M - Dokumenty
Důležité pojmy
Šablona – představuje jakýsi formulář, do něhož je možné tisknout data z vybrané agendy aplikace.
Dokumenty – se pak vztahují ke konkrétní šabloně.
Šablona obsahuje obecné položky z databáze, dokument konkrétní. Platí, že více dokumentů může příslušet k jedné šabloně, ale jeden dokument přísluší právě jen k jedné šabloně.
Z toho vyplývá i problém při mazání: dokument mohu smazat vždy, ale šablonu jen tehdy, až smažu všechny dokumenty na ni navázané.
Ovládání
V systému najdeme šablony již vytvořené například podle vzorových formulářů státní správy a dále se nemusíte o nic starat (potvrzení čtvrtletního příjmu, potvrzení ročního příjmu, potvrzení zdanitelného příjmu, zápočtový list), u jiných dokumentů se předpokládá vytvoření vlastní šablony dle konkrétních podmínek firmy (pracovní smlouva, platový výměr, osobní dotazník).
U každého dokumentu je možnost zpracování ve třech režimech:
Pohled - zobrazí již existující dokumenty pro nastaveného zaměstnance. Významné jsou údaje ve sloupci 'Platnost'
- N - dokument pouze uložený v databázi (lze editovat a tisknout nebo smazat)
- A - dokument již byl vytištěn. Takovýto dokument je možné editovat ještě v den vytištění, další a následující dny již ne. Dokument je možné opakovaně tisknout. Při pokusu o smazání dokumentu je nabízena jen možnost stornování (převod do stavu S).
- S - stornovaný dokument (lze prohlížet nebo smazat).
Editace - zpřístupní pole pro editaci údajů dokumentu. Pole se šedým pozadím obsahují data načtená z databáze a nelze je přímo editovat. Po vyplnění editovatelných polí provedete uložení. V případě, že pro danou agendu existuje více šablon, systém při pokusu o uložení nově založeného dokumentu vyzve uživatele, aby si vybral šablonu. Vytvořený dokument od té chvíle bude svázán se šablonou (bude k ní patřit).
Sestava - pro zvolenou agendu zobrazí tabulku se souhrnným seznamem dokumentů uložených v databázi. Tento seznam je možné upravovat a tisknout standardním způsobem jako ostatní tiskové sestavy. Pokud je v seznamu nastaven konkrétní dokument, pak přechodem do režimu ‚Detail‘ nebo ‚Seznam‘ je tento dokument nastaven jako aktuální.
Založení dokumentu bez nutnosti zakládat šablonu
Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty
- V seznamu zaměstnanců vybereme zaměstnance.
- Přejeme si vytvořit např. potvrzení čtvrtletního příjmu, proto přejdeme do příslušné záložky.
- Vložíme nový záznam. Stiskem tlačítka Vložit v nástrojové liště, volbou z menu Údaje – Vložit nový záznam nebo stiskem Hot-key CTRL-W.
- Upravíme dokument podle potřeby
- Uložíme dokument tlačítkem Uložit v nástrojové liště, volbou v menu Údaje – Uložit změny nebo stiskem Hot-key CTRL-U.
- Dokument je uložen. V případě, že je k dispozici více šablon, systém by se ještě dotázal, se kterou šablonou má hodnoty svázat.
- Vytvořený dokument lze vytisknout, prostřednictvím tlačítka Tisk v nástrojové liště, volbou v menu Evidence – Tisk nebo stisk Hot-key CTRL-T.
Vytvoření nové šablony ve WORDU
Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty
Pomůcka (vytvoření seznamu položek použitelných pro MS Word)
- Potřebuji mít vytvořený dokument u některého zaměstnance v požadované záložce.
- Přejdu do požadované záložky (např. Pracovní smlouva/Změna).
- Stiskneme Ctrl a klikneme na ikonu tiskového manažera (ikona tiskárny v nástrojové liště).
- V následujícím potvrzujícím okně zvolím Ano.
- V tiskovém manageru se nám zobrazí seznam položek včetně konkrétních hodnot, což nám pomůže při identifikaci mnohdy krkolomných názvů a zkratek.
