Metodický postup zpracování mezd v systému
Metodický postup zpracování mezd v aplikaci
Povinnosti organizace při vedení mzdové agendy
NÁSTUP ZAMĚSTNANCE
a) přihlásit na příslušnou zdravotní pojišťovnu do 8 kalendářních dnů, viz ABC mzdové účetní. Při změně zdravotní pojišťovny hlásit změnu;
b) přihlásit k OSSZ (malé organizace);
c) založit zápočtový list od předchozího zaměstnavatele;
d) založit ELDP;
e) vyplnit a podepsat daňové prohlášení;
f) založit úhrn zdanitelných příjmů a sražených záloh od předchozího zaměstnavatele;
g) potvrzení o návštěvě školy u dětí nad 15 let, na které je uplatňována sleva na dani;
h) platná lékařská prohlídka pro daný druh vykonávané práce;
i) pracovní smlouva;
k) pracovní zařazení
l) platový výměr;
m) školení bezpečnosti práce.
Studenti
a) potvrzení o návštěvě školy.
Invalidní a částečně invalidní důchodci
a) ohlašovací povinnost na OSSZ;
b) žádost o částečný nebo plně invalidní důchod si podává pracovník sám, pokud ji nesepíše lékař;
c) organizace zakládá kopii důchodového výměru.
Starobní důchodci
a) od 1. 1. 2007 všechny žádosti o důchod sepisují okresní (v Praze Pražská, v Brně Městská) správy sociálního zabezpečení (OSSZ/PSSZ/MSSZ), příslušné podle místa trvalého bydliště. Žádost o důchod je možno od 21. 8. 2008 sepsat nejdříve čtyři měsíce před požadovaným datem přiznání;
b) organizace zakládá kopii důchodového výměru.
Pro účely Správy sociálního zabezpečení sledujete tyto údaje
a) příjmení, jméno včetně rodného, datum a místo narození, rodné číslo, stav, trvalý pobyt, vznik a ukončení pracovního poměru;
b) pokud zakládal účast na sociálním zabezpečení, vedete vyměřovací základy pro stanovení pojistného na SZ a výši pojistného;
c) kalendářní dobu, po kterou pobíral nemocenské dávky, výši nemocenských dávek, dobu výkonu vojenské služby, civilní služby, mateřské dovolené;
d) záznam o pobírání starobního, invalidního nebo částečně invalidního důchodu (nejlépe kopie výměru);
e) dobu a důvod poskytování náhrad za pracovní úraz, po skončení pracovní neschopnosti nebo nemoci z povolání, forma není stanovena, ale je nutnost prokazatelnosti všech těchto údajů;
f) úhrn pojistného za zaměstnance a organizaci včetně odvodu na účet SZ.
Pro účely zdravotního pojištění sledujete tyto údaje
a) příslušnost ke zdravotní pojišťovně;
b) přehled vyměřovacích základů všech pracovníků a výši pojistného;
c) úhrn pojistného za zaměstnance a organizaci včetně odvodů příslušným ZP.
Pro účely finančního úřadu sledujete tyto údaje
a) základy daně včetně daní;
b) zvlášť sledujete daň ze závislé činnosti, daň 15%, daň zvláštní sazbou a takto odděleně i odvádíte na patřičné účty FÚ.
VÝSTUP ZAMĚSTNANCE
a) vystavit zápočtový list ve dvou provedeních, kopii založit do evidence; na zápočtovém listu evidujete hrubý i čistý průměrný výdělek a výši případného odstupného;
b) vystavit potvrzení o zdanitelných příjmech a kopii rovněž založit do evidence;
c) odhlásit pracovníka do 8 dnů v registru správy příslušné ZP a OSSZ (malé organizace);
d) vyplnit a odeslat ELDP;
e) založit mzdový list (evidují se 25 let).
Měsíční zpracování
KMENOVÉ ÚDAJE - v průběhu měsíce pořizujete údaje o nových nástupech a výstupech pracovníků a změny. Kmenovými údaji jsou údaje o pracovnících, pracovních poměrech, rodinných příslušnících, trvalých srážkách ze mzdy a případně trvalých příplatcích.Pořizujete je pomocí těchto funkcí:
EVIDENCE PRACOVNÍ POMĚRY
PLATBY
PŘÍPLATKY
NEPŘÍTOMNOST - nepřítomnost pořizujete v průběhu měsíce nebo na konci měsíce, pokud doklady přicházejí během měsíce.
