Průběh implementace
První fáze převodu dat – převod kmenových dat
Tato fáze se provádí jen tehdy, pokud jsou na tomto objednatel a dodavatel dohodnuti. Pokud neproběhne převod kmenových dat, zadají data uživatelé "ručně" do aplikace.
Jedná se především o následující tabulky:
- pracovnici - údaje o zaměstnancích,
- prac_pom - údaje o pracovních poměrech zaměstnanců,
- rod_prisl - údaje o rodinných příslušnících zaměstnanců,
- platby - údaje o platbách (číslech účtů) zaměstnanců,
- stred - číselník středisek (číslo, název),
- případně s_zap_praxe - historie absolvované praxe pro organizace státní správy.
- další personální data (vzdělání, jazykové znalosti, absolvovaná školení a lékařské prohlídky, atd.)
Přesnou strukturu tabulek, popis a význam jednotlivých polí obdrží uživatel před zahájením implementace.
Uživatel (případně osoba jej zastupující) vezme aktuální stav dat k určitému dni. Tento den nazvěme jako „rozhodné datum převodu“. Obvykle se nepřenáší vystoupivší zaměstnanci, ale jen zaměstnanci aktivní k rozhodnému datu převodu.
Uživatelé si musí někde značit změny kmenových dat, ke kterým došlo od „rozhodného data převodu“ do doby, než budou schopni tyto změny pořídit do aplikace KS. Jedná se o změny všech položek, které se převádí v této první fázi, tj. pracovnici (nové nástupy zaměstnanců, změny příjmení, rodinného stavu, bydliště, střediska, změna v počtu vyživovaných osob pro existenční minimum, změna zdravotní pojišťovny, apod.), prac_pom (nové nástupy, změny pracovních kategorií, KZAM, pracovního místa, mzdového stupně, třídy, úvazku, kalendáře, tarifu, osobního příplatku, apod.), rod_prisl (noví rodinní přislušníci, změny u stávajících), platby (nová čísla účtů u nových zaměstnanců, změny účtů u stávajících zaměstnanců), stred (nové středisko), s_zap_praxe (změny v započitatelné praxi).
Uživatel předá data KS-programu ke zpracování převodu. Výsledek je pak obvykle dodán současně se dnem instalace systému KS u uživatele, kdy je založena ostrá databáze obsahující převedená data. Uživatelé jsou ten den v rámci úvodního školení vyškoleni na to, jak data „doplnit“„udržovat“ a „pořizovat“.
Od tohoto dne budou uživatelé kmenová data udržovat paralelně v obou systémech, a to až do rutiny. Z toho vyplývá, že tento převod dat – kmenová data – bude uskutečněn jednou (jednorázově).
Studie
Součástí projektu může být studie SPIS (studie proveditelnosti implementace systému).
Implementace
V průběhu implementace probíhá školení uživatelů, uživatelé udržují kmenová data zaměstnanců, zkoušejí se testovací výpočty mezd zaměstnanců, které vrcholí duplicitním zpracováním alespoň jednoho měsíce „na korunu“ přesně (souhlas částek s částkami dle původního systému). V oblasti personalistiky a personálního informačního systému se už jedná de facto o rutinní provoz, tzn. školení, pořizování dat, atd.
Druhá fáze převodu dat – převod před rutinou
Před prvním rutinním zpracováním mezd je potřeba systém nastavit „na startovní čáru“. Převádí se data, vyjmenovaná ve zvláštním souboru (poskytne dodavatel, jedná se o soubor, v němž jsou popsána současně kmenová data i data pro rutinu) . Jedná se např. o zůstatky dovolených, správné hodnoty průměrů pro p.p.účely, nápočty hodnot pro správné určení průměru pro nemoc, atd. Tato data opět musí včas nachystat uživatel nebo jím pověřená osoba. Termínově se jedná o dobu po zpracování mezd (měsíční závěrce) posledního měsíce v původním systému. Uživatel provede import těchto dat do systému prostřednictvím jednorázové funkce č. 112.
Uživatel je zodpovědný za termínově správné provedení importu těchto dat i za obsahovou správnost dat.
Pokud nelze provést import, je nutno data zadat uživatelsky do příslušných agend na aplikační úrovni.
Tím jsou veškeré přípravné práce ukončeny a uživatelé mohou provést první rutinní zpracování mezd v systému KS-program.
