M - Popisy pracovních míst
Které číselníky je třeba naplnit při rozběhu modulu?
Klíčovým krokem je spuštění jednorázové funkce č. 25 (Systém - Jednorázové funkce -položka: 25 – tlačítko: Spustit vybranou funkci), která naplní dva nejdůležitější číselníky standardními hodnotami vyžadovanými systémem. Jedná se o ‚číselník vlastností‘, kterými se místa popisují a ‚číselník skupin vlastností‘ pro jejich logické zatřídění. Tyto číselníky je možné rozšiřovat, ne však měnit systémově naplněné hodnoty, protože se na ně odkazují jiné moduly. Další číselníky používané v tomto modulu slouží jako nabídky pro vyplňování hodnot, popisujících pracovní místa. Nachází se v ‚číselnících pro modul pracovních míst‘ (PIS – Popisy prac.míst - …), nebo u modulů jsou dané vlastnosti pracovních míst propojeny, např. ‚Pracovní pomůcky‘.
K čemu slouží číselník vlastností?
| Tento pro modul nejdůležitější číselník slouží pro definování, které vlastnosti (údaje) budou evidovány pro pracovní místa. Číselník standardně obsahuje množinu asi 70 vlastností, které jsou zadány výrobcem. S těmito vlastnostmi počítají jiné moduly aplikace, které se na ně odkazují, a proto je uživatelé nemohou měnit. Nic jim však nebrání přidat si do tohoto číselníku libovolnou položku, kterou chtějí místo popisovat. Vlastnosti jsou v číselníku zařazeny do skupin pro větší přehlednost, toto zařazení lze také změnit. Na skupiny vlastností lze přidělovat přístupová práva, což umožní oddělené prohlížení a zadávání dat (např. uživatel, který má na starosti pracovní pomůcky, uvidí pouze tuto část popisu). |
Jak založit novou vlastnost?
Menu: PIS – Popisy pracovních míst – Číselník vlastností
Vložení nové vlastnosti můžete provést buď stiskem tlačítka v nástrojové liště, volbou z menu Údaje – Vložit nový záznam nebo stiskem Hot-key CTRL-W.
Následně zobrazené okno obsahuje tyto údaje:
Název vlastnosti – Volitelný název. I u vlastností tzv. systémových je možno měnit název, ovšem pozor na to, aby vypovídající charakter zůstal zachován i po změně názvu.
Bitmapa – Slouží pro rychlou orientaci, obrázek ze souboru BMP.
Typ – Není možné měnit, indikuje, zda je vlastnost přidaná uživatelsky nebo ne (S – systémová, U – uživatelská)
Datový typ – Datovým typem je definována množina přípustných hodnot pro hodnotu vlastnosti; kontrola proběhne při zadávání hodnoty v popisu pracovního místa. Tak například pro vlastnost „počet pracovníků“ je vhodná hodnota číselná, pro vlastnost „vypracoval dne“ hodnota datumová a pro vlastnost „popis činnosti“ je to nějaký souvislý text. Výběr z množiny <datum, číslo, text , textové pole>. Text může mít pouze 50 znaků, pro větší texty je určeno textové pole. Tuto položku neměnit pokud už je aspoň jednou použita v popisu pracovních míst.
Opakování – Pokud zde zadáte ‚Ano‘ , znamená to že vlastnost můžete přidělit pracovnímu místu vícekrát. Pokud zadáte ‚Ne‘ , bude mít místo v kterýkoliv zvolený den pouze jednu tuto vlastnost. Např. ‚Ano‘ má vlastnost ‚osvědčení‘ – po zaměstnanci na pracovním místě požadujeme více různých osvědčení (školení), hodnotu ‚Ne‘ má např. vlastnost ‚Počet pracovníků na pracovním místě‘.
Ze seznamu – využívá se tehdy, pokud se má hodnota vlastnosti vybírat z určité množiny hodnot – z číselníku. Zde se zadá název číselníku, ze kterého se budou nabízet hodnoty (pokud bude zákazník chtít propojit vlastnost z číselníkem, je nutné kontaktovat výrobce, aby vám sdělil název objektu prezentující požadovaný číselník).