- PRACOVNÍ NESCHOPNOST;- OŠETŘOVÁNÍ ČLENA RODINY;- VOJENSKÉ CVIČENÍ;- MIMOEVIDENČNÍ VOLNA (Mateřská dovolená, Voj. zákl.služba, a dlouhodobá volna);- DOVOLENÁ; - OSTATNÍ NEPŘÍTOMNOST (placené, neplacené volno).Dovolenou a ostatní nepřítomnost pořizujete samostatně pomocí funkce. Nepřítomnost pouze tehdy, jsou-li tyto údaje k dispozici. Jinak se zadávají přes Měsíční výkazy (funkce Pichačky).
ODMĚNY a PRÉMIE - v průběhu nebo na konci měsíce.
DOPLATKY - pořizujete doplatky nebo přeplatky z minulých měsíců a veškeré údaje, které jsou známy v průběhu měsíce a lze je zadat částkou (proplácená dovolená, mimořádné zálohy apod.).
ZÁLOHY - výpočet záloh. Provedete výpočet záloh a tisk příslušných sestav (mincovky apod). Výpočet záloh můžete opakovat. Na závěr volbou ‚Příprava‘ ukončíte zpracování záloh a umožníte zadávání měsíčních výkazů a výpočet dobírky. Tam, kde se zálohy nevyplácejí, zadáte rovnou volbu ‚Příprava‘ nebo potlačíte zálohy parametricky.
MĚSÍČNÍ VÝKAZY ODPRACOVANÝCH HODIN (zpracování brutto) - z výkazů práce (výčetky, kontrolní lístky, docházka apod.) zadáváte odpracované hodiny, přesčasy, příplatky za noční, odpolední směnu apod. Používáte podle potřeby vstup ruční nebo automatický. Jestliže pořizujete údaje o dovolené, placeném a neplaceném volnu přes Měsíční výkaz, zadáte tyto údaje před odpracovanými hodinami, abyste mohli využít pro dopočet odpracovaných hodin automatického vstupu.
Závěrem provedete automatické doplnění píchaček.
Při automatickém dopočtu se vytvoří Chybová sestava, která upozorňuje na rozdíly v časovém fondu, nesprávné algoritmy apod. V kontrolních sestavách volbou Chybějící údaje vytvoříte sestavu a zkontrolujete chybějící údaje. Volbou Kontrolní sestava výčetek vytvoříte sestavu - kontrolní opis píchaček. Rovněž odkontrolujete případné přečerpání dovolené volbou Statistika přečerpané dovolené.
Zásada pro správné pořizování měsíčních výkazů.
Před pořizováním měsíčních výkazů zadáte přes funkci ‚Nepřítomnost‘ všechny nemoci, ošetřování a mimoevidenční stavy.
Existují dva různé režimy práce s měsíčními výkazy.
Všechny údaje se pořizují z píchaček ručně. V tomto případě se nastaví automatický dopočet tak, aby provedl pouze doplnění údajů o nepřítomnostech, doplatcích a odměnách. Sestavu chybějících údajů doporučujeme vytvořit před automatickým dopočtem.
Ručně se pořizují pouze měsíční výkazy s přesčasy a příplatky, které nejsou trvalého charakteru. Automatický dopočet se nastaví tak, aby všem zbývajícím pracovníkům vytvořil automaticky měsíční výkaz dopočtu do plného časového fondu. Vhodné především pro rozpočtové organizace a organizace s velkým počtem TH pracovníků. Sestavu chybějících údajů je nutné vytvořit po automatickém dopočtu.
VÝPOČET - provedete výpočet a zpracování mezd.
Po výpočtu volbou:
‘Sestava dluhy’ - vytvoříte sestavu dluhů
‘Sestava doplatky’ - vytvoříte sestavu doplatků do minimální mzdy
Zobrazením výplatnice, případně agendy zpracování brutto zkontrolujete správnost dluhů a minimální mzdy u příslušných zaměstnanců. V případě nutných oprav můžete použít volbu Ruční zpracování ve zpracování brutto a zpracování výplaty jednoho člověka. Pro kontrolu údajů všech zaměstnanců můžete použít některý ze standardních grafických výplatních lístků.
Po výpočtu zpracujete sestavu Celkové rekapitulace (menu Statistiky/Rekapitulace/Rekapitulační list) - zde provedete kontrolu účetní správnosti výpočtu porovnáním kontrolních součtů v této sestavě. V případě nerovnosti kontrolních součtů spustíte test výpočtu (tlačítko ´Kontrola výpočtu´ ve výpočtu mezd) - tento test kontroluje účetní správnost výpočtu u jednotlivých zaměstnanců a v případě nesrovnalostí vypíše jejich jména.
Další možné kontroly:
- vytvořit rekapitulaci srážek (Rekapitulace, Volba srážky) - celkový součet srážek musí souhlasit se součtem srážek v rekapitulaci M_RELIST
- v sestavě Zaplacené zdravotní pojištění (Zdravotní pojištění, volba Pojistné) zjistíte celkové odvody zdravotního pojištění a porovnáte s rekapitulačním listem odvodů (Rekapitulace, volba Odvody). odvody se musí rovnat.
OPAKOVANÝ VÝPOČET provádíte v případě, že došlo k nějakým změnám či zjištění problémů. Je možné provést celkové doplnění píchaček a celkový výpočet, nebo lze postupovat po jednotlivých „problematických“ zaměstnancích.
TISK – VÝPLATNÍ LÍSTKY a MINCOVKA – po kontrole správnosti výpočtu vytvoříte sestavy: - Výplatní lístky
Mincovka (včetně rekapitulace)
TISK – OSTATNÍ MĚSÍČNÍ SESTAVY A REKAPITULACE – po kontrole správnosti výpočtu tisknete dle zvyklostí a potřeb organizace další sestavy.
Přehled typických sestav:
| MOON | Rozpis odvodů na střediska | |
| Srážky | Celková rekapitulace srážek | |
| Odvody | Rekapitulace odvodů | |
| Rekapitulační list | Celková rekapitulace | |
| Mzdová statistika | Kompletní statistika pro PaM a mzdové účetní | |
| Dovolená | Přehledy čerpaných a zbývajících dovolených | |
| Nemocenská | Výkaz – podrobná statistika nemocenských dávek | |
| Rekapitulace – výkaz nemocenských dávek odevzdávaný správě sociálního zabezpečení | ||
| Zdravotní pojištění | Hlášení – hlášení změn pro zdrav.pojišťovnu | |
| Pojistné – podrobná statistika zdravotního pojištění včetně výčetky odevzdávané zdravotní pojišťovně | ||
| Srážky | Statistika trvalých a ostatních srážek ze mzdy | |
| Pošta | Vytváření poštovních poukázek typu ‚B‘ | |
| Přesčasy | Statistika přesčasů | |
| Hromadný příkaz | Vytváření hromadného příkazu k úhradě a datových souborů pro homebanking (KB,IPB,ČS…) | |
| Data Spořitelna | Vytváří soubor pro přenos na disketě |
tabulka 1 - Přehled typických sestav
Ukončení měsíce
- mzdová uzávěrka měsíce, provádějí se nápočty.
- přenos dat do účetnictví, pokud je implementován
Povinnosti ke státní správě
- odesíláte na SSZ výkaz a rekapitulaci nemocenských dávek- měsíční hlášení na příslušné ZP- odvody na FÚ, ZP a SSZ, srážky z mezd zaměstnanců- statistické výkazy dle potřeby OSÚ.
Čtvrtletní zpracování
Při ukončení měsíce se počítají průměry pro další kvartál. Proto po ukončení měsíce vytvoříte a vytisknete sestavy průměrů pro nemocenské dávky a průměrů pro pracovně-právní účely (Statistiky ostatní). V případě potřeby vytvoříte sestavu čistých příjmů.
Roční zpracování
Vytvoří se roční výkazy a sestavy: Mzdové listy, Evidenční listy (obě Roční statistiky).
Zúčtování
roční zúčtování daní (roční statistiky), provádí se v období leden až březen. Lze provádět pro každého zaměstnance zvlášť.
Povinnosti ke státní správě
- výkaz ročního zúčtování daní ze závislé činnosti
- výkaz ročního zúčtování daní srážené zvláštní sazbou
Nový zaměstnanec
Postup od zavedení - nástupu zaměstnance až po měsíční zpracování mezd a tisk sestav.
Při nástupu zaměstnance zavádíte jeho personální údaje v evidenci personálních údajů.
Osobní údaje - postupně vyplňujete jednotlivé položky, přičemž je pro výpočet bezpodmínečně nutné dodržet obory hodnot v položkách rodinný stav a druh důchodu dle nápovědy.
Mzdové údaje - opět vyplňujete položku po položce, obory hodnot a zároveň povinné položky jsou: číslo zdravotní pojišťovny, druh slevy, členství v odborech a indikace, zda zaměstnanec podepsal „prohlášení“.
Rodinní příslušníci - při zadávání rodinných příslušníků je nutné, mimo osobních údajů rodinného příslušníka, vyplnit indikaci nároku na slevu na dani. Další údaje o vzdělání, průběhu zaměstnání, jazykových znalostech atd. není nutné zadávat. Pokud se tyto údaje sledují, je možné je vyplnit (popis viz uživatelská příručka).
Po uložení personálních údajů zaměstnance zavedete zaměstnanci informaci o pracovních poměrech. Zde je nutné vyplnit a dodržet obory hodnot dle nápovědy u položek druh pracovního poměru, doba úvazku, typ kalendáře, číslo směny, typ mzdy - zde se rozlišuje hodinová, měsíční, podílová a smluvní mzda. Po vyplnění tarifu je nutné u nového pracovníka zadat podle pravděpodobného výdělku průměr pro dovolenou.
Po naplnění personálních a mzdových údajů pracovníka a po zadání pracovního poměru máte v databázi základní informace o zaměstnanci, nutné pro výpočet mzdy. Pokud chcete navést zaměstnanci trvalé srážky, je to možné prostřednictvím programu ‚Platby‘. Při zavádění těchto trvalých srážek je nutné zadat číslo účtu, číslo peněžního ústavu nebo adresu a měsíční částku.
Pokud má zaměstnanec trvalé příplatky ke mzdě, můžete je zadat ihned při jeho nástupu pomocí programu ‚Příplatky’ .
V průběhu měsíce zadáváte zaměstnanci nepřítomnosti, odměny a prémie, lze opravovat mzdové i personální údaje, trvalé srážky atd.
Před vlastním zpracováním výplaty musíte pracovníkovi provést zpracování brutto buď automatickým dopočtem, nebo ručně.
Po vytištění a kontrole kontrolních sestav spustíte zpracování výplat.
Po zpracování výplat se tisknou kontrolní, rekapitulační a statistické přehledy. Po jejich odsouhlasení vedoucími pracovníky se spustí program ‚Ukončení měsíce‘ , který provede uzávěrku měsíce s příslušnými nápočty. Podrobný popis zadávání jednotlivých položek je popsán v uživatelské příručce.
Zabezpečení dat
Pro případ, že by došlo k větší havárii vlivem HW chyb, doporučujeme zálohovat data systému ‚MaP‘ (databázi) pravidelně každý den po ukončení práce s tímto systémem. Kopii systému před ukončením měsíce doporučujeme uchovávat až do další uzávěrky. U běžných modulů nemá výpadek programu (např. vlivem výpadku napětí) žádný větší dopad. Pokud dojde k výpadku během zadávání nebo aktualizace údajů, je třeba po obnově chodu systému prohlédnout údaje příslušného zaměstnance a případně je zadat znovu. Hromadné výpočty (např. výpočet zálohy, automatický dopočet píchaček, výpočet dobírky, prémií, vytváření sestav apod.) je možné provést opakovaně.
Náročným na systémové prostředky a zatížení sítě je program ukončení měsíce, protože se při něm provádějí nápočty do tabulek. Jestliže tento program proběhne bez chyby, systém ‚MaP‘ ho již nedovolí opakovat, protože je nastaveno nové mzdové období. Pro případ, že by během ukončení měsíce došlo k výpadku systému, systém ‚MaP‘ požaduje na uživateli, aby požádal administrátora o provedení zálohy databáze. Tato záloha má klíčový význam a je dobré ji uchovávat na záložních mediích delší dobu.
