Portál-nastavení-workflow

Každé workflow je nutné na začátku nastavit, dříve než začnou být zadávány požadavky dané oblasti. Nastavení zahrnuje souhrn vlastností, voleb, dat, která specifikují individuální požadavky klienta pro proces schvalování požadavku. Jako například počet kroků, počet stavů v každém kroků, zodpovědné osoby, a podobně.
Menu: Nastavení - Nastavení workflow

Způsob nastavení workflow

Standardní nastavení

• Inicializace workflow (Jednorázová funkce 133)

Pozor: pokud již máte nadefinovány vlastní typy požadavků a používáte je, nespouštějte jednorázovou funkci.

Uživatelské nastavení

Kromě standardního nastavení má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby. Nastavování se provádí v průvodci, který je popsán dále.

Změna nastavení

• Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSProgram. Obecně změna není žádoucí (aby byla zachována historie požadavků).
• Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.

Průvodce nastavení

Typ workflow a počet kroků

Typ workflow a počet kroků

poř.	činnost	obrázek
1	Zvolte Typ workflow
2	Nastevte Počet kroků

• Kroky - libovolný počet (Před 09/2017 byl maximální počet kroků = 20.)

Každý krok se skládá z

- Nastavení uživatelského rozhraní a

- Nastavení stavů a akcí.

• Stavy - maximální počet = 10 stavů v každém kroku. (Před 09/2017 byl maximální počet stavů v jednom kroku = 5.)

Uložení

Postup:

1. proveďte změny v jednotlivých krocích
2. na závěr (příp. pro každý krok jednotlivě) potvrďte změny a uložte je volbou: Uložení - Uložit

Popisy polí

Popis kroku - uživatelský popis sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".

Objekty v uživatelském nastavení lze nastavovat pro čtyři skupiny uživatelů.

Skupina uživatelů	Popis
(a) Adresát	Uživatel odpovědný za řešení požadavku v konkrétním stavu. V průběhu zpracování workflow se adresáti mohou měnit.
(s) Správce	Uživatel vybaven správcovskými právy - Portál-Práva. Pro Služební cesty též:SlcSpravci.
(v) Vydavatel	Vydavatel požadavku.
(o) Ostatní	Uživatelé nespadající ani do jedné z výše uvedených skupin, kteří zároveň mají přístupného zaměstnance. Využívá se např. pro stav storno, kdy tento stav může nastavit jen vydavatel, ale zároveň je ještě ponechána volba adresátům pro schválení/neschválení.

Pro každou skupinu uživatelů se zobrazuje seznam objektů stránky a jejich vlastností, které lze měnit. Ve sloupci hodnota se nabízí seznam všech hodnot, které lze přiřazovat uvedeným vlastnostem objektů.

Objekt	Vlastnost	Hodnoty vlastností
Diskuze - nastavením zobrazování diskuse bude možno přidávat diskusní příspěvky. Max. počet zapsaných znaků je 999	Visible	true false
Form1 - znamená hlavní formulář pro zadání požadavku.	Mode	ReadOnly Insert Edit
PanelZmenaStavu - umožní uživateli měnit stav požadavku, typicky se využívá pro adresáta požadavku.	Visible	true false
PanelAdresat - zobrazí adresáta následujícího kroku s možností změny adresáta.	Mode	ReadOnly Edit Hidden
Přílohy - zda bude možno přiložit přílohu (soubor). Seznam povolených typů (přípon) souborů je uveden v obrázku.	Visible	true false
VyberPomeru - Požadavky po poměrech	Visible	true false

Nastavení stavů a akcí

Zde se nastavují možné stavy pro krok procesu schvalování. Každý jednotlivý záznam se nazývá "definice stavu".

Název	Definice
Stav	Textové pole pro zadání interního řetězce pro identifikaci stavu. Vyplňuje se jedno slovo malými písmeny, bez diakritiky. Např. "novy". Striktně doporučeno, aby text byl unikátní v rámci celého konkrétního workflow.
Popis	Zobrazovaná hodnota pro interní identifikaci stavu. Např. "Nový". Uživatelský popis stavu.
Implicitní stav	Při zatržení dochází v určitý časový okamžik k ukončení vybraného kroku požadavku. Pole může být zatrhlé pouze u jednoho stavu.
Přístup Kdo může nastavit stav)	Možnost zatrhnout více voleb pro určení, kdo bude mít přístup k požadavku. Viz skupina uživatelů: (a) Adresát (v) Vydavatel (s) Správce (o) Ostatní
#	Pořadí vyhodnocování podmínek. První řádek má pořadí 99, je to řádek s výchozím nastavením, tj. nastavení, které se použije pokud není splněna žádná podmínka (nebo není žádná podmínka zadána). Z tohoto důvodu nelze podmínku u 1. řádku zadat.
Podmínka	Výraz, který musí vracet true nebo false. Ve výrazu lze použít pouze vlastnosti požadavku z rozbalovací nabídky, v níž je předvyplněn i porovnávací operátor a výchozí konstanta, aby bylo zřejmé, jakého datového typu vlastnost je. Předvyplněnou konstantu je třeba upravit a případně i operátor. Porovnávací operátory: == (rovná se), >, >=, <, <=, != (nerovná se). U textových vlastností lze i vyhodnocovat, zda text začíná,končí či obsahuje určité slovo: pozadavek.KmenStr.StartsWith('01') pozadavek.KmenStr.EndsWith('01') pozadavek.KmenStr.Contains('01') Ve výrazu lze použít i více podmínek spojených logickými operátory: && (a zároveň), || (nebo), tj. např. zápis pozadavek.Zahranicni && pozadavek.ZalohyPocet>0. Pozn. mezery před a za && či || mohou být vynechány. Namísto && může být použito & (u || ne). Podmínky umožňují pro stejný stav určit jiný následující krok či adresáta (právě na základě splněné podmínky). Např. vyjímka pro systemizačně nejvyššího, přeskočení kroku "vyplacení zálohy" pokud není požádáno o zálohu apod. Tj. systém při nastavení stavu uživatelem prochází jednotlivé řádky/podmínky podle pořadí (sloupec #) od nejnižšího po nejvyšší a pokud je podmínka splněna, použije nastavení z tohoto řádku a další řádky již neprochází. Popis vlastností požadavku, které lze použít v poli podmínka nebo validace: Všechny typy požadavků: Vydavatel - osobní číslo vydavatele požadavku (typ celé číslo) IsShopAsistent - původně zákaznická specialita (kontrola vlastnosti pracovníha místa č. 1020 na hodnotu "a") (typ true/false) (Pokud má být použito, nesmí být vlastnost č. 1020 již využita v popisech pracovních míst pro jiné účely. Pak po zadání nové vlastnosti do číselníku se její číslo změní na č. 1020 následovně: update atributy set cis_atributu = 1020 where cis_atributu = xxxx.) VlastnostPodleParamWFVlastnost1 - rozhoduje se podle čísla vlastnosti popisu pracovního místa uvedeného v parametru WFVlastnost1 (sk.9) a hodnoty, přičemž např. ==true značí, že se zjišťuje, zda hodnota vlastnosti v popisu pracovního místa je Ano nebo ano. Příklad: pozadavek.VlastnostPodleParamWFVlastnost1==true. (hd 45107) KmenStr - číslo střediska (typ řetězec) KmenDiv - číslo divize vyvozené z kmenového střediska DatumOd - např. pozadavek.DatumOd<=DateTime.Today nebo ...DateTime.Today.AddDays(+1) DatumDo CerpaniNV pozadavek.CerpaniNV == true IdPodniku Docházka: AbsenceSchvaleny - vrací true pokud neexistuje neukončený požadavek na dovolenou, náhr. volno, absenci, služ. cestu (typ true/false) Dokument: DruhDokId - ID druhu dokumentu (typ řetězec) Školení: MaxPocet - maximální počet účastníků (typ celé číslo) PocetSchvalenych - počet schválených účastníků (typ celé číslo) KontrolaMaxPoctuUcastniku - true, pokud MaxPocet=0 nebo PocetSchvalenych<=MaxPocet (typ true/false) Služební cesta: Dnu - počet dnů cesty bez ohledu na čas (typ celé číslo) Zahranicni - true, pokud je typ cesty zahraniční (typ true/false) DruhDopr - DruhDopr = 'XXXX' ZalohyPocet - počet záloh (typ celé číslo) ZalohySuma - suma záloh přepočítaných na tuzemskou měnu (typ číslo 0.0) Naklady - suma nákladů přepočítaných na tuzemskou měnu (typ číslo 0.0) PredpNakl - suma předpokládaných nákladů přepočítaných na tuzemskou měnu (typ číslo 0.0) Běžné výdaje pozadavek.ZalohyPocet pozadavek.ZalohySuma (hd 44092)
Validace	Nepovinné pole. Lze zde zapsat stejné výrazy jako do pole podmínka. Za podmínkou musí následovat svislítko a text hlášky, která se zobrazí uživateli při nesplnění podmínky. Příklad: pozadavek.KontrolaMaxPoctuUcastniku|Překročen maximální počet účastníků - Kontrola na maximální počet účastníků školení. Schvalovateli v případě pokusu o překročení maximálního počtu vyskočí informativní okno a požadavek nebude možné schválit. Kontrola se provádí jedině v případě, že je stanoven maximální počet účastníků školení (ve školicí akci). pozadavek.AbsenceSchvaleny|Nejsou schváleny některé požadavky - zákaznická kontrola pro Schvalování docházky pozadavek.CerpaniNV==true|Pokus o přečerpání NV nebo je propláceno více přesčasů než vykázáno - Portálový parametr NVKontrolaCerp nastavte na "n" (vypnutí kontroly). Náhradní volno se nejdříve odečítá od přesčasů s nižší sazbou a náslendě až od přesčasů s vyšší sazbou. hd 39944
Sys. stav (systémový stav)	Systémový stav může nabývat následujících hodnot: (n) nový - přiřadí se stavu odpovídajícímu novému požadavku (r) běžící - ostatní stavy mezi stavem "nový" a "konec-úspěch" nebo "konec-neúspěch" (s) konec-neúspěch- odpovídá poslednímu stavu – zrušení nebo zamítnutí požadavku (o) konec-úspěch - odpovídá poslednímu stavu - schválení požadavku
Akce	Akce, která nastane výběrem definice stavu. Interně jsou definovány například následující akce pro typy požadavků: Benefit - exe:zapsat - zápis do sociálního programu Dovolená - exe:zapsat - zápis schválené dovolené do docházky nebo absencí(podle nastavení portálového parametru ) Náhradní volno - exe:zapsat - zápis do docházky nebo absencí Odměny - exe:zapsat_rucni2 - zápis do mezd, přesněji do tabulky rucni2. Školení - exe:prihlasit - přihlášení na školící akci / exe:odhlasit - odhlášení ze školící akce
Násl.krok (Následující krok)	Odkaz na krok, který následuje, pokud uživatel vybere stav přiřazený této "definici stavu". Zádává se číslo kroku.
Adresát pro násl.krok	Odkaz na uživatele, který je následujícím řešitelem požadavku (zároveň musí mít přístupného zaměstnance dle přístupových práv, k jehož požadavku se vyjadřuje). Možné hodnoty: vyd - vydavatel požadavku. Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. !vyd - kdokoliv (kdo má přístup na vydavatele požadavku) s výjimkou vydavatele požadavku samotného. Obvykle to jsou všichni nadřízení zaměstnance a ti kteří mají vyjimku z řádkových práv pro přístup na všechny zaměstnance. Dalším efektem tohoto nastavení je skutečnost, že když není explicitně určen nadřízený, tak se takový požadavek ani neobjeví v seznamu požadavků ve výběru filtru Mé + K vyřízení. - Využívá se například pro schvalování dovolené, kdy schvalovatelem může být kterýkoliv nadřízený žadatele. id - id. pracovního místa. Adresátem jsou všichni uživatelé "sedící" na příslušném pracovním místě. vd - nadřízený žadatele, tzn. nadřízený vydavatele požadavku (vyd) ;dříve nadřízený aktuálního řešitele. Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst. vd_res - nadřízený aktuálního řešitele (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). pstr - pracovní středisko, což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. atribut - číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem vd_atr - umožňuje nastavit, že adresátem je 1.nalezený nadřízený řešitele s určitou hodnotou vlastnosti pracovního místa. Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek. oc - osobní číslo zaměstnance, kterému má oznámení přijít. Speciální případ: [oc=0] + PanelAdresat má nastaven Mode = Edit, pak uživatel v požadavku vybírá adresáta - ze seznamu zaměstnanců.
Oznámení komu	E-mailové oznámení komu má přijít hlášení o daném kroku mimo workflow (např. v kroku schválení zálohy, půjde informace do účtárny o tom, že bude potřeba vyplatit zálohu. oc - osobní číslo zaměstnance, kterému má oznámení přijít. Speciální případ: [oc=0] + PanelAdresat má nastaven Mode = Edit, pak uživatel v požadavku vybírá adresáta - ze seznamu zaměstnanců. vyd - vydavatel požadavku (žadatel). Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. id - id. pracovního místa. Adresátem jsou všichni uživatelé „sedící“ na příslušném pracovním místě. vd - nadřízený žadatele, tzn. nadřízený vydavatele požadavku ;dříve nadřízený aktuálního řešitele. Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst. vd_res - nadřízený aktuálního řešitele (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). pstr - pracovní středisko, což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. atribut - číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem vd_atr - umožňuje nastavit, že adresátem je 1.nalezený nadřízený řešitele s určitou hodnotou vlastnosti pracovního místa. Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek. mail - zadá se přímo e-mail komu oznámení odejde

Adresát a Oznámení komu

Maximální počet: 5 (Do 11/2018 byl maximální počet = 3-)

U každého stavu lze zadat více adresátů a příjemců oznámení, příklad viz. obrázek. V tomto případě by emailové oznámení bylo odesláno

vd - nadřízenému žadatele

vyd - vydavateli požadavku

mail - na zadanou e-mailovou adresu.

Další typy příjemců - viz. výše

U jednotlivých stavů tedy lze docílit toho, aby nikomu nebylo posíláno oznámení, nebo zrušit oznámení žadateli pro stavy, kdy si požadavek předávají např. účetní s nadřízeným.

Pokud není žadatel adresátem následujícího kroku a má být informován o změně stavu požadavku, přidejte jej do "oznámení komu" (tj. přidejte hodnotu "vyd").

Funkcionalita respektuje změnu adresáta přes panel "změna adresáta", tj. pokud položka "Oznámení komu" obsahuje hodnotu z položky "Adresát násl. kroku", odešle se oznámení nově určenému adresátovi místo původnímu.

Parametry nastavující emailovou notifikaci

• Parametry (Obecné)

Příklad nastavení: Email KSPortálu = test@ksprogram.cz, ksportal; Email kódování = UTF8; Email SMTP = slivka,25

Emailové adresy zaměstnanců
Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v aplikaci KS mzdy PROFi (menu: Evidence - Evidence zaměstnanců - Kontakty) se specifikací:

• E-mail do práce

v agendě Kontakty

Pozn. Pokud má zaměstnankyně (zaměstnanec) jeden pracovní poměr a ten je aktuálně v mimoevidenčním stavu, nebudou jí (jemu) odesílány notifikační emaily.

portal_url - používáno ve zvláštních případech: Instalační_příručka#Sekce <appSettings>

Soubory (přílohy)

Aby bylo možno ukládat soubory/přílohy, je potřeba, aby uživatelé měli nastaven přístup pro zápis do určitých dočasných adresářů. Přesný popis je v instalační příručce ke KS portálu:

Instalační příručka

Odkazy

• Požadavky (KS portál)

Přílad nastavení workflow - Dovolená

Zpět