M - Nástupy/Výstupy zaměstnanců

Nástup zaměstnance

Lze jej provést převedením z agendy ‚Uchazeči‘, nebo přímým vyplněním údajů v ‘Evidenci zaměstnanců‘.

Evidence – Evidence zaměstnanců

Při nástupu zaměstnance je třeba v tomto menu projít a vyplnit údaje v záložkách Osobní údaje, Mzdové údaje, Rodinní příslušníci, Invalidita, Penzijní připojištění a životní pojištění. Tyto jsou důležité pro zpracování mezd.

Nově nastoupivšího zaměstnance založíme v záložce Osobní údaje vložením nového záznamu. Tlačítko Vložit v nástrojové liště, volba v menu Údaje – Vložit nový záznam nebo stisk Hot-key CTR-W.

Evidence zaměstnanců

Vždy je třeba vyplnit nejméně všechna žlutě podbarvená textová pole! Modrá pole jsou pole vypočítávaná systémem.

Záložky, které je nutné vyplnit při nástupu zaměstnance

M - Osobní údaje
M - Mzdové údaje
M - Invalidita
M - Rodinní příslušníci
M - Penzijní připojištění a životní pojištění
M - Ostatní záložky

Budoucí nástup zaměstnance

Navést nového zaměstnance dopředu, to znamená před datem jeho nástupu, je obecně možné. Lze tedy například 30. dne v měsíci udělat záznam o nástupu od 1. dne následujícího měsíce. Pokud se však stane, že daný zaměstnanec nenastoupí, musí se pak provést zrušení tohoto záznamu. Jestliže dojde k navedení i zrušení v jednom období (v jednom měsíci) zrušení se provede bez problémů. Pokud se však v mezidobí překlopíte do jiného období – uděláte měsíční závěrku, záznamy se uloží do databáze a informace zde již zůstane. Pro vymazání záznamů by se pak musel použít SQL příkaz.

Pozor: Pokud se jedná o zaměstnance, který již je v databázi, tzn. měl pracovní poměr např. do 31.12. a od 1.1. má nový nástup, jedná se o navazující pracovní poměr. Datum nástupu v Evidenci se nemění, zůstává původní datum nástupu.

Pokud zaměstnanec nastupuje po určité prodlevě, např. po půl roce, data se upravují ručně (tzn. v Evidenci smazat datum výstupu, zadat nový datum nástupu, v Prac.poměrech přidat nový prac.poměr). Pokud zaměstnanec končí prac.poměr 31.12. a od 3.1. má nový nástup, personalista tato data nemůže zadat na začátku ledna, kdy se ještě zpracovávají mzdy za prosinec (zaměstnanec by např. nedostal daňovou slevu za prosinec), musí buď počkat, anebo zadat je následovně. V Evidenci smazat výstup, pak založit nový pracovní poměr od 3.1. Je možno vystavit dokument Pracovní smlouva s datem "nástupu" od 3.1. Pak ale musí být opraven výstup v Evidenci na původní hodnotu, přepočtena mzda zaměstnance a po měsíční závěrce je nutno revidovat data (Evidence - smazat výstup, zadat datum nástupu 3.1., Prac.poměr - smazat výstup u nového prac.poměru).

Výstup zaměstnance

Evidence – Evidence zaměstnanců; Záložka: Výstup

Zadáváte datum výstupu, důvod ukončení, případně můžete změnit kmenové středisko. Pokud jste zaměstnanci neukončili pracovní poměr(y), systém vás na to upozorní a nabídne vám i ukončení pracovního poměru ke zde zadanému datu a s uvedeným důvodem. Po jejich ukončení se přepočítá zbývající dovolená. Datum výstupu se v různých firmách může chápat různě. Posun ve dnech mezi zde zadaným dnem a datem výstupu v sestavě Stavy zaměstnanců – Výstupy je provedete nastavením rozšiřujícího parametru DAT_ODCH_POSUN (sk. 1).

