Dokumenty

Dokumenty Dokumenty

Šablony Šablona

Konkrétní Pracovní smlouva Smlouva s výměrem Platový výměr Zápočtový list Potvrzení čtvrtletních příjmů Potvrzení ročních příjmů Potvrzení zdanitelných příjmů Jiné dokumenty Dohoda o pracovní činnosti

Dokumentem se rozumí skupina hodnot načtených z databáze, která se vztahuje k jednomu záznamu databáze, umístěná do textové šablony tak, že každý záznam zaplní celou šablonu znovu od začátku (např. pracovní smlouva, platový výměr, apod.). Šablona tedy představuje jakýsi formulář, do něhož je možné tisknout data z vybrané agendy aplikace.

Dokumenty_pom

Implicitní dokumenty

Menu: PIS – Dokumenty - Dokumenty

Ovládání

Vlastní šablona je v prostředí aplikace interpretována jako objekt, který je možné ukládat do databáze. Pro některé dokumenty jsou v systému uloženy implicitní podoby šablon, navržené dle standardních dokumentů při vývoji aplikace. Sem patří např. Pracovní smlouva, Dohoda o provedení práce, Potvrzení příjmu, Výstupní list, Osobní dotazník, aj.

PohledU každého dokumentu je možnost zpracování ve třech režimech:

1) Pohled:

zobrazí již existující dokumenty pro nastaveného zaměstnance.

Význam údajů ve sloupci ‚Plat.‘:

N - dokument pouze uložený v databázi (lze editovat a tisknout nebo smazat)

A - dokument již byl vytištěn. Takovýto dokument je možné editovat ještě v den vytištění, další a následující dny již ne. Dokument je možné opakovaně tisknout. Při pokusu o smazání dokumentu je nabízena jen možnost stornování (převod do stavu S).

S - stornovaný dokument (lze prohlížet nebo smazat).

Editace

2) Editace:

zpřístupní pole pro editaci údajů dokumentu. Pole se šedým pozadím obsahují data načtená z databáze a nelze je přímo editovat.

Editujete-li pole, které umožňuje zadání více řádků, pak pro odskok na další řádek použijte namísto běžného Enter stisku dvou kláves – Ctrl + Enter.

Tip:

Názvy editovatelných položek lze přejmenovat – po stisku pravého tlačítka myši zvolte ´Změna popisu položky´ a zadejte svůj název. Takto bude položka prezentována při založení každého nového dokumentu nebo při pohledu na již vytvořený dokument.

Opakované vkládání hodnot textového pole

Tentýž text lze vkládat vícenásobně – z jakéhosi uživatelského „číselníku“. Postupujete tak, že do textového pole vepíšete nebo zkopírujete text, a poté stisknete pravý klik myši a z volby vyberete „Přidat do nabídky hodnot“. Takových hodnot může být v číselníku více. V příštím dokumentu uvidíte u pole „rozbalovátko“ a můžete příslušnou hodnotu vybrat. Nabízí se hodnoty jen daného okna a dané položky.

Rušení je možno provést na pravoklik pomocí „Smazat z nabídky hodnot“. Hodnoty se ukládají do databázové tabulky (cis_nabidka_textu).

Uložení dokumentu: v případě, že pro danou agendu existuje více šablon, systém při pokusu o uložení nově založeného dokumentu vyzve uživatele, aby si vybral šablonu. Vytvořený dokument od té chvíle bude svázán se šablonou (bude k ní patřit). K jednomu dokumentu tedy přísluší právě jedna šablona. K jedné šabloně může příslušet více dokumentů.

Sestava

3) Sestava:

pro zvolenou agendu zobrazí tabulku se souhrnným seznamem dokumentů uložených v databázi. Tento seznam je možné upravovat a tisknout standardním způsobem jako ostatní tiskové sestavy. Pokud je v seznamu nastaven konkrétní dokument, pak přechodem do režimu ‚Detail‘ nebo ‚Seznam‘ je tento dokument nastaven jako aktuální.

Přehled vystavených dokumentů

V záložce ´Dokumenty vystavené´v režimu Pohled, naleznete seznam vystavených dokumentů pro vyznačeného zaměstnance. V režimu Editace můžete v okně Stav v oběhu, nastavit stav v jakém se nachází vystavený dokument po dobu jeho životnosti. Tato položka se plní z číselníku, který je v Univerzálních číselnících pod názvem Stavy dokumentu. Dále můžete ještě poznačit svou poznámku (text). V režimu Sestava je přehled vystavených dokumentů všech zaměstnanců.

Archivace osobních sestav

Je možno ji zapnout rozšiřujícím parametrem "ArchivOsobnSest" ve skupině 11.

Parametr může nabývat hodnot: NE/Ano-automaticky/Ano-na dotaz. Tímto parametrem se zapíná archivace osobních sestav do agendy 'Dokumenty vystavené'. Osobními sestavami jsou myšleny sestavy formulářového typu, které se většinou tisknou samostatně pro každého zaměstnance, ale nejsou to dokumenty z agendy 'Dokumenty'. Jsou to například: Kvalifikační karta, Osobní karta, Mzdový list, podklady pro ev. list, žádanka o lékařskou prohlídku (PL 103), či Popis prac. místa (PP 005)- pokud je na něm obsažena i identifikace přiřazeného zaměstnance. Samotné zaarchivování probíhá bezprostředně po vytištění sestavy z okna tiskového náhledu. Dále se to týká ještě:

-potrzení o soc.poj

-potvrzení pro ÚP

-potvrzení pro soud.

Vliv budoucích změn na dokumentyPři vzniku nového dokumentu "platový výměr" nebo "změna pracovní smlouvy" jsou kontrolovány případné budoucí změny údajů , které do těchto dokumentů vstupují.

Funkčnost je závislá na nastavení rozšiřujícího parametru "Dok_BudZmeny" ve skupině 12, kterým lze ovlivnit jak "nové" budoucí změny mají do zmiňovaých dokumentů vstupovat

automaticky a jak "nové" budoucí změny mají vstupovat na dotaz.

Uživatelská volba naplnění hodnoty pole

Uživatel může v případě některých dokumentů a některých datových polí ovlivnit, co se má vložit do hodnoty pole. Tzn. může změnit standardně plněnou hodnotu na jinou.

obrázek 1 - změna popisu položky a změna načtení položky

K tomu je potřeba kliknout pravým tlačítkem myši na vybranou položku a zvolit volbu "Změna popisu položky". Načítání je možno zadefinovat následujícími způsoby:

Možnosti zadání jiné hodnoty

A) pracovnici.<název DB položky> např. "pracovnici.cislo_pasu" , navíc platí že pro kmenové středisko je možno zadat i "pracovnici.kmen_str(text)" , což dotáhne název střediska z číselníku

B) prac_pom.<název DB položky> např. "prac_pom.trida" , navíc platí že propracovní středisko a pracovní místo je možno zadat i "prac_pom.prac_str(text)", nebo "prac_pom.pov_funkce(text)", což dotáhne názvy daných pol. z číselníku

C) vlastnost.<číslo vlastnosti> např. "vlastnost.70" pro cizovazyčný název funkce , navíc platí, že pokud bude uvedeno s příponou (text), tzn. "vlastnost.70(text)" , tak to dotáhne, textovou hodnotu z číselníku dané vlastnosti.

D) příkazem SQL - select

Pokud je potřeba odkazovat se na osobní číslo zaměstnance, doplní se do skriptu ?, pokud je potřeba ještě odkaz na číslo poměru, doplní se jako DRUHÝ v pořadí stejný znak ? (tzn. první otazník nahradí systém osobním číslem, druhý otazník číslem poměru).

Příklady

Nejvyšší dosažené vzdělání

select vyznam from st_vzdel where stupen = (select max(stupen) from vzdelani where os_cislo = ?) , kde místo otazníku si program vloží osobní číslo.

Název KZAM

select nazev from cis_kzam where kzam = (select jkz from prac_pom where os_cislo = ?)

Takto je dotažen KZAM dotyčného zaměstnance, jednodušší by bylo dotáhnout hodnotu podle popisu pracovního místa dotyčného zaměstnance, který obsahuje vlastnost č.5 KZAM s hdonotou: vlastnost.5(text)

Název zdravotní pojišťovny zaměstnance

select nazev from osoby, osoby_typ, pracovnici where osoby.id_osoby = osoby_typ.id_osoby and osoby_typ.typ = 'zp' and osoby_typ.n_pole1 = pracovnici.zdrav_poj and pracovnici.os_cislo = ?

Má to pochopitelně omezení - je to zpracováno pro vyjmenovanou množinu polí dokumentů.

Vždy jsou to ty položky, co se u nich dají měnit i popisky (položky jsou podtržené), ale ta množina je ještě menší, zde je její výčet:

Pro které položky a dokumenty je možnost změny hodnoty zpracována

• pro položku "zástupce" - v dokumentech , kde tento princip je obecně zpracován, (Dohoda o hmotné odpovědnosti, Pracovní smlouva, Smlouva s výměrem, Změna smlouvy, Výměr, Rozvázání smlouvy, Dohoda o prov.práce, Dohoda o prac.činn)

• pro položku "skupina středisek" pokud tato v dokumentu je (Dohoda o hmotné odpovědnosti, Pracovní smlouva, Výměr, Změna smlouvy)

• pro položku "další ujednání" pokud tato v dokumentu je (Dohoda o hmotné odpovědnosti, Pracovní smlouva, Smlouva s výměrem, Změna smlouvy)

• pro položku "doplňkový text" pokud tato v dokumentu je (Smlouva s výměrem, Výměr, Rozvázání smlouvy-tam jsou 2)

• pro položku "číslo pasu" pokud tato v dokumentu je (Pracovní smlouva, Dohoda o prov.práce, Dohoda o prac.činnosti).

Změny může provádět pouze uživatel – správce. Určeno pro jednorázové nastavení pokud možno před prvním používáním daného typu dokumentu. U těchto položek se neberou v potaz budoucí změny – tzn. jiná hodnota, který by měla vyplývat ze zapsané budoucí změny.

Hromadné přidání dokumentů

Je možné využít např. tehdy, pokud byly více zaměstnancům změněny platové podmínky a je třeba jim předat nové platové výměry. Tato možnost existuje pochopitelně jen pro dokumenty stejného typu a pouze pro ty dokumenty (záložky), které v režimu Pohled nebo Editace obsahují vpravo dole tlačítko ‚Přidat zam. ze seznamu‘, tj. například Osobní dotazník, Platový výměr, Pracovní smlouva, Změna pracovní smlouvy, Potvrzení o zdanitelném příjmu, Potvrzení čtvrtletního příjmu, Potvrzení ročního příjmu, Smlouva s výměrem (spojení platového výměru a pracovní smlouvy).

Postup:

V seznamu zaměstnanců vyberte zaměstnance, pro které budou dokumenty vytvořeny. Přejděte na daný dokument (záložku), kde se povolí tlačítko ‚Přidat zam. ze seznamu‘. Stiskněte toto tlačítko, program přejde do režimu editace a přidá tolik záznamů, kolik bylo vybráno zaměstnanců a načte pro ně údaje (jméno, příjmení, tarif, datum nástupu, pracovní místo, atp.).

Uživateli je zobrazen jen první dokument, do kterého může vyplnit údaje, které jsou společné všem hromadně vytvořeným dokumentům a budou do nich při uložení nakopírovány. Tyto údaje jsou modře podbarveny a jejich editace je povolena. Údaje na bílém pozadí je možné editovat, jsou individuální pro každého zaměstnance. Údaje na šedém pozadí nemohou být editovány.

Po zadání všech údajů zadejte volbu ‚Uložit‘ v menu nebo na ikoně.

Hromadný tisk dokumentů

Je vlastnost programu, která umožňuje tisknout najednou více dokumentů stejného typu. Tato možnost existuje jen pro ty dokumenty, které umožňují hromadné přidání více dokumentů najednou (viz výše).

