Přijaté dokumenty
Agenda umožňuje pro vybraného zaměstnance sledovat tzv. dokumenty přijaté, včetně možnosti přidat soubor.
Číselník
Číselník druhů dokumentů obsahuje seznam dokumentů, které je zvykem v organizaci evidovat. Může se jednat o standardní doklady, které jsou svázány s nástupem zaměstnance do pracovního poměru (např.):
- osobní dotazník
- profesní životopis
- zápočtový list
- doklad o nejvyšším vzdělání aj.
dále je zde možno uložit scan již vytvořeného dokumentu:
- pracovní smlouva
- platový/mzdový výměr
- doklad o hmotné zodpovědnosti aj.
případně další druhy dokumentů:
- certifikáty
- průkazy
- potvrzení o absolvování kurzů....
Číselník je uživatelský, to znamená, že si každý z uživatelů definuje položky dle svých potřeb a zvyklostí.
Menu: PIS > Dokumenty > Číselník druhů dokumentů
- Naplňte číselník druhů dokumentů.
Aplikace neumožní uživateli provést následující úkony:
- - editovat resp. uložit změnu označení druhu dokumentu (pole: Druh),
- - smazat záznam,
a to tehdy, pokud již tento druh byl v historii použit (PIS>Dokumenty>Dokumenty přijaté nebo v popisu pracovního místa).
Sloupec použití vyhrazeno zvláštním právem - pokud je na hodnotě ANO a v přístupových právech pro konkrétní roli není POVOLENO "Zvláštní právo na vymezené druhy dokumentů přijatých", tak uživatel v této roli nebude moci prohlížet daný typ dokumentu v agendě Dokumenty přijaté.
Přijaté dokumenty
V záložce Přijaté dokumenty jsou uvedeny záznamy o jednotlivých dokumentech, které byly od daného zaměstnance převzaty a uloženy v databázi, na sdíleném úložišti nebo vně aplikace (popis níže). Jaké dokumenty ukládáme zaznamenáme buď přímým vložením a výběrem z číselníku, nebo se seznam požadovaných dokladů u zaměstnance dotáhne z definice v popisu pracovního místa.
Následně uživatel doplní údaje o dokumentu (datum vystavení, kdo vystavil, datum přijetí, kdo přijal, poznámka, zda se má dokument zobrazovat i na KS portále).
Menu: PIS > Dokumenty > Dokumenty přijaté
Postup vložení dokumentu:
- V záložce Přijaté dokumenty v režimu editace vložte nový záznam.
- Vyberte typ dokumentu.
- Prostřednictvím tlačítka s třema tečkama najděte cestu k dokumentu.
- Záznam uložte.
- Nyní se objeví dvě tlačítka:
- Načíst do databáze - popis viz. níže.
- Zkopírovat na sdílené uložiště - popis viz. níže.
Možnosti uložení dokumentu
Existují 3 varianty uložení dokumentu.
1) Cesta k souboru
Soubor existuje vně aplikace, je uložen v nějakém adresáři. Uživatel vybere cestu k souboru pomocí tlačítka "...". Pozn. Max. počet znaků pro ukládanou cestu je 200.
2) Soubor uložen v databázi
Uživatel po definici cesty k souboru stiskl tlačítko "Načíst do databáze", po němž se status načtení souboru "uložen v databázi" změnil z hodnoty "ne" na "ano". Soubor je uložen v databázi (databáze se tím zvětší). Soubor samozřejmě může existovat nadále vně aplikace.
3) Sdílené úložiště
Aplikace KS-portál
Pokud uživatel u daného dokumentu zatrhne příznak „zobrazit na portále“, znamená to, že daný dokument dotyčného zaměstnance se automaticky objeví ve webové aplikaci „KS-portál“. Aktuálně platí, že pokud má být dokument zobrazován na portále, je nutno ho uložit do databáze aplikace, nebo na sdílené uložiště.
Požadované přijaté dokumenty
Požadované přijaté dokumenty jsou načítány z popisů pracovních míst, z vlastnosti č. 43 – Přijímaný dokument.
Zde si uživatel může přesně definovat, které dokumenty bude od zaměstnanců na daném pracovním místě vyžadovat.
- pracovní místo "řidič" - bude požadován řidičský průkaz;
- pracovní místo "svářeč" - požadavkem bude svářečský průkaz apod.
DB
select * from dok_prijate; info_blob
Tato tabulka obsahuje seznam přijatých dokumentů. Obsahuje sloupec "id_blob", který pak odpovídá sloupci "id" v db tabulce "info_blob". Do té se již běžným SQL promptem (např. z aplikace) nepodíváte. Hromadné mazání dokumentů by tedy muselo probíhat tak, že byste si určili záznamy, které mají být smazány v db tab. "id_blob" a poté odpovídající záznamy smazali také v db tabulce "info_blob" (která je ta obsahující velký počet dat).