Argument – Závisí na předchozí položce
Datový sloupec – Závisí na položce ‚Ze seznamu‘ , znázorňuje, který sloupec z číselníku je skutečně uložen v databázi
Zobrazený sloupec – Zde se zadá, který sloupec z číselníku se má zobrazovat v popisu pracovního místa, protože to může být jiný než datový sloupec. Obvyklá volba je např. „číslo“, „text“, nebo „číslo a text“. Např. u vlastnosti „středisko“ lze volit: číslo; název; celý název; číslo divize; číslo skupiny středisek.
Sloupec tištěný v sestavě – obdoba předchozí volby „zobrazený sloupec“ ovšem s tím rozdílem, že hodnota bude použita pro tištěnou sestavu
Filtr – obvykle nevyplněno; slouží pro speciální případy. Jen tehdy, pokud je vlastnost „číselníková“, pak se tímto filtrem dá zúžit množina hodnot, která bude nabízena (tzn. nebudou nabízeny všechny hodnoty z číselníku, ale jen vybrané tímto filtrem). Filtrovací podmínka se zapisuje syntaxí stejnou jako v klasickém filtru (v horním poli).
Třídění - nabízí se u vlastností číselníkového typu. Uvádí se název sloupce (viz též hodnoty v poli „Zobrazený sloupec“) pak mezera a poté písmeno A nebo D značící vzestupné třídění (ascending) nebo sestupné (descending). Např. u vlastností lékařských prohlídek – cislo A – v případě zadávání hodnoty lékařské prohlídky bude uživatel vybírat ze seznamu lékařských prohlídek setříděného dle čísla lék.prohlídky.
Skupina vlastností – Volba, do které skupiny má být vlastnost zařazena
Základní vlastnost – Pokud je zadáno ‚Ano‘ , pak je každému novému pracovnímu místu tato vlastnost automaticky přiřazena, ovšem bez hodnoty.
Výchozí pro propojení – má hodnotu „Ano“ u výchozí vlastnosti, která je propojena s další vlastností. Např. „jazyková znalost“ – výchozí vlastnost, „stupeň jazykové znalosti“ – návazná vlastnost. Pokud se pro ně rozhodnete, budete muset v popisu pracovního místa vyplnit obě vlastnosti s hodnotami.
Propojit s vlastností – název nadřazené vlastnosti – viz pole „výchozí pro propojení“
Zobrazit v zúžené sestavě – zatrhávací pole; tímto je řečeno, zda se vlastnost (a hodnota) má či nemá zobrazit v jedné variantě sestavy Popisu pracovního místa (tzv. zúžená sestava).
Při změně prac.místa v poměru provést - Pokud bude změněno pracovní místo zaměstnance v agendě Pracovní poměr nebo bude novému zaměstnanci zadáno pracovní místo, dojde také ke změně hodnoty této vlastnosti tak, že bude přebrána hodnota z popisu pracovního místa. Možné hodnoty jsou:
- nic-žádná vazba na položku
- zobrazit dotaz na změnu položky
- změna položky s povolením editace
- změna položky-pevná vazba
Toto je možno nastavit jen u vybraných vlastností:
- 1-středisko
- 3-tarifní třída
- 5-KZAM
- 6-pracovní kategorie
- 42-typ mzdy
- 93-skupina pracujících
- 96 –rozpočtová kategorie
- 97-výkaz
Založení nového pracovního místa
Menu: PIS – Popisy pracovních míst – Pracovní místa
|
V tomto okně zvolte první záložku ‚Pracovní místa‘.
