Úkoly

Úkoly

Menu: Pomůcky - Úkoly

Můžete zadávat úkoly sobě nebo jiným uživatelům, k úkolu můžete přiřadit, jeho promítnutí se do varovných hlášení (a kolik dnů před splněním). Také je možné nastavit automatické generování úkolů na základě přírůstků v archivu dat (tj. změní-li se archivovaná data, chcete automaticky vygenerovat úkol).

Vlastnosti uživatelského rozhraní

Otevřené okno pracuje ve dvou režimech zobrazení, které lze nastavit volbami v horní části:

• Příjemce: zobrazí seznam úkolů, které byly uživateli přiděleny
• Zadavatel: zobrazí seznam úkolů, které uživatel přidělil

Zobrazovaný seznam obsahuje sloupce:

!, Id, Zadal, Datum – sloupce, které jsou udržovány systémem
Komu, Předmět, Popis, Termín, Stav, Perioda, Varovné hlášení – sloupce, které může uživatel editovat.

• ! - indikuje záznam, kde byl překročen termín a úkol nemá nastaven stav ‚Dokončeno‘
• Id - je pořadové číslo generované systémem
• Zadal - vyplňuje se automaticky jménem uživatele, který spustil aplikaci
• Datum - vloženo aktuální systémové datum
• Komu - uživatel si vybírá ze seznamu uživatelů, kteří mohou spustit aplikaci
• Předmět - údaj maximálně 50 znaků
• Popis - text maximálně 250 znaků
• Termín - datum zadávané ve standardním formátu (např. 21.10.2004)
• Stav - volba z nabízených hodnot
• Perioda - používá se pro záznam úkolu, který se má pravidelně opakovat. Zadává se jako složený údaj z délky periody a jednotky ( volbou ze dnů, týdnů, měsíců, roků)
• Var.hl. - možnost nastavení zobrazení úkolu v okně ‚Varovná hlášení‘ – zadává se jako počet kalendářních dní před termínem, kdy se má úkol zahrnout do seznamu varovných hlášení. Zde bude úkol zobrazován tak dlouho, dokud nebude smazán nebo označen jako dokončený.

Pokud si uživatel v režimu ‚Příjemce‘ vybere záznam ve stavu ‚Nepřečteno‘ a zobrazí formulář pro editaci, stav úkolu se automaticky změní na ‚Přečteno‘

Tipy pro používání agendy

Když uživatel v režimu ‚Zadavatel‘ změní u některého záznamu položku ‚Komu‘, systém nabízí takto opravený záznam uložit jako nový – s výhodou lze tohoto postupu použít, pokud je potřeba stejný úkol přidělit více uživatelům.

Pokud se v režimu ‚Příjemce‘ edituje úkol se zadanou periodou, a mění se stav na ‚Dokončeno‘, systém automaticky vytváří nový záznam stejného úkolu pro termín, který je posunut o právě nastavenou periodu (je o tom zobrazeno informativní hlášení).

Vazba na sestavu varovných hlášení se vytvoří vyplněním údaje ‚Varovná hlášení‘, do něhož je třeba vložit číslo větší než nula. Pro uživatele, kterému se má hlášení automaticky zobrazit, je potřeba, aby si v okně ‚Varovná hlášení‘ nastavil ‚Automatické spuštění‘ na hodnotu ‚Denně‘.

Uživatel si může v této agendě zaznamenat i úkoly, které přiřadí sám sobě.

Automatické generování úkolů

Uživatel má možnost si nastavit automatické generování (AG) úkolů v závislosti na změnách dat, které byly zaznamenány v archivu. Zajistí si tak, že jej systém upozorní na všechny změny, které provedli ostatní uživatelé aplikace.

Pozn. Úkoly, vygenerované automatickým generováním úkolů, se automaticky zapisují také do Varovných hlášení.

Nastavení údajů, u kterých má probíhat AG

Kliknutím na tlačítko ‚Aut.gen.úkolů‘ se v okně úkoly zobrazí seznam položek, které jsou systémem archivovány. Tyto položky jsou označovány svými databázovými údaji – tabulkou a sloupcem (význam položek je popsán v popisu tabulek). Do sloupce ‚Popis‘ je potřeba vyplnit text, který se pak objeví v popisu generovaných úkolů. Generování se provádí u těch položek, kterým uživatel doplnil popis, a je funkční pouze na PC tohoto uživatele (definice se ukládají do WIN registrů)

Spuštění AG

Ihned po doplnění textů ve sloupci ‚Popis‘ je možné kliknout na tlačítko ‚Aktualizace‘ – tím se provede první generování úkolů, které vyhledává v archivu změny dat provedené v aktuální den. Opakovaná aktualizace v následujících dnech vyhledává v archivu data od datumu poslední aktualizace.

Otevřením okna se rovněž provádí AG.

Automatické doplňování úkolů

Pokud uživatel zaškrtne v okně úkolů volbu ‚Automatická aktualizace‘ a nastaví si počet minut, pak po dobu, kdy je otevřené okno ‚Úkoly‘ se pravidelně spouští funkce pro aktualizaci a doplňuje nové úkoly podle stavu archivu.

Pozor: Toto nastavení může způsobit havárii aplikace, pokud je v okamžiku automatického spuštění v běhu jiná úloha zpracovávající data v databázi!

Úkoly vytvořené AG

Tyto úkoly nemají vyplněné datum termínu, jsou stejné, jako by je uživatel zapisoval sám sobě. V položce ‚Předmět‘ je vypsáno vždy ‚AG-os.č….‘ a následuje osobní číslo zaměstnance, databázový sloupec a nová hodnota přenesená z archivu.

Takto vytvořené úkoly nelze smazat ve stejný den, který je v poli datum! (Až následný den – jinak by se smazané úkoly znovu obnovily při aktualizaci)