Vystoupivší zaměstnanec je v seznamu zaměstnanců označen červeně. Výběr tohoto zaměstnance způsobí modré podbarvení, vystoupivšího zaměstnance tak poznáme podle křížku umístěného za posledním sloupcem seznamu zaměstnanců. Za vystoupivšího je zaměstnanec považován podle nastavení rozhodného data ve volbě „Pomůcky - Třídění, filtrace, hledání“‘ (před prvním dnem aktuálního měsíce, před aktuálním dnem, před prvním dnem následujícího měsíce. Možno přičíst nebo odečíst až + - 30 dnů a tím dále nastavovat rozhodný datum).

Důvod ukončení je/není povinné zadávat – záleží na hodnotě (Ano/Ne) rozšiřujícího parametru DUV_UKONC_POV (sk. 1). Vybíráte z důvodů, které jsou načítány z číselníku Nástupy a výstupy. Pokud chcete uložit výstup zaměstnance, který má ještě neukončené absence, systém vás na to upozorní. Přesvědčte se v tom případě, zda jde o neschopnost v ochranné lhůtě nebo zda došlo k nějakému opomenutí. Údaje o zaměstnanci, který vystoupil, zůstávají nadále v databázi.

U vystoupivšího zaměstnance nedochází k zápisu dat do archivních tabulek (prac_zal, pom_zal), nicméně pokud zaměstnanec obdrží po výstupu nějaký zdanitelný doplatek mzdy, dojde k zápisu do archivních dat za tento měsíc. Využití pak bude např. pro některá potvrzení (Potvrzení zdanitelných příjmů).

Výstup zaměstnance - datum ukončení odpočtů

Po nastavení rozšiřujícího parametru VYSTUP_ODPOCTY (sk. 1) na hodnotu "Ano" funguje systém následovně: po vyplnění data výstupu v agendě os.údajů se před uložením změny do databáze provádí 3 nové kontroly a automatické změny záznamů:

• v agendě mzdových údajů datum ukončení daňového odpočtu
• v agendě studentů datum ukončení studia
• v agendě rod.příslušníků ukončení platností bonusů u dětí nebo příslušníků v péči

Pokud jsou záznamy takto změněny, zobrazí se uživateli oznámení "VÝSTUP ZAMĚSTNANCE:- k datu výstupu byly ukončeny odpočty (prohlášení, student, děti) - celkem záznamů: " Všechny takto provedené změny dat jsou zároveň zapisovány do archivu (zaznamenává se uživatel, který pořizuje výstup). Použitelnost této funkcionality je ve firmách, kdy jsou časté případy ukončení pracovního poměru a vzápětí nové přijetí (pod jiným osobním číslem nebo do jiného podniku v rámci více IČ databáze).

Smazání a zrušení zaměstnance

Evidence – Rušení

Pokud jste udělali chybu při navádění zaměstnance a systém vám nedovolí smazat údaj, použijte tuto operaci.

Systém obecně v částech aplikace, kde se pracuje s evidencí zaměstnanců, pracovními poměry a rodinnými příslušníky, nezná pojem rušení záznamů, ale pouze ukončení platnosti. Tzn. že pokud zaměstnanec ukončí pracovní poměr, tento nebude smazán, ale pouze ukončen a v databázi zůstává. Stejně tak, pokud zaměstnanec vystoupí z evidence zaměstnavatele, tak nebude smazán, ale pouze se mu zadá datum výstupu. A posledním zmiňovaným případem jsou rodinní příslušníci, u kterých např. skončí nárok na uplatnění slevy na dani; nebudou smazáni, ale bude zadán datum konce slevy na dani.

