Portál-nastavení-workflow

Standardní nastavení můžete provést v aplikaci KS mzdy PROFi spuštěním jednorázové funkce č. 133-Inicializace workflow (menu: Systém - Jednorázové funkce). Každý typ požadavku zde má tlačítko pro defaultní nastavení. Pozor: pokud máte již nadefinovány vlastní typy požadavků a používáte je, nespouštějte jednorázovou funkci. Změnu konzultujte s tvůrci programu.

Kromě standardního nastavení schvalování požadavků (workflow) má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby.

Nastavení workflow

Menu: Nastavení - Nastavení workflow

* Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSProgram.
* Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.

Nastavování se provádí v přehledném průvodci.

1) V prvním kroku uživatel volí pro jakou funkcionalitu nastavuje schvalovací proces – volba "Typ workflow".	2) Následně se nastavují "fáze" nebo "kroky" schvalovacího procesu. Každý krok se skládá z "Nastavení uživatelského rozhraní" a "Nastavení stavů a akcí". Pozn. Maximální počet kroků je systémově nastaven na hodnotu 25 kroků.

Nastavení uživatelského rozhraní

Popis kroku - uživatelský popis sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".

Objekty v uživatelském nastavení lze nastavovat pro čtyři skupiny uživatelů.

• Adresát - uživatel odpovědný za řešení požadavku v tom kterém konkrétním stavu. V průběhu zpracování workflow se adresáti mohou měnit.
• Správce - uživatel vybaven správcovskými právy.
• Vydavatel - vydavatel požadavku
• Ostatní - uživatelé nespadající ani do jedné z výše uvedených skupin.

V sekci pro každou skupinu uživatelů se zobrazuje seznam objektů stránky a jejich vlastností, které lze měnit. Ve sloupci hodnota se nabízí seznam všech hodnot, které lze přiřazovat uvedeným vlastnostem objektů.

Objekt	Vlastnost	Hodnoty vlastností
Diskuze - nastavením zobrazování diskuse bude možno přidávat diskusní příspěvky. Max. počet zapsaných znaků je 999	Visible	true false
Form1 - znamená hlavní formulář pro zadání požadavku.	Mode	ReadOnly Insert Edit
PanelZmenaStavu - umožní uživateli měnit stav požadavku, typicky se využívá pro adresáta požadavku.	Visible	true false
PanelAdresat - zobrazí adresáta následujícího kroku s možností změny adresáta.	Mode	ReadOnly Edit Hidden
VyberPomeru - Požadavky po poměrech	Visible	true false

Nastavení stavů a akcí

Zde se nastavují možné stavy pro krok procesu schvalování. Každý jednotlivý záznam se nazývá "definice stavu".

