SC-Vyúčtování
Vyúčtování služební cesty
Menu: Evidence/Služební cesty/Cestovní příkazy - záložka Vyúčtování
Záložka Vyúčtování slouží k sesumírování jednotlivých nákladů a záloh služební cesty, vyčíslení částky k výplatě nebo k inkasu a volbě způsobu proplacení.
Postup
- Kliknout na záložku Vyúčtování.
- Zvolit měnu vyrovnání.
- Stisknout tlačítko Přepočti.
- Zvolit způsob proplacení.
- Uložit.
Volby a editační položky
Vyrovnání v měně
- Vše v tuzemské měně - všechny zálohy a výdaje se přepočtou na tuzemskou měnu a vznikne 1 řádek
- Nepřevádět na jinou měnu - za každou měnu zálohy či výdaje vznikne samostaný řádek a každou měnu lze proplatit jiným způsobem
- Přeplatek v měně zálohy, doplatek v tuz. měně - vznikne-li přeplatek z důvodu zálohy, zůstane přeplatek v měně zálohy, vznikne-li doplatek, převede se na tuzemskou měnu
Přepočti
Na základě předchozí volby se vygeneruje 1 nebo více řádků s částkou k výplatě nebo k inkasu a volbě způsobu proplacení.
Do období
Předvyplní se aktuální mzdové období. Je možno posunout na následující období, pokud se má přeplatek/nedoplatek vyplatit/srazit až v následujícím období. Má efekt jen při způsobu proplacení "ve mzdě"
K výplatě/k inkasu
Automaticky vypočtenou částku je možno upravit, ale preferována je korekce přes řádek ve výdajích a v případě nespokojenosti se zaokrouhlováním nastavit požadavovaný způsob zaokrouhlování přes parametr slc_zaok_vyuct. Způsob zaokrohlování je popsán zde Výpočty_(Služební_cesty)#Zaokrouhlování_konečného_vyúčtování
Způsob proplacení
Možné hodnoty
- v hotovosti
- ve mzdě - zaměstnanci se vygeneruje záznam na příslušnou mzdovou položku až v rámci výpočtu mzdy (ne ihned).
- na účet - následný hromadný příkaz k úhradě vytvoříte v sestavě Na účet
Nákladové středisko
Možnost určit jiné nákladové středisko, než je středisko zaměstnance. Tuto možnost má i zadavatel služební cesty na portále v části Výdaje (služební cesta). Pokud tam stanoví jiné středisko než je standardní (pracovní středisko), dojde zde k zobrazení informativní hlášky.
Změnit stav na
Možnost změnit stav je pro případ cestovního příkazu vzniklého z procesu požadavků. Nabízí se výběr stavů z následujícího kroku vzhledem k aktuálnímu kroku, v němž je požadavek. Pokud se služební cesta nachází v kroku, ve kterém se nabízí workflow stav s názvem vyuctovano, je tento stav automaticky předvyplněn po stisknutí tlačítka Přepočti.
Uložení
Po stisknutí tlačítka Uložit v horní liště dojde k uložení vyúčtování a pokud je vybrán workflow stav (uživatelem nebo systémem), pak systém provede změnu stavu požadavku spolu s těmi akcemi, které k tomu přísluší (přechod do dalšího kroku, emailové notifikace). Po uložení vyúčtování jsou doplněny údaje:
- Vyúčtování provedl
- Dne
- V období
Storno vyúčtování
Vyúčtovaný cestovní příkaz nelze editovat. Pokud je potřeba provést změnu, stiskněte tlačítko Storno vyúčtování a poté proveďte vyúčtování znovu.
Při stornu vyúčtování jsou řádky s částkou již vyplacenou na účet ponechány, aby nebyla ztracena informace o vyplacené částce. Při novém přepočtu je nová částka ponížena o již vyplacenou částku. U řádku s již vyplacenou částkou jsou vynulovány sloupce náhrady, zálohy, aby součet za všechny řádky vyúčtování byl správný.
Pokud cestovní příkaz vznikl ze systému požadavků a v právě aktuálním kroku existuje stav s názvem vyucstorno, tak je automaticky nastaven tento stav.
Needitační položky
- Výběr fi.k. - V (způsob platby)
- Platby fi.k. - F (způsob platby)
- Náklady - úhrn částek stejně nazvaných sloupců ze záložky Výdaje, přepočtený na tuzemskou měnu
- DPH - obdobně jako Náklady
Napravo od způsobu proplacení se zobrazuje datum odeslání na účet (respektive datum vytvoření hromadného příkazu).
Zahraniční služební cesta
Pro každý rozdíl zálohy a náhrad v příslušné měně lze zadat rozdílný způsob vyplacení (např. EUR hotově, CZK do mezd). Pro případ, kdy zaměstnanec dostal např. zálohu v EUR a část směnil na RUB a zadal výdaje v RUB, lze u řádku s RUB pomocí rozbalovátka změnit měnu na EUR, vybrat typ kurzu "dle směny" a zadat kurz, který zaměstnanec doložil.
Kurzovní lístek
Kurzy měn jsou uloženy v samostatném číselníku. Při požadavku na převod měny (např. v této záložce Vyúčtování) a v případě, že není nalezen kurz k danému dni, systém provedě automaticky (skrytě) aktualizaci a doplnění údajů do číselníku z internetu.
Obrázky
Před vyúčtováním - Záložka Vyúčtování (před stisknutím tlačítka Přepočti):
Před vyúčtováním - Údaje SC v seznamu cestovních příkazů před vyúčtováním:
Po vyúčtování - záložka Vyúčtování s uloženými údaji a provedenou změnou stavu.
Po vyúčtování - Údaje SC v seznamu cestovních příkazů po vyúčtování
Kontroly
Kontrola na vyúčtování bez dokončení workflow
Výstražné hlášení při vyúčtování CP bez celého workflow. Při vyúčtování probíhá kontrola, zda se uživatel nesnaží vyúčtovat cestu předčasně - pokud ano, zobrazí se hlášení:
- Workflow stav Vyúčtováno nelze nastavit, buď cesta ještě není ve workflow kroku pro vyúčtování, nebo nemáte právo stav měnit! (Pokud vyúčtování uložíte, nebude mít cesta korespondující workflow stav, ten ale můžete změnit později.)
Kontrola na neexistenci vozidla v číselníku
Pokud SPZ vlastního vozidla (zadaného uživatelem v portálu v hlavičce služební cesty) není v číselníku vozidel, je zobrazeno upozornění. Toto upozornění se nezobrazuje v případě, že v číselníku vozidel není naveden žádný záznam - tedy spotřeba je kontrolována u každého cestovního příkazu.
Technické detaily
Při přenosu do mezd se berou záznamy, jejichž období vyúčtování = aktuální období ve mzdách.
Pokud je tedy nastaveno období ve mzdách na 2013/02, záznam o služební cestě je vyúčtován dne 13.3.2013, ale v období 2013/02, pak v rámci výpočtu mezd bude zaměstnanci částka proplacena.
V DB tabulce sluz_cesty jsou rozhodujícím pro proplácení příznaky: zp_vypl = 'm', dále hodnoty v poli vyuct_dne, vyuct_castka, nahrady_zvys. Do zpracovaných mezd do tab. pichacky se přenese do pole c_dokladu evidenční číslo cestovního příkazu (např. sluz_cesty.ev_cislo); příznakem přenosu ze služebních cest bude písmeno Y zobrazitelné v agendě Zpracování brutto.
Pokud se odpovědný uživatel pokusí uložit vyúčtování s proplacením do mezd a jiný uživatel mezitím provede měsíční závěrku, zobrazí aplikace upozornění "Během vaší práce někdo provedl uzávěrku mezd, data nelze uložit, restartujte aplikaci!" Ovšem toto hlášení neupozorní na situaci, kdy uzávěrka ještě běží. Je doporučeno ošetřit vnitrofiremními mechanismy způsob práce tak, aby nedošlo k současnému zpracovávání obou těchto procesů. V rovině technické lze využít agendu Zámek.
Různé
- Pokud SC nespadá do aktuálního období - zobrazí se uživateli dotaz, zda má být SC vyúčtována do následujícho období.
- Zápis do agendy Archiv spuštěných výpočtů probíhá:
- - při způsobu vyplacení částky do mezd
- - při generování mzdové položky (kod_cest_strav (sk.15)) pro krácení stravenek.
Záznamy se zapisují do období, určeného položkou Do období.
- - Evidence >> Služební cesty >> Cestovní příkazy - zámek na celou agendu
- - Evidence >> Služební cesty >> Cestovní příkazy >> Vyúčtování - zámek pouze na záložku Vyúčtování
- - Evidence >> Služební cesty >> Cestovní příkazy >> Vyúčt. do akt. obd. - zámek, který nedovolí uložit vyúčtování do aktuálního období (vyúčtování do následujícího období je povoleno)
