Budoucí změny
Budoucí změny. Aplikace pracuje s daty, která jsou v daném časovém okamžiku k dispozici v databázi. V praxi nastávají situace, kdy je třeba z pohledu mzdové účetní zpracovávat data v rámci účetního období, které zasahuje i do následujícího kalendářního měsíce, ale z pohledu ostatních uživatelů je často požadována interpretace dat v reálném čase.
Například pokud má být zaměstnanec přeřazen na jiné pracovní středisko od 1.5.2000, je potřeba, aby v databázi bylo zaznamenáno původní středisko ještě až do měsíční uzávěrky 4/2000 (která se zpravidla pouští kolem 10. dne v následujícím měsíci). Důvodem pro tento požadavek je to, že mzdové náklady na takového zaměstnance se počítají na jeho aktuální pracovní středisko (pokud nejsou pořízena data přenosem nebo ručním záznamem jinak).
Záznamy, které se mají promítnout do reálných dat k určitému dni, lze však pořídit pomocí "budoucích změn". Pak jsou v konkrétních případech uživatelům promítnuty do výstupních sestav právě takové budoucí změny, které se mají provést zpětně k nastavenému datu (nejčastěji k prvnímu dni v měsíci). Příkladem takového výstupu jsou sestavy stavů zaměstnanců.
Nastavení
- casovost (sk.12) = Ano.
Aby bylo možné použít systém budoucích změn, musí být v aplikaci nastaven tento parametr na hodnotu "a / Ano".
Agendy
Agendy, ve kterých je standardně umožněno nastavovat budoucí změny údajů:
- Evidence zaměstnanců / Osobní údaje
- Evidence zaměstnanců / Mzdové údaje
- Pracovní poměry / Pracovní poměr
- Pracovní poměry / Pracovní místo (záložka)
Přístupové právo
Přístup k editaci a prohlížení budoucích změn mají ti uživatelé, kteří mají pro výše vyjmenované agendy přiřazené přístupové právo pro opravy.
Překrývání agend Budoucí změny a Pracovní postup
Pokud je položka součástí agendy Pracovní postup a tato je používána, doporučuje se nastavování budoucí změny položky prostřednictvím agendy Pracovní postup.
Otevření okna
- Příslušná agenda
- Zvolený zaměstnanec
- Editace
- Pravoklik myši na potřebné pole a z kontextové nabídky výběr Budoucí změny.
V příslušné agendě je potřeba mít načtena data pro zaměstnance, jemuž má být zadána budoucí změna, být v režimu Editace a kliknout pravým tlačítkem myši na pole, kde se má provést záznam. Zobrazí se tzv. Plovoucí menu, obsahující položku Budoucí změny (pokud není přístupná, je potřeba požádat administrátora o nastavení rozšiřujícího parametru – viz výše.
Nelze vkládat budoucí hodnotu současně s vkládáním nového záznamu v agendě Pracovní poměr. Vložení jen po ukončení editace - Agena Pracovní poměr. Vkládání budoucích změn je omezeno doplněním podmínky, která se aplikuje ještě před otevřením okna pro zadávání budoucí změny. Pokud je v příslušné agendě právě pořizován nový záznam a uživatel se pokusí zaznamenat i budoucí změnu, zobrazí se mu chybové hlášení:
- -nelze zapsat budoucí změnu, pokud není nový záznam ještě uložen do databáze!
Zadání budoucí hodnoty
Záložka: Zadání změny
- Modré pozadí - needitovatelná pole
Systém automaticky vyplňuje pole s modrým pozadím (osobní číslo, číslo poměru, doplňková identifikace, autor).
- Žluté pozadí - zadání pro uživatele
Uživatel vyplňuje pole se žlutým pozadím (budoucí hodnota, datum platnosti od, datum provedení změny). Pro změnu, která se má provést v rámci měsíční uzávěrky, je potřeba zaškrtnout volbu provede se při měsíční uzávěrce. Tento druh změny je signalizován tím, že položka Datum provedení změny má šedé pozadí, není povolena k editaci a zobrazení je ve formátu měsíc / rok.
