Registr pojištěnců ČSSZ-ONZ

Hlášení pro registr pojištěnců ČSSZ

Podle zákona č.424/2003 Sb., který nově zavádí tzv.institut registru pojištěnců spravovaný Českou správou sociálního zabezpečení, jsou organizace povinny:

od 1.7.2005 zasílat průběžně hlášení změn do registru

do 31.7.2005 zaslat jednorázově tzv. hromadný seznam zaměstnanců jejichž účast na důchodovém pojištění vznikla před 1.7.2005 a trvá i po 30.6.2005

Výstup: Při odhlášce se neuvádí IČ organizace.

Zaměstnání malého rozsahu Do automatického vyhledávání změn byly nyní zahrnuty i změny v nastavení indikace zaměstnání malého rozsahu (v agendě prac.poměru). DŮLEŽITÉ SDĚLENÍ (informace, kterou jsme obdrželi na náš dotaz z ústředí ČSSZ):jestliže je u zaměstnance zahájena DPČ s malým rozsahem, není na závadu vznik takového poměru hned oznámit prostřednictvím formuláře ONZ - takový postup je naopak doporučován, přestože podle oficiálního popisu je to povinností až poté, kdy se už nejedná o malý rozsah. Naše aplikace od samotného počátku nabízí uživateli vytvoření přihlášky bez ohledu na malý rozsah.

Uživatelům aplikace MaP je proto od verze 1.74.0712 k dispozici nové okno otevírané volbou „Sestavy–Odvody-Registr pojištěnců ČSSZ-změny“, které dává tyto možnosti:

a) vyhledat všechny pracovní poměry zaměstnanců, které zakládají účast na důchodovém pojištění a v tomto seznamu si zaznamenávat, zda již byly ohlášeny změny pro registr

b) vystavit formulář hlášení změny, ručně upravit jeho obsah a tento vytisknout nebo z něj vytvořit tzv. „datovou větu“ pro elektronický přenos na portál veřejné správy (dále PVS).

c) vygenerovat soubor hromadného seznamu s datovými větami ve formátu CSV nebo XML, které lze předat elektronickým podáním buď přímo OSSZ nebo na PVS (tento se použije pouze jednorázově pro stávající zaměstnance)

Doplnění a kontrola číselníků

Je potřeba si zkontrolovat a doplnit dvoumístné kódy v číselníku státních příslušností (pozor zejména u kódů pro Ukrajinu a Velkou Británii, které jsou často zaměňovány)

Pokud zaměstnáváte cizince, kteří mají trvalý pobyt v zahraničí, je potřeba mít v číselníku PSČ položku „0“ (pojmenovanou např. „zahraničí“ nebo „bez psč“) a tuto v takových případech používat v jejich adrese trvalého bydliště.

Nové evidenční údaje pro účely generování změn pro registr

V agendě „Osobní údaje“ je doplněno vedle pole „Místo nar.“ ještě nové pole „stát“, do kterého je potřeba vyplnit kód státu (nabízí se dvoumístné kódy z číselníku státních příslušností). Vyplňuje se jen v případě, že se místo narození nachází v cizině (platí i pro Slovensko).

V agendě „Mzdové údaje“ jsou doplněny pole pro evidenci „Identifikace posledního cizozemského nositele pojištění“. Tyto je potřeba vyplnit v případech, kdy zaměstnanec ohlásí jen jediného nositele (pro hromadný seznam) nebo je to údaj z posledního zaměstnání (pro hlášení změny)

Jak se zjišťují některé údaje

Druh činnosti – jako hlavní poměr je označován druh poměru 1, 2 nebo 3. Pořadové číslo poměru se zjišťuje z aktuálně platných poměrů zaměstnance (prochází se platné poměry podle datumu zahájení). Jako dohody se označí druhy poměrů 5, 7 a jejich pořadí se stanoví stejně.

Předpokládaný měs.hrubý příjem – pokud je v evidenci prac.poměru uveden tarif = 0, pak i měs.příjem se vyplní nulový jinak se vyplní údaj „více jak 400.-„ (a v přenosovém souboru se uvádí 401)

Úvazek dní/hodin týdně – vyhledává se hod.úvazek v evidenci prac.poměru a násobí se pěti dny

Název organizace, variabilní symbol, IČ – vyhledávají se v základních parametrech a v nastavení, ktaré si ukládá aplikace při vystavování „přehledu o výši pojistného a vyplacených dávkách“. Pokud si uživatel tyto údaje změní, ukládají se k dalšímu použití v hlášení změn do registru pojištěnců lokálně na jeho PC. Toto uložení se provede v okamžiku zavírání tiskového náhledu.

Datum vstupu do zaměstnání – tato položka se automaticky vyplní jen tehdy, když začátek prac.poměru není starší než 30 dní před nastaveným obdobím (týká se jen hlášení změn – do hromadného seznamu se uvádí u všech zaměstnanců). Stejně tak se automaticky vyplňují všechny povinné údaje související s indikací přihlášky.

Datum ukončení zaměstnání – vyplní se jen tehdy, pokud spadá do nastaveného období, pro které se načítal seznam zaměstnanců - sestava MO 010 (týká se jen hlášení změn, do hrom.seznamu se tento údaj neuvádí).

Načítání seznamu zaměstnanců

Seznam zaměstnanců – sestava MO 010 se načítá tak, že je uváděn zvlášť každý pracovní poměr, který zakládá účast na důchodovém pojištění (tedy všechny pracovní poměry s výjimkou dohod o provedení práce). Výběr záznamů se provádí tak, že datum začátku pracovního poměru je menší nebo roven poslednímu dnu nastaveného období do a datum ukončení je větší nebo roven prvnímu dnu období od (nebo není vyplněn).

Pro vyhledání zaměstnanců pro účely hlášení změn je k dispozici nastavení režimů „Jen zaměstnanci s nástupem“, „Jen zaměstnanci s výstupem“, Do seznamu se pak načítají jen zaměstnanci, jejichž datum začátku nebo ukončení poměru spadá do nastaveného časového intervalu.

Pro hromadný seznam je potřeba použít režim „K datu 1.7.2005“, kdy se načítají zaměstnanci, jejichž účast na pojištění vznikla před 1.7.2005 a trvá i po 30.6.2005.

V načtené sestavě je možné vybírat do bloku libovolné řádky ke zpracování. Při vytváření hlášení změny se ale nastaví jen zaměstnanec, který byl v seznamu označen jako poslední. Při hromadném seznamu se zpracují všichni označení zaměstnanci.

NENAČÍTAJÍ se zaměstnanci, kteří nemají účast na sociálním pojištění, tj. ti, kteří mají v agendě Evidence zaměstnanců, záložce Mzdové údaje zatrženo pole „Potlačit výpočet soc.poj“.

Poslední sloupce seznamu jsou určeny k indikaci odeslaného hlášení do registru pojištěnců. Označují se automaticky při tisku formuláře hlášení změny nebo při ukládání souboru hromadného seznamu. Uživatel si je však může nastavovat i sám. Pokud např. vyplňuje formuláře jiným způsobem nebo se některý přenos nezdařil a je potřeba vytvořit formulář opakovaně, uživatel odtrhne indikaci o vytvoření formuláře a tento opětovně vytvoří.

Teprve po načtení sestavy MO 010 se povolí použití záložky „Hlášení změny“ nebo „Hromadný seznam“.

Průběžné vystavování změn

Pro zpracovávané období je potřeba si načíst seznam pojištěnců (při nastaveném režimu „Jen zam.s výstupem“ a „Jen zam.s nástupem“)– postupně se volí jednotlivé řádky seznamu a vytváří se hlášení změny. Kliknutím do záložky „Hlášení změny“ se aktuálně nastavený zaměstnanec zobrazuje v poli „Zaměstnanec“. Kliknutím na tlačítko „Vytvořit hlášení“ se zobrazí automaticky vyplněný formulář „Přihláška k nemocenskému pojištění – odhláška“. Tento je potřeba zkontrolovat a případně editovat ručním vstupem.