Vytvoření šablony
- Přejdeme do příslušné záložky (např. Pracovní smlouva/Změna)
- Zvolíme režim Editace
- V hlavním menu zvolíme PIS – Dokumenty – Vytvořit novou šablonu
- Před dalším krokem je vhodné otevřít nový list MS Wordu
- V okně s výběrem editoru zvolíme MS Word
- Nyní můžeme psát vlastní text, různě ho strukturovat apod. Ve většině případů ale již daný dokument máme připravený v el.podobě. Obsah připraveného dokumentu zkopírujeme a vložíme do již otevřeného okna Wordu.
- Teď je potřeba konstantní texty ponechat a proměnlivé texty nahradit. Proměnlivé texty nahrazujeme za slučovací pole, která najdeme v záložce korespondence v MS Wordu.
| původní | Zaměstnanec: Karel Jandák |
| nahrazeno | Zaměstnanec: <<titul_jmeno_prij>> |
- Po úpravách dokument uložíme prostřednictvím volby 'Aktualizovat' (která je takto přejmenována namísto standardního ‚Uložit‘).
- Nyní nás systém vyzve zda si přejeme vytvořit novou šablonu. Zvolíme Ano.
- Pozměníme název šablony pokud nechceme přepsat původní a tím ji ztratit.
- Šablonu s pozměněným názvem uložíme a potvrdíme
Vytvoření nové šablony v OpenOffice
Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty
Zástupná pole datových položek se načtou přímo do okna dokumentu.
Vytvoření šablony
- Přejdeme do příslušné záložky (např. Pracovní smlouva/Změna)
- Zvolíme režim Editace
- V hlavním menu zvolíme PIS – Dokumenty – Vytvořit novou šablonu
- V okně s výběrem editoru zvolíme OpenDocument
otevře se nové okno OpenDocumentu se zástupnými poli datových položek
- Nyní můžeme psát vlastní text, různě ho strukturovat apod. Ve většině případů ale již daný dokument máme připravený v el.podobě. Obsah připraveného dokumentu zkopírujeme a vložíme do již otevřeného okna OpenDocumentu.
- Teď je potřeba konstantní texty ponechat a proměnlivé texty nahradit. Proměnlivé texty nahrazujeme za zástupná pole, která se načetla při otevření okna OpenDocumentu. Nepotřebná zástupná pole poté smažeme.
| původní | Zaměstnanec: Karel Jandák |
| nahrazeno | Zaměstnanec: <<titul_jmeno_prij>> |
- Uložení hotové šablony provedeme na straně aplikace. Po dobu zobrazení šablony je v aplikaci KS otevřeno okno, které uložení umožní.
- Zvolíme Uložit šablonu. Zadáme název a potvrdíme.
Kde najdu přehled všech šablon?
Menu: PIS – Dokumenty – Správa šablon dokumentů
Tato agenda zobrazuje přehled systémových a uživatelských šablon a nabízí možnost tvorby odvozených šablon.
Význam jednotlivých sloupců:
- Šablona pro agendu - nad kterou agendou byla šablona vytvořena
- Název šablony - uživatelem definovaný název šablony
- Platnost od - od jakého data je šablona platná
- Platnost do - do jakého data je šablona platná
- Vytvořena - datum, kdy byla šablona vytvořena
- Editor - v jakém editoru byla šablona vytvořena (MS Word, OpenDocument nebo RTF)
- Archivace - zda dokumenty vytvořené nad touto šablonou budou v systému archivovány (ukládány). Implicitní dokumenty vytvářené v rtf editoru jsou vždy archivovány, tj. příznak archivace u těchto šablon nelze změnit – hodnota „vynucená“. V případě MS Word šablon je nabídka hodnot: Ano, Ne, Souborová.
- Ano – dokument bude archivován. Jen při této volbě je zajištěna možnost hromadného tisku dokumentů.
- Ne – Dokument nebude archivován v systému. Při výtisku se objeví dokument v MS Wordu a bude umožněno dokument ještě editovat. Zda uživatel výsledný soubor uloží nebo ne, záleží již na něm.
- Souborová – Při výtisku se objeví dokument v MS Wordu a bude umožněno dokument ještě editovat. Po výtisku (nebo před výtiskem) je potřeba dokument uložit – a tím se uloží jeho stav v systému. Uložen bude vnitřně v tzv. BLOBech. K dokumentu se pak uživatel dostane v agendě Dokumenty, záložce „Vystavené dokumenty“ (souborově archivovaný dokument není dostupný v záložce odkud primárně došlo k jeho vzniku, ani v archivu „standardně“ archivovaných dokumentů, ale pouze v „dokumentech vystavených“). U těchto šablon nelze tedy spouštět hromadné založení dokumentů ani jejich následný hromadný tisk. V okamžiku náhledu nebo tisku dojde k restauraci dokumentu z BLOBů do formy souboru ukládaného v tmp adresáři.
- Vznikla jako – zde se mohou objevit hodnoty „Uživatelská“ (pro všechny uživatelsky vytvořené šablony), „Výchozí“ (výchozí, dodaná z KS-programu, pokud ji uživatel chce použít, vždy se z ní udělá kopie do „uživatelské“), „Sestava“ (dodaná z KS-programu, neměnná, nedá se z ní odvodit jiná).
- Zvl.právo - Uživatel, který má příslušné přístupové právo (ZVLÁŠTNÍ - přístupové právo na vymezené šablony dokumentů), může provést zatrhnutí v tomto sloupci u požadované šablony; tímto zatrhnutím se uživatelům nemající toto přístupové právo omezí práce se šablonou - šablonu nebudou moci editovat (upravovat) ani nad ní nevytvoří žádný dokument. Ovšem v archivu dokumentů budou moci prohlížet i s náhledem dokumenty nad touto šablonou vytvořené jiným uživatelem.
Editace odvozené šablony
Menu: PIS – Dokumenty – Správa šablon dokumentů
- Vybereme šablonu, ze které se má vytvořit odvozená šablona
- Klikneme na tlačítko 'Editovat vybranou šablonu'.
- Objeví se pracovní plocha textového editoru s načteným zvoleným dokumentem. Provedeme požadované úpravy.
- Pro uložení úprav se vrátíme do aplikace a zvolíme jedno z tlačítek:
- Uložit šablonu - provede nahrazení původně načtené šablony právě provedenými úpravami. To je ale možné jen tehdy, pokud šablona ještě nebyla v systému použita (není nad ní vytvořen dokument).
- Uložit jako novou šablonu - provede uložení šablony do databáze.
- Zavřít bez uložení
Kde najdu přehled vystavených dokumentů?
Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty – záložka Dokumenty vystavené
V této záložce v režimu Pohled, naleznete seznam vystavených dokumentů pro vybraného zaměstnance. V režimu Editace můžete v poli 'Stav v oběhu', nastavit stav v jakém se nachází vystavený dokument po dobu jeho životnosti (výběr ze seznamu, který plníme v číselníku → Evidence – Číselníky – Universální číselníky – stavy dokumentu).
Kde se archivují vytvořené dokumenty?
Menu: PIS – Dokumenty – Archiv dokumentů
V tomto rozhraní má uživatel k dispozici nástroje pro přehled nad archivem již vytvořených dokumentů.
Kliknutím na tlačítko ‚Náhled‘ se zobrazí pohled na aktuálně zvolený dokument v seznamu. U dokumentu se šablonou Microsoft Word ‚náhled‘ nelze zobrazit.
Lze archivovat osobní sestavy?
Ano, prostřednictvím rozšiřujícího parametru ArchivOsobnSestav (sk.11).
Hromadné přidání a hromadný tisk dokumentů
Hromadné přidání dokumentů Je možné využít např. tehdy, pokud byly více zaměstnancům změněny platové podmínky a je třeba jim předat nové platové výměry. Tato možnost existuje pochopitelně jen pro dokumenty stejného typu a pouze pro ty dokumenty (záložky), které v režimu Pohled nebo Editace obsahují vpravo dole tlačítko‚ 'Přidat zam. ze seznamu‘.
Postup
- V seznamu zaměstnanců vybereme zaměstnance, pro které budou dokumenty vytvořeny.
- Přejdeme na daný dokument (záložku), kde se povolí tlačítko 'Přidat zam. ze seznamu‘.
