Registr pojištěnců ČSSZ

Menu: Sestavy > Odvody > Registr pojištěnců ČSSZ-ONZ

Hlášení pro registr pojištěnců ČSSZ
Podle zákona č.424/2003 Sb., který nově zavedl tzv. institut registru pojištěnců spravovaný Českou správou sociálního zabezpečení, jsou organizace povinny od 1.7.2005 zasílat průběžně hlášení změn do tohoto registru.

Funkčnost

Menu: Sestavy/Odvody/Registr pojištěnců ČSSZ-změny Okno dává tyto možnosti:
1) vyhledat všechny pracovní poměry zaměstnanců, které zakládají účast na důchodovém pojištění a v tomto seznamu si zaznamenávat, zda již byly ohlášeny změny pro registr
2) vystavit formulář hlášení změny, případně i ručně upravit jeho obsah a tento vytisknout nebo z něj vytvořit tzv. "datovou větu" ve formátu XML pro elektronický přenos - Elektronická komunikace.

Ovládání

• Zvolte období
• Vyberte volbu s nástupem/s výstupem/se změnami - možno současně přihlášky a odhlášky
• Načtěte seznam
• Zkontrolujte zatrhávací pole vpravo u záznamů (zatržené znamená, že již byl vytvořen dokument; pokud jej chcete znovu vytvořit, musíte pole odtrhnout)
• Vyberte jeden nebo více řádků (více řádků vyberete pomocí Shift a myši nebo Ctrl a myši)
• Přejděte do druhé záložky
• Vytvořte jeden dokument nebo více dokumentů (Hromadné hlášení) nebo soubor .xml.

Seznam pojištěnců

Načítají se

• zvlášť se načítá každý pracovní poměr, který zakládá účast na důchodovém pojištění
• vybírají se jen ty pracovní poměry, které splňují podmínky: datum začátku pracovního poměru je menší nebo roven poslednímu dnu nastaveného období do a datum ukončení je větší nebo roven prvnímu dnu období od (nebo není vyplněn).
• Změny od 1.1.2012. Pokud jsou od 1.1.2012 nalezeny DPP se započitatelným příjmem nad hranicí (pro rok 2012 je to 10000), pak lze tyto zaměstnance přihlašovat, odhlašovat, oznamovat změny.

Příjmy z více souběžných DPP se sčítají, příjmy po skončené DPP se přičítají k období jejího skončení. Ohlašování lze provádět zpětně - sledované období je 6 měsíců, ale nejdříve od 1.1.2012. Není přitom rozlišováno, zda se jedná o DPP vlastního nebo cizího zaměstnance. Příklad. Zaměstnanec na DPP zahájí prac.poměr 2.1.2012. V lednu 2012 má příjem do hranice rozhodného příjmu - přihláška nebude vygenerována. V únoru 2012 má příjem nad hranicí rozhodného příjmu - přihláška bude vygenerována. Odhláška bude vygenerována, pokud bude mít zaměstnanec vyplněn datum ukončení pracovního poměru, přičemž se předpokládá, že předtím byla vytvořena příhláška. Pokud je ve stejném měsíci přihlášen i odhlášen, může vzniknout jen jeden dokument s uvedením obou datumů.

Nenačítají se

• zaměstnanci, kteří nemají účast na sociálním pojištění, tj. ti, kteří mají v agendě "Evidence zaměstnanců", záložce "Mzdové údaje" zatrženo pole „Potlačit výpočet soc.poj“
• zaměstnanci, kterým není počítána mzdy/plat (Evidence zaměstnanců/Mzdové údaje, výplatní středisko = nepočítané výplatní středisko, standardně -1).
• pro legislativu do r. 2011 platilo, že se nenačítaly pracovní poměry, které nezakládají účast na důchodovém pojištění (druh pracovního poměru "DPP-vlastní" nebo "DPP-cizí")
  

Pro vyhledání zaměstnanců pro účely hlášení změn je k dispozici nastavení režimů „Jen zaměstnanci s nástupem“, „Jen zaměstnanci s výstupem“ nebo „Jen zaměstnanci se změnami“. Zpracování hlášení je možné provádět i pro první dva režimy současně – třetí režim však musí být vždy proběhnout odděleně.