Použijte volbu ‚Vložit‘ v nástrojové liště. Program sám nabídne první volné číslo, které ovšem můžete změnit. Vyplňte název místa, případně položku ‚Platí od‘, pokud znáte datum vzniku místa. Jestliže si přejete, aby toto místo vždy dědilo své vlastnosti z jiného místa či šablony, vyplňte položku ‚Předek vlastností‘. Teď již můžete nový záznam uložit volbou v nástrojové liště ‚Uložit‘. |
K čemu slouží šablona pracovního místa?
|
Šablona pracovního místa slouží k vytvoření kompletního popisu pracovního místa, aniž by vzniklo skutečné nové místo. Takovou šablonu s již naplněným popisem je možné využít k dědění vlastností, nebo k překopírování kompletního popisu na jiné místo. Šablona tedy představuje falešné pracovní místo. |
Jak vytvořit popis nového pracovního místa nebo šablony?
- V okně ‚Popisy pracovních míst‘ zvolíte druhou záložku ‚Popis místa‘, která slouží k zadávání a veškeré údržbě popisů všech pracovních míst.
- V levé části okna vyberete pracovní místo, u kterého hodláte zadávat popis.
- V prostřední šedé části by měla být vybrána první ikona určující skupinu vlastností.
- Nyní vyberte volbu menu ‚Vložit nový záznam‘. Zobrazí se formulář pro zadávání jednotlivých vlastností popisu pracovního místa.
- Nejdříve vyberte vlastnost, kterou chcete místu přiřadit a potom zadejte jeho hodnotu. Pokud je položka ‚Hodnota‘ vybírána z číselníku a ten je prázdný, je nutné číselník otevřít a požadovanou hodnotu do něj vložit.
- Teď je možné zadat případné časové omezení platnosti hodnoty a celou takto vyplněnou vlastnost standardně uložit.
Pro každou další vlastnost opakujte postup od kroku ‚Vložit nový záznam‘ po krok uložení. Tímto způsobem jste vyplnili vlastnosti pracovního místa z jedné skupiny. Dále v prostřední tmavě šedé části okna zvolíte další skupinu vlastností a opět opakujete postup vložení jednotlivých vlastností. To opakujete pro všechny používané skupiny vlastností, až budete mít vyplněný celý popis pracovního místa.
Jak změnit popis pracovního místa?
- V okně ‚Popis pracovního místa‘ vyberete nejprve v levé části pracovní místo, kterému hodláte měnit popis.
- Přejděte na záložku ‚Popis prac.místa‘.
- V prostřední tmavě šedé části okna vyberte skupinu vlastností obsahující vlastnost, kterou hodláte měnit.
Pokud budete měnit více vlastností, je nutné dané skupiny vlastností postupně projít. Aplikace se nachází ve stavu, kdy jsou v pravé části zobrazeny všechny vlastnosti z jedné zvolené skupiny.
Pokud hodláte změnit jednu vlastnost a není pro vás podstatná historie popisu pracovního místa, můžete danou vlastnost standardně editovat.
Pokud vás však historie popisu zajímá, je nutné nejprve měnící se vlastnost editovat tak, že jí vyplníte položku ‚Platí do‘ a uložíte. Následně je třeba zvolit z menu ‚Vložit nový záznam‘ a vyplnit do položky ‚Vlastnost‘ tutéž vlastnost, kterou jste právě editovali. Zadejte jí novou hodnotu a položku ‚Platí od‘ naplňte tak, aby se časově nepřekrývala s minulou hodnotou, a uložte.
Pokud je vlastnost v čase opakovatelná (např. osvědčení), je pochopitelně možné, aby se časově překrývala. U těchto vlastností je jen nutné, aby měly správně vyplňovánu časovou platnost pro zachování správnosti historie popisu místa.
Pokud se mění popis pracovního místa přidáváním nové vlastnosti, je důležité nezapomenout vyplnit platnost od, abyste ji nezadali neomezeně, což by způsobilo, že při zjišťování popisu místa k staršímu datu by místo obsahovalo i tuto vlastnost, což by byla chyba. Obdobně platí, že vlastnost, která se úplně ruší, se nemaže, ale také se jí pouze vyplní konec platnosti.
Postup při zrušení pracovního místa
Pokud bylo nebo bude zrušeno ve vaší společnosti některé z pracovních míst, nevymažte jej z číselníku pracovních míst. V takovém případě v okně ‚Popis pracovního místa‘ vyberte první záložku ‚Pracovní místo‘ a toto volbou menu ‚Opravit záznam‘ standardně zeditujte. V editačním režimu pak pouze vyplňte rušenému místu položku ‚Platí do‘ a uložte provedenou změnu.
Dědění vlastností a jeho užití
Dědění vlastností pracovních míst slouží ke zjednodušení tvorby a údržby popisů takových pracovních míst, která mají stejný, nebo velmi podobný popis. Je to využitelné zejména u podniků, kde jsou pracovní místa evidována pro každé jednotlivé pracoviště (židli), což následně znamená mít velké množství úplně, či téměř shodných popisů.
Princip spočívá v tom, že se u jednoho místa, nebo i šablony pracovního místa („falešného“ pracovního místa), vytvoří kompletní popis. U dalších pracovních míst se zadá, že jejich předkem pro dědění vlastností je právě toto kompletně popsané místo. Tím získají všechna takto definovaná místa stejný popis, jako jejich předek. Dále je možné editováním jednotlivých vlastností u těchto míst změnit určité části popisu tím, že je u dané vlastnosti potlačeno její načítání z předka a vlastnost je naplněna vlastní specifickou hodnotou. Všechny zbývající hodnoty vlastností jsou nadále čerpány z předka, změna v něm se projeví ve všech potomcích a udržování popisu je pak jednodušší.
K čemu slouží kopírování a kde ho najdu?
Menu: PIS – Popisy pracovních míst – Pracovní místa – záložka Pomůcky k editaci popisů
|
Slouží pro přenos již naplněných vlastností mezi pracovními místy a to:
U místa, ze kterého kopírujeme je nutné nejdříve zapamatovat tyto vlastnosti pomocí tlačítka 'Zapamatovat místo jako zdroj pro kopírování vlastností'. Poté klikneme na požadované pracovní místo, u něhož chceme vložit zapamatované vlastnosti a v záložce Kopírování tentokrát klikneme na tlačítko 'Vlož kopírované vlastnosti'. |
Hromadné změny vlastností
Menu: PIS – Popisy pracovních míst – Hromadné změny vlastností
Tato funkce umožňuje hromadný zápis zvolených vlastností do zvolených pracovních míst a je rozdělena do dvou částí, které se přepínají pomocí tlačítek v horní části okna:
1 místo – x vlastností
k vybranému místu jsou zobrazeny vybrané vlastnosti, které je možno měnit k určitému datu
x vlastností – 1 místo
je možno vybrat více míst, kterým je možno v druhé záložce přidat opakovatelnou vlastnost nebo ve třetí záložce neopakovatelnou vlastnost.
Tady platí, že pokud bude měněna vlastnost "Bez časového omezení", budou staré hodnoty smazány (i pokud byly děděny) a nahrazeny novou hodnotou.
Pokud bude vlastnost měněna k nějakému datu, bude proveden následující postup akcí:
- současně platná hodnota časově ukončena k datu -1 den.
- budou smazány hodnoty dané vlastnosti, které teprve budou platit, nebo je hodnota vlastnosti zděděna.
- bude vložena nová hodnota s platností od zadaného data.
POZOR u opakovatelných vlastností při špatném zadání musíte pak ručně u každého pracovního místa individuálně smazat každou takto zadanou vlastnost - (opakované zadání, zadáno více pracovních míst nebo také špatná vlastnost).
Lze přidělit práva na skupinu vlastností a jak?
Ano, v okně pro přidělování přístupových práv pro tento účel existují zvláštní práva s názvem ‚ZVLÁŠTNÍ; Popisy PM; Přístup na sk.vlastností 1:opravy‘ až ‚ZVLÁŠTNÍ;Popisy PM;Přístup na sk.vlastností 21:opravy‘, pro povolení editace vlastností v definovaných skupinách vlastností. Pokud by daný uživatel měl pouze možnost prohlížet zadanou skupinu vlastností, měl by mít přiděleny příslušné akce, které se nazývají ‚ZVLÁŠTNÍ;Popisy PM;Přístup na sk.vlastností 1: prohlížení‘ až ‚ZVLÁŠTNÍ;Popisy PM;Přístup na sk.vlastností 21 :prohlížení‘.
