Přijaté dokumenty

Agenda umožňuje pro vybraného zaměstnance sledovat tzv. dokumenty přijaté, včetně možnosti přidat soubor.

Číselník

Číselník druhů dokumentů obsahuje seznam dokumentů, které je zvykem v organizaci evidovat. Může se jednat o standardní doklady, které jsou svázány s nástupem zaměstnance do pracovního poměru (např.):

• osobní dotazník
• profesní životopis
• zápočtový list
• doklad o nejvyšším vzdělání aj.

dále je zde možno uložit scan již vytvořeného dokumentu:

• pracovní smlouva
• platový/mzdový výměr
• doklad o hmotné zodpovědnosti aj.

případně další druhy dokumentů:

• certifikáty
• průkazy
• potvrzení o absolvování kurzů....

Číselník je uživatelský, to znamená, že si každý z uživatelů definuje položky dle svých potřeb a zvyklostí.
Menu: PIS > Dokumenty > Číselník druhů dokumentů

• Naplňte číselník druhů dokumentů.

Aplikace neumožní uživateli provést následující úkony:

- editovat resp. uložit změnu označení druhu dokumentu (pole: Druh),

- smazat záznam,

a to tehdy, pokud již tento druh byl v historii použit (PIS>Dokumenty>Dokumenty přijaté nebo v popisu pracovního místa).

Sloupec použití vyhrazeno zvláštním právem - pokud je na hodnotě ANO a v přístupových právech pro konkrétní roli není POVOLENO "Zvláštní právo na vymezené druhy dokumentů přijatých", tak uživatel v této roli nebude moci prohlížet daný typ dokumentu v agendě Dokumenty přijaté.

Přijaté dokumenty

V záložce Přijaté dokumenty jsou uvedeny záznamy o jednotlivých dokumentech, které byly od daného zaměstnance převzaty a uloženy v databázi, na sdíleném úložišti nebo vně aplikace (popis níže). Jaké dokumenty ukládáme zaznamenáme buď přímým vložením a výběrem z číselníku, nebo se seznam požadovaných dokladů u zaměstnance dotáhne z definice v popisu pracovního místa.

Následně uživatel doplní údaje o dokumentu (datum vystavení, kdo vystavil, datum přijetí, kdo přijal, poznámka, zda se má dokument zobrazovat i na KS portále).

Menu: PIS > Dokumenty > Dokumenty přijaté

Postup vložení dokumentu:

• V záložce Přijaté dokumenty v režimu editace vložte nový záznam.
• Vyberte typ dokumentu.
• Prostřednictvím tlačítka s třema tečkama najděte cestu k dokumentu.
• Záznam uložte.
• Nyní se objeví dvě tlačítka:
  • Načíst do databáze - popis viz. níže.
  • Zkopírovat na sdílené uložiště - popis viz. níže.

Možnosti uložení dokumentu

Existují 3 varianty uložení dokumentu.

1) Cesta k souboru

Soubor existuje vně aplikace, je uložen v nějakém adresáři. Uživatel vybere cestu k souboru pomocí tlačítka "...". Pozn. Max. počet znaků pro ukládanou cestu je 200.

2) Soubor uložen v databázi

Uživatel po definici cesty k souboru stiskl tlačítko "Načíst do databáze", po němž se status načtení souboru "uložen v databázi" změnil z hodnoty "ne" na "ano". Soubor je uložen v databázi (databáze se tím zvětší). Soubor samozřejmě může existovat nadále vně aplikace.

3) Sdílené úložiště

Účelem sdíleného úložiště je zpřístupnit soubory z přijatých dokumentů všem uživatelům aplikace.

Je potřeba mít nastavenu hodnotu rozšiřujícího parametru Dok_SdileneUloz (skupina10) - zadává se cesta. Pro uložení souboru se pak stiskne tlačítko "Zkopírovat na sdílené úložiště".

Dok_SdileneUloz - Nastavení cesty ke sdílenému úložišti přijatých dokumentů, do kterého se mohou ukládat kopie lokálních souborů - proto, aby je mohli vidět všichni uživatelé.

Dokument je uložen tak, že název souboru je složen z osobního čísla zaměstnance, čísla pracovního poměru, data a času uložení. Přijaté dokumenty mohou mít dále v názvu souboru na začátku:

• SKOL - z menu PIS/Vzdělávání/Školicí akce/Dokumenty
• PRUK - z menu PIS/Vzdělávání/Evidence vzdělávání/Průkazy
• UCH - z menu PIS/Uchazeči/Uchazeči/Přijaté dokumenty
• VR - z menu PIS/Uchazeči/Výběrová řízení/Přijaté dokumenty.

Nastavení, aby k dokumentu neměl přístup uživatel, který nemá přístupová práva na zaměstnance.
Toto se dá provést na úrovni práv na složky/soubory v operačním systému (Windows). Všem uživatelům jsou přiznána následující práva ve složce obsahující sdílené dokumenty:

zapisovat = ano

číst = ano

měnit = ano

zