Průběh implementace
První fáze – převod kmenových dat
Jedná se především o následující tabulky:
- pracovnici - údaje o zaměstnancích,
- prac_pom - údaje o pracovních poměrech zaměstnanců,
- rod_prisl - údaje o rodinných příslušnících zaměstnanců,
- platby - údaje o platbách (číslech účtů) zaměstnanců,
- stred - číselník středisek (číslo, název),
- případně s_zap_praxe - historie absolvované praxe pro organizace státní správy.
- další personální data (vzdělání, jazykové znalosti, absolvovaná školení a lékařské prohlídky, atd.)
Přesnou strukturu tabulek, popis a význam jednotlivých polí obdrží uživatel před zahájením implementace.
Uživatel (případně osoba jej zastupující) vezme aktuální stav dat k určitému dni. Tento den nazvěme jako „rozhodné datum převodu“. Obvykle se nepřenáší vystoupivší zaměstnanci, ale jen zaměstnanci aktivní k rozhodnému datu převodu.
Uživatelé si musí někde značit změny kmenových dat, ke kterým došlo od „rozhodného data převodu“ do doby, než budou schopni tyto změny pořídit do KS-programu. Jedná se o změny všech položek, které se převádí v této první fázi, tj. pracovnici (nové nástupy zaměstnanců, změny příjmení, rodinného stavu, bydliště, střediska, změna v počtu vyživovaných osob pro existenční minimum, změna zdravotní pojišťovny, apod.), prac_pom (nové nástupy, změny pracovních kategorií, KZAM, pracovního místa, mzdového stupně, třídy, úvazku, kalendáře, tarifu, osobního příplatku, apod.), rod_prisl (noví rodinní přislušníci, změny u stávajících), platby (nová čísla účtů u nových zaměstnanců, změny účtů u stávajících zaměstnanců), stred (nové středisko), s_zap_praxe (změny v započitatelné praxi).
Data jsou pak zaslána do KS-programu ke zpracování převodu. Tento převod je pak obvykle dodán současně se dnem instalace systému KS-program u uživatele, kdy je založena ostrá databáze obsahující převedená data. Uživatelé jsou ten den v rámci úvodního školení vyškoleni na to, jak data „doplnit“„udržovat“ a „pořizovat“.
Od tohoto dne budou uživatelé kmenová data udržovat v paralelně v obou systémech, a to až do rutiny. Z toho vyplývá, že tento převod dat – kmenová data – bude uskutečněn jednou (jednorázově).
Implementace V průběhu implementace probíhá školení uživatelů, uživatelé udržují kmenová data zaměstnanců, zkoušejí se testovací výpočty mezd zaměstnanců, které vrcholí duplicitním zpracováním alespoň jednoho měsíce „na korunu“ přesně (souhlas částek s částkami dle původního systému). V oblasti personalistiky a personálního informačního systému se už jedná de facto o rutinní provoz, tzn. školení, pořizování dat, atd.
Druhá fáze – převod před rutinou Před prvním rutinním zpracováním mezd je potřeba systém nastavit „na startovní čáru“. Převádí se data, vyjmenovaná ve druhé záložce souboru MS Excel. Jedná se např. o zůstatky dovolených, správné hodnoty průměrů pro p.p.účely, nápočty hodnot pro správné určení průměru pro nemoc, atd. Tato data opět musí včas nachystat uživatel nebo jím pověřená osoba. Termínově se jedná o dobu po zpracování mezd (měsíční závěrce) posledního měsíce v původním systému. Data jsou dodána do KS-programu, který z nich připraví výsledný skript obsahující správné nastavovací a mazací příkazy. Tento skript je pak spuštěn v ostré databázi (na tlačítko), termínově to musí být před prvním rutinním zpracováním mezd.
Tím jsou veškeré přípravné práce ukončeny a uživatelé mohou provést první rutinní zpracování mezd v systému KS-program.
