Nastavení workflow
Nastavení workflow
Každé workflow je nutné na začátku nastavit, dříve než začnou být zadávány požadavky dané oblasti. Nastavení zahrnuje souhrn vlastností, voleb, dat, která specifikují individuální požadavky klienta pro proces schvalování požadavku. Jako například počet kroků, počet stavů v každém kroků, zodpovědné osoby, a podobně.
Menu: Nastavení - Nastavení workflow
Způsob nastavení workflow
Standardní nastavení
Pozor: pokud již máte nadefinovány vlastní typy požadavků a používáte je, nespouštějte jednorázovou funkci.
Uživatelské nastavení
Kromě standardního nastavení má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby. Nastavování se provádí v průvodci, který je popsán dále.
Export/Import
Menu: Nastavení >> Nastavení workflow >> Typ workflow
Při přenosu nastavení z jedné databáze do druhé lze využít pomůcky pro export/import.
Využívá se například v případech, kdy nejprve dochází k nastavení a otestování procesu ve cvičném prostředí a po ověření je potřeba jej převést do reálného provozu.
- Lze exportovat jak vybrané workflow, tak definice všech workflow.
- Výsledný soubor je typu .xml. Systém jej ukládá pod názvem WFDefinice.xml do Windows složky Stažené soubory.
- Import se provádí na stejné stránce. Po výběru souboru se stiskne tlačítko Provést.
hd 46452, od 10/2019
Změna nastavení
- Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSprogram. Obecně změna není žádoucí (aby byla zachována historie požadavků).
- Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.
Průvodce nastavení
Typ workflow a počet kroků
| poř. | činnost | obrázek |
| 1 | Zvolte Typ workflow | 
|
| 2 | Nastevte Počet kroků |
|
- Kroky - libovolný počet (Před 09/2017 byl maximální počet kroků = 20.) Doporučení: pokud je číslo kroku zmíněno v návaznostech ("následující krok"), měl by tento existovat. Závěrečný krok (nebo kroky) by měl mít nastaven přístupy na panely (předpokládá se "jen pro čtení"). Nicméně pokud se nenaleznou nastavení, nebo ani dotyčný krok, systém přiřazuje defaultní stav panelů ("jen pro čtení").
Každý krok se skládá z
- - Nastavení uživatelského rozhraní a
- - Nastavení stavů a akcí.
- Stavy - maximální počet = 10 stavů v každém kroku. (Před 09/2017 byl maximální počet stavů v jednom kroku = 5.)
Uložení
Postup:
- proveďte změny v jednotlivých krocích
- na závěr (příp. pro každý krok jednotlivě) potvrďte změny a uložte je volbou: Uložení - Uložit
Názvy kroků
Název kroku - uživatelský název sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".
Nastavení uživatelského rozhraní
Nastavení stavů a akcí
E maily
Po jednorázovém nastavení parametrů bude každá změna stavu požadavku oznámena zasláním emailu.
Tak například po vytvoření žádosti o dovolenou zaměstnancem bude zaslán informativní email řešieli (např. nadřízenému - přímému nadřízenému dle systemizace). Po schválení této žádosti o dovolenou nadřízeným bude zaslán informativní email zaměstnanci.
Emailové adresy
Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v agendě
- Kontakty se specifikací:
- E-mail do práce
Parametry nastavující emailovou notifikaci
Příklad nastavení: Email KSPortálu = test@ksprogram.cz, ksportal; Email kódování = UTF8; Email SMTP = slivka,25
Ostatní
Pozn. Pokud má zaměstnankyně (zaměstnanec) jeden pracovní poměr a ten je aktuálně v mimoevidenčním stavu, nebudou jí (jemu) odesílány notifikační emaily.
portal_url - používáno ve zvláštních případech: Instalační_příručka#Sekce <appSettings>
Soubory (přílohy)
Aby bylo možno ukládat soubory/přílohy, je potřeba, aby uživatelé měli nastaven přístup pro zápis do určitých dočasných adresářů. Upřesňující popis:
Společná nastavení
- Společná nastavení (Nastavení workflow) - aktuálně nepoužívejte.
Příklad nastavení
Přílad nastavení workflow:
