Výplatní lístky - e-mailem: Porovnání verzí

Z Prirucky
(Nová stránka: ==== Výplatní lístky e-mailem ==== '''Výplatní lístky e-mailem''' - Mohou být rozesílány všechny typy výplatních lístků. Pro „vzor grafický“ je potřeba, aby stani...)
 
 
(Není zobrazeno 37 mezilehlých verzí od 2 dalších uživatelů.)
Řádek 1: Řádek 1:
==== Výplatní lístky e-mailem ====
''Výplatní lístky e-mailem'' představují následující funkcionalitu. E-mailová adresa každého zaměstnance je uložena v systému. Zaměstnanec obdrží .zip soubor, k jehož otevření musí použít heslo. Toto heslo je také uloženo v aplikaci (u daného zaměstnance).  
'''Výplatní lístky e-mailem''' - Mohou být rozesílány všechny typy výplatních lístků. Pro „vzor grafický“ je potřeba, aby stanice měla nainstalovánu nějakou virtuální PDF tiskárnu. Poštovním klientem k odesílání e-mailů může být Microsoft Outlook nebo Lotus Notes nebo Thunderbird (ostatní zatím nebyly uvažovány). E-mailová adresa každého zaměstnance musí být uložena v systému v menu Evidence zaměstnanců/Kontakty pod specifikací „E-mail výplatní lístek“, příp. po domluvě „E-mail do práce“. Zaměstnanec obdrží .zip soubor, k jehož otevření musí použít heslo. Toto heslo je také uloženo v aplikaci u daného zaměstnance.  


Jedná se o '''zákaznický''' modul. V případě zájmu o tento modul se obraťte na obchodní oddělení.


'''Princip''' <br>
== Typy výplatních lístků ==
Vytvořený výplatní lístek je odeslán na virtuální PDF tiskárnu, která jej uloží jako PDF soubor na disk. Pokud má zaměstnanec v „Evidenci zaměstnanců“ navedeno heslo, dojde k zašifrování tohoto PDF souboru. V opačném případě PDF soubor není šifrován. Heslo je uchováváno v databázi v zašifrované podobě. Zašifrovaný PDF soubor se odesílá jako příloha e-mail zprávy na adresu zadanou v Evidenci zaměstnanců.
Takto mohou být odesílány následující typy výplatních lístků:
* '''''vzor grafický'''''
* '''''UŽIVATELSKÝ VÝPLATNÍ LÍSTEK - grafický'''''
* '''''UŽIVATELSKÝ VÝPLATNÍ LÍSTEK - znakový'''''
* příp. jiné typy dle dohody


=== Definice výplatního lístku ===
Je potřeba pro daný typ nastavit:
# [[Definice výplatního lístku]]


'''E-mail adresa'''  <br>
== Princip ==
Adresy jsou evidovány v agendě kontaktů - „Evidence zaměstnanců“ – záložka „Kontakty“. Je možno zadávat dva druhy adres : „E-mail výplatní lístek“ event. „E-mail do práce“. Zákazník si může zvolit, kterou z variant chce použít, tu pak programátor použije přímo v kódu (tzn. nelze uživatelsky nastavit). Pokud adresa není zadána, výplatní lístek se neodesílá.
Vytvořený výplatní lístek je odeslán (nejčastěji) na virtuální PDF tiskárnu, která jej uloží jako PDF soubor na disk. Pokud má zaměstnanec v systému navedeno heslo, dojde k zašifrování tohoto PDF souboru. V opačném případě PDF soubor není šifrován. Heslo je uchováváno v databázi v zašifrované podobě. Zašifrovaný PDF soubor se odesílá jako příloha e-mail zprávy na adresu zadanou u zaměstnance v systému.  


== Způsoby rozeslání ==
* '''[[Nastavení elektronické pošty]]'''


'''Heslo''' <br>
== E-mail adresa ==
Heslo se zadává v agendě kontaktů - „Evidence zaměstnanců – Kontakty - Heslo“. Délka hesla je maximálně 20 znaků a při jeho zadávání platí obecné zásady. Heslo je nutno pro kontrolu zadat dvakrát. Je uchováváno v databázi v zašifrované podobě.  
Adresy jsou evidovány v agendě [[Kontakty]]. Je možno zadávat více druhů adres
* '''''E-mail výplatní lístek''''' nebo '''''E-mail výpl.lístek'''''
: <small>ve skutečnosti je v programovém skriptu použito ''E-mail výplatní lístek%'' a ''E-mail výpl.lístek%'', což značí, že namísto znaku % mohou (ale nemusí) následovat ještě další libovolné znaky. Využito například při identifikaci výplatních lístků ...(AJ) a ...(NJ) </small>