- Budoucí hodnota - zadaná, nebo vybraná (v případě číselníku) hodnota
Pozor: Údaj budoucí hodnoty není systémem kontrolován na správnost, proto je třeba, aby uživatel velmi pozorně zapisoval jeho hodnoty. Pokud se však má vyplnit údaj, který musí odpovídat seznamu povolených hodnot v příslušné agendě, je možné opět pouze vybírat ze seznamu (např. číslo střediska).
- Datum platnosti od - přednastavena je hodnota prvního dne následujícího období
- Datum provedení změny
- - pokud je zatrženo následující pole, je položka needitovatelná a hodnotou je období, které odpovídá zadané hodnotě v poli Datum platnosti od. To pak znamená, že změna bude provedena měsíční závěrkou, která nastavuje dané období (příklad: hodnota 5/2020 znamená měsíční závěrkou z 04/2020 do 05/2020). Toto je obvyklejší, standardní případ.
- - pokud není zatrženo následující pole, je položka editovatelná. Hodnotou je konkrétní datum, při kterém proběhne změna údaje.
- Provede se při měsíční uzávěrce - zatrhávací pole
V agendě Zadání změny je potřeba zkontrolovat, zda je systém správně nastaven na správné osobní číslo a pak vyplnit údaje Budoucí hodnota, Datum platnosti od, Datum provedení změny. Jestliže se má provést změna v rámci uzávěrky jiného měsíce, než je datum v poli Datum provedení změny, je potřeba vyplnit libovolné datum spadající do tohoto měsíce a teprve potom nastavit volbu provede se při měsíční uzávěrce.
Záložka: Přehled / opravy změn
Zobrazuje seznam navedených budoucích změn, které dosud neproběhly. V tomto seznamu lze provádět dodatečnou editaci některých vložených údajů včetně jejich smazání. Stejně jako v záložce Zadání změny je v tomto seznamu zobrazováno Datum provedení změny
- tj. formát den.měsíc.rok pro změnu k datu a
- formát měsíc/rok pro změnu při měsíční uzávěrce.
Název tohoto seznamu obsahuje specifikaci údaje v podobě, která slouží pro databázové zpracování (např. údaj Příjmení je zobrazen jako pracovnici.prijmeni).
Zobrazují se zde změny, které ještě nebyly systémem zpracovány. Tento seznam je načten vždy jen pro jeden nastavený druh údaje (např. kmenové středisko). Jednotlivé záznamy je možné ještě dodatečně editovat nebo mazat s použitím tlačítek ve spodní části okna. Hodnotu však lze měnit jedině tehdy, pokud není v původní agendě limitována seznamem povolených hodnot.
Provedení budoucích změn
Systém se automaticky stará o provedení změn, které uživatelé zadali.
- Změny prováděné k nastavenému datu provedení
U prvního uživatele, který v daný den spouští aplikaci, probíhá kontrola, zda na tento den není požadována realizace budoucí změny. Pokud ano, spouští se funkce, která provede všechny změny.
- Změny prováděné při měsíční uzávěrce
Jedním z posledních procesů, prováděných při měsíční uzávěrce, je kontrola, zda pro nově nastavené období není plánovaná budoucí změna, která se má provést s uzávěrkou. Pokud takový záznam existuje, spouští se funkce, která automaticky všechny změny provede.
V rámci prováděných změn se provádí současně i archivace původních hodnot stejně, jako kdyby uživatelé provedli změny k danému datu ručně.
Dokumenty a budoucí změny
Sestava budoucích změn
Sestava připravovaných změn:
Zobrazení budoucí změny v sestavě ještě před provedením
- zobraz_bud_zm (sk.11) - jen u vybraných sestav
Zobrazení budoucí změny v sestavě s ohledem na datum platnosti, ale ještě před jejím skutečným (databázovým) provedením.
Odkazy
- Sestava budoucích změn
- Pracovní postup
- DB: timer_data, timer_sez
