Ukončení měsíce

Ukončení měsíce

Menu: Mzdy – Ukončení měsíce

Pomocí této volby provádíte uzávěrku měsíce a v případě 12. měsíce též uzávěrku roku. Po zadání této položky menu se zobrazí okno, kde máte možnost před spuštěním ukončení zadat výstupní soubor pro uložení případných chyb. Toto zadání provedete stiskem tlačítka Uložit protokol.

Příprava na další měsíc obsahuje:

Nápočty čerpaných a krácených dovolených, Kumulace pro výpočet průměrů, Přepočty průměrů pro náhrady mezd a nemocenskou, Nápočty pro roční zúčtování daně, Uložení údajů pro důchodové zabezpečení. U trvalých plateb, kde je uvedena zbývající částka, se tato částka sníží o částku splacenou. V systémech, kde se sleduje čerpání finančních prostředků po střediscích, proběhnou příslušné nápočty. Při ukončení 12. měsíce se provede přechod do dalšího roku, vypočítají se nároky dovolených a zbytek dovolené se přesune do dalšího roku. Po úpravě údajů všech zaměstnanců se nastaví ve vnitřním kalendáři další měsíc jako aktuální.

Záloha databáze

Před provedením ukončení měsíce je potřeba provést zálohu databáze, kterou neprovádí aplikace, ale měl by ji zajistit administrátor (správce) systému (aplikace). Toto je potřeba provést zejména proto, že ukončení měsíce je nevratná operace, po níž již NELZE DĚLAT JAKÉKOLIV ZÁSAHY do mezd ve zpracovávaném období.

Vlastní spuštění uzávěrky je tlačítkem Spustit.

V případě, že se jedná o uzávěrku ledna, máte možnost zatrhnout dvě políčka, která provedou promazání dat v databázi:

• Zrušit údaje o zaměstnancích, kteří vystoupili předminulý rok
• Zrušit údaje z minulého roku (odměny, zpracování brutto, srážky…)

Význam položek je jasný již z názvu, při používání aplikace je umožněno obě tyto možnosti využívat, aby se databáze zbytečně nezatěžovala údaji z minulých let. Přístup do minulých let je řešen v takovém případě tak, že se před uzávěrkou měsíce ledna zálohovaná databáze přejmenuje např. z mzdy na mzdy2001, pro kterou se vytvoří zvláštní databázové připojení (provede administrátor aplikace – bližší popis v části Administrace aplikace MaP/Vytvoření databáze loňského roku). Pak se uživatel, který má potřebu nahlížet do dat minulých let, připojí místo na aktuální na databázi požadovaného roku.

Pozor: Ukončení prosince nelze provést, pokud není v plánovacím kalendáři přidán následující rok (viz. Plánovací kalendář).

Zálohu databáze nad jednouživatelským databázovým servem Watcom lze provést i pomocí prostředků Windows – postačí najít danou databázi – jedná se o jeden soubor s příponou .db, a ten si zkopírovat do jiného adresáře nazvaného např. dle roku a měsíce zálohovaného období.

Nouzový návrat o měsíc zpět

Nemělo by se stát, aby byla provedena měsíční závěrka bez předchozí zálohy databáze. Přesto aplikace obsahuje nouzové řešení pro možnost návratu o jedno období zpět (lze právě jen o jedno období zpět, ne o více). V okamžiku měsíční závěrky si totiž uchovává obsah důležitých tabulek, které souvisí s měsíční závěrkou, do zálohy (záložních tabulek – nazvaných z_…).

Postup pro návrat ke stavu před měsíční závěrkou (např. – uživatel provedl dvakrát měsíční závěrku a zároveň nemá zálohu databáze) je pak následující:

1/ V menu Systém – SQL prompt se vloží následující příkazy:

update mesice set zalohy = 0, vyplaty = 0 where rok = XXXX and mesic = Y;

update mesice set zalohy = 1, vyplaty = 0, kopie = 1 where rok = XXXX and mesic = Z;

Namísto XXXX, Y, Z se doplní konkrétní čísla roku a měsíce – tak např. pro návrat z 6. do 5. měsíce roku 2008 příkazy zní:

update mesice set zalohy = 0, vyplaty = 0 where rok = 2008 and mesic = 6;

update mesice set zalohy = 1, vyplaty = 0, kopie = 1 where rok = 2008 and mesic = 5;

2/ Zavřete a otevřete aplikaci

3/ Spusťte menu: „Mzdy-Ukončení měsíce“ a dejte provést. Systém vypíše hlášení, že předchozí závěrka nebyla správně provedena a zda chcete provést obnovu důležitých tabulek ze záložních tabulek systému – odpovězte, že ano. Následně by měl systém vypsat, že obnova důležitých tabulek ze záložních tabulek byla úspěšně provedena.

Kontrola na spuštění 2x

Měsíční závěrka obsahuje kontrolu na nechtěné opakované ukončení měsíce. Po spuštění měsíční závěrky se zjišťuje počet záznamů ve Zpracování brutto dotyčného měsíce, pokud je počet nulový, vypíše se varování. Tato kontrola by měla minimalizovat případy, kdy uživatelé spustí měsíční uzávěrku 2 krát po sobě.