Daňovka (O modulu)
Daňovka je modul aplikací KS mzdy PROFi a KS portál, jehož účelem je
- podpora elektronického zpracování a
- usnadnění zpracování dokumentů:
- - Prohlášení poplatníka (daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti ...)
- - Žádost o roční zúčtování (záloh a daňového zvýhodnění ...)
Historie
První krok udělala Finanční správa. Ta vydala 19. října 2017 sdělení pro plátce daně ze závislé činnosti k tiskopisu Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti od zdaňovacího období 2018:
Prohlášení k dani budou moci zaměstnanci předkládat a činit (tzn. podepisovat) nadále v listinné podobě, ale nově také v elektronické formě. V případě elektronické formy je však nutné, aby zaměstnavatel zajistil jednoznačnou identifikaci konkrétního zaměstnance. Například se bude jednat o učiněné prohlášení k dani elektronickým podpisem nebo bude jednoznačná identifikace zaměstnance zajištěna elektronicky prostřednictvím interního informačního systému zaměstnavatele.
Z uvedeného sdělení lze de facto vyčíst, že zaměstnanci mohou poskytnout informace a podepsat Prohlášení poplatníka elektronicky, tj. i pouhým kliknutím, bude-li zaměstnavatel schopen doložit, že klikl právě daný zaměstnanec. Totéž lze následně aplikovat i na Žádost o roční zúčtování daní. Otázkou tak zůstalo, zda lze identifikovat, který zaměstnanec "kliknutím" podepsal uvedené dokumenty. A na tuto otázku je jednoduchá odpověď – ANO, lze. Každý zaměstnanec, který se přihlašuje do aplikace KS portál, používá kombinaci údajů jméno a heslo. Respektive ověření dle Active Directory nebo SSO. Dle těchto klíčů pak lze jednoznačně určit, zda Prohlášení podepsal správný zaměstnanec.
Požadavky (KS portál)
Proto byla v aplikaci KS portál připravena dvě nová workflow
- Prohlášení k dani a
- Žádost o roční zúčtování.
Jejich funkcionalita je z pohledu uživatele (v tomto případě běžného zaměstnance) velmi jednoduchá a přehledná. V pozadí je však komplexní funkcionalita zajišťující předvyplnění dat, vkládání dat, kontrolu jejich správnosti, úpravu maximálních částek či následné uložení do konkrétních agend. Samozřejmostí je i uložení informace o změnách dat v čase za jednotlivé uživatele, kteří dokument v rámci workflow zpracovávali. Pojďme se detailněji podívat na jednotlivá workflow.
Workflow Prohlášení k dani zobrazí zaměstnanci formulář s předvyplněnými údaji zadanými v aplikaci KS mzdy PROFi nebo prostřednictvím workflow Změna osobních údajů. Zaměstnanec tak provede pouze vizuální kontrolu a klikne na tlačítko podepsat. Vše je již v příslušných agendách uloženo (Mzdové údaje, rodinné příslušníci, invalidita, atd.) a výpočet mezd proto probíhá správně, dle zadaných parametrů.
Workflow Roční zúčtování daní opět zobrazí zaměstnanci příslušný daňový formulář s předvyplněnými údaji zadanými v aplikaci KS mzdy PROFi. Do příslušných polí doplní zaměstnanec informace potřebné pro provedení ročního zúčtování. Lze také přiložit dokumenty, které zaměstnancem uvedené skutečnosti dokládají. Takto jednoduché je to pro zaměstnance.
Další průběh zpracování pak odpovídá nastavenému workflow. Každá organizace může mít vlastní nastavení, jak bude proces schvalování a zpracování dat probíhat. Je ale také možné využít i přednastavená workflow, jejichž schéma je zde zobrazeno.
Smyslem obou procesů je dostat do aplikace KS mzdy PROFi potřebná data pro výpočet mezd a provedení ročního zúčtování daní. Protože za tyto výpočty zodpovídá zpravidla mzdová účetní, je také zpravidla tím, kdo v posledním kroku schvaluje vložené údaje.
Výhody
Výhody plynoucí z takto nastaveného procesu lze jednoduše odvodit:
- úspora v tisku z důvodu minimalizace potřeby papírových dokumentů
- úspora v nákladech na skladování listinných dokumentů
- úspora času na distribuci a zpětný sběr vyplněných formulářů
- úspora času na přepisování dat z papírových formulářů do aplikace KS mzdy PROFi
- úspora času na ruční vyplňování stovky formulářů údaji, které jsou již vloženy v aplikaci
- snadná validace dat a příloh
- úspora času díky snadné kontrole:
- kdo požaduje roční zúčtování / potvrzení o příjmech
- kdo již odevzdal / neodevzdal prohlášení
- kdo již odevzdal / neodevzdal podklady pro roční zúčtování daní
- přehled o tom, komu bylo:
- vytištěno, a kdo již odevzdal podepsané prohlášení
- vytištěna žádost o zúčtování kdo ji již odevzdal
- kdo řeší vše elektronicky a kdo v papírové podobě
Kombinované řešení
Celé nastíněné řešení může mít však svá ale, pokud organizace nemá zaveden KS portál, nebo ne všichni zaměstnanci mohou s aplikací KS portál pracovat. I na tuto situaci je však myšleno.
V aplikaci KS mzdy PROFi lze hromadně i jednotlivě tisknout formuláře Prohlášení k dani a Žádost o roční zúčtování. Hlavní výhoda spočívá pochopitelně ve využití již jednou zadaných dat a jejich předvyplnění aplikací do tištěného formuláře. Primární je zde tedy úspora času na ruční vyplňování stovky formulářů údaji, které jsou již vloženy v aplikaci.
Návaznosti
Doplněním k oběma formulářům je Potvrzení zdanitelných příjmů. V případě využití aplikace KS portál lze potvrzení na kliknutí vygenerovat a nechat aplikací uložit do dokumentů vystavených. Zaměstnanec je pak najde v aplikaci KS portál. Třešničkou na dortu je pak vložení obrázku razítka a podpisu do vygenerovaného potvrzení. Pokud si zaměstnanec dělá sám daňové přiznání, přikládá zpravidla pouze skeny dokumentů od zaměstnavatelů, pojišťoven, bank apod. Zaměstnanec v případě využití KS portálu nemusí nic skenovat. Jednoduše si z aplikace KS portál stáhne vygenerovaný dokument a ten přiloží k daňovému přiznání. Teprve pokud bude finanční správa požadovat originál dokumentu, požádá mzdovou účetní o jeho vystavení.
Pokud zaměstnanec aplikaci KS portál nemůže použít, je možné dokument vytisknout nebo poslat emailem.
Komplex
Všechny uvedené funkcionality jsou pak v aplikaci KS mzdy PROFi a KS portál shrnuty do modulu Daňovka. Jeho neoddělitelnou součástí jsou pak přehledové sestavy a emailové notifikace.
