Zálohy (služební cesta)
Zažádání o zálohu
V 1. kroku (při vytváření požadavku) je většinou tabulka záloh již rovnou v editačním režimu. Lze zadat více záloh v různých měnách.
- Částka - výše zálohy
- Měna - kód měny
- Účel - pro jaký účel je záloha požadována (výběr z číselníku Druhy cestovních náhrad)
- Požádal - kdo požádal a kdy (vyplní se automaticky při uložení)
- Způsob vyplacení - požadovaný způsob vyplacení (výběr z číselníku Způsob platby)
Schválení zálohy
Schválení zálohy většinou provádí vedoucí spolu s povolením cesty, tj. stavem "Povoleno se zálohou", zálohu zamítá stavem "Povoleno bez zálohy". Před povolením může výši zálohy upravit.
- Schválil - kdo schválil a kdy(vyplní se až ve chvíli, kdy vedoucí povolí cestu)
Vyplacení zálohy
Postup záleží na nastavení workflow, jsou 2 konfigurace:
1. Pokud je pro vyplacení zálohy mezi krokem "Povolení cesty" a "Zpráva o výsledku SC" ještě krok "Vyplacení zálohy", v tom případě nemusí pracovník vyplácející zálohy vyplňovat datum vyplacení, protože se datum vyplní automaticky po uložení stavu "Záloha vyplacena"
2. Pokud pro vyplacení zálohy není samostatný krok a pracovník vyplácející zálohy je pouze notifikován, vyplňuje datum vyplacení ručně v KS mzdy
V případě vyplácení na účet zaměstnance (z fir. bank. účtu) přes agendu Hromadný příkaz pro SC nevyplňujte datum vyplacení ani nenastavujte stav "záloha vyplacena"!!! Hromadný příkaz načítá pouze zálohy s nevyplněným datem vyplacení!!!
- Vyplatil - kdo vyplatil a kdy (vyplní se až ve chvíli, kdy pověřená osoba vyplatí zálohu)
- Číslo dokladu - pokladní může zadat číslo dokladu
Pravidla pro editaci (v 2. a dalším kroku)
Přepnout zálohy do editačního režimu přes tlačítko Editovat může pouze zaměstnanec, jehož aplikační role má právo na akci "Zaměstnanec;Služební cesty;Editace záloh, průběhu, stravného, výdajů" a zároveň má jeho workflow role (žadatel/řešitel/správce/ostatní) povolenu editaci záloh pro aktuální krok workflow. Po přepnutí do editace se dále pro editaci jednotlivých řádků záloh, aby mohl nadřízený či účetní upravit výši zálohy, uplatňují následující pravidla:
- Neschválená a nevyplacená záloha - ostatní (kteří mají přístup) mohou editovat; vydavatel může editovat jen svoje zadané.
- Schválená a nevyplacená záloha - ostatní mohou editovat; vydavatel nemůže editovat (pokud je vydavatel zároveň tím, kdo zálohu schválil, pak editovat může).
- Vyplacená záloha - může editovat ten, kdo ji vyplatil.
