotlivé podniky jsou v jednom legislativním prostředí, tzn. nelze mít v jedné databázi české a slovenské podniky.
- Unikátní osobní čísla zaměstnanců přes všechny podniky, tzn. pokud je zaměstnanec ve více podnicích, musí mít různá osobní čísla (k dispozici nástroj pro synchronizaci evidenčních údajů – vazba přes rodné číslo).
- Jednotný číselník mzdových položek. Pokud existují v jednotlivých podnicích různé formy odměňování, je třeba toto řešit samostatnými mzdovými složkami. Zde pozor zejména na rozsah mzdových položek pro přesčas (max.5) a pozor v případě různého výpočtu systémových položek (např. základní složka mzdy, základ přesčasu, nadlimitní náhrada mzdy apod.).
- Společné parametry - až na výjimky. Některé parametry je možno změnit tak, že pro dotyčný podnik bude jiná hodnota parametru - seznam je uveden níže.
- Společné číselníky - až na výjimky. Číselníky, které jsou v každém podniku samostatné:
- střediska (pozn. číslo střediska je unikátní přes celou firmu – alá os.čísla)
- společné převody
- obecná evidence osob – tzn. banky, penz.fondy, životní pojišťovny, zdravotní pojišťovny
ZMĚNA Z "VÍCE IČ" DATABÁZE DO SAMOSTATNÝCH DATABÁZÍ A NAOPAK
Vyčlenění podniku z víceIČ databáze do samostatné databáze je technicky realizovatelné, zatímto opačný postup je nutně problematický.
PŘIHLÁŠENÍ A ZMĚNA PODNIKU
Číselník podniků
Podniky jsou založeny v číselníku Obecná evidence osob. Jeden z podniků je označen jako typ
- vlastní společnost, ostatní jsou označeny jako
- součást holdingu.
Pozn. V tabulce "osoby_typ" jsou tyto skutečnosti identifikovány ve sloupci "typ" hodnotami "vl" a "sh". Jinak ovšem není rozdíl ve funkcionalitě, nezáleží tedy na zařazení podniku. Rozdělení na jediný podnik "vl" a ostatní "sh" vyplývá z historického kontextu zavedení funkcionality více IČ (neupravené příkazy typu where typ = 'vl' pro načítání údajů o podniku z tabulky osoby_typ končí chybou, pokud existuje více podniků vl; upravená podmínka je: id_podniku=:gnv_vice_ico.il_idPodniku).
Volba podniku
Při přihlášení do databáze systém dá uživateli na výběr volbu, který podnik nastavit.
- Pokud vyberete konkrétní podnik, budou seznamy zaměstnanců v jednotlivých agendách udávat jenom zaměstnance z dotyčného podniku.
- Pokud zvolíte všechny podniky, uvidíte v seznamech zaměstnance všech podniků. Pokud uživatel nemá práva na některý podnik (nepočítají se "ukončené" podniky), není pro něj tato volba přístupná.
Stejně tak i v průběhu práce je možno se přepnout z podniku do podniku nebo do režimu všechny podniky, a to klávesou F10 nebo volbou menu: Evidence-Přepnout podnik. Ta dá na výběr stejnou volbu jako při přihlášení.
V okně pro výběr podniku je také možnost vyhledávání dle názvu a čísla ID podniku.
Hlavní podnik
- Jeden z podniků musí být označen jako hlavní podnik.
- Při prvním přihlášení systém nastaví výchozí stav, kdy jako hlavní podnik označí podnik s nejnižším číslem id.
- Změna hlavního podniku je možná tak, že si vyberete požadovaný podnik a dále dáte pravoklik myši a volbu nastavit jako hlavní.
Pokud uživatel pracuje v módu všechny podniky, výchozí parametry jsou načteny právě z podniku, který je označen jako hlavní.
Pravoklik myši
Pravoklik myši umožní další volby:
- Nastavit jako hlavní - nastaví vybraný podnik jako hlavní
- Změnit logo podniku - možno si načíst obrázek - logo podniku - Obrázky v aplikaci
- Skrýt ukončené - skryje ukončené podniky. Datum ukončení zpracování mezd vybraného podniku se zadává v agendě Základní parametry nebo Obecná evidence osob.
- Pamatovat poslední volbu
- Řazení seznamu - možnost volby řazení seznamu "dle názvu" nebo "dle id"
Omezení podniků
- Seznam podniků v okně pro výběr podniku je omezován jen na ty podniky, na které má uživatel přiřazena práva.
- Pokud není možné se přihlásit přes všechny podniky, není volba Všechny podniky zobrazena.
