Průběh implementace
První fáze převodu dat – převod kmenových dat
Tato fáze se provádí jen tehdy, pokud jsou na tomto objednatel a dodavatel dohodnuti. Pokud neproběhne převod kmenových dat, zadají data uživatelé "ručně" do aplikace.
Jedná se především o následující tabulky:
- pracovnici - údaje o zaměstnancích,
- prac_pom - údaje o pracovních poměrech zaměstnanců,
- rod_prisl - údaje o rodinných příslušnících zaměstnanců,
- platby - údaje o platbách (číslech účtů) zaměstnanců,
- stred - číselník středisek (číslo, název),
- případně s_zap_praxe - historie absolvované praxe pro organizace státní správy.
- další personální data - vzdělání, jazykové znalosti, absolvovaná školení a lékařské prohlídky, atd.
Přesnou strukturu tabulek, popis a význam jednotlivých polí obdrží uživatel před zahájením implementace.
Aktualizace kmenových dat v obou systémech
V období od převodu až do rutiny provádějí uživatelé aktualizaci dat paralelně v obou systémech (původní i KS).
Uživatel (případně osoba jej zastupující) sejme aktuální stav dat z původního systému k určitému dni. Tento den nazvěme jako rozhodné datum převodu. Obvykle se nepřenáší vystoupivší zaměstnanci, ale jen zaměstnanci aktivní k rozhodnému datu převodu.
Uživatelé si zaznamenávají změny kmenových dat, ke kterým došlo od rozhodného data převodu do doby, než budou schopni tyto změny pořídit do aplikace KS. Jedná se o změny všech položek, které se převádí v této první fázi, tj.
- pracovnici - nové nástupy zaměstnanců, změny příjmení, rodinného stavu, bydliště, střediska, změna v počtu vyživovaných osob pro existenční minimum, změna zdravotní pojišťovny, apod.
- prac_pom - nové nástupy, změny pracovních kategorií, KZAM, pracovního místa, mzdového stupně, třídy, úvazku, kalendáře, tarifu, osobního příplatku, apod.
- rod_prisl - narození dítěte, změny u stávajících
- platby - nová čísla účtů u nových zaměstnanců, změny účtů u stávajících zaměstnanců
- stred - nové středisko,
- s_zap_praxe - změny v započitatelné praxi.
Uživatel předá data KS-programu ke zpracování převodu. Výsledek je pak obvykle dodán současně se dnem instalace systému KS u uživatele, kdy je založena ostrá databáze obsahující převedená data. Uživatelé jsou ten den v rámci úvodního školení vyškoleni na to, jak data "doplnit, udržovat a pořizovat".
Od tohoto dne budou uživatelé kmenová data udržovat paralelně v obou systémech, a to až do rutiny. Z toho vyplývá, že tento převod dat – kmenová data – bude uskutečněn jednou (jednorázově).
Studie
Součástí projektu může být studie SPIS (studie proveditelnosti implementace systému).
Implementace
Mzdy
V průběhu implementace probíhá
- školení uživatelů
- uživatelé udržují kmenová data zaměstnanců
- realizují se testovací výpočty mezd zaměstnanců, které vrcholí
- duplicitním zpracováním alespoň jednoho měsíce (tzn. všech zaměstnanců) "na korunu" přesně (souhlas částek s částkami dle původního systému).
Personalistika
V oblasti personalistiky a personálního informačního systému se už jedná de facto o rutinní provoz, tzn. školení, pořizování dat, atd.
Druhá fáze převodu dat – převod před rutinou
Před prvním rutinním zpracováním mezd je potřeba systém nastavit na startovní čáru. Převádí se data, vyjmenovaná ve zvláštním souboru (poskytne dodavatel, jedná se o soubor, v němž jsou popsána současně kmenová data i data pro rutinu) . Jedná se např. o
- zůstatky dovolených
- průměry pro p.p.účely
- nápočty hodnot pro správné určení průměru pro nemoc resp. přílohu k nemoci
- údaje pro ELDP
- a další
Tato data opět musí včas nachystat uživatel nebo jím pověřená osoba. Termínově se jedná o dobu po zpracování mezd (měsíční závěrce) posledního měsíce v původním systému. Uživatel provede import těchto dat do systému prostřednictvím jednorázové funkce č. 112.
Uživatel je zodpovědný za termínově správné provedení importu těchto dat i za obsahovou správnost dat.
Pokud nelze provést import, je nutno data zadat uživatelsky do příslušných agend na aplikační úrovni.
Tím jsou veškeré přípravné práce ukončeny a uživatelé mohou provést první rutinní zpracování mezd v systému KS-program.