- Stiskneme toto tlačítko, program přejde do režimu editace a přidá tolik záznamů, kolik bylo vybráno zaměstnanců a načte pro ně údaje.
- Do modře podbarvených polí zadáváme údaje, které budou společné pro vybranou skupinu zaměstnanců. Bílá pole jsou individuální, šedá needitovatelná.
- Po zadání všech údajů zadejte volbu Uložit v nástrojové liště, volba v menu Údaje – Uložit změny nebo stisk Hot-key CTRL-U.
Hromadný tisk
Je vlastnost programu, která umožňuje tisknout najednou více dokumentů stejného typu. Opět musí být k dispozici tlačítko 'Přidat zam. ze seznamu' ve spodní části příslušného dokumentu (záložky).
Postup
- Přejdeme na požadovaný dokument (záložku), která ve spodní části okna obsahuje zmíněné tlačítko.
- V dané záložce se přepneme do režimu Sestava.
- Vybereme požadované zaměstnance. K výběru použijeme tlačítka Shift nebo Ctrl.
- Poté zvolíme Tisk v nástrojové liště, volbou v menu Evidence – Tisk nebo stisk Hot-key CTRL-T.
- Zobrazí se systémová hláška
- Zvolíme Ano. Zobrazí se ‚preview‘ okno s náhledem na jeden z vybraných dokumentů. Tlačítkem Storno lze celou akci ukončit.
- Tlačítkem Tisk vytiskneme všechny požadované dokumenty a tuto akci už není možné přerušit.
Kde evidovat přijaté dokumenty zaměstnanců?
Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty přijaté
Agenda umožňuje pro vybraného zaměstnance sledovat tzv. dokumenty přijaté. Požadované přijaté dokumenty jsou načítány z popisů pracovních míst.
V záložce 'Přijaté dokumenty' existují tři možnosti uložení dokumentu.
Cesta k souboru - soubor existuje vně aplikace. Uživatel vybere cestu k souboru pomocí tlačítka '...'.
Soubor uložen v databázi – soubor uložen v databázi. Uživatel po definování cesty zmáčkne tlačítko 'Načíst do databáze'. Soubor samozřejmě může existovat nadále vně aplikace.
Sdílené uložiště - účelem je zpřístupnit soubory z přijatých dokumentů všem uživatelům aplikace. Po zadání cesty k souboru se zmáčkne tlačítko 'Zkopírovat na sdílené uložiště'.
Pokud uživatel u daného dokumentu zatrhne příznak „zobrazit na portále“, znamená to, že daný dokument dotyčného zaměstnance se automaticky objeví ve webové aplikaci „KS-portál“.
K čemu slouží záložka 'Jiné dokumenty' v agendě Dokumenty?
Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty
Tato záložka slouží k vytváření různých firemních dokumentů a dokumentů, které nenalezneme v záložkách agendy Dokumenty. Uživatel zde má k dispozici množství "dotahovaných" i editovatelných polí.
Kde vystavit zaměstnanci potvrzení pro ÚP, OSVČ, soud...?
Menu: PIS – Potvrzení
K těmto účelům slouží právě záložka 'Potvrzení', která sdružuje řadu potvrzení.
Změna pracovní smlouvy
Menu: PIS – Dokumenty – Dokumenty – záložka Pracovní smlouva
Ke správnému dotahování data pracovní smlouvy do změny pracovní smlouvy je třeba v záložce 'Pracovní místo' (Evidence – Pracovní poměry) vyplnit pole 'Datum pracovní smlouvy' datem vystavení pracovní smlouvy.
Více viz. příručka: Pracovní smlouva
Budoucí změny
Vliv budoucích změn na dokumenty. Při vzniku nového dokumentu 'platový výměr' nebo 'změna pracovní smlouvy' jsou kontrolovány případné budoucí změny údajů, které do těchto dokumentů vstupují.
Funkčnost je závislá na nastavení rozšiřujícího parametru 'Dok_BudZmeny' ve skupině 10, kterým lze ovlivnit jak "nové" budoucí změny mají do zmiňovaných dokumentů vstupovat automaticky a jak "nové" budoucí změny mají vstupovat na dotaz.