Název	Definice
Stav	Textové pole pro zadání interního řetězce pro identifikaci stavu. Vyplňuje se jedno slovo malými písmeny, bez diakritiky. Např. "novy". Striktně doporučeno, aby text byl unikátní v rámci celého konkrétního workflow.
Popis	Zobrazovaná hodnota pro interní identifikaci stavu. Např. "Nový". Uživatelský popis stavu.
Sys. stav (systémový stav)	Systémový stav může nabývat následujících hodnot: nový - přiřadí se stavu odpovídajícímu novému požadavku běžící - ostatní stavy mezi stavem "nový" a "konec-úspěch" nebo "konec-neúspěch" konec-neúspěch- odpovídá poslednímu stavu – zrušení nebo zamítnutí požadavku konec-úspěch - odpovídá poslednímu stavu - schválení požadavku
Sys. stav2	Při zatržení dochází v určitý časový okamžik k ukončení vybraného kroku požadavku. Pole může být zatrhlé pouze u jednoho stavu.
Validace	Nevyužívá se
Akce	Akce, která nastane výběrem definice stavu. Interně jsou definovány například následující akce pro typy požadavků: Benefit - exe:zapsat - zápis do sociálního programu Dovolená - exe:zapsat - zápis schválené dovolené do docházky nebo absencí(podle nastavení portálového parametru ) Náhradní volno - exe:zapsat - zápis do docházky nebo absencí Odměny - exe:zapsat_rucni2 - zápis do mezd, přesněji do tabulky rucni2. Školení - exe:prihlasit - přihlášení na školící akci / exe:odhlasit - odhlášení ze školící akce
Přístup Kdo může nastavit stav)	Možnost zatrhnout více voleb pro určení, kdo bude mít přístup k požadavku. Adresát - adresát požadavku Vydavatel - vydavatel požadavku Správce - správce Ostatní - ti, kteří mají přístupného zaměstnance. Využívá se např. pro stav "storno", kdy tento stav může nastavit jen vydavatel, ale zároveň je ještě ponechána volba adresátům pro schválení/neschválení.
Násl.krok (Následující krok)	Odkaz na krok, který následuje, pokud uživatel vybere stav přiřazený této "definici stavu". Zádává se číslo kroku.
Adresát pro násl.krok	Odkaz na uživatele, který je následujícím řešitelem požadavku (zároveň musí mít přístupného zaměstnance dle přístupových práv, k jehož požadavku se vyjadřuje). Možné hodnoty: vyd - vydavatel požadavku. Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. !vyd - kdokoliv (kdo má přístup na vydavatele požadavku) s výjimkou vydavatele požadavku samotného. Obvykle to jsou všichni nadřízení zaměstnance a ti kteří mají vyjimku z řádkových práv pro přístup na všechny zaměstnance. Dalším efektem tohoto nastavení je skutečnost, že když není explicitně určen nadřízený, tak se takový požadavek ani neobjeví v seznamu požadavků ve výběru filtru Mé + K vyřízení. - Využívá se například pro schvalování dovolené, kdy schvalovatelem může být kterýkoliv nadřízený žadatele. id - id. pracovního místa. Adresátem jsou všichni uživatelé "sedící" na příslušném pracovním místě. vd - nadřízený žadatele, tzn. nadřízený vydavatele požadavku (vyd) ;dříve nadřízený aktuálního řešitele. Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst. vd_res - nadřízený aktuálního řešitele (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). pstr - pracovní středisko, což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. atribut - číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem vd_atr - umožňuje nastavit, že adresátem je 1.nalezený nadřízený řešitele s určitou hodnotou vlastnosti pracovního místa. Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek. oc - osobní číslo zaměstnance, kterému má oznámení přijít.
Oznámení komu	E-mailové oznámení komu má přijít hlášení o daném kroku mimo workflow (např. v kroku schválení zálohy, půjde informace do účtárny o tom, že bude potřeba vyplatit zálohu. oc - osobní číslo zaměstnance, kterému má oznámení přijít. vyd - vydavatel požadavku (žadatel). Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. id - id. pracovního místa. Adresátem jsou všichni uživatelé „sedící“ na příslušném pracovním místě. vd - nadřízený žadatele, tzn. nadřízený vydavatele požadavku ;dříve nadřízený aktuálního řešitele. Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst. vd_res - nadřízený aktuálního řešitele (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). pstr - pracovní středisko, což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. atribut - číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem vd_atr - umožňuje nastavit, že adresátem je 1.nalezený nadřízený řešitele s určitou hodnotou vlastnosti pracovního místa. Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek. mail - zadá se přímo e-mail komu oznámení odejde

Oznámení komu

U každého stavu lze zadat až 3 příjemce oznámení, příklad viz. obrázek. V tomto případě by emailové oznámení bylo odesláno

vd - nadřízenému žadatele

vyd - vydavateli požadavku

mail - na zadanou e-mailovou adresu.

Další typy příjemců - viz. výše

U jednotlivých stavů tedy lze docílit toho, aby nikomu nebylo posíláno oznámení, nebo zrušit oznámení žadateli pro stavy, kdy si požadavek předávají např. účetní s nadřízeným.

Pokud není žadatel adresátem následujícího kroku a má být informován o změně stavu požadavku, přidejte jej do "oznámení komu" (tj. přidejte hodnotu "vyd").

Funkcionalita respektuje změnu adresáta přes panel "změna adresáta", tj. pokud položka "Oznámení komu" obsahuje hodnotu z položky "Adresát násl. kroku", odešle se oznámení nově určenému adresátovi místo původnímu.

Parametry nastavující emailovou notifikaci

• Parametry (Obecné)

Emailové adresy zaměstnanců
Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v aplikaci KS mzdy PROFi (menu: Evidence - Evidence zaměstnanců - Kontakty) se specifikací:

• E-mail do práce

v agendě Kontakty

Pozn. Pokud má zaměstnankyně (zaměstnanec) jeden pracovní poměr a ten je aktuálně v mimoevidenčním stavu, nebudou jí (jemu) odesílány notifikační emaily.

portal_url - používáno ve zvláštních případech: Instalační_příručka#Sekce <appSettings>

Odkazy

• Požadavky (KS portál)

Přílad nastavení workflow - Dovolená

Zpět