Samotný tisk se však nespouští při zobrazení hodnot jednoho záznamu v editačním režimu,

ale ze seznamu jednotlivých dokumentů daného typu (režim Sestava).

V tomto seznamu vybere uživatel ty dokumenty, které se mají tisknout pomocí myši a kláves Shift resp. Ctrl (obdoba výběru více zaměstnanců). Při následné volbě Tisk, v menu nebo na ikonu, se program dotáže, zda uživatel hodlá tisknout seznam dokumentů nebo jednotlivé vybrané řádky jako samostatné dokumenty. Tento dotaz se zobrazí jen tehdy, když je v seznamu vybráno více řádků. Pokud uživatel zvolí druhou variantu, zobrazí se mu ‚preview‘ okno s náhledem na jeden z vybraných dokumentů, kde může ještě celou akci ukončit tlačítkem Storno. Pokud však v tomto okně zvolí Tisk, vytisknou se všechny požadované dokumenty a tuto akci už není možné přerušit.

Tisk dokumentů

Je realizován prostřednictvím samostatného okna, které zobrazuje tzv. ‚preview‘ dokumentu před jeho tiskem. Pokud je toto okno otevřeno, nemá uživatel přístup na jinou část aplikace.

Spuštění tiskového okna:

Při zobrazení hodnot jednoho záznamu v editačním režimu volbou v menu Evidence - Tisk nebo kliknutím na ikonu pro tisk v liště nástrojů.

Tisk jiného než implicitního dokumentu

Pokud bude tištěn jiný než implicitní dokument (ne z menu PIS-Dokumenty-Dokumenty), potom systém nejprve nechá uživatele přiřadit dokument pod jednu ze šablon (pakliže pro agendu existuje více platných šablon), a teprve potom se přepne do tiskového okna. Pokud má šablona nastavenu Archivaci, pak po vytištění bude dokument automaticky zarchivován s datem vytištění – tj. naleznete jej v archivu dokumentů.

Ovládání tiskového okna:

Zobrazení - detail: zobrazí výstupní dokument s rolovacími lištami

- celá strana: zobrazí pohled na celou stranu (písmo bývá nečitelné)

Poč.výtisků: do vstupního pole může uživatel vložit číslo udávající počet výtisků každého uživatelského dokumentu.

Tiskárna: zobrazí se systémové okno pro výběr síťové tiskárny, na niž bude nasměrován výstup.

Tisk: odeslání uživatelského dokumentu do tiskové fronty pro zvolenou síťovou tiskárnu.

Export do souboru: otevře pomocné okno pro definování cílového souboru, ve kterém budou uloženy zobrazené údaje (POZOR - ukládají se pouze data bez doprovodných textů dokumentu).

Export do HTML: otevře pomocné okno pro definici HTML stránky, ve které se uloží zobrazená data (POZOR - ukládají se pouze data bez doprovodných textů dokumentu).

Storno: zavření okna bez tisku.

Archiv dokumentů

V tomto rozhraní má uživatel k dispozici nástroje pro přehled nad archivem již vytvořených dokumentů.

Zobrazuje se standardní okno odvozené z okna číselníků. V zobrazovacím režimu ‚Pohled‘ (viz volby v levé spodní části okna) je načtena tabulka všech vytvořených dokumentů ukládaných v databázi.

První sloupec této tabulky ‚Platnost‘ může nabývat následujících hodnot:

N – dokument pouze uložený v databázi (lze editovat a tisknout nebo smazat)

A – dokument již byl vytištěn. Takovýto dokument je možné editovat ještě v den vytištění, další a následující dny již ne. Dokument je možné opakovaně tisknout. Při pokusu o smazání dokumentu je nabízena jen možnost stornování (převod do stavu S).

'Poznámka k archivovanému dokumentu'S - stornovaný dokument (lze prohlížet nebo smazat)

Posledním sloupcem je ‚Poznámka‘, kterou je možné doplňovat v režimu editace (slouží pro uložení doplňkových údajů do sestavy)

Náhled dokumentu:

Kliknutím na tlačítko ‚Náhled‘ se zobrazí pohled na aktuálně zvolený dokument v seznamu. Jak již bylo zmíněno, u dokumentu se šablonou Microsoft Word ‚náhled‘ nelze zobrazit.

