Kontrola měsíčního zpracování
Příklad kontroly měsíčního zpracování mezd
Doporučené kontroly
| Pořadí | Skupina | Podskupina | Menu |
| 1 | Rozpracované | Archiv spuštěných výpočtů | Pomůcky > Přehledy rozpracovaných > Archiv spuštěných výpočtů |
| Rozpracované požadavky | Pomůcky > Přehledy rozpracovaných > Rozpracované požadavky | ||
| 2 | Zpracování brutto | Chybějící údaje ve výkazech | Mzdy > Zpracování brutto / Kontrolní sestavy |
| Rozdíly proti časovému fondu | |||
| Kontrolní sestava výčetek | |||
| Roční statistika hodin DPP | |||
| 3 | Vyúčtování zaměstnanců | Protokol výpočtu | Mzdy > Vyúčtování zaměstnanců nebo Evidence > MaPExpress / Vyúčtování |
| Kontrola výpočtu | |||
| Mincovka | |||
| Sestava-dluhy | |||
| Sestava-doplatky | |||
| 4 | Rekapitulační list | Sestavy > Mzdové sestavy > Rekapitulace / Rekapitulační list | |
| 5 | Počty (nedostal mzdu a měl / nebo naopak) | Zprac.btto - Urči stav | Mzdy > Zpracování brutto / Seznam zaměstnanců / Urči stav |
| Gen. sestav | Kontrola hodin a peněz (sestava) | ||
| 6 | Dovolená | Zbývající dovolená | Sestavy > Personální sestavy z mezd > Dovolená |
| Zaměstnanci po výstupu | |||
| 7 | Další sestavy | Rekapitulace | Sestavy > Mzdové sestavy > Rekapitulace / Srážky, Odvody |
| Odvody | Sestavy > Odvody /Sociální pojištění, Zdravotní pojišťovny, Daně | ||
| Nemocenská | Sestavy > Mzdové sestavy > Nemocenská /záložky Výkaz, Rekapitulace | ||
| Zkrácená Mzdová statistika | Sestavy > Mzdové sestavy > Mzdová statistika / Zkrácená mzdová statistika. | ||
| 8 | Hromadný příkaz | Mzdy/Hromadný příkaz | |
| 9 | Přehled neodeslaných srážek | ||
| 10 | Generátor sestav II (příklady sestav) | Ostatní |
| Pořadí | Skupina | Podskupina | Menu |
| 1 | průměry ppú | Průměry dovolených | Sestavy > Mzdové sestavy > Průměry dovolených |
Vysvětlivky k měsíčním kontrolám
1. Kontrola, zda u všech zaměstnanců je poslední operací výpočet. (setřídit dle sloupce).
2.
- Kontrolní sestava výčetek – jen vystoupivší zaměstnanci
- Roční statistika hodin DPP - hlídání limitu hodin DPP též pomocí agendy Limity
3.
- Mincovka (V hotovosti) - kontrola, zda všichni zaměstnanci mají zadán bankovní účet nebo jinou platbu (v hotovosti)
4. Zkontrolovat, zda částka u * souhlasí s částkou u * (příjem = výdej).
5. Určí počet záznamů ve zpracování brutto každého zaměstnance. Následně setřídit podle sloupce Stav (St.). Zkontrolovat, zda někdo nemá příliš málo nebo naopak příliš mnoho položek (řádků) ve Zpracování brutto. Zvlášť pro vystoupivší zaměstnance (kontrola kteří z nich mají položky ve mzdě, když ano, tak proč), zvlášť pro zaměstnance ve stavu (zda mají všichni položky ve mzdě, když ne, tak proč).
6. K přečerpání může dojít např. tehdy, pokud je zaměstnanci zadán datum ukončení a on předtím vyčerpal více dnů, než měl nárok (celoroční, standardně přiznáván počátkem roku). Ke zjištění tohoto stavu doporučujeme přidat ke kontrolám měsíčního zpracování mezd také tuto na přečerpanou dovolenou. Sestavu setřiďte dle sloupce zůstatek dovolené, tím zjistíte, zda některý zaměstnanec nemá zápornou hodnotu.
8. Hrubá kontrola výše částek, tak, aby byly v relaci s předchozími měsíci (v úvahu vzít příp. mimořádné odměny, 13. platy, apod.).
9. Doplňková kontrola.
Následné kontroly
Tyto kontroly mohou odhalit jen některé formální chyby a určitě nemohou odhalit nesprávnou hodnotu u všech zadaných dat (např. částka odměny zaměstnance byla zadána s jednou nulou na konci navíc). Doporučuje se, aby si uživatelé na základě výše uvedeného vzoru zpracovali sami určitý postup/návod kontroly, do něhož mohou zahrnout své vlastní potřeby a danosti firmy.
Hromadný příkaz k úhradě, přenos do účetnictví mohou být vytvářeny před měsíční závěrkou (poté ale již nic nesmí být měněno ve mzdách), anebo po měsíční závěrce. Po odeslání hromadného příkazu k úhradě by již neměly být měněny odesílané částky, tzn. měla by být provedena měsíční závěrka. Naprosto se nedoporučuje ponechávat období ve mzdách otevřené po několik následujících dnů.
Správný postup hlídá agenda Archiv spuštěných výpočtů. Za minulé měsíce by v archívu neměl být žádný chybový záznam (pokud bude uvedeno jméno zaměstnance a agenda, znamená to, že posledním krokem před uzávěrkou nebyl výpočet mzdy zaměstnance, ale zásah do příslušné agendy). Za aktuální měsíc zde můžete zjistit, kterým zaměstnancům byl proveden výpočet, a kterým nějaké zadání ještě bez výpočtu.
Před každou měsíční závěrkou je potřeba provést zálohu databáze (IT oddělení). Databázi je potřeba také zálohovat před každou úpravou databáze (IT oddělení, při některých nových update aplikace), a dále dle potřeby uživatelů. Měsíční zálohy databáze a roční záloha databáze by měly být uschovávány.
Jiné kontroly
- Kontrola limitů při výpočtu
- Chyby a varování (Protokol výpočtu) - U kódu překročena maximální částka nastavena v číselníku mzd.položek
Odkazy