Nastavení práv na prázdné podniky
Je možné nastavovat přístupová práva i na podniky, které neobsahují žádná střediska nebo zaměstnance. Toto nastavení umožní vybraným uživatelům nastavit práva na všechny podniky v databázi, aby si mohli při spuštění aplikace vybrat volbu Všechny podniky.
DB
SELECT * FROM osoby where id_osoby in (select id_osoby from osoby_typ where typ in ('vl', 'sh'));
SELECT * FROM osoby_typ where typ in ('vl', 'sh');
KS portál
ČÍSELNÍKY
Číselníky s rozlišením podniku
- Číselník středisek
- Číselník společných převodů
- Obecná evidence osob
- Rozšiřující parametry
- Pracovní místa /pracovní pozice
Db tabulky: pracovnici, osoby, spol_prevody, stred, e_param, prac_mist. V těchto tabulkách se vyskytuje indikace podniku - sloupec id_podniku.
Číselníky společné pro všechny podniky
Jsou to všechny ostatní číselníky. Spadá zde i číselník mzdových položek, který z vnitro firemních důvodů není možno rozlišovat tak, aby byl pro každý podnik jiný.
Číselník bank
menu: Mzdy/Mzdové číselníky/Banky Tlačítko "Obnova obsahu číselníku" v režimu víceičové databáze. Po stisku tlačítka se vymažou a obnoví záznamy platné pouze pro daný vybraný podnik, případně v režimu "Všechny podniky" pro podnik označený jako "Hlavní".
OVLÁDÁNÍ APLIKACE
Zaměstnanci
Podle přihlášení nebo přepnutí se zobrazují buď zaměstnanci jednoho podniku nebo všech podniků. K tomuto účelu je v některých místech aplikace zobrazen indikační sloupec (informace) „id_podniku“. Jedná se o následující místa:
- Seznamy zaměstnanců
Evidence zaměstnanců, Pracovní poměry, Nepřítomnosti, Doplatky, Prémie, Příplatky, Platby, Zpracování brutto, Vzdělávání, MaPExpress
- Okna v režimu Pohled a Editace
Evidence zaměstnanců – Osobní údaje a Mzdové údaje, Pracovní poměry – Prac.poměr a Prac.místo. Pole je umístěno v blízkosti údaje „kmenové středisko“.
- Sestavy
Sestavy SE 001/A (os.údaje), SE 004/A (mzd.údaje), SP 006/A (prac.poměr), SP 005/A (prac.místo)
Zadání nového zaměstnance
Varianta: Databáze přepnuta na „všechny podniky“
Příslušnost zaměstnance do konkrétního podniku se zadává nepřímo, prostřednictvím střediska. Uživatel novému zaměstnanci přiřadí jen středisko (a středisko spadá do určitého podniku – přiřazení je dáno v číselníku středisek).
V agendách Pracovní poměr/Prac.místo a Prac.poměr je před uložením do databáze kontrolováno, zda pracovní a kmenové středisko náleží k jednomu podniku (kontrola se uplatňuje jen v režimu přihlášení "všechny podniky" a neuplatňuje se v režimu přihlášení pro jeden podnik, protože uživatel v tomto druhém případě může vybrat pracovní středisko pouze výběrem ze středisek daného podniku). V případě nesouladu je vypsána hláška: "Nepovolené středisko - není možné přiřadit prac.středisko z jiného podniku než je kmenové středisko!" a záznam není možno uložit.
Varianta: Databáze přepnuta na konkrétní podnik
Zadání zaměstnance způsobí samozřejmě přiřazení zaměstnance do tohoto podniku. I v tomto případě se dá říct, že zaměstnanec je přiřazen do podniku podle svého střediska (na výběr jsou totiž v tomto případě jen střediska daného podniku).
Osobní číslo zaměstnance je systémem nabídnuto, přičemž se jedná o nejvyšší osobní číslo zaměstnance v tomto konkrétním podniku povýšené o 1.
Pokud chcete téhož zaměstnance zavést i do jiného podniku (případ, kdy zaměstnanec má v jednom podniku např. hlavní pracovní poměr a v druhém podniku DPP nebo DPČ), podívejte se na tzv. opakovanou evidenci zaměstnance.
Změna kmenového střediska
Při změně údaje "kmenové středisko" probíhá nyní kontrola, aby nedocházelo k přechodu mezi organizacemi – středisko lze změnit jen v rámci jednoho podniku (jinak je potřeba pořídit nový záznam s novým osobním číslem). Výjimka je pouze pro případ, kdy ke změně dojde v měsíci nástupu (kontroluje se ale, aby ještě nebylo zpracováno brutto).
Evidence nepřítomností
U agend, kde je generováno číslo dokladu (pracovní neschopnost, OČR a mateřská) je před stávající číslo dokladu předřazeno ještě interní id podniku, oddělené lomítkem. Pořadová čísla uváděná uvnitř čísla dokladu jsou nyní generována v oddělených číselných řadách. Tato čísla dokladů se zobrazují např. v agendách s pořizováním nepřítomnosti (režim náhledu) nebo např. v sestavě MR 001 – Výkaz dávek nemocenského pojištění. Čísla dokladů, pořízených před přechodem na více IČO v jedné databázi, budou zobrazována v nezměněné (tedy původní) podobě.
Výpočet mzdy
Výpočet mzdy (platu) je možno provádět v každém podniku samostatně, nebo při nastavení všech podniků.
Filtry a cesty k souborům
Aktuálně jsou filtry uloženy v registrech, tzn. při přepnutí do jiného podniku je použit filtr dotyčného podniku (nad dotyčnou sestavou nebo seznamem). Filtry se tedy pamatují pro každý podnik zvlášť.
Stejná situace je i pro jiné vstupy či výstupy souborů - tam, kde se zapisuje cesta k souboru.
MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA
Existují 2 varianty použití:
- Měsíční uzávěrka je společná za všechny podniky - ve všech podnicích je v každém okamžiku nastaveno stejné období - přednastavená varianta.
V db tab. mesice jsou záznamy za jednotlivá období jen pro jeden podnik (sloupec id_podniku = id hlavního podniku).
V této variantě lze měsíční uzávěrku spouštět pouze v režimu "Všechny podniky" a tudíž bude tato provedena ve všech podnicích najednou.
- Měsíční uzávěrka probíhá za vybraný podnik - tj. v každém podniku může být nastaveno rozdílné období.
V db tab. mesice existuje k jednomu období více záznamů - za jednotlivé id_podniku.
PARAMETRY
Parametry Desktop aplikace
- Rozšiřující parametry jsou společné pro všechny podniky.
- Výjimkou jsou vybrané parametry, u kterých lze nastavit pro různý podnik různou hodnotu - pomocí tlačítka Separovat parametr s platností jen pro danou firmu.
- V případě, že parametr není zařazen mezi "separovatelné" parametry, zobrazí se uživateli hláška, že změna není možná.
Je možno editovat parametry platné pro všechny podniky, i pokud je nastaven režim jednoho podniku. Hodnoty parametru je možno zadávat i pro budoucí období (o měsíc dopředu).
Parametry portál
ZÁMEK
Zamykají se agendy dotyčného podniku (se kterým právě pracujete). Zamykání funguje také při nastavení na všechny podniky.
IMPORT Z DOCHÁZKOVÉHO SYSTÉMU
Import z docházkového systému probíhá následovně:
- Pokud je nastaven režim celé firmy (všechny podniky), jsou importována všechna data za všechny podniky.
- Pokud je nastaven jen určitý podnik, jsou importována data jen zaměstnanců dotyčného podniku.
Budete-li využívat druhý přístup (např. každý podnik zpracovává samostatná mzdová účetní se samostatnými docházkovými daty), má smysl, aby bylo nastaveno dávkování (načítání dávek). Podniky si nesmí dávky přepisovat (musí používat různá čísla dávek).
PŘEVOD DO ÚČETNICTVÍ
- V rámci převodu do účetnictví mohou být zpracovány různé formáty exportu pro různé podniky,
- a může být také zvoleno jiné účtování určité mzdové položky pro jeden podnik a jiné účtování pro jiný podnik (v číselníku mzdových položek).
PŘÍSPĚVEK NA PENZIJNÍ PŘIPOJIŠTĚNÍ
Číselník Mzdy/Penzijní připojištění/PP kódy hrom příkaz je rozšířen o položku "Podnik". Číselník se využívá pro případy, kdy je příspěvek podniku posílán jednotlivými záznamy za každého zaměstnance do penzijních fondů. Takto je možno docílit stavu, kdy v jedné firmě se posílá příspěvek na penzijní jednotlivě za každého zaměstnance a v jiné firmě hromadně za všechny zaměstnance.
Sestava "Penzijní připojištění za období" (SE207) - do sestavy se načítají zaměstnanci podle právě zvoleného podniku.
Není nutné, aby uživatelem zadáváné číslo fondu bylo unikátní v rámci všech podniků. Export - vytvoření souborů pro fondy - je možný i v tomto případě.