Systém automaticky označuje nastavení „přihláška“ nebo „odhláška“ podle toho , jaké údaje se vyplní v polích „Datum vstupu do zam.“ nebo „Datum ukončení zam.“. Uživatel si může přenastavit také na „změna“ nebo „oprava“. V takovém případě je potřeba dbát na správné vyplnění pole „Oprava údajů ze dne (změna ke dni)“ – viz návod k vyplňování. Při změně nastavení se automaticky promazávají údaje, které nemají být vyplňovány a není do nich povolován přístup (jedná se o tzv.dynamické povolení přístupu k některým polím).

Jakmile je formulář zkontrolován, je možné spustit jeho tisk nebo uložení do souboru *.XML. Pokud je v poli „Cílový soubor“ nastaven již dříve uložený soubor, systém se ptá, zda má provést jeho přepsání. Doporučujeme nastavovat název souboru tak, aby z něj bylo snadné lehce identifikovat zaměstnance (do názvu použít os.číslo nebo RČ).

Je důležité vzít na vědomí, že aplikace vytváří soubory odděleně pro jednotlivé zaměstnance. Důvodem pro to bylo usnadnit opakované vytváření souborů pro jednotlivé zaměstnance v případě jejich odmítnutí ze strany PVS. Jen v případě, že formulář nahlašuje současně přihlášku i odhlášku, se do jednoho souboru uloží dva záznamy. Vlastní odesílání na portál však doporučujeme provádět hromadně, kdy do jedné takové transakce uživatel zahrne celý seznam souborů XML. (Například aplikace „Portlink“ od NZ Servis to umožňuje.)

DOPORUČENÍ k umísťování souborů pro přenos:

je vhodné si pro každý den, kdy se provádí přenos, vytvořit na počítači nový adresář, v jehož názvu bude mj datum vytvoření a do něj pak umísťovat jednotlivé soubory. Do vlastního přenosu pak zahrnout všechny soubory takového adresáře.

Jak bylo již uvedeno dříve, aplikace si automaticky nastavuje indikaci vystavené přihlášky nebo odhlášky. Toto oznamuje uživateli při uzavírání tiskového náhledu nebo po uložení souboru XML. V seznamu pojištěnců je pak možné ručním vstupem tuto indikaci měnit (např. po odmítnutí souboru z PVS)

UPOZORNĚNÍ – PŘED PRVNÍM VYTVÁŘENÍM SOUBORU XML:

je potřeba si vyplnit pole „číslo okresu“. Toto naleznete v číselníku okresů na internetových stránkách ČSSZ nebo vám je sdělí vaše OSSZ.

Zkontrolujte si správnost variabilního symbolu a IČ v části 4. Pokud je opravíte, hodnoty se uloží na vašem počítači pro příští použití.

POZNÁMKY KE ZPRACOVÁNÍ CIZINCŮ:

V agendě „Osobní údaje“ je vhodné cizincům, kteří dosud nemají přiděleno platné RČ, vytvářet náhradní RČ tak, aby končilo „000“. Tak se zajistí, že se ve formuláři RČ nevyplní (formulář bez RČ je potřeba vytisknout a odeslat – nelze jej uložit jako soubor!)

V případě cizince, který má trvalý pobyt v zahraničí, je potřeba použít identifikaci stejně jako pro vystavení ELDP – kliknout na tlačítko „Použití adres“ a nastavit indikaci „zahraniční adresa“ a vyplnit kód státu. Pak je možné na konci názvu místa trvalého bydliště uvádět post code (oddělený mezerou, v rozsahu 6 – 11 znaků). V takovém případě se post code odděluje a umístí do samostatného pole formuláře (místo psč).

CIZINCI, KTERÉ NELZE ZAHRNOUT DO HROM.SEZNAMU:

Tyto případy, které nejčastěji vzniknou tím, že nemají platné rodné číslo, je potřeba přihlásit do registru na samostatném formuláři, který obdržíte na OSSZ – viz bod 2.3. Byla provedena úprava pro případ generování hlášení pro registr pojištěnců ČSSZ u zaměstnanců - cizinců. Jestliže má takový zaměstnanec zapsáno prozatimní RČ z 9 číslic, končící "000" a současně má vyplněno evidenční číslo pojištěnce, je RČ nahrazeno a je možné do generování souboru XML zahrnout i cizince.

Vytvoření hromadného seznamu

Podle zákona č. 424/2003 Sb. je organizace povinna předložit příslušné OSSZ seznam svých zaměstnanců v termínu do 31.7.2005. Toto lze provést několika způsoby (v bodě 2.3 je popsán i další způsob, který ČSSZ oficiálně neuvádí).

V aplikaci je potřeba si načíst seznam zaměstnanců pro registr pojištěnců s nastaveným režimem „K datu 1.7.2005“.

V něm si vyberete do bloku skupinu zaměstnanců a přejdete do záložky „Hromadný seznam“

Do pole „Cílový soubor“ je potřeba si nastavit cestu a název nového souboru a pak kliknout na některé z tlačítek pro generování. Každému zaměstnanci se načítají údaje stejným způsobem, jako když je automaticky vyplňován formulář pro hlášení změn. Pokud údaje projdou kontrolami, provede se dílčí zápis do souboru. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení, které uvádí os.číslo zaměstnance, zápis se pro něj neprovede a pokračuje se u dalšího zaměstnance. Průběžně se automaticky nastavuje indikace přihlášky u těch zaměstnanců, kteří mají záznam v souboru. (Tato indikace se uloží do databáze až při zavírání okna nebo volbou uložení změn nad zobrazenou sestavou MO 010)

SOUBOR XML – lze přenášet na PVS obdobně jako hlášení změn nebo uložit na datové médium a předat na OSSZ. Výstupní soubor je v kódování UTF-8, lze jej načítat různými sw (načtení, podepsání, zašifrování, odeslání na Portál Veřejné Správy), např. www.nzservis.cz nebo FormFiler od Software602.

SOUBOR CSV – je určen k předávání na OSSZ a požaduje se , aby k němu byl předáván i vytištěný seznam. Proto je potřeba všechny zaměstnance uložit do jediného souboru, který má název „organizace.csv“. Tento soubor je pak možné načíst do formuláře „PRIHL-O.doc“, který je stažen ze stránky www.cssz.cz/nemocenske/prihlasky/reseni.asp - odkaz „Šablony MS Office“. Z prostředí MS Word se pak seznam vytiskne (tisk se provede odděleně - každý zaměstnanec na samostatnou stránku). Aby tisk mohl proběhnout, je potřeba mít Word instalován tak, aby umožňoval hromadnou korespondenci

UPOZORNĚNÍ – PŘED PRVNÍM VYTVÁŘENÍM HROM.SEZNAMU:

je potřeba mít vyplněné pole „číslo okresu“. Toto naleznete v číselníku okresů na internetových stránkách ČSSZ nebo vám je sdělí vaše OSSZ.

Před tím, než poprvé vytvoříte hromadný seznam je potřeba si nechat načíst formulář přihlášky alespoň pro jednoho zaměstnance, v něm zkontrolovat a doplnit údaje – jedná se především o var.symbol organizace a IČ. Po jejich doplnění je potřeba si zobrazit alespoň náhled před tiskem, aby se tyto údaje uložily pro použití i v hromadném seznamu ! Obdobně je potřeba si zkontrolovat název organizace (mělo by s ním být uvedeno i sídlo) – po jeho případné úpravě ve formuláři se uloží název na PC uživatele k dalšímu použití ve formuláři i v hrom.seznamu.

OMEZENÁ ČASOVÁ PLATNOST:

Vzhledem k tomu, že po skončení období 7/2005 již nebude potřeba vytvářet hromadný seznam, bude v aplikaci upraveno okno „Registr pojištěnců ČSSZ...“ tak, že v něm již nebude k dispozici záložka „Hromadný seznam“.

KONTROLA DAT PŘENÁŠENÝCH DO SOUBORU:

Pro soubory XML nedává ČSSZ k dispozici rozhraní, které by umožnilo data zobrazit pro účely kontroly v přehledné tabulce. Tato se dají zobrazovat pouze v textovém editoru nebo v prohlížeči MS Internet explorer, ale kontrola je ztížená – lze využít jen k namátkové kontrole.

Výstupní soubor „organizace.csv“ lze načíst do Excelovské tabulky „PRIHL-O.xls“, kterou si stáhnete z internetových stránek ČSSZ. Je pouze potřeba tento soubor umístit do stejného adresáře jako tabulka „PRIHL-O.xls“ a při jejím otevírání povolit makra (ta zajistí obnovení obsahu tabulky ze souboru „organizace.csv“). Pak lze přehledně provést kontrolu přenášených dat.

Registr pojištěnců ČSSZ - hromadné přihlašování nebo odhlašování

- v záložce "Hlášení změny" je tlačítko "Hromadná přihláška/odhláška", které je přístupné, pokud byla sestava MO 010 načtena jen s nastavením pro nástupy (výstupy) a bylo vybráno více řádků do bloku

- v případě, že se vygeneruje formulář hlášení změny více než pro jednoho zaměstnance, zobrazí se nová tlačítka "<" a ">", která slouží pro listování mezi formuláři

- údaj "variabilní symbol" se načítá ze základních parametrů aplikace (dříve se načítal duplicitně ukládaný údaj z win.registrů na PC uživatele)

- okno bylo upraveno pro společnosti, které mají pobočky - pro každou pobočku se zvlášť ukládají názvy organizace, čísla okresu, názvy příslušné OSSZ (pro uložení se používají rozš.parametry ve skup.0). Jednotlivé pobočky se nastavují v seznamu doplněném v záložce

"Seznam pojištěnců"

UPOZORNĚNÍ:

generování změn se bude i nadále provádět po jednotlivých os.číslech, protože je vždy potřeba zkontrolovat automaticky vyplňovaný formulář!

Doplňování záznamů do existujícího souboru XML

Funkčnost zápisu do souboru XML při použití tlačítka "Soubor XML" v okně "Registr pojištěnců ČSSZ:

- pokud existuje nastavený cílový soubor a je již ukončen, zobrazuje se dotaz k jeho přepsání a je nově doplněna informace, že v souboru je potřeba smazat řádek </PRIHL>, pokud se k němu má nový záznam doplnit (toto smazání lze provést po otevření v textovém editoru - např. NOTEPAD)

- pokud existuje cílový soubor a není ukončen, automaticky se doplní nový záznam na jeho konec

- po skončení zápisu je zobrazen dotaz, zda má být soubor XML uzavřen (tzn. zakončen řádkem </PRIHL>

Takto je možno slučovat libovolný počet hlášení změn do jediného souboru. Mohou být kombinovány všechny druhy změn.

POZOR: SOUBOR LZE ODESLAT JEDINĚ TEHDY, POKUD JE UKONČEN ŘÁDKEM "</PRIHL>".

Vytvářené soubory XML a CSV:

- vždy se vyplní rodné příjmení (když není uvedeno v os.údajích, okopíruje se příjmení)

- pokud je trvalá adresa bez názvu ulice, vyplňuje se "xxx", protože se jedná o povinný údaj

- pro hromadný seznam se uvede kód akce = 4

VYTVÁŘENÍ HROMADNÉHO SEZNAMU PO DIVIZÍCH, POBOČKÁCH

Pokud je přístup k povoleným organizačním jednotkám řešen pomocí nastavení přístupových práv podle středisek, pak se uživateli zpřístupní vždy jen povolená os.čísla a jen pro ně je schopen vytvářet hrom.seznam.

Jestliže má uživatel přístup na všechna os.čísla a potřebuje sestavit hrom.seznam jen pro část zaměstnanců, je potřeba použít filtrace podle středisek. Pokud se seznamem pracuje více uživatelů, je nutné, aby vždy pozorně přihlíželi i k nastavené indikaci o odeslané přihlášce/odhlášce.

Problémy při rozběhu

Prosíme naše zákazníky, aby měli pochopení v případě problémů s odevzdáváním hlášení změn do registru pojištěnců ČSSZ – a to zejména prostřednictvím portálu veřejné správy.

Při pokusech o ověření formální správnosti datové věty XML na testovací větvi PVS se nám až po 14 dnech úsilí podařilo vyvolat odezvu, takže vám dáváme k dispozici nové rozhraní, které vytvoří funkční soubor. Nebylo to snadné, neboť ještě v týdnu 6. – 10.6. byly v popisech datové věty CSV prováděny na www.cssz.cz změny (5 datových položek se změnilo) !!!

Rozšiřující informace od ČSSZ ke zpracování hlášení

Základní informace je možné vyhledat na internetových stránkách www.cssz.cz, kde jsou poněkud komplikovanější cestou dostupné volbou „Důležitá sdělení – Přihlášky zaměstnanců k nemocenskému pojištění, odhláška – platné od 1.7.2005“. Na vnořených stránkách lze vyhledat podrobnější informace a stáhnout si soubor „Prihlaska_navod.doc“, ve kterém jsou uvedeny všeobecné zásady, ke stažení jsou i popisy datových vět a číselníky, podle kterých musí být uváděny údaje.

Dalším zdrojem je například časopis Mzdová účetní č.6.

Dne 8.6.2005 jsem na semináři „REGISTR POJIŠTĚNCŮ OD 1.7.2005“ (pořadatel INTEGRA CENTRUM s.r.o., přednášející p.Jana Dorčáková z ČSSZ Praha) zaznamenal některé detaily, které by mohly být užitečné a nejsou nikde blíže uváděny.

Je velmi důležité odlišovat vzájemně oba procesy - tj. hlášení změn a hromadný seznam a pozorně zaznamenat požadavky, které je odlišují (na to je především zaměřen následující popis)

V organizaci je pro účely elektronického přenosu potřeba stanovit registrovanou osobu, které ČSSZ přidělí “podpisový klíč“ s 3letou platností, pomocí kterého se provádí přenosy prostřednictvím PVS (obdobně jako při odesílání ELDP).

K jednotlivým údajům společně

• Zaměstnanec má více pracovních poměrů současně – ohlašuje se každý poměr, který zakládá účast na důchodovém pojištění (ohlašují se zvlášť)

• Rodné číslo – dbejte, aby byla používána jen platná rodná čísla. V případě cizince, který dosud nemá přiděleno RČ je vaší povinností (ve smyslu ustanovení §22 a §34 ZOP) jej přimět k tomu aby si na Ministerstvu vnitra (vyplývá ze zákona č.133/2000 Sb., ve znění zákona č. 54/2004 Sb.) požádal o jeho přidělení (tato procedura může údajně trvat i déle než rok). Nelze používat rodná čísla vytvořená tak, že z data narození a doplňkového trojčíslí se složí RČ, které v naší aplikaci MaP vyhoví kontrolám (např rč = 655313000). Vždy je třeba definovat RČ podle ověřeného dokladu, nikoliv např.z průkazu zdravotní pojišťovny! Nelze elektronicky odeslat záznam, který nemá platné RČ. Takové případy je potřeba řešit odesláním tištěného formuláře a po přidělení RČ je pak ke hlášení změny potřeba přidat průvodní dopis, ve kterém bude na tuto skutečnost upozorněno.

• Pohlaví – pokud se jedná o zaměstnance, kterého neznáte, je cizinec a nemá přiděleno RČ, pak označíte jako 0 (nezjištěno). Jinak je potřeba uvádět v souladu s RČ hodnoty „M“, „Ž“

• Počet dětí – uvádí se jen vlastní, osvojené nebo děti manžela (jen u žen)

• Identifikace zaměstnavatele / IČ

• Datum vstupu do zaměstnání – pokud zaměstnanec nastoupil před 1.1.1996, pak je to datum uváděné na prac.smlouvě. Při pozdějších nástupech je třeba uvádět den, kdy vzniká účast na důchodovém pojištění (kdy skutečně zaměstnanec poprvé přijde do práce). V aplikaci je toto evidováno jako „Datum skut.nástupu“ (když není vyplněno, bere se datum začátku prac.poměru).

Pokud se bude používat dlouhý časový odstup mezi počátkem prac.poměru a skut.nástupem, že sestava MO 010 se vždy bude načítat podle nastaveného období a data počátku. K náhradě za datum skut.nástupu dochází až při vyplňování dat do formulářů ONZ.

• Nositel cizozemského pojištění – pro hlášení změn je potřeba uvést jen posledního (a navíc jen v případě, že vaše organizace je prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti), naopak pro hromadný seznam je potřeba uvést všechny tyto nositele (nelze však provést v rámci elektronického přenosu, ale vyplněním zvláštního formuláře – viz níže)

• Identifikace posledního cizozem.poj. – v případě Slováků je to vždy jejich rodné číslo.

• Druh důchodu / důchod pobírán od

Informace jsou čerpány z osobních údajů zaměstnance, sekce „Důchod“. Např. V osobních údajích - v registru pojištěnců

11-invalidní-1,2 st. - 8

12-invalidní-3.st.- 2

13-starobní- 1

Hlášení změn - doplňky k všeobecným zásadám pro vyplňování tiskopisu „PŘIHLÁŠKA K NEMOCENSKÉMU POJIŠTĚNÍ – ODHLÁŠKA“

Do políček tiskopisu se vepisují údaje jen tak, aby nepřesahovaly jejich velikost (tiskopis je v některých případech špatně rozvržen - pole pro příjmení, cizozem. č. pojištění jsou krátká, pro označení státu zase zbytečně dlouhá)

Pro hlášení provedené formou vyplněného tiskopisu je možné použít originální tiskopis vypsaný na psacím stroji nebo také tiskopis stažený na počítač z internetových stránek, vyplněný a vytištěný. Není povinné tisknout barevně, akceptován bude i černobílý výtisk (na rozdíl od ELDP). Toto jsem si vyložil tak, že bude akceptován i tiskopis, který je k dispozici v aplikaci MaP.

Nevystavuje se v případech, kdy se prodlužuje časová platnost stávajícího pracovně-právního vztahu. Při vzniku nového vztahu (tedy při nové prac.smlouvě) je potřeba provést odhlášku vycházející z ukončené smlouvy a přihlášku dle nové smlouvy.

Přílohy – velké organizace nepředávají zápočtové listy, změny prac.smlouvy a jiné dokumenty (povinnost jen pro malé organizace) - jak bylo mylně uvedeno v časopise „Národní pojištění“

Hromadný seznam

Ke třem způsobům předávání hromadného seznamu, které jsou uváděny na internetových stránkách existuje ještě doplňkový způsob, který sice nemá být používán, ale ČSSZ jej musí (ač nerada) akceptovat:

- na své OSSZ si můžete vyzvednout příslušný tiskopis, který si rozmnožíte a rozdáte svým zaměstnancům k vyplnění. Poté můžete takto vyplněné formuláře odevzdat přímo na OSSZ, která si sama zajistí pořízení dat do registru. Tento způsob musíte v každém případě použít tehdy, když zaměstnanec nemá dosud RČ nebo uvádí více než jednoho nositele cizozemského pojištění.

Registr pojištěnců ČSSZ - automatické vyplnění údajů pro hlášení změn

Hlášení pro registr pojištěnců bylo v první fázi vytvořeno především pro účely přihlašování a odhlašování zaměstnanců. Následně byly provedeny úpravy, které by měly usnadnit vytvoření hlášení změny údajů o zaměstnanci do registru pojištěnců ČSSZ:

- sestavu MO 010 lze načítat s nastavením "Jen zaměstnanci se změnami" (v archivu se vyhledávají zaměstnanci se změnou dat vyplňovaných v části 1, 2, 3, 5 v tiskopisu)

- v sestavě je doplněna indikace vystavené změny

- při nastavení nové volby "Zobrazit datum přihl.,odhl.,zm." se v sestavě zobrazují poslední datumy, kdy se nastavovaly indikace

- pokud je v sestavě MO 010 nastaven zaměstnanec se změněnými os.údaji, pak se při vytvoření hlášení vyplňují automaticky údaje v částech 1, 2, 3, 5 těmi hodnotami, které jsou v archivu změn dat uložené jako nové od posledního přihlášení nebo změny.

- pro režimy změny a opravy byl povolen přístup k položkám v části 6. (cizozemské pojištění)

Je třeba respektovat zásadu, že jako první se provede přihlášení nově vzniklých poměrů. Generování hlášení je postaveno na předpokladu, že v databázi je již uložen záznam o přihlášení. Jeho datum je pak použito pro vyhledávání změn, které nastaly po přihlášení. Přihlášení se nemusí provádět jen u typu DPP.

Hlášení změn – hromadné vytvoření souboru

Byla provedena úprava v okně "Registr pojištěnců ČSSZ - hlášení změn od 1.7.2005", která vám nyní umožní hromadné vytvoření souboru pro zaměstnance se změnami. Při načtení sestavy MO 010 v režimu "Jen zaměstnanci se změnami" se nyní uživateli zobrazí ke každému zaměstnanci seznam údajů, které byly změněny od posledního přihlášení nebo změny. Tyto doplňkové informace jsou zobrazovány zelenou barvou. Zůstává zachováno pravidlo, že každou změnu musí uživatel odsouhlasit - pro tento účel bylo ke každému řádku sestavy doplněno zaškrtávací políčko "Přidat do hr.hlášení". Uživatel tedy musí projít seznam a zvolit si řádky, které budou přeneseny do souboru XML. (Pokud je potřeba potlačit doplnění jen některého údaje v hlášení změn, pak stačí smazat text ve sloupci "Údaj".) Jestliže u některých řádků má být úplně potlačeno hlášení změny, stačí nastavit indikaci "Vystaveno zm." (stejně jako dříve) Jakmile je v sestavě MO 010 označen alespoň jeden řádek indikací "Přidat do hr.hlášení", je možno pomocí tlačítka "Hromadné hlášení" spustit dávkové generování souboru XML. Nově bylo doplněno nastavení datumu "Změna ke dni", které se vyplňuje v pravém horním rohu tiskového formuláře v případě hlášení změn.

Hromadné vytvoření přihlášek a odhlášek

Byla přidána možnost spustit současně hromadné vytváření přihlášek a odhlášek. Pro práci v tomto režimu je potřeba si označit nastavení pro nástupy i výstupy, načíst sestavu MO 010, vybrat v ní více řádků do jednoho bloku a následně vytvořit hromadné hlášení.Oznamování změn zůstává i nadále oddělené (používá se jiné zobrazení sestavy, provádí se podle odlišného algoritmu a uživatel by vždy měl v případě změn projít a odsouhlasit automaticky vygenerované záznamy).