1. Výběr zaměstnance
Po spuštění volby Rušení v hlavním menu se vám otevře okno, kde nejdříve musíte vybrat požadovaného zaměstnance, jehož se rušení záznamu bude týkat. To provedete výběrem přes Hledání osoby (CTRL+N nebo ikona ‚Dalekohled‘). Po výběru se vám zobrazí v okně osobní číslo, kmenové středisko a jméno vybraného zaměstnance. Dále se vám zobrazí seznam pracovních poměrů zaměstnance a případně i seznam jeho rodinných příslušníků.

2. Smazání rodinného příslušníka
Pokud chcete rušit navedené rodinné příslušníky, nejprve kurzorem požadovaný záznam označíte v seznamu rodinných příslušníku a stisknete tlačítko Smazat rod.příslušníky.

3. Smazání pracovního poměru
Podmínky, za nichž může být pracovní poměr smazán, jsou následující: Pracovní poměr byl zadán v aktuálním období (nemůže se jednat o pracovní poměr zadaný v minulém období, který prošel vyúčtováním a měsíční závěrkou - takový smazat nelze). Datum zahájení pracovního poměru a datum ukončení pracovního poměru jsou totožné (stejný den). Zaměstnanec neprošel zpracováním mezd (vyúčtováním), a pokud ano, je potřeba provést následující kroky: v agendě "Zpracování brutto" provést smazání záznamů, smazat i jinde pořízené záznamy (např. v agendě "Doplatky"); poté menu: Mzdy-Vyúčtování zaměstnanců, zatrhávací pole "Včetně automatického doplnění" ponechat nezatržené, a provést výpočet tohoto zaměstnance. Tímto se vyřeší situace, kdy byl zaměstnanci založen v aktuálním období pracovní poměr, spočítána kompletně výplata, následně smazány záznamy ve Zpracování brutto, ale neprovedlo se "Vyúčtování zaměstnanců". Poté byl daný pracovní poměr zrušen, ale zůstaly po něm nápočty z provedeného vyúčtování. Vlastní smazání proveďte stiskem tlačítka Smazat prac.poměr.

4. Smazání zaměstnance
Podmínky, za nichž může být zaměstnanec smazán jsou následující: Již byly smazáni všichni rodinní příslušníci zaměstnance a všechny pracovní poměry zaměstnance. Datum nástupu v Evidenci zaměstnanců/Osobní údaje a datum ukončení jsou totožné (stejný den). Vlastní smazání proveďte stiskem tlačítka Smazat os.údaje. Pozor: Smazání je nevratná operace. Pokud je dokončena, není možné záznam obnovit!

Opakovaná evidence

Opakovaný nástup zaměstnance (po výstupu) může být řešen následovně:

• zaměstnanci se opraví evidenční data (smaže datum výstupu, zadá nové datum nástupu) a založí se nový pracovní poměr.
• zaměstnanec se zavede do evidence opakovaně pod jiným osobním číslem.

Pro druhou variantu musí být nastaven rozšiřující parametr ROD_CIS_ZAM (sk. 1) na hodnotě "Ne", jinak by totiž systém kontrolovat rodné číslo zaměstnance a nedovolil jej podruhé zadat do databáze.

Tento případ může být využit například z následujících důvodů:

• Zaměstnanec dříve pracoval na DPČ nebo DPP, nyní nastupuje na hlavní pracovní poměr. Firma má oddělenou řadu osobních čísel zvlášť pro hlavní pracovní poměry a zvlášť pro dohodáře. Chce ho tedy zadat pod jiným osobním číslem.
• Zaměstnanec dříve pracoval ve firmě a jeho původní osobní číslo z nějakých důvodů nevyhovuje, je požadavek, aby obdržel nové osobní číslo.
• Je používána databáze s více podniky (více IČ). Zaměstnanec pracuje v jedné firmě (jednom podniku) na hlavní pracovní poměr a přitom má zároveň dohodu v další firmě (druhém podniku).

Podrobnosti viz. příručka: http://prirucky.ksprogram.cz/mediawiki/index.php/Opakovan%C3%A1_evidence

Zpět | Další