|
|
| Řádek 1: |
Řádek 1: |
| | '''Ukončení měsíce''' |
| | |
| [[Image:M-ukonceni-mesice.png|250px|right]] | | [[Image:M-ukonceni-mesice.png|250px|right]] |
| <small>Menu: Mzdy > Ukončení měsíce </small> | | <small>Menu: Mzdy > Ukončení měsíce </small> |
|
| |
|
| Pomocí této volby provádíte uzávěrku měsíce a v případě 12. měsíce též uzávěrku roku. | | Pomocí této volby se provádí uzávěrka měsíce a v případě 12. měsíce též uzávěrka roku. |
| | |
| == Uzávěrka ihned po zpracování mezd ==
| |
| Dodržujte pravidlo, abyste po zpracovaných mzdách (odeslání hromadného příkazu k úhradě) provedli co nejdříve (IHNED) uzavření období, což znamená, že už nikdo do tohoto období nemůže provést změny. Je potřeba, aby toto vakuum (zpracované mzdy - neprovedená měsíční závěrka) bylo co nejkratší, ideálně žádné (je možný opačný postup: provést nejdříve měsíční závěrku, a teprve poté zpracovat všechny výstupy vč. hromadného příkazu k úhradě). Jinak hrozí, že uživatelé si změní některá mzdová data (tarif zaměstnance), omylem přepočtou mzdu, provede se měsíční závěrka a data jsou jinak, než skutečně byla, a je tu obrovský problém.
| |
| | |
| Uživatelsky můžete zakázat provádění změn ve vybraných agendách (sobě a jiným uživatelům) po určité období prostřednictvím tzv. [[Zámek|zámku]]. Ten ovšem musíte nastavit a vyzkoušet, zda správně funguje.
| |
| | |
| == Záloha databáze ==
| |
| Správný postup je následující:
| |
| | |
| 1/ Zálohovat stav databáze před závěrkou a trvale ji uschovat (jako stav daného období, např. 2013/01, atd.).
| |
| | |
| 2/ Provést měsíční závěrku (Mzdy/Ukončení měsíce).
| |
|
| |
| Zálohu databáze neprovádí aplikace, ale měl by ji zajistit administrátor (správce) systému (aplikace). Tuto je potřeba provést zejména proto, že '''ukončení měsíce je nevratná operace, po níž již NELZE DĚLAT JAKÉKOLIV ZÁSAHY do mezd ve zpracovávaném období'''.
| |
| | |
| <small>
| |
| Zálohu databáze nad jednouživatelským databázovým servem '''Watcom''' lze provést i pomocí prostředků Windows – postačí najít danou databázi – jedná se o jeden soubor s příponou .db, a ten si zkopírovat do jiného adresáře nazvaného např. dle roku a měsíce zálohovaného období.
| |
| </small>
| |
| | |
| == Spuštění závěrky ==
| |
| Vlastní spuštění uzávěrky je tlačítkem '''Spustit'''. Po provedené závěrce se nastaví nové (následující) období. Je potřeba, aby měs. závěrka končila s hlášením, že '''počet chyb je 0''' (počet upozornění není důležitý).
| |
| | |
| Pokud by po provedení měs.závěrky systém ohlásil nějaké chyby, je potřeba neprodleně kontaktovat tvůrce programu.
| |
| | |
| <small>
| |
| V případě, že se jedná o uzávěrku ledna, je možnost zatrhnout dvě políčka, která provedou promazání dat v databázi:
| |
| * Zrušit údaje o zaměstnancích, kteří vystoupili předminulý rok
| |
| * Zrušit údaje z minulého roku (odměny, zpracování brutto, srážky…)
| |
| | |
| Význam položek je jasný již z názvu, při používání aplikace je umožněno obě tyto možnosti využívat, aby se databáze zbytečně nezatěžovala údaji z minulých let. Přístup do minulých let je řešen v takovém případě tak, že se před uzávěrkou měsíce ledna zálohovaná databáze přejmenuje např. z mzdy na mzdy2001, pro kterou se vytvoří zvláštní databázové připojení (provede administrátor aplikace). Pak se uživatel, který má potřebu nahlížet do dat minulých let, připojí místo na aktuální na databázi požadovaného roku.
| |
| | |
| Pozor: Ukončení prosince nelze provést, pokud není v plánovacím kalendáři přidán následující rok (viz. Plánovací kalendář). Systém nový rok umí vygenerovat automaticky při měs.závěrce prosince.
| |
| | |
| Uložení protokolu.
| |
| Uložení protokolu o provedené měs.závěrce slouží jen pro informativní účely uživatelům. Není potřeba toto provádět.
| |
| | |
| Příprava na další měsíc obsahuje:
| |
| | |
| Nápočty čerpaných a krácených dovolených, Kumulace pro výpočet průměrů, Přepočty průměrů pro náhrady mezd a nemocenskou, Nápočty pro roční zúčtování daně, Uložení údajů pro důchodové zabezpečení. U trvalých plateb, kde je uvedena zbývající částka, se tato částka sníží o částku splacenou. V systémech, kde se sleduje čerpání finančních prostředků po střediscích, proběhnou příslušné nápočty. Při ukončení 12. měsíce se provede přechod do dalšího roku, vypočítají se nároky dovolených a zbytek dovolené se přesune do dalšího roku. Po úpravě údajů všech zaměstnanců se nastaví ve vnitřním kalendáři další měsíc jako aktuální.
| |
| </small>
| |
| | |
| == Nouzový návrat o měsíc zpět ==
| |
| Nemělo by se stát, aby byla provedena měsíční závěrka bez předchozí zálohy databáze. Přesto aplikace obsahuje nouzové řešení pro možnost návratu o jedno období zpět (lze právě jen o jedno období zpět, ne o více). V okamžiku měsíční závěrky si totiž uchovává obsah důležitých tabulek, které souvisí s měsíční závěrkou, do zálohy (záložních tabulek – nazvaných z_…).
| |
| | |
| Postup pro návrat ke stavu před měsíční závěrkou (např. – uživatel provedl dvakrát měsíční závěrku a zároveň nemá zálohu databáze) je pak následující:
| |
| | |
| 1/ V menu Systém – SQL prompt se vloží následující příkazy:
| |
| | |
| update mesice set zalohy = 0, vyplaty = 0 where rok = XXXX and mesic = Y;
| |
| update mesice set zalohy = 1, vyplaty = 0, kopie = 1 where rok = XXXX and mesic = Z;
| |
| Namísto XXXX, Y, Z se doplní konkrétní čísla roku a měsíce – tak např. pro návrat z 6. do 5. měsíce roku 2008 příkazy zní:
| |
| update mesice set zalohy = 0, vyplaty = 0 where rok = 2008 and mesic = 6;
| |
| update mesice set zalohy = 1, vyplaty = 0, kopie = 1 where rok = 2008 and mesic = 5;
| |
| | |
| 2/ Zavřete a otevřete aplikaci
| |
| | |
| 3/ Spusťte menu: ''Mzdy-Ukončení měsíce'' a dejte provést. Systém vypíše hlášení, že předchozí závěrka nebyla správně provedena a zda chcete provést obnovu důležitých tabulek ze záložních tabulek systému – odpovězte, že ano. Následně by měl systém vypsat, že obnova důležitých tabulek ze záložních tabulek byla úspěšně provedena.
| |
|
| |
|
| == Zpětná měsíční uzávěrka == | | == Postup == |
| [[Zpětná měsíční uzávěrka]]
| | '''1/ Záloha databáze''' <br> |
| | '''2/ Spuštění měsíční uzávěrky''' <br> |
| | '''3/ Hláška - uzávěrka byla dokončena''' <br> |
|
| |
|
| == Kontrola na spuštění 2x == | | == Důležité == |
| Měsíční závěrka obsahuje kontrolu na nechtěné opakované ukončení měsíce. Po spuštění měsíční závěrky se zjišťuje počet záznamů ve Zpracování brutto dotyčného měsíce, pokud je počet nulový, vypíše se varování. Tato kontrola by měla minimalizovat případy, kdy uživatelé spustí měsíční uzávěrku 2 krát po sobě. | | * Měsíční uzávěrka je '''nevratná operace''', po které již '''nelze provádět jakékoliv zásahy do mezd''' ve zpracovaném období. |
| | * Měsíční uzávěrku spouštějte '''co nejdříve''' (ideálně ihned) '''po zpracování mezd''' (provedení výstupů, odeslání plateb na bankovní účty, atd.) Přičemž je možný i opačný postup - nejdříve měsíční závěrka, poté zpracování výstupů. |
| | * Měsíční uzávěrka '''musí končit hláškou''', že byla provedena, příp. že počet chyb byl 0 (počet upozornění není důležitý). V opačném případě neprodleně kontaktujte tvůrce programu. |
| | * Po provedené závěrce '''je nastaveno následující období'''. |
|
| |
|
| '''Kontrola individuálních kalendářů a kont pracovní doby'''
| | == Odkazy == |
| V Měsíční uzávěrce byly provedeny tyto menší změny v kontrole naplnění individuálních kalendářů a Kont pracovní doby (typy kalendáře 8 a 9) v pracovních poměrech:
| | * [[Záloha databáze (měsíční uzávěrka)]] |
| * Vyplnění kalendáře již není kontrolováno u vystoupivších zaměstnanců. <small>Doposud bylo nutno v takovém případě převést zaměstnance na běžný kalendář.</small> | | * [[Uzávěrka ihned po zpracování mezd]] |
| * Informační hláška o nevyplněném kalendáři byla doplněna o informaci o osobním čísle a čísle poměru zaměstnance, kde je tento použit.
| | * [[Spuštění uzávěrky]] |
| | * [[Kontrola na opakované spuštění měsíční uzávěrky]] |
| | * [[Měsíční uzávěrka ledna]] |
| | * [[Zpětná měsíční uzávěrka]] |
| | * <small> [[Nouzový návrat o měsíc zpět]] </small> |