Pozor – pokud heslo není zadáno, výplatní lístek se nebude šifrovat, ale rozešle se v původní podobě.
<small>Jedná se o vlastní text


Informace o tvorbě hesel je možné získat např.
Příklad zadání:


[http://www.microsoft.com/cze/mojefirma/themes/techwise/effectivepassword.mspx http://www.microsoft.com/cze/mojefirma/themes/techwise/effectivepassword.mspx]
1.E-mail výplatní lístek soukromý


2.E-mail výpl.lístek pracovní</small>


'''Virtuální PDF tiskárna'''


Je nutné mít instalovanou virtuální PDF tiskárnu. Celý proces rozesílání výpl. lístků je odladěn
event.  
pro „Bullzip PDF Printer“.  
: <small>některé zákaznické úpravy namísto toho: '''''E-mail do práce'''''</small>
Pokud adresa není zadána, výplatní lístek se neodesílá.


[http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php]
=== Více e-mail adres ===
Pokud bude mít zaměstnanec vyplněno více různých emailových adres, bude výplatní lístek odeslán na všechny uvedené.


== Heslo ==
* [[Heslo pro výplatní lístek emailem]]
* [[Heslo pro výplatní lístek na portále]] - doplňková funkcionalita


'''Odeslání výplatních lístků'''
<small>Od sestavení CS16, 732</small>
Vyplňování hesla je POVINNÉ (bez hesla nebude odeslán email s výplatním lístekm).
: Nepovinnost může být nastavena prostřednictvím pole ''Nevyžadovat heslo'' v agendě [[Definice výplatního lístku]]


Odeslání výplatních lístků
<small>
Do sestavení CS16, 7321:
Vyplňování hesla je NEPOVINNÉ, tj. v případě, že je heslo u zaměstnance vyplněno, pak výplatní lístek odchází zaheslován - a v případě, že heslo není vyplněno, odchází nezaheslován.


Výplatní lístky se odesílají tlačítkem „Email“ v „Mzdy – Vyúčtování zaměstnanců – Výplatní lístky“. Uživatel z bezpečnostních důvodů musí tuto volbu ještě jednou potvrdit. Všechny ostatní principy a nastavení týkající se vytvoření výplatních lístků zůstávají shodné. Výplatní lístky odcházejí automaticky těm zaměstnancům, kteří mají navedenu e-mailovou adresu. Výplatní lístky se automaticky tisknou (tlačítko „Tisk“) těm zaměstnancům, kteří nemají navedenu e-mailovou adresu.
Zákaznickou výjimkou (programovou úpravou) je možné nastavit povinnost vyplňování hesla; v takovém případě výplatní lístek bez hesla vůbec neodchází - systém na chybějící heslo upozorní při vytváření výplatních lístků.
</small>
 
=== Kontrola hesla ===
* [[Definice výplatního lístku]] - zatrhávací pole ''Kontrola hesel''
 
== Virtuální PDF tiskárna ==
* '''[[Virtuální PDF tiskárna]]''' - je nutné mít instalovanou virtuální PDF tiskárnu, nebo
* [[Definice výplatního lístku]] - zatrženo '''Bez pdf tiskárny'''
 
== Odeslání výplatních lístků ==
[[Image: Odeslat-emailem-vyplatni-listky.png|490px|right]]
 
=== Postup ===
# ''Odeslat emailem'' - tlačítko
# [[Archiv výplatních lístků]] - kontrola, zda všechny lístky odešly
# Oprava, nastavení u těch, které neodešly
# ''Odeslat neodeslané'' - tlačítko
 
=== ''Vytvořit'' ===
Není potřeba spouštět (tímto tlačítkem budou vytvořeny výplatní lístky '''všem''' zaměstnancům (může být využito při kontrolách, apod.) a mohou se příp. i vytisknout).
 
=== ''Odeslat emailem'' ===
Tímto tlačítkem se odesílají emaily.  
 
Uživatel z bezpečnostních důvodů musí tuto volbu ještě jednou potvrdit. [[Image: Opravdu-chcete-odesilat-vyplatni-listky-emailem.png|90px]]
 
Ostatní principy a nastavení týkající se vytvoření výplatních lístků zůstávají obdobné.
* '''Je odesílán''' - Zaměstnanec byl '''ve vybrané množině zaměstnanců''' (před vytvořením výplatních lístků - [[Výplatní lístky - Úvod]]) + '''má zadán kontakt''' "email výplatní lístek" + '''má zadáno heslo'''
 
* '''Je/Není odesílán''' - Zaměstnanec byl '''ve vybrané množině zaměstnanců''' (před vytvořením výplatních lístků - [[Výplatní lístky - Úvod]]) + '''má zadán kontakt''' "email výplatní lístek" + '''nemá zadáno heslo''' 
** ''Není odesílán'' - v případě, kdy je pro daného zákazníka nastaveno (domluveno), že odesílat se smí povinně jen s heslem. V takovém případě se navíc proces odesílání zastaví a systém čeká na dotaz (zda po přeskočení tohoto zaměstnance má či nemá pokračovat v procesu odesílání pro další zaměstnance). [[Image: Osobni-cislo-nema-zadane-heslo-chcete-v-procesu-pokracovat.png|100px]]
 
* '''Není odesílán''' - Zaměstnanec byl '''ve vybrané množině zaměstnanců''' (před vytvořením výplatních lístků - [[Výplatní lístky - Úvod]]) + '''nemá zadán kontakt''' "email výplatní lístek"
 
Oznámení při zakončení procesu: [[Image: Vytvareni-vyplatnich-listku-bylo-dokonceno.png|150px]].
 
<small>Proces je opakovatelný. Při použití [[AS KS]] může být omezen denní počet odeslaných výplatních lístků jednomu zaměstnanci (přednastaveno omezení na 1x).</small>
 
=== ''Vytvořit neodeslané'' ===
Po stisku tohoto tlačítka systém vytvoří výplatní lístky - na obrazovku s určením pro tisk - těm zaměstnancům, kteří splňují následující podmínku:
* Zaměstnanec byl '''ve vybrané množině zaměstnanců''' (před vytvořením výplatních lístků - [[Výplatní lístky - Úvod]]) + '''nemá zadán kontakt''' "email výplatní lístek"
 
=== ''Odeslat neodeslané'' ===
Systém si při odesílání výplatních lístků zapisuje stav, tj. zda konkrétní výplatní lístek v pořádku odešel <small>(status 999 = O.K.)</small>. Neúspěšné odeslání je možno zjistit v agendě:
* [[Archiv výplatních lístků]] - ''Kontrola odeslání emailem''
Příčinou může být např. chybějící (nebo chybný) email, heslo, apod. Po opravě údajů je možno na stisk tohoto tlačítka odeslat právě jen ty výplatní lístky, které dosud nebyly odeslány (odeslání končilo s chybou).
 
Toto tlačítko se tedy pokusí znovu odeslat výplatní lístky, které neodešly <small>(status různý od 999)</small>.
 
=== Zpožďovací smyčka ===
Do procesu odesílání výplatních lístků emailem může být (zákaznicky) zařazena zpožďovací smyčka - dle domluvy, např. v délce 2s.
<small>hd 38335</small>
 
=== Odesílání emailem lístků přeložených do AJ a NJ ===
Pro výplatní lístek ''VZOR GRAFICKÝ'' je možná funkcionalita pro překlad do angličtiny a němčiny při rozesílání lístků el. poštou. V agendě [[Kontakty]] je potřeba zvolit (pro jednotlivá os. čísla) příslušný druh:
* ''E-mail výplatní lístek (AJ)''
* ''E-mail výplatní lístek (NJ)''
K překladu pak dojde automaticky před odesláním.
 
== Název souboru s výplatním lístkem ==
Soubor .pdf má standardně název začínající písmeny KS a za ním je vygenerováno náhodné číslo. Po domluvě je možno aplikovat jinou logiku.
 
== Různé ==
==== Ošetření na archivaci prázdného souboru ====
<small>Ve výplatních lístcích (CZ + SK) bylo upraveno archivování při odesílání výplatních lístků elektronickou poštou, tak aby nedocházelo k jejich přepisování prázdným souborem.
: <small>hd 52075</small>
</small>
 
==== Ověření DKIM, SPF a DMARC ====
Případy, kdy poštovní server příjemce odmítne přijmout email s výplatním lístkem, případně jej doručí mezi spam. Možné řešení: na vlastním SMTP serveru a u domény správně nastavit následující  technologie, které způsobí, že validace emailu dopadne dobře, a SMTP příjemce jej nebude pokládat za spam. Jedná se o technologie DKIM, SPF a DMARC, kterými si server příjemce může u vlastníka domény ověřit, že server odesílatele je opravdu oprávněn odeslat email s uvedenou doménou v adrese odesílatele, nejedná se o podvrh, a tak projde antispamovou validací. Seznam.cz to  popsal ve své nápovědě:
: https://napoveda.seznam.cz/cz/email-profi/dkim-zaznam/
: https://napoveda.seznam.cz/cz/spf-zaznam/
: https://napoveda.seznam.cz/cz/dmarc-zaznam/
Nastavení je věcí uživatele, resp. jeho IT oddělení - nastavuje vlastník domény pro svou doménu a správce SMTP serveru.
: <small>07/2023</small>
 