Návrat zpět k zobrazení seznamu dokumentů se provede kliknutím na tlačítko ‚Pohled‘.

Smazání dokumentu: vybraný dokument je možné smazat.

Použití hromadné korespondence Microsoft Word

Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty; tlačítko ´Export dat pro externí dok.´

Prostřednictvím zmíněného tlačítka můžete vytvářet „libovolné“ externí dokumenty.

Postup je následující:

1. V záložce ´Seznam zaměstnanců´ označte jednoho nebo více zaměstnanců.
2. Stiskněte tlačítko ´Export dat pro externí dok.´, čímž se vyexportují údaje o vybraných zaměstnancích (personální a mzdová data). Údaje budou uloženy do souboru ´prevod_do_Wordu.txt´, cestu k souboru systém vypíše. Soubor je uložen do tmp adresáře Windows, pokud tato cesta nevyhovuje (např. uživatelům je do této složky z bezpečnostních firemních důvodů přístup odepřen), je možno ji změnit - na dotyčné stanici (PC) je nutno nastavit cestu v proměnné tmp_export.
3. Otevřete Microsoft Word v novém dokumentu (souboru).
4. Propojte dokument se zdrojem dat.
   • zvolte ´Nástroje – Hromadná korespondence´
   • zvolte ´Vytvořit – Formulářové dopisy´ a dále vyberte ´Aktivní okno´
   • zvolte ´Data – Otevřít zdroj dat´ a vyberte cestu k souboru ´prevod_do_Wordu.txt´, dále tento soubor označte a zvolte ´Otevřít´
5. Vytvořte požadovaný dokument
   • do dokumentu na žádaná místa vkládejte pomocí tlačítka ´Vložit slučovací pole´ slučovací pole ze zdroje dat (tj. personální a mzdová data zaměstnance/zaměstnanců)
6. Uložte dokument.

Tyto kroky provedete pouze jednou, tj. jednorázově při vzniku dokumentu. Rutinní (opakovaná) práce s dokumentem je pak následující:

1. V menu ´PIS-Dokumenty-Dokumenty´, v záložce ´Seznam zaměstnanců´ označte jednoho nebo více zaměstnanců.
2. Stiskněte tlačítko ´Export dat pro externí dok´.
3. Otevřete vytvořený dokument Microsoft Word.
4. Zobrazte v dokumentu data zaměstnance/zaměstnanců, a to stiskem tlačítka ´Zobrazit slučovaná data´. Pokud chcete prohlížet dokument dalšího zaměstnance (v případě, že byla exportována data více zaměstnanců), stiskněte tlačítka Předchozí/Další záznam hromadné korespondence.
5. Vytiskněte dokument.

Pozn. Výhodou tohoto způsobu vytváření dokumentu je množství položek, z nichž můžete vybírat, nevýhodou to, že dokument nelze uložit v databázi systému KS Mzdy a Personalistika ale pouze mimo něj.

Dokumenty přijaté

Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty přijaté

Agenda umožňuje pro vybraného zaměstnance sledovat tzv. dokumenty přijaté. Požadované přijaté dokumenty jsou načítány z popisů pracovních míst, z vlastnosti č. 43 – Přijímaný dokument. Číselník dokumentů je uživatelský, naleznete jej opět v modulu Popisy pracovních míst (Číselníky).

Existují 3 varianty uložení dokumentu:

• Cesta k souboru

Soubor existuje vně aplikace, je uložen v nějakém adresáři. Uživatel vybere cestu k souboru pomocí tlačítka "...".

• Soubor uložen v databázi

Uživatel po definici cesty k souboru stiskl tlačítko "Načíst do databáze", po němž se status načtení souboru "uložen v databázi" změnil z hodnoty "ne" na "ano". Soubor je uložen v databázi (databáze se tím zvětší). Soubor samozřejmě může existovat nadále vně aplikace.