Jak vytvořit sestavu popisu pracovního místa vhodnou pro předání zaměstnanci?
V okně pro tvorbu popisů pracovních míst se nachází třetí záložka s názvem ‚Sestava‘. Slouží k přehledu všech vlastností ze všech skupin. V této záložce je ovšem také tlačítko ‚Zákaznická sestava‘, které otevře samostatné okno se speciální grafickou podobou popisu pracovního místa. Někteří naši zákazníci zde mají sestavu vytvořenou přesně podle jimi předložené specifikace, ostatní námi definovaný standard. Do této sestavy je navíc možné vložit příjmení, jméno a osobní číslo zaměstnanců, kteří jsou momentálně na tomto místě zařazeni. Takto vytvořenou sestavu je možné předat zaměstnanci.
Jak rychle zjistit, kdo na daném místě pracuje, pracoval, nebo se o ně uchází?
Tato informace je snadno dostupná v okně pro tvorbu popisu pracovních míst pod záložkami ‚Zaměstnanci‘ a ‚Uchazeči‘.
Jak získat seznam zaměstnanců, kteří mají např. konkrétní požadovaný stupeň vzdělání?
Tento údaj lze získat ze sestavy ‚Pracovní místa dle dané vlastnosti‘, která se nachází v okně pod volbou menu: ‚PIS - Popisy pracovních míst - Sestavy‘ a záložkou ‚Prac.místa podle vlastnosti‘. Zde je možné najít pracovní místa včetně obsazení podle hodnoty libovolné vlastnosti, kromě vlastností typu textové pole.
Jaké informace z modulu ‚Popisy pracovních míst‘ čerpají jiné moduly PIS?
Tento modul je podstatným zdrojem informací pro moduly ‚Vzdělávání‘, ‚Lékařská evidence‘, ‚Hodnocení zaměstnanců‘, ‚Pracovní pomůcky‘, ‚Plánování kariéry‘, ‚Systemizace‘ a také pro ‚Pracovní poměry‘.
- ‚Vzdělávání‘ odtud čerpá hlavně požadovaná osvědčení, pro přehled dosaženého vzdělání také požadovaný stupeň vzdělání, skupinu oborů a praxi.
- ‚Lékařská evidence‘ se do tohoto modulu odkazuje na požadované vstupní, výstupní a ostatní (periodické) prohlídky a také na výčet rizikových faktorů.
- ‚Hodnocení zaměstnanců‘ odtud bere kritéria hodnocení a jejich váhy, ale také osobní vlastnosti a dovednosti.
- Agenda ‚Pracovních pomůcek‘ zase přebírá kompletní definici, které pomůcky, s jakou periodou a v jakém množství patří k danému místu.
- ‚Plánování kariéry‘ čerpá požadavky na kvalifikaci pro možnost srovnání dvou či více míst, za účelem zjištění, na kterých místech je nejlépe vyhledávat následníky.
- ‚Systemizace‘ z tohoto modulu čerpá nejvíce informací. V prvé řadě jsou to definované počty zaměstnanců, středisko, případně organizační jednotka – pokud není prezentována celým systemizačním stromem. Další údaje jsou čerpány do schematického zobrazení systemizačního stromu, ovšem největší množství požadavků se načítá při vyhledávání vhodného pracovníka na zvolené pracovní místo. Konkrétně jde o stupeň a skupinu oborů vzdělání, praxi, požadovaná osvědčení, jazykové znalosti a praktické zkušenosti. Z modulu ‚Popis pracovního místa‘ se navíc čerpají také informace do množství společných i zákaznických sestav nebo do agendy ‚Pracovních poměrů‘.
