Kategorizace dat

Kategorizace dat

Menu: Pomůcky > Správa dat > Kategorizace dat

Informační povinnost

Povinnosti týkající se principu transparentnosti začínají už ve fázi shromažďování údajů a prolínají se celým životním cyklem jejich zpracování. Zpracovatelé mají povinnost informovat subjekty údajů o tom, jak s jejich osobními údaji nakládají. Informace jim musí být poskytovány srozumitelně, včas a stručně. K vytvoření srozumitelné a stručné informace může posloužit Kategorizace osobních údajů. Z ní je možné vytvořit přehled evidovaných údajů i způsobů práce s nimi například pro interní směrnici nebo pro webové stránky organizace.

Účel agendy

Prvním krokem pro nastavení funkcionality GDPR je

• stanovení účelu zpracování jednotlivých kategorií osobních údajů a
• doby jejich evidence (doby expirace) po ukončení pracovně právního vztahu.

To je možné provést v této agendě.

Vyhledání tabulek

Po spuštění tohoto menu prohledá aplikace všechny tabulky databáze.

• Včetně nepoužívaných - budou se vyhledávat i takové tabulky, které neobsahují data (ale pokud budou naplněna - v budoucnu, bude se jednat o osobní údaje).

Výsledek vyhledání

Zobrazí se seznam tabulek, ve kterých jsou uvedeny osobní údaje zaměstnanců.

Osobní údaje jsou chápány jako ty řádky, které obsahují sloupec osobního čísla - os_cislo.

• + ... rozbalí daný řádek.

Po rozbalení daného řádku je možné přistoupit k editaci a podrobně specifikovat danou kategorii osobních údajů.

Položky

Zdrojový systém

Informativní needitovatelná položka. Konstantní text (KS mzdy a personalistika).

Doba expirace

Doba expirace tabulky. Uvádí se doba v měsících od ukončení pracovně právního vztahu. Nemusí být uvedena u každé tabulky.Nneuvede-li se žádná doba expirace, použije aplikace pro danou kategorii (při vymazávání) shodnou dobu expirace jaká je uvedena v kategorii:

• Evidence zaměstnanců

Účel zpracování

Za účel zpracování se považuje důvod, pro který se budou osobní údaje zpracovávat (shromažďovat) nebo-li, kvůli čemu či za jakým cílem, se budou osobní údaje evidovat a pracovat s nimi.

Evidované údaje

Seznam evidovaných údajů (needitovalné - informativní pole).

Podrobněji

Po kliku na tlačítko Podrobněji je možno ke každé položce dopsat jinou expiraci, než je standardní. Pro jednotlivé osobní údaje v dané kategorii je tedy možné stanovit jinou dobu expirace evidence osobních údajů, než má celá kategorie, do které údaj patří.

Při expiraci tabulky dochází ke smazání celého záznamu (řádku). Zde nikoliv - pouze se mění hodnota položky (z reálné na fiktivní-neurčitou).

Právní základ

Zpracování osobních údajů se vždy váže k účelu, na základě kterého se určí právní důvod zpracování. Není vyloučeno, že "jedny" osobní údaje (nebo jejich určitý souhrn) bude správce zpracovávat pro různé účely, přičemž tyto účely mohou v čase vznikat či zanikat, aniž by to představovalo povinnost osobní údaje likvidovat. Povinnost likvidace osobních údajů nastane v případě, kdy správce pozbude poslední právní důvod ke zpracování osobních údajů.

Kategorie příjemců

Správce osobních údajů by měl poskytnout informace o příjemcích osobních údajů.

Práva subjektů

Je možné vypsat práva subjektů údajů (zaměstnanců) k dané kategorii osobních údajů.

Statistiky

Statistiky. Aplikace doplní údaje o počtu zaměstnanců, jejichž data jsou v dané kategorii osobních údajů evidovány, kolik jich vyžaduje zásah uživatele formou vymazání a počet výjimek.

• Detaily - zobrazení podrobného přehledu ve třech záložkách:
  • Aktuální zaměstnanci
  • Zaměstnanci po expiraci
  • Zaměstnanci chránění výjimkou.

Odkazy

• GDPR
• db: tabulky, info_blob, sloupce