• Sdílené úložiště

Je potřeba mít nastavenu hodnotu rozšiřujícího parametru Dok_SdileneUloz (sk.10) - zadává se cesta. Pro uložení souboru se pak stiskne tlačítko "Zkopírovat na sdílené úložiště".

Dok_SdileneUloz - Nastavení cesty ke sdílenému úložišti přijatých dokumentů, do kterého se mohou ukládat kopie lokálních souborů - proto, aby je mohli vidět všichni uživatelé.

Dokument je uložen tak, že název souboru je složen z osobního čísla zaměstnance, čísla pracovního poměru, data a času uložení. Přijaté dokumenty mohou mít dále v názvu souboru na začátku:

• SKOL - z menu PIS/Vzdělávání/Školicí akce/Dokumenty
• UCH - z menu PIS/Uchazeči/Uchazeči/Přijaté dokumenty
• VR - z menu PIS/Uchazeči/Výběrová řízení/Přijaté dokumenty.

Dokumenty přijaté do aplikace KS-portál

Pokud uživatel u daného dokumentu zatrhne příznak „zobrazit na portále“, znamená to, že daný dokument dotyčného zaměstnance se automaticky objeví ve webové aplikaci „KS-portál“.

Problémy se šablonami Microsfoft Word

Rozšiřující parametr: DOKUMENTY_WORD.

Nastavením parametru na ´Ano´ umožníte používat kromě RTF editoru též Microsoft Word pro vytvoření dokumentů. Týká se především menu: PIS - Dokumenty - .....

Existují 2 zpracované varianty komunikace s Wordem:

1) Ano (ovládání Wordu pomocí OLE, data uložena do DOC) - novější , programově standardnější, ale pomalejší varianta, která navíc je dost náchylná na kotrektní instalaci Wordu a OS.

2) Ano (ovládání Wordu pomocí DDE, data uložena do TXT dle standardu CSV) - což je starší možnost, která je rychlejší, a spolehlivější ale Word si u některých instalací dle obsahu datového souboru svévolně zkovertuje zdroj dat do jiné znakové sady, takže se data v dokumentech některých zaměstnanců tiskou např azbukou. Toto lze však napravit zápisem do registrů.

Ad1)
Tato varianta pro svo správnou funkci vyžaduje správné a korektní nainstalování Wordu na operační systém. Problém je v tom, že jiné instalace nějakého jiného software na dané PC mohou přepsat některý soubor "novější verzí" souboru, který však nemusí plně fungovat v některých variantách komunikace s jinými částmi operačního systému. Jinak řečeno na té stanici funguje špatně OLE Wordu (jeho registrace ve Windowsech).

Ad2)
Tato varianta mívá u některých (blíže neurčených zaměstnanců) problémy s češtinou, v tom, že Word svévolně dle obsahu datového souboru spustí převod tohoto souboru do jiné znakové znaky. Tomuto se dá předejít následujícím zápisem do registru - přepsáno z webu supportu Microsoftu. (pokud nemáte verzi Wordu 10.0, ale 9.0 nebo jiné, je to pochopitelně nutné ve větvi pro ten daný Word - dané číslo verze Wordu) 

1.	Quit all Microsoft Office applications.
2.	Click Start, and then click Run.
3.	In the Open box, type regedit, and then click OK.
4.	Locate, and then click to select the following registry key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Word\Options
5.	With the Options key selected, on the Edit menu, point to New, and then click DWORD.
6.	Type DefaultCPG and then press Enter.
7.	Right-click DefaultCPG, and then click Modify.
8.	In the Edit DWORD Value box, select Decimal as the base.
9.	In the Value data box, type 1250 and then click OK.
10.	On the File menu, click Exit to quit Registry Editor.

Pokud jsou problémy při komunikaci aplikace s Wordem, může někdy pomoci smazat jeho globální šablonu "normal.dot". Tato šablona v adresáři C:\Documents and Settings\<jméno uživatele>\Data aplikací\Microsoft\Šablony.

Dodatečná editace dokumentu MS Word

Je popsána v kapitole správy šablon dokumentů, viz pole Archivace.