Výplatní lístky - e-mailem

Výplatní lístky e-mailem představují následující funkcionalitu. E-mailová adresa každého zaměstnance je uložena v systému. Zaměstnanec obdrží .zip soubor, k jehož otevření musí použít heslo. Toto heslo je také uloženo v aplikaci (u daného zaměstnance).

Jedná se o zákaznický modul. V případě zájmu o tento modul se obraťte na obchodní oddělení.

Typy výplatních lístků

Takto mohou být odesílány následující typy výplatních lístků:

• vzor grafický
• UŽIVATELSKÝ VÝPLATNÍ LÍSTEK - grafický
• UŽIVATELSKÝ VÝPLATNÍ LÍSTEK - znakový
• příp. jiné typy dle dohody

Definice výplatního lístku

Je potřeba pro daný typ nastavit:

1. Definice výplatního lístku

Princip

Vytvořený výplatní lístek je odeslán (nejčastěji) na virtuální PDF tiskárnu, která jej uloží jako PDF soubor na disk. Pokud má zaměstnanec v systému navedeno heslo, dojde k zašifrování tohoto PDF souboru. V opačném případě PDF soubor není šifrován. Heslo je uchováváno v databázi v zašifrované podobě. Zašifrovaný PDF soubor se odesílá jako příloha e-mail zprávy na adresu zadanou u zaměstnance v systému.

Způsoby rozeslání

• Nastavení elektronické pošty

E-mail adresa

Adresy jsou evidovány v agendě Kontakty. Je možno zadávat více druhů adres

• E-mail výplatní lístek nebo E-mail výpl.lístek

ve skutečnosti je v programovém skriptu použito E-mail výplatní lístek% a E-mail výpl.lístek%, což značí, že namísto znaku % mohou (ale nemusí) následovat ještě další libovolné znaky. Využito například při identifikaci výplatních lístků ...(AJ) a ...(NJ)

Jedná se o vlastní text

Příklad zadání:

1.E-mail výplatní lístek soukromý

2.E-mail výpl.lístek pracovní

event.

některé zákaznické úpravy namísto toho: E-mail do práce

Pokud adresa není zadána, výplatní lístek se neodesílá.

Více e-mail adres

Pokud bude mít zaměstnanec vyplněno více různých emailových adres, bude výplatní lístek odeslán na všechny uvedené.

Heslo

• Heslo pro výplatní lístek emailem
• Heslo pro výplatní lístek na portále - doplňková funkcionalita

Od sestavení CS16, 732 Vyplňování hesla je POVINNÉ (bez hesla nebude odeslán email s výplatním lístekm).

Nepovinnost může být nastavena prostřednictvím pole Nevyžadovat heslo v agendě Definice výplatního lístku

Do sestavení CS16, 7321: Vyplňování hesla je NEPOVINNÉ, tj. v případě, že je heslo u zaměstnance vyplněno, pak výplatní lístek odchází zaheslován - a v případě, že heslo není vyplněno, odchází nezaheslován.

Zákaznickou výjimkou (programovou úpravou) je možné nastavit povinnost vyplňování hesla; v takovém případě výplatní lístek bez hesla vůbec neodchází - systém na chybějící heslo upozorní při vytváření výplatních lístků.

Kontrola hesla

• Definice výplatního lístku - zatrhávací pole Kontrola hesel

Virtuální PDF tiskárna

• Virtuální PDF tiskárna - je nutné mít instalovanou virtuální PDF tiskárnu, nebo
• Definice výplatního lístku - zatrženo Bez pdf tiskárny

Odeslání výplatních lístků

Postup

1. Odeslat emailem - tlačítko
2. Archiv výplatních lístků - kontrola, zda všechny lístky odešly
3. Oprava, nastavení u těch, které neodešly
4. Odeslat neodeslané - tlačítko

Vytvořit

Není potřeba spouštět (tímto tlačítkem budou vytvořeny výplatní lístky všem zaměstnancům (může být využito při kontrolách, apod.) a mohou se příp. i vytisknout).

Odeslat emailem

Tímto tlačítkem se odesílají emaily.

Uživatel z bezpečnostních důvodů musí tuto volbu ještě jednou potvrdit.

