SC-Vyúčtování

Vyúčtování služební cesty

Menu: Evidence > Služební cesty > Cestovní příkazy

Postup

1. Kliknout do záložky.
2. Stisknout tlačítko Přepočti.
3. Zvolit způsob proplacení.
4. Uložit.

Položky

• Výběr fi.k. - V (způsob platby)
• Platby fi.k. - F (způsob platby)
• Náklady - úhrn částek stejně nazvaných sloupců ze záložky Výdaje, přepočtený na tuzemskou měnu
• DPH - obdobně jako Náklady

Způsob proplacení

Možné hodnoty

• v hotovosti
• ve mzdě - zaměstnanci se vygeneruje záznam na příslušnou mzdovou položku až v rámci výpočtu mzdy (ne ihned).

Při přenosu do mezd se berou záznamy, jejichž období vyúčtování = aktuální období ve mzdách.

Pokud je tedy nastaveno období ve mzdách na 2013/02, záznam o služební cestě je vyúčtován dne 13.3.2013, ale v období 2013/02, pak v rámci výpočtu mezd bude zaměstnanci částka proplacena.

V DB tabulce sluz_cesty jsou rozhodujícím pro proplácení příznaky: zp_vypl = 'm', dále hodnoty v poli vyuct_dne, vyuct_castka, nahrady_zvys. Do zpracovaných mezd do tab. pichacky se přenese do pole c_dokladu evidenční číslo cestovního příkazu (např. sluz_cesty.ev_cislo); příznakem přenosu ze služebních cest bude písmeno Y zobrazitelné v agendě Zpracování brutto.

Pokud se odpovědný uživatel pokusí uložit vyúčtování s proplacením do mezd a jiný uživatel mezitím provede měsíční závěrku, zobrazí aplikace upozornění "Během vaší práce někdo provedl uzávěrku mezd, data nelze uložit, restartujte aplikaci!" Ovšem toto hlášení neupozorní na situaci, kdy uzávěrka ještě běží. Je doporučeno ošetřit vnitrofiremními mechanismy způsob práce tak, aby nedošlo k současnému zpracovávání obou těchto procesů. V rovině technické lze využít agendu Zámek.

Proplacení v budoucím období - je možno nastavením volby data - je funkční pouze při volbě ve mzdě (a není možno volit minulé období - jen aktuální nebo budoucí).

• na účet - následný hromadný příkaz k úhradě vytvoříte v sestavě Na účet

Napravo od způsobu proplacení se zobrazuje datum odeslání na účet (respektive datum vytvoření hromadného příkazu).

Nákladové středisko

Upozornění na změnu nákl. střediska

Možnost před přenosem určit jiné nákladové středisko, než je středisko zaměstnance. Tuto možnost má i zadavatel služební cesty na portále v části Výdaje (služební cesta). Pokud tam stanoví jiné středisko než je standardní (pracovní středisko), dojde zde k zobrazení informativní hlášky.

Storno vyúčtování

Vyúčtovaný cestovní příkaz nelze editovat. Pokud je potřeba provést změnu, stiskněte tlačítko Storno vyúčtování a poté proveďte vyúčtování znovu.

Při stornu vyúčtování jsou řádky s částkou již vyplacenou na účet ponechány, aby nebyla ztracena informace o vyplacené částce. Při novém přepočtu je nová částka ponížena o již vyplacenou částku. U řádku s již vyplacenou částkou jsou vynulovány sloupce náhrady, zálohy, aby součet za všechny řádky vyúčtování byl správný.

Podmínky pro automatickou změnu stavu požadavku

1. Záznam vznikl ze systému požadavků.
2. V právě aktuálním kroku existuje stav s názvem vyucstorno.

Zaokrouhlování (CZ)

Výpočty_(Služební_cesty)#Zaokrouhlování_konečného_vyúčtování

Kurzovní lístek

Kurzy měn jsou uloženy v samostatném číselníku. Při požadavku na převod měny (např. v této záložce Vyúčtování) a v případě, že není nalezen kurz k danému dni, systém provedě automaticky (skrytě) aktualizaci a doplnění údajů do číselníku z internetu.

