Zálohy (služební cesta)

Zažádání o zálohu

V 1. kroku (při vytváření požadavku) je většinou tabulka záloh již rovnou v editačním režimu. Lze zadat více záloh v různých měnách.

• Částka - výše zálohy
• Měna - kód měny
• Účel - pro jaký účel je záloha požadována (výběr z číselníku Druhy cestovních náhrad)
• Požádal - kdo požádal a kdy (vyplní se automaticky při uložení)
• Způsob vyplacení - požadovaný způsob vyplacení (výběr z číselníku Způsob platby)

Schválení zálohy

Schválení zálohy většinou provádí vedoucí spolu s povolením cesty, tj. stavem "Povoleno se zálohou", zálohu zamítá stavem "Povoleno bez zálohy". Před povolením může výši zálohy upravit.

• Schválil - kdo schválil a kdy(vyplní se až ve chvíli, kdy vedoucí povolí cestu)

Vyplacení zálohy

Při vyplacení zálohy vyplní pokladní minimálně datum vyplacení zálohy ve sloupci "Vyplatil" a volitelně další 2 položky:

• Vyplatil - datum vyplacení zálohy a kdo ji vyplatil. Pokud byla záloha vyplacena dnes, můžete pouze změnit workflow stav na "Záloha vyplacena" a datum se předvyplní dnešním datem a jméno přihlášeným pracovníkem. V KS portále nejsou položky editační, protože se předpokládá, že pokladní mění workflow stav na "Záloha vyplacena" v okamžiku, kdy k tomu došlo. Pokud je nutné zadat jiný datum vyplacení než dnešní, je nutné položky vyplnit v desktopové aplikace KS mzdy.
• Způsob vyplacení - Hotově nebo "Bank. přev. z fir. účtu"
• Číslo dokladu - pokladní může zadat číslo dokladu

Dále pak změní workflow stav na "Záloha vyplacena" v dolní části přes prvek "Změnit stav". Data i stav lze změnit kliknutím na uložit v horní liště hlavního okna. Pokud nedošlo ke změně údajů a měníte pouze stav, můžete použít tlačítko s disketou přímo u změny stavu.

Změnou nastavení workflow může být krok "Vyplacení zálohy" vynechán a pracovník vyplácející zálohy může být pouze notifikován o povolení cesty a zadává pouze datum vyplacení v KS mzdy. Je ale vhodnější krok ponechat, protože podle workflow kroku/stavu vidíte přímo v seznamu služebních cest či požadavků, že některé SC čekají na vyplacení zálohy.

Pokud vyplácíte zálohy na účet zaměstnance (způsob vyplacení "Bank. přev. z fir. účtu") a používáte k tomu agendu "Služební cesty/Hromadný příkaz" nevyplňujte datum vyplacení, ani nenastavujte stav "záloha vyplacena"!!! Hromadný příkaz totiž načítá pouze zálohy s nevyplněným datem vyplacení a datum vyplacení a stav nastaví sám!!!

Pravidla pro editaci (v 2. a dalším kroku)

Přepnout zálohy do editačního režimu přes tlačítko Editovat může pouze zaměstnanec, jehož aplikační role má právo na akci "Zaměstnanec;Služební cesty;Editace záloh, průběhu, stravného, výdajů" a zároveň má jeho workflow role (žadatel/řešitel/správce/ostatní) povolenu editaci záloh pro aktuální krok workflow. Po přepnutí do editace se dále pro editaci jednotlivých řádků záloh, aby mohl nadřízený či účetní upravit výši zálohy, uplatňují následující pravidla:

• Neschválená a nevyplacená záloha - ostatní (kteří mají přístup) mohou editovat; vydavatel může editovat jen svoje zadané.
• Schválená a nevyplacená záloha - ostatní mohou editovat; vydavatel nemůže editovat (pokud je vydavatel zároveň tím, kdo zálohu schválil, pak editovat může).
• Vyplacená záloha - může editovat ten, kdo ji vyplatil.

Odkazy

• Služební cesty