Export do účetnictví
Menu: Mzdy/Přenosy dat/Do účetnictví
Zde je popisován princip vytváření exportního souboru pro účetní systém.
Vzhledem k množství účetních systémů a jejich variabilit je pro každého zákazníka vytvářena vazba "na míru". Nový zákazník si tedy musí konkrétní vazbu dohodnout s tvůrci programu KS, když předtím zajistil technické zadání.
Prvotní nastavení
1. Číselník Kódy účtování - povinně
2. Číselník Rozšířené kódy účtování - v případě potřeby rozúčtovat jednu mzdovou položku po pracovních kategoriích
3. Číselník Kódy účtování zdravotních pojišťoven - v případě rozúčtování zdravotního pojištění po jednotlivých zdravotních pojišťovnách
4. Číselník Kódy účtování pro střediska - výjimka účtování pro určité středisko
5. Číselník Mzdové položky - přiřadit používaným mzdovým položkám kód účtování: Mzdové položky - kód účtování
Standardní princip
Standardní princip vazby na účetnictví v systému KS-program je následující.
Jednorázové nastavení:
- Uživatel naplní číselník kódů účtování podle vnitro firemních principů účtování. Zde se vyplňuje číslo kódu účtování (interní identifikace), účetní kód „má dáti“ (číslo), účetní kód „dal“ (číslo), a popis – název kódu účtování.
- Dále uživatel přiřadí každé používané mzdové položce v číselníku mzdových položek jeden z těchto založených účetních kódů (která mzdová položka bude na který účetní účet zaúčtována, to si určuje strana uživatele).
V menu „Mzdy/Přenosy dat/Do účetnictví“ uživatel provádí samotný výstup (každý měsíc po zpracování mezd):
- Nejprve volí období mezd, za které se má přenos provést (vybere rok a měsíc).
- Dále určí, kde se má výstupní soubor uložit a jaký má být název tohoto výstupního souboru; formát souboru je standardně .txt (textový soubor).
- Systém provede kontrolu, zda všechny mzdové položky, na nichž v daném období nalezl nějaké částky, mají přiřazeny kód účtování. Pokud ne, dá o tom uživateli informativní hlášku, resp. nedovolí pokračovat dále. Pokud nemá být mzdová položka účtována, přestože jsou na ní peníze, je nutno ji přiřadit kód účtování 0 – neúčtuje se.
- Po tomto kroku systém zobrazí dvě tiskové sestavy – první představuje sestavu členěnou po střediscích, druhá sestavu souhrnnou za celou firmu.
- Nakonec systém vloží data do souboru. Výstupní data jsou obvykle zpracovávána do následujících sloupců:
kód účtování MD - kód účtování DAL - středisko - částka - datum účetního období
Pozn. Rozšiřujícím parametrem kod_uct_k_vypl je možné určit, že i částka k výplatě (v hotovosti) bude obsažena ve výstupním souboru. V tom případě se zadává číslo kódu účtování (dle číselníku). Tato funkcionalita nemusí být zaručena, obzvláště v případě zákazníků, u nichž implementace proběhla v dřívějším období.
Rozpad částek po pracovních kategoriích
Standardem při přenosu do účetnictví je také možnost rozpadu po pracovních kategoriích. To znamená, že jedna mzdová položka nebude zaúčtována přesně na jeden účetní kód, ale na více účetních kódů, a to podle toho, jakou má zaměstnanec přiřazenu pracovní kategorii. Pak je tedy potřeba takové mzdové položce přiřadit účtování pro každou z pracovních kategorií, která se může v datech (v částce mzdové položky) vyskytnout. Toto přiřazení se děje prostřednictvím číselníku rozšířené kódy účtování.
Rozpad částek zdravotního pojištění po zdravotních pojišťovnách
Často také bývá zpracována varianta rozpadu částek mzdových položek představujících zdravotní pojištění po zdravotních pojišťovnách dle číselníku kódy účtování zdravotních pojišťoven.
Účtování po střediscích
Běžným případem je uvádění střediska v datech pro účetnictví, a to bez údaje o zaměstnancích (úhrnná částka za zaměstnance daného střediska). Varianty střediska:
- Varianta 1 - kmenové středisko (agenda Osobní údaje) zaměstnance (středisko z db tab. telegram).
- Varianta 2 - pracovní středisko zaměstnance (agenda Pracovní poměr): např. Vyměřovací základy a pojistné (sestava) - Přehled k období
- Varianta 3 - nákladové středisko - tzn. středisko uváděné v agendě Zpracování brutto - (pak každá mzdová položka u daného zaměstnance může mít teoreticky jiné nákladové středisko) - STANDARDNÍ VARIANTA.
Účtování po nákladových střediscích
Jiné nákladové středisko
- Při zadání částky hrubé mzdy (např. nějaké odměny) může uživatel změnit nákladové středisko (odlišné od standardně předvyplněného pracovního střediska).
- Stejně tak při zadání počtu hodin (např. odpracované doby, přesčasu, příplatku - např. v agendě Zprac.brutto, Pořizování dat) může uživatel změnit nákladové středisko.
- Záznamy s nákladovými středisky mohou být importovány (z docházkového systému, z výrobního systému, apod.).
- Tímto bude hrubá mzda rozpadnuta na více záznamů podle nákladových středisek, což se projeví v souboru pro účetní systém.
- Dále je potřeba s tvůrci programu dohodnout rozpad dalších mzdových položek, nejčastěji jsou požadovány 997-ZÁK.POJ.ZAMĚSTNAVATELE (Kooperativa), 998-ODVODY SOC.POJ. (odvod sociálního pojištění firmy), 999-ODVODY ZDR.POJ. (odvod zdravotního pojištění firmy). Obvyklým je rozpad těchto položek podle poměrných částek (např. hrubá mzda zaměstnance na středisku 1 = 15000 Kč, hrubá mzda zaměstnance na středisku 2 = 5000 Kč bude znamenat, že částky mzd.pol. 997, 998, 999 se do účetnictví rozpadnou na dvě složky - nákladové středisko 1 bude obsahovat 3/4 původní celkové částky, nákladové středisko 2 bude mít 1/4 celkové částky). Příklad zde.
Uvádět/neuvádět nákladové středisko
Zákaznická úprava. Buď domluva ohledně konkrétních mzdových položek nebo řady účtů. Nebo uživatelsky - po zpřístupnění volby
- Uvádět NS (MD)
- Uvádět NS (DAL)
v číselníku kódů účtování u každého vybraného účtu.
Výjimky středisek z účtování
Méně často je využíván číselník Kódy účtování pro střediska - některé středisko má výjimku v účtování.
Odvody firmy a zaokrouhlovací rozdíl
S potřebou rozhodnout o zaúčtování zaokrouhlovacího rozdílu se setkáváme v české legislativě u odvodu na sociální pojištění firmy - to vyplývá ze stanoveného principu určování této částky, který je objasněn zde: Výpočet sociálního pojištění. Částka odvodu firmy je určena z úhrnu všech vyměřovacích základů zaměstnanců.
Zaúčtování
Pro zaúčtování (převod do účetnictví) bývá použit tento standardní postup: základ sociálního pojištění zaměstnance (resp. jeho pracovního poměru - soc_zakl z tab. pom_mes) * 0,25 (resp. Legislativa 1.7.2019: 0,248) = částka, která je zaokrouhlena matematicky na celé koruny.
S touto částkou se dále pracuje (přiřadí či rozčlení na střediska, přidá do součtu s ostatními zaměstnanci pro určení celkových částek).
Separátní částky pro zaúčtování je potřeba zjišťovat postupně jednotlivě za zaměstnance.
Zaokrouhlovací rozdíl
Při uvedeném postupu pro každého zaměstnance na závěr vyjde součet částek odvodů, který ovšem nekoresponduje (nemůže - jen ve výjimečných případech) s částkou skutečně odvedenou (viz vysvětlení postupu výše). Tento zaokrouhlovací rozdíl (kladný či záporný) je potřeba někam přiřadit, aby do účetnictví odcházela správná skutečná odvedená částka.
Způsob zaúčtování tohoto rozdílu je potřeba dohodnout při implementaci. Příklad variant:
- je vyhledán pracovní poměr zaměstnance, který má největší sociální základ - a k němu je rozdíl přidán - tj. (protože není účtování po lidech, ale po střediscích) je přidán k pracovnímu středisku tohoto pracovního poměru.
- částka je zaúčtována na dohodnuté (pevně určené) středisko
- jiná varianta.
Nový zákazník
Jiné varianty přenosu do účetnictví je potřeba popsat a algoritmizovat v rámci zákaznické úpravy.
Co je potřeba dohodnout s tvůrci programu pro zpracování této vazby Forma
- Zda se jedná o výstup do souboru nebo jiný typ (zápis do db tabulky, apod.).
- V případě výstupu do souboru požadovaný typ (standardně .txt) a struktura (počet položek, pořadí, oddělovač). Velmi doporučované je poskytnout kromě popisu také vzorek (příklad) souboru.
Obsah
- Způsob kumulace dat - standardní je po střediscích (nákladové středisko, tj. středisko uváděné v agendě "Zpracování brutto"). Může být ale i jiná požadovaná varianta (po divizích, skupinách středisek, jen celková za firmu).
- Zda bude požadován rozpad po pracovních kategoriích - systém toto umí standardně, jen musí uživatel naplnit příslušná data (číselníky).
- Zda bude požadován rozpad zdravotního pojištění po zdravotních pojišťovnách.
- K čemu zaúčtovat zaokrouhlovací rozdíl odvodu sociálního pojištění firmy (obvykle ke středisku zaměstnance s nejvyšším soc.základem).
- Zda jsou nějaké další výjimky či požadavky.
- Nezapomeňte, že nakonec je potřeba naplnit příslušné číselníky (ručně nebo nějakým převodem) - kódy účtování, přiřazení kódů účtování ke mzdovým položkám, atd.
Rozpad odvodů firmy
Příklad na obvyklý rozpad odvodů firmy naleznete zde.