Ostatní principy a nastavení týkající se vytvoření výplatních lístků zůstávají obdobné.

• Je odesílán - Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + má zadán kontakt "email výplatní lístek" + má zadáno heslo

• Je/Není odesílán - Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + má zadán kontakt "email výplatní lístek" + nemá zadáno heslo
  • Není odesílán - v případě, kdy je pro daného zákazníka nastaveno (domluveno), že odesílat se smí povinně jen s heslem. V takovém případě se navíc proces odesílání zastaví a systém čeká na dotaz (zda po přeskočení tohoto zaměstnance má či nemá pokračovat v procesu odesílání pro další zaměstnance).

• Není odesílán - Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + nemá zadán kontakt "email výplatní lístek"

Oznámení při zakončení procesu: .

Proces je opakovatelný. Při použití AS KS může být omezen denní počet odeslaných výplatních lístků jednomu zaměstnanci (přednastaveno omezení na 1x).

Vytvořit neodeslané

Po stisku tohoto tlačítka systém vytvoří výplatní lístky - na obrazovku s určením pro tisk - těm zaměstnancům, kteří splňují následující podmínku:

• Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + nemá zadán kontakt "email výplatní lístek"

Odeslat neodeslané

Systém si při odesílání výplatních lístků zapisuje stav, tj. zda konkrétní výplatní lístek v pořádku odešel (status 999 = O.K.). Neúspěšné odeslání je možno zjistit v agendě:

• Archiv výplatních lístků - Kontrola odeslání emailem

Příčinou může být např. chybějící (nebo chybný) email, heslo, apod. Po opravě údajů je možno na stisk tohoto tlačítka odeslat právě jen ty výplatní lístky, které dosud nebyly odeslány (odeslání končilo s chybou).

Toto tlačítko se tedy pokusí znovu odeslat výplatní lístky, které neodešly (status různý od 999).

Zpožďovací smyčka

Do procesu odesílání výplatních lístků emailem může být (zákaznicky) zařazena zpožďovací smyčka - dle domluvy, např. v délce 2s. hd 38335

Odesílání emailem lístků přeložených do AJ a NJ

Pro výplatní lístek VZOR GRAFICKÝ je možná funkcionalita pro překlad do angličtiny a němčiny při rozesílání lístků el. poštou. V agendě Kontakty je potřeba zvolit (pro jednotlivá os. čísla) příslušný druh:

• E-mail výplatní lístek (AJ)
• E-mail výplatní lístek (NJ)

K překladu pak dojde automaticky před odesláním.

Název souboru s výplatním lístkem

Soubor .pdf má standardně název začínající písmeny KS a za ním je vygenerováno náhodné číslo. Po domluvě je možno aplikovat jinou logiku.

Různé

Ošetření na archivaci prázdného souboru

Ve výplatních lístcích (CZ + SK) bylo upraveno archivování při odesílání výplatních lístků elektronickou poštou, tak aby nedocházelo k jejich přepisování prázdným souborem.

hd 52075

Ověření DKIM, SPF a DMARC

Případy, kdy poštovní server příjemce odmítne přijmout email s výplatním lístkem, případně jej doručí mezi spam. Možné řešení: na vlastním SMTP serveru a u domény správně nastavit následující technologie, které způsobí, že validace emailu dopadne dobře, a SMTP příjemce jej nebude pokládat za spam. Jedná se o technologie DKIM, SPF a DMARC, kterými si server příjemce může u vlastníka domény ověřit, že server odesílatele je opravdu oprávněn odeslat email s uvedenou doménou v adrese odesílatele, nejedná se o podvrh, a tak projde antispamovou validací. Seznam.cz to popsal ve své nápovědě:

https://napoveda.seznam.cz/cz/email-profi/dkim-zaznam/

https://napoveda.seznam.cz/cz/spf-zaznam/

https://napoveda.seznam.cz/cz/dmarc-zaznam/

Nastavení je věcí uživatele, resp. jeho IT oddělení - nastavuje vlastník domény pro svou doménu a správce SMTP serveru.

07/2023

Odkazy

• Vyúčtování zaměstnanců
• Virtuální PDF tiskárna
• Kontakty