Změnit stav požadavku

Možnost změnit stav je pro případ záznamu vzniklého z procesu požadavků. Nabízí se výběr stavů z následujícího kroku vzhledem k aktuálnímu kroku, v němž je požadavek. Změna může být provedena:

• uživatelsky
• automaticky systémem (v případě uložení zaúčtování nebo storna zaúčtování).

Zahraniční služební cesta

Pro každý rozdíl zálohy a náhrad v příslušné měně lze zadat rozdílný způsob vyplacení (např. EUR hotově, CZK do mezd). Pro případ, kdy zaměstnanec dostal např. zálohu v EUR a část směnil na RUB a zadal výdaje v RUB, lze u řádku s RUB pomocí rozbalovátka změnit měnu na EUR, vybrat typ kurzu "dle směny" a zadat kurz, který zaměstnanec doložil.

Automatická změna stavu požadavku při vyúčtování

Podmínky:

1. Záznam vznikl ze systému požadavků.
2. V právě aktuálním kroku existuje stav s názvem vyuctovano.

Pokud jsou tyto podmínky splněny, pak systém provede změnu stavu požadavku na vyuctovano spolu s těmi akcemi, které k tomu přísluší (přechod do dalšího kroku, emailové notifikace).

Před vyúčtováním

Před vyúčtováním jsou prázdné údaje:

• Vyúčtování provedl
• Dne
• V období

A je nastaven určitý stav požadavku (pokud záznam prošel systémem požadavků).

Tomu odpovídají i údaje v seznamu cestovních příkazů zaměstnance (druhý obrázek).

Po vyúčtování

Po vyúčtování jsou vyplněny údaje:

• Vyúčtování provedl
• Dne
• V období

A systém se pokusí automaticky změnit stav požadavku.

Kontroly

Kontrola na vyúčtování bez dokončení workflow

Výstražné hlášení při vyúčtování CP bez celého workflow. Při vyúčtování probíhá kontrola, zda se uživatel nesnaží vyúčtovat cestu předčasně - pokud ano, zobrazí se hlášení:

Workflow stav Vyúčtováno nelze nastavit, buď cesta ještě není ve workflow kroku pro vyúčtování, nebo nemáte právo stav měnit! (Pokud vyúčtování uložíte, nebude mít cesta korespondující workflow stav, ten ale můžete změnit později.)

Kontrola na neexistenci vozidla v číselníku

Pokud SPZ vlastního vozidla (zadaného uživatelem v portálu v hlavičce služební cesty) není v číselníku vozidel, je zobrazeno upozornění. Toto upozornění se nezobrazuje v případě, že v číselníku vozidel není naveden žádný záznam - tedy spotřeba je kontrolována u každého cestovního příkazu.

Různé

• Pokud SC nespadá do aktuálního období - zobrazí se uživateli dotaz, zda má být SC vyúčtována do následujícho období.
• Zápis do agendy Archiv spuštěných výpočtů probíhá:

- při způsobu vyplacení částky do mezd

- při generování mzdové položky (kod_cest_strav (sk.15)) pro krácení stravenek.

Záznamy se zapisují do období, určeného položkou Do období.

• Zámek:

- Evidence >> Služební cesty >> Cestovní příkazy - zámek na celou agendu

- Evidence >> Služební cesty >> Cestovní příkazy >> Vyúčtování - zámek pouze na záložku Vyúčtování

- Evidence >> Služební cesty >> Cestovní příkazy >> Vyúčt. do akt. obd. - zámek, který nedovolí uložit vyúčtování do aktuálního období (vyúčtování do následujícího období je povoleno)

Odkazy

• Archiv spuštěných výpočtů
• Služební cesty