Zálohy (služební cesta)
Úvod
Tato stránka popisuje zálohy na služební cestu v aplikaci KS portál.
Zažádání o zálohu
V 1. kroku (při vytváření požadavku) je většinou tabulka záloh již rovnou v editačním režimu. Lze zadat více záloh v různých měnách.
- Částka - výše zálohy
- Měna - kód měny
- Účel - pro jaký účel je záloha požadována (výběr z číselníku Druhy cestovních náhrad)
- Požádal - kdo požádal a kdy (vyplní se automaticky při uložení)
- Způsob vyplacení - požadovaný způsob vyplacení (výběr z číselníku Způsob platby)
Schválení zálohy
Schválení zálohy většinou provádí vedoucí spolu s povolením cesty, tj. stavem "Povoleno se zálohou", zálohu zamítá stavem "Povoleno bez zálohy". Před povolením může výši zálohy upravit.
- Schválil - kdo schválil a kdy(vyplní se až ve chvíli, kdy vedoucí povolí cestu)
Vyplacení zálohy
Datum vyplacení zálohy není v aplikaci KS portál editační, u účetní/pokladní se předpokládá, že pracuje spíše s aplikací KS mzdy, ale i v aplikaci KS portál lze vyplacení zálohy provést a to takto:
1) ve sloupci Způsob vyplacení vyberte Hotově nebo "Bank. přev. z fir. účtu",
2) ve sloupci Číslo dokladu můžete zadat číslo dokladu
3) v dolní části stránky vedle "Změnit stav na" vyberte "Záloha vyplacena" a klikněte na tlačítko Uložit, do sloupce Vyplatil se automaticky zapíše dnešní datum a vaše jméno. Pokud je nutné zadat jiný datum vyplacení než dnešní, je nutné položky vyplnit v desktopové aplikace KS mzdy v agendě Cestovní příkazy/Zálohy.
Změnou nastavení workflow může být krok "Vyplacení zálohy" vynechán a pracovník vyplácející zálohy může být pouze notifikován o povolení cesty a zadává pouze datum vyplacení v KS mzdy. Je ale vhodnější krok ponechat, protože podle workflow kroku/stavu vidíte přímo v seznamu služebních cest či požadavků, že některé SC čekají na vyplacení zálohy.
Pravidla pro editaci (v 2. a dalším kroku)
Přepnout zálohy do editačního režimu přes tlačítko Editovat může pouze zaměstnanec, jehož aplikační role má právo na akci "Zaměstnanec;Služební cesty;Editace záloh, průběhu, stravného, výdajů" a zároveň má jeho workflow role (žadatel/řešitel/správce/ostatní) povolenu editaci záloh pro aktuální krok workflow. Po přepnutí do editace se dále pro editaci jednotlivých řádků záloh, aby mohl nadřízený či účetní upravit výši zálohy, uplatňují následující pravidla:
- Neschválená a nevyplacená záloha - ostatní (kteří mají přístup) mohou editovat; vydavatel může editovat jen svoje zadané.
- Schválená a nevyplacená záloha - ostatní mohou editovat; vydavatel nemůže editovat (pokud je vydavatel zároveň tím, kdo zálohu schválil, pak editovat může).
- Vyplacená záloha - může editovat ten, kdo ji vyplatil.