POŘIZOVÁNÍ DAT
Menu: Mzdy/Pořizování dat
Agendu "Pořizování dat" je možno nastavit různě pro každý podnik. Tzn. v každém podniku mohou být pořizovány jiné mzdové položky. Nastavení (definice) se děje v menu: Mzdy/Pořizování dat/Mzdové položky (db tabulka: poriz_kody).
- Pokud chcete nastavit mzdovou položku pro všechny podniky, musíte se přepnout do režimu "všechny podniky".
- Pokud chcete nastavit mzdovou položku jen pro vybraný podnik, musíte se přepnout do režimu "1 podnik" (vybraný).
Pokud existuje nastavení stejné mzdové položky pro všechny firmy i pro konkrétní podnik, má nastavení pro konkrétní podnik přednost.
- v režimu "všechny podniky"
V pohledu a editaci je zobrazeno pouze nastavení kódů platné pro všechny podniky. V sestavě jsou i kódy nastavené pro konkrétní podniky. Pokud je kód nastaven pro všechny podniky, je ve sloupci "podnik" uvedena hodnota 0.
- v režimu "1 podnik", tj. vybraný podnik.
Je zobrazeno pouze nastavení kódů platné pro vybraný podnik nebo pro všechny podniky. Pokud změníte nastavení kódu, který není nastaven pro všechny podniky, bude tento kód nastaven jen pro daný podnik - to také poznáte podle sloupce "podnik".
Pokud změníte nastavení kódu, které bylo zadáno pro všechny podniky, kód bude uložen s platností pro aktuální podnik, ale původní nastavení platné pro všechny podniky zůstane.
DISKETA PRO SPOŘITELNU
Menu: Mzdy/Přenosy dat/Disketa pro spořitelnu
Umožňuje výstup pro "více IČ" databázi. Pro každé "IČ" je možno nastavit různé údaje v záložce "Smlouva s ČS" (číslo podniku, číslo sběrného účtu, telefon pro průvodku, atd.).
SESTAVY
Menu: Sestavy/Stavy zaměstnanců
Sestavy
- SS 003 - pohyby zaměstnanců
- SS 005 - nástupy
- SS 006 - výstupy
načítají zaměstnance dle nastavené organizace. Tzn. pokud je nastaven určitý podnik, načítají se vyjmenované sestavy jen za zaměstnance tohoto podniku. Pokud je nastaven režim všech podniků, načítají se tyto sestavy za zaměstnance všech podniků.
- Vyměřovací základy a pojistné (sestava) - Přehled k období - načítání středisek s ohledem na zvolený podnik.
VÝPLATNÍ LÍSTKY
- Pokud chcete nastavit výplatní lístky (definice) pro všechny podniky společně, zadávejte definici tak, že jste nastaveni na hlavní podnik.
- Pokud chcete nastavit výplatní lístky pro každý podnik jinak, zadávejte definici tak, že jste nastaveni na dotyčný konkrétní podnik.
VAROVNÁ HLÁŠENÍ
- Ve varovných hlášeních je zobrazeno číslo a název podniku.
- Pokud je načítání prováděno při nastavení nad všemi podniky, jsou varovná hlášení seskupena a nad každou skupinou je nadepsáno číslo a název podniku, k němuž se varovná hlášení vztahují.
- Pokud je nastaveno automatické denní spouštění varovných hlášení, provádí se samostatně pro každý zvolený podnik (nikoliv jedenkrát, ale tolikrát, na kolik různých podniků se uživatel daný den přepne).
PRACOVNÍ MÍSTA
UKONČENÍ ZPRACOVÁNÍ PODNIKU
Při přihlášení je možno se přihlásit jen do neukončených podniků. Ukončené podniky lze skrýt pravoklikem myši a volbou "skrýt ukončené".
Zaměstnanci agentur / externisté
Počet zpracovaných osobních čísel
Počet zpracovaných osobních čísel (sestava)
Hromadné doplatky
Ve variantě Více IČ probíhá kontrola na správné přiřazení zaměstnance. Pokud bude v souboru zaměstnanec, který nespadá do zpracovávaného podniku tak se zobrazí o této skutečnosti informace s tím, že zaměstnanec bude přeskočen a zároveň žádost o potvrzení zda si obsluha přeje pokračovat v načítání souboru.
Omezení nabídky pracovních míst dle podniku
Omezení nabídky pracovních míst dle podniku
Omezení rozsahu C/S aplikace (modulů)
Při práci v režimu "všechny podniky" je daný modul (položka menu) přístupný tehdy, pokud je přístupný (tj. "zakoupený") pro každý z podniků.
Fúze zaměstnanců
Fúze zaměstnanců (Jednorázová funkce 161)
