Archiv výplatních lístků
Archiv výplatních lístků představuje soubor uložených otisků obrázků ("scan") vytvořených výplatních lístků. Je třeba vzít v potaz, že ukládáním (obrázků) narůstá objem dat v databázi aplikace.
Menu: Mzdy > Archiv výplatních lístků
Důvody použití
1. Zachování přesného vzhledu
Výplatní lístky lze "tisknout" jak za aktuální období, tak za zvolené historické období. V případě volby minulého období systém postupuje následovně:
- data se převezmou ze spočteného zvoleného minulého období
- grafická podoba odpovídá současnému vzoru.
Pokud by bylo žádoucí mít přesný otisk ("scan"), použijte archivaci.
Pokud se vyskytne v budoucnu potřeba tisku starého výplatního lístku, je možné ho vytisknout z archivu a ne změnou období ve výplatních lístcích. Z toho vyplývá, že pokud dojde ke změně ve formátu výplatního lístku (např. kvůli legislativě), tato změna neovlivní výplatní lístky v archivu.
2. Jiné
Jedním z dalších důvodů je například potřeba zobrazovat výplatní lístek zaměstnaci v agendě Výplatní lístek (KS portál).
Nastavení
- Archivovat - v agendě Definice výplatního lístku.
Funkcionalita je přístupná pro výplatní lístky:
- vzor grafický
- vzor znakový
- vzor utajený
- uživatelský výplatní lístek (grafický/znakový).
Jiné typy výplatních lístků (např. zákaznický výplatní lístek) tuto funkcionalitu nemají standardně implementovánu (implementace je možná na základě zákaznické úpravy).
Archivace na dotaz
Při vytváření jednoho nebo více výplatních lístků systém zobrazí hlášku, zda uživatel chce/nechce uložit lístky do archivu.
Archivace minulých období
Pokud jste v minulých obdobích zapomněli archivovat výplatní lístky, můžete tak učiniti i později (pokud se nezměnila programovou úpravou podoba výplatního lístku) - před vytvářením výplatního lístku (lístků) zvolte minulé období a pak odpovězte "ano" na dotaz, zda chcete archivovat.
Zobrazení archivu
Menu: Mzdy > Archiv výplatních lístků
- Období - volba období
- PDF formát / XPS formát - otevře "scan" lístku; tlačítko mění svůj název podle typu archivace PDF/PSR.
- Vymaž - vymaže označený výplatní lístek.
- Vyber vše - vybere všechny řádky (zaměstnance)
- Vymaž starší než - období - pro hromadné vymazání kompletní historie.
- Rekapitulace - sestava pro dohledávání.
Typy lístků
Výplatní lístek archivovaný jako PDF nebo XPS se zobrazuje na tlačítko. Výplatní lístek archivovaný jako PSR (grafický) nebo "text" se zobrazuje přímo ve spodní části okna.
Jeden výplatní lístek za zaměstnance
Standardně by 1 zaměstnanec měl mít nejvýše 1 výplatní lístek za dané období v archívu. Systém nicméně umožňuje archivovat každý typ samostatně, s výjimkou "znakový" - "grafický PSR" (tj. prvně je archivován znakový, ale následná archivace grafického výplatního lístku s typem archivace PSR přepíše původní záznam).
Kontrola odeslání emailem příp. archivace
Ke kontrole, zda byl výplatní lístek v pořádku odeslán emailem, slouží další tlačítka.
- Stav odesílání - pro případ Nastavení elektronické pošty: volba SMTP server
- Rekapitulace-AS - pro případ Nastavení elektronické pošty: volba aplikační server
- Výsledek
- ODESLÁNO - úspěch: bylo v pořádku předáno k odeslání
- VYTVOŘENO - desktop aplikace lístek v pořádku vytvořila, ale AS KS dosud lístek emailem neodeslal
- EMAIL - neúspěch: chybí emailová adresa
- HESLO - neúspěch: chybí heslo
- UNKNOWN - neúspěch: jiná chyba
- Stav archivace - jen pro případ archivace
- LOG - další logovací údaje. Z nich je možno event. zjistit další příčiny neodeslání při výsledku:
- - unknown
Kontrola, zda všem odešly výplatní lístky
Dotaz
Při odesílání výplatních lístků emailem došlo v tomto měsíci k následujícím chybám. Mzdové účetní odesílají výplatní lístky po blocích odpovídají jednotlivým středisků. Přitom se zjistilo, že u některých středisek nedošly výplatní lístky všem vybraným příjemcům. Výplatní lístek naopak došel v pořádku, pokud byl posléze vybrán jen jednotlivý zaměstnanec, ne celé středisko. Prosím o analýzu problému, při odesílání výplatních lístků za květen, čili na začátku června, vše proběhlo bez problémů.
- (hd 57556)
Odpověď
Zde je těžko něco analyzovat bez podkladu. Doporučujeme v takovém případě kontrolovat si, zda všem odešel výplatní lístek. Postup by byl přibližně následující:
1. Zjistit množinu zaměstnanců, kterým má být odeslán výplatní lístek. Např. v menu: Evidence/Evidence zaměstnanců/Kontakty-Sestava (filtr na aktivní zaměstnance + jenom požadovaný typ kontaktu, tj. "email do práce").
2. Zjistit množinu správně odeslaných výplatních lístků daného měsíce. Filtr sestavy v menu: Mzdy/Archiv výplatních lístků - Stav odeslání. Poté zvolit "Filtr" a stisknout tlačítko "Zapamatovat zaměstnance"
3. Vrátit se k sestavě z bodu 1, stisknout "Filtr" a "Křížové filtry", vybrat řádek "Zapamatovaný seznam zaměstnanců" a k němu zvolit volbu "Akce" = "Vymazat společné".
Kdyby se tato věc osvědčila, mohli bychom uvažovat o vytvoření nové takovéto sestavy, aby uživatel nemusel aplikovat tento vícekrokový postup.
Uložení v db
- archiv_vl - hlavička
- archiv_vl_blob - obrázek
select * from archiv_vl; select id_vl from archiv_vl_blob;
archiv_vl.id_vl = archiv_vl_blob.id_vl