Datum nástupu

• Datum zahájení pracovního poměru nebo
• Datum skutečného nástupu (pokud je vyplněno)

Indikace

Poslední sloupce v sestavě MO 010 jsou určeny k indikaci odeslaného hlášení do registru pojištěnců. Označení probíhá automaticky při tisku formuláře hlášení nebo při ukládání souboru XML. Uživatel ale může tuto indikaci měnit. Pokud např. provedl hlášení jiným způsobem, indikaci si doplní. Když se naopak nezdaří přenos dat a je potřeba vytvořit data znovu, uživatel zruší indikaci a postup se může opakovat.

Hromadná změna indikace

Pokud chcete změnit indikaci u více načtených řádků najednou, postupujte následovně.
1/ Vyberte si více požadovaných řádků (pomocí Ctrl+myš nebo Shift+myš).
2/ Klikněte na tlačítko "Změnit indikaci" (vpravo nahoře). Tím se provede buď "odtržení" nebo "zatržení" všech označených záznamů (střídavá změna při klikání na tlačítko).

DPČ

• ONZ_DPC_ihned (sk.11)

Výkon trestu

• VYKON_TRESTU (sk.3)

Jen vystaveno k

Možnost načítat podle datumu vystavení přihlášky nebo odhlášky představuje zaškrtávací políčko "jen vystaveno k" s vedle zobrazeným rozbalovacím seznamem vyhledaných datumů a časů vzniku souboru (nebo tisku formulářů). S takto zapnutým režimem proběhne načtení sestavy tak, že zdrojem dat je archiv odeslání. Uživatelé tento režim mohou využívat pro opakovaná odesílání souborů, které neprošly kontrolou na straně ČSSZ.

Data o odeslání (os.číslo, číslo poměru, druh výkazu, datum a čas) se ukládají do tabulky: prac_pom_po.

Jen zaměstnanci se změnami

Načítají se mj. údaje o změnách z archívu spadajících do uvedeného období. Je tedy potřeba dávat pozor na nastavení volby od-do.

Příklad. Pro období od července 2016 začal zaměstnanec pobírat důchod. Aktuální období pro zpracování je červenec 2016, ale zápis byl proveden až 2.8.2016. Pro zachycení této změny je potřeba mít navoleno období od: červenec 2016 - do: srpen 2016.

Hlášení změny

Teprve po načtení sestavy MO 010 se povolí použití záložky „Hlášení změny“. Je nutno mít vybraný jeden záznam (jednoho zaměstnance) nebo více záznamů pro hromadné hlášení změny (označení více záznamů probíhá obvyklými Windows prostředky, Ctrl a myš nebo první řádek, Shift a poslední řádek).

Vytváření hromadného seznamu po divizích, pobočkách Pokud je přístup k povoleným organizačním jednotkám řešen pomocí nastavení přístupových práv podle středisek, pak se uživateli zpřístupní vždy jen povolená os.čísla a jen pro ně je schopen vytvářet hrom.seznam. Jestliže má uživatel přístup na všechna os.čísla a potřebuje sestavit hromadný seznam jen pro část zaměstnanců, může využívat filtrace. Pokud se seznamem pracuje více uživatelů, je nutné, aby vždy pozorně přihlíželi i k nastavené indikaci o odeslané přihlášce/odhlášce.

Hlášení změny

• Hromadné hlášení

Tlačítko se zpřístupní jen tehdy, pokud byly v první záložce vybrány volby "jen zaměstnanci s nástupem" a/nebo "jen zaměstnanci s výstupem a současně bylo vybráno více řádků. Po stisku tlačítka v této záložce se vygeneruje formulář pro více než jednoho zaměstnance a zároveň se níže zpřístupní do té doby neviditelná tlačítka "<" a ">", která slouží pro listování mezi formuláři.

• Soubor XML

Nejprve je potřeba nastavit "cílový soubor" a to prostřednictvím tlačítka "...". Určíte si tedy cestu a název souboru; přípona souboru bude .xml.

Poté je možno stisknout tlačítko:
- pokud existuje nastavený cílový soubor a je již ukončen, zobrazuje se dotaz k jeho přepsání a je nově doplněna informace, že v souboru je potřeba smazat řádek </PRIHL>, pokud se k němu má nový záznam doplnit (toto smazání lze provést po otevření v textovém editoru - např. NOTEPAD)
- pokud existuje cílový soubor a není ukončen, automaticky se doplní nový záznam na jeho konec.
- po skončení zápisu je zobrazen dotaz, zda má být soubor XML uzavřen (tzn. zakončen řádkem </PRIHL>).

Takto je možno slučovat libovolný počet hlášení změn do jediného souboru. Mohou být kombinovány všechny druhy změn. Ovšem nezapomeňte, že soubor lze odeslat jedině tehdy, pokud je řádně ukončen (tj. řádkem "</PRIHL>")

Odesílání souboru - Elektronická komunikace.

• Vyplňované údaje
  • Kód OSSZ, Místně příslušná OSSZ, Název organizace, variabilní symbol, IČ - přebírají se ze základních parametrů
  • Druh činnosti - jako hlavní poměr je označován druh poměru 1, 2 nebo 3. Pořadové číslo poměru se zjišťuje z aktuálně platných poměrů zaměstnance (prochází se platné poměry podle datumu zahájení). Jako dohody se označí druhy poměrů 5, 7 a jejich pořadí se stanoví stejně.
  • Místo narození - Místo narození se přebírá z osobních údajů zaměstnance. Pokud se místo narození nachází v cizině, je nutno v osobních údajích doplnit i tento údaj (dvoumístný kód státu). V tiskopisu hlášení se pak objeví v poli údaj "místo XX", kde XX je 2místný kód státu.
  • Identifikace posledního (současného) cizozemského nositele pojištění - Tyto údaje se přebírají z agendy Evidence zaměstnanců/Mzdové údaje. Je potřeba je vyplnit v případech, kdy zaměstnanec nastoupil do prvního zaměstnání v ČR a předtím byl zaměstnán v cizině.
  • Ohlašování cizinců - Pokud zaměstnáváte cizince, je potřeba si zkontrolovat a doplnit dvoumístné kódy v číselníku státních příslušností. U cizinců, kteří mají trvalý pobyt v zahraničí, je potřeba mít v číselníku PSČ položku „00000“ (pojmenovanou např. „zahraničí“ nebo „bez psč“) a tuto v takových případech používat v jejich adrese trvalého bydliště (do adresy se pak automaticky vyplní místo psč údaj PostCode). V agendě „Osobní údaje“ je vhodné cizincům, kteří dosud nemají přiděleno platné RČ, vytvářet náhradní RČ tak, aby končilo „000“. Tak se zajistí, že se ve formuláři RČ nevyplní. Jestliže má zaměstnanec s RČ končícím nulami vyplněno evidenční číslo pojištěnce (EČP - agenda mzdových údajů), je RČ nahrazeno tímto údajem a je možné do generování souboru XML zahrnout i tohoto cizince. Cizince bez platného rodného čísla a bez EČP je potřeba přihlásit do registru na samostatném formuláři, který obdržíte na OSSZ.

Praktické poznámky

Je třeba respektovat zásadu, že jako první se provede přihlášení nově vzniklých poměrů. Generování hlášení změn je postaveno na předpokladu, že v databázi je již uložen záznam o přihlášení. Jeho datum je pak použito pro vyhledávání změn, které nastaly po přihlášení.

Výstupy, změny - neuvádí se IČ organizace a další údaje (pro tyto režimy platí jiná pravidla než pro přihlašování)

Zaměstnání malého rozsahu - Do automatického vyhledávání změn jsou zahrnuty i změny v nastavení indikace zaměstnání malého rozsahu (v agendě prac.poměru). DŮLEŽITÉ SDĚLENÍ (informace, kterou jsme obdrželi na náš dotaz z ústředí ČSSZ): jestliže je u zaměstnance zahájena DPČ s malým rozsahem, není na závadu vznik takového poměru hned oznámit prostřednictvím formuláře ONZ - takový postup je naopak doporučován, přestože podle oficiálního popisu je to povinností až poté, kdy se už nejedná o malý rozsah. Naše aplikace od samotného počátku nabízí uživateli vytvoření přihlášky bez ohledu na malý rozsah.

Rozšiřující informace od ČSSZ ke zpracování hlášení Aktuální a podrobné informace je možné vyhledat na internetových stránkách www.cssz.cz.

Starší verze

Starší verzi popisu naleznete zde.

Odkazy

• Registr pojištěnců ČSSZ - zaměstnání malého rozsahu
• Elektronická komunikace