== Odkazy ==
* [[Vyúčtování zaměstnanců]]
* [[Virtuální PDF tiskárna]]
* [[Kontakty]]

Aktuální verze z 7. 2. 2025, 13:16

Výplatní lístky e-mailem představují následující funkcionalitu. E-mailová adresa každého zaměstnance je uložena v systému. Zaměstnanec obdrží .zip soubor, k jehož otevření musí použít heslo. Toto heslo je také uloženo v aplikaci (u daného zaměstnance).

Jedná se o zákaznický modul. V případě zájmu o tento modul se obraťte na obchodní oddělení.

Typy výplatních lístků

Takto mohou být odesílány následující typy výplatních lístků:

  • vzor grafický
  • UŽIVATELSKÝ VÝPLATNÍ LÍSTEK - grafický
  • UŽIVATELSKÝ VÝPLATNÍ LÍSTEK - znakový
  • příp. jiné typy dle dohody

Definice výplatního lístku

Je potřeba pro daný typ nastavit:

  1. Definice výplatního lístku

Princip

Vytvořený výplatní lístek je odeslán (nejčastěji) na virtuální PDF tiskárnu, která jej uloží jako PDF soubor na disk. Pokud má zaměstnanec v systému navedeno heslo, dojde k zašifrování tohoto PDF souboru. V opačném případě PDF soubor není šifrován. Heslo je uchováváno v databázi v zašifrované podobě. Zašifrovaný PDF soubor se odesílá jako příloha e-mail zprávy na adresu zadanou u zaměstnance v systému.

Způsoby rozeslání

E-mail adresa

Adresy jsou evidovány v agendě Kontakty. Je možno zadávat více druhů adres

  • E-mail výplatní lístek nebo E-mail výpl.lístek
ve skutečnosti je v programovém skriptu použito E-mail výplatní lístek% a E-mail výpl.lístek%, což značí, že namísto znaku % mohou (ale nemusí) následovat ještě další libovolné znaky. Využito například při identifikaci výplatních lístků ...(AJ) a ...(NJ)

Jedná se o vlastní text

Příklad zadání:

1.E-mail výplatní lístek soukromý

2.E-mail výpl.lístek pracovní


event.

některé zákaznické úpravy namísto toho: E-mail do práce

Pokud adresa není zadána, výplatní lístek se neodesílá.

Více e-mail adres

Pokud bude mít zaměstnanec vyplněno více různých emailových adres, bude výplatní lístek odeslán na všechny uvedené.

Heslo

Od sestavení CS16, 732 Vyplňování hesla je POVINNÉ (bez hesla nebude odeslán email s výplatním lístekm).

Nepovinnost může být nastavena prostřednictvím pole Nevyžadovat heslo v agendě Definice výplatního lístku

Do sestavení CS16, 7321: Vyplňování hesla je NEPOVINNÉ, tj. v případě, že je heslo u zaměstnance vyplněno, pak výplatní lístek odchází zaheslován - a v případě, že heslo není vyplněno, odchází nezaheslován.

Zákaznickou výjimkou (programovou úpravou) je možné nastavit povinnost vyplňování hesla; v takovém případě výplatní lístek bez hesla vůbec neodchází - systém na chybějící heslo upozorní při vytváření výplatních lístků.

Kontrola hesla

Virtuální PDF tiskárna

Odeslání výplatních lístků

Odeslat-emailem-vyplatni-listky.png

Postup

  1. Odeslat emailem - tlačítko
  2. Archiv výplatních lístků - kontrola, zda všechny lístky odešly
  3. Oprava, nastavení u těch, které neodešly
  4. Odeslat neodeslané - tlačítko

Vytvořit

Není potřeba spouštět (tímto tlačítkem budou vytvořeny výplatní lístky všem zaměstnancům (může být využito při kontrolách, apod.) a mohou se příp. i vytisknout).

Odeslat emailem

Tímto tlačítkem se odesílají emaily.

Uživatel z bezpečnostních důvodů musí tuto volbu ještě jednou potvrdit. Opravdu-chcete-odesilat-vyplatni-listky-emailem.png

Ostatní principy a nastavení týkající se vytvoření výplatních lístků zůstávají obdobné.

  • Je odesílán - Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + má zadán kontakt "email výplatní lístek" + má zadáno heslo
  • Je/Není odesílán - Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + má zadán kontakt "email výplatní lístek" + nemá zadáno heslo
    • Není odesílán - v případě, kdy je pro daného zákazníka nastaveno (domluveno), že odesílat se smí povinně jen s heslem. V takovém případě se navíc proces odesílání zastaví a systém čeká na dotaz (zda po přeskočení tohoto zaměstnance má či nemá pokračovat v procesu odesílání pro další zaměstnance). Osobni-cislo-nema-zadane-heslo-chcete-v-procesu-pokracovat.png
  • Není odesílán - Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + nemá zadán kontakt "email výplatní lístek"

Oznámení při zakončení procesu: Vytvareni-vyplatnich-listku-bylo-dokonceno.png.

Proces je opakovatelný. Při použití AS KS může být omezen denní počet odeslaných výplatních lístků jednomu zaměstnanci (přednastaveno omezení na 1x).

Vytvořit neodeslané

Po stisku tohoto tlačítka systém vytvoří výplatní lístky - na obrazovku s určením pro tisk - těm zaměstnancům, kteří splňují následující podmínku:

  • Zaměstnanec byl ve vybrané množině zaměstnanců (před vytvořením výplatních lístků - Výplatní lístky - Úvod) + nemá zadán kontakt "email výplatní lístek"

Odeslat neodeslané

Systém si při odesílání výplatních lístků zapisuje stav, tj. zda konkrétní výplatní lístek v pořádku odešel (status 999 = O.K.). Neúspěšné odeslání je možno zjistit v agendě:

Příčinou může být např. chybějící (nebo chybný) email, heslo, apod. Po opravě údajů je možno na stisk tohoto tlačítka odeslat právě jen ty výplatní lístky, které dosud nebyly odeslány (odeslání končilo s chybou).

Toto tlačítko se tedy pokusí znovu odeslat výplatní lístky, které neodešly (status různý od 999).

Zpožďovací smyčka

Do procesu odesílání výplatních lístků emailem může být (zákaznicky) zařazena zpožďovací smyčka - dle domluvy, např. v délce 2s. hd 38335

Odesílání emailem lístků přeložených do AJ a NJ

Pro výplatní lístek VZOR GRAFICKÝ je možná funkcionalita pro překlad do angličtiny a němčiny při rozesílání lístků el. poštou. V agendě Kontakty je potřeba zvolit (pro jednotlivá os. čísla) příslušný druh:

  • E-mail výplatní lístek (AJ)
  • E-mail výplatní lístek (NJ)

K překladu pak dojde automaticky před odesláním.

Název souboru s výplatním lístkem

Soubor .pdf má standardně název začínající písmeny KS a za ním je vygenerováno náhodné číslo. Po domluvě je možno aplikovat jinou logiku.

Různé

Ošetření na archivaci prázdného souboru

Ve výplatních lístcích (CZ + SK) bylo upraveno archivování při odesílání výplatních lístků elektronickou poštou, tak aby nedocházelo k jejich přepisování prázdným souborem.

hd 52075

Ověření DKIM, SPF a DMARC

Případy, kdy poštovní server příjemce odmítne přijmout email s výplatním lístkem, případně jej doručí mezi spam. Možné řešení: na vlastním SMTP serveru a u domény správně nastavit následující technologie, které způsobí, že validace emailu dopadne dobře, a SMTP příjemce jej nebude pokládat za spam. Jedná se o technologie DKIM, SPF a DMARC, kterými si server příjemce může u vlastníka domény ověřit, že server odesílatele je opravdu oprávněn odeslat email s uvedenou doménou v adrese odesílatele, nejedná se o podvrh, a tak projde antispamovou validací. Seznam.cz to popsal ve své nápovědě:

https://napoveda.seznam.cz/cz/email-profi/dkim-zaznam/
https://napoveda.seznam.cz/cz/spf-zaznam/
https://napoveda.seznam.cz/cz/dmarc-zaznam/

Nastavení je věcí uživatele, resp. jeho IT oddělení - nastavuje vlastník domény pro svou doménu a správce SMTP serveru.

07/2023

Odkazy

Citováno z „http://prirucky.ksprogram.cz/index.php?title=Výplatní_lístky_-_e-mailem&oldid=47728“