Postup zpracování mezd
5 POSTUP ZPRACOVÁNÍ MEZD
5.1 Přijetí zaměstnance
Lze jej provést převedením z agendy ‚Uchazeči‘, nebo přímým vyplněním údajů v ‘Evidenci‘. Musíte vyplnit osobní údaje, mzdové údaje, údaje o invaliditě, studiu a rodinných příslušnících. Pokud vaše organizace využívá některé z doplňujících modulů výpočtu, povinně vyplňte i údaje k nim (penzijní připojištění, životní pojištění a dojíždění).
5.2 Založení pracovního poměru
Zaměstnanci vytvořte pracovní poměr, ze kterého budou čerpány údaje pro výpočet mezd. Zkontrolujte, případně doplňte údaje o dovolené a průměrech pro nemocenskou a pracovně právní účely.
5.3 Doplnění dalších údajů pro zpracování mezd
Doplňte další údaje, které budou pravidelně používány pro zpracování mezd. Jedná se především o trvalé příplatky (prostředí, motorová vozidla, úroky atd.), trvalé srážky (převody na účty, různé pravidelné příspěvky, půjčky apod.). Využíváte-li další speciální moduly, doplňte i jejich agendy (např. ‚stravovací karty‘).
5.4 Kontrola
Může být prováděna postupně, při kterémkoliv z předchozích nebo následujících kroků. Jejím cílem je především zajistit správnost vstupních údajů a zjištění informací, které ovlivní výpočet mezd. Pro kontrolu slouží především sestavy v jednotlivých agendách pořízení, sestavy z menu ‘Sestavy‘ a ‚Varovná hlášení‘.
5.5 Zadávání údajů do agend pro měsíční zpracování mezd
V tomto kroku jsou pořizovány údaje do agend, ze kterých jsou při zpracování mezd načítána data. Jedná se především o nepřítomnosti, doplatky, odměny, stravenky atd.
5.6 Další vstupy
Dalšími vstupy se rozumí přenosy dat z okolních systémů (stravovací, docházkové, výroba), dále výpočty prémií, roční zúčtování daní, další platy, atd.
5.7 Ruční vstup do zpracování brutto
Ručním vstupem pořizujete data, která jsou individuální pro každý zpracovávaný měsíc a nelze je pořídit z jiných agend, ani z okolních systémů. Jde například o přesčasy, příplatky za odpolední a noční směny, atd.
5.8 Automatické doplnění brutto
Automatickým doplněním brutto provedete doplnění údajů podle nastavení pracovního poměru a záznamů, které byly pořízeny v bodech 5 až 7. Po ukončení automatického doplnění aplikace vytvoří kontrolní sestavu doplnění.
5.9 Kontrola brutto
Kontroluje se, zda všechny vstupní údaje byly správně zpracovány. Jde zejména o kontrolu nemocenských dávek, odměn, doplatků a dalších mzdových položek.
5.10 Vyúčtování zaměstnanců
Výpočet čisté mzdy zaměstnanců představuje výpočet odvodů, srážek, popřípadě doplnění minimální mzdy a vytvoření a dorovnání případných dluhů.
5.11 Kontrola výpočtu
Vytvářejí se kontrolní a výstupní sestavy. Podle těchto můžete určit, zda je výpočet adekvátní a zda je vše správně vypočteno podle dostupných vstupních údajů.
5.12 Výstupní sestavy
Vytvořte (a vytiskněte) výstupní sestavy, které jsou potřebné pro vnitřní práci organizace a pro státní správu.
5.13 Výstupy do okolních systémů
Tyto výstupy se vytvářejí po definitivním schválení zpracování mezd. Jedná se o výstupy do účetnictví, bankovních modulů, hromadného příkazu, disket pro penzijní fondy, životní pojištění atd. Je to tedy převod dat ze zpracovaného vyúčtování mezd.
5.14 Uzávěrka měsíce
Provede ukončení zpracovávaného měsíce a přechod na měsíc další. Před uzávěrkou měsíce je nutné zazálohovat databázi.
5.15 Změna postupu
Body 5 až 12 můžete různě kombinovat a měnit pořadí jejich provedení. Je však nutné, abyste ve výsledku zachovali následnost bodů 8, 10 a 12. Bod 8 a 10 můžete spojit zatržením volby ‘Výpočet včetně automatického dopočtu‘ při vyúčtování zaměstnanců. U bodů 13 a 14 (částečně i u bodu 12) můžete zaměnit pořadí. To záleží na organizaci postupů a zvyklostí vaší společnosti.
5.16 Kontrola měsíční uzávěrky
Zde kontrolujete údaje, které měsíční uzávěrka mění. Ty reprezentují nápočty, průměry, aktualizace srážek, budoucí změny, nároky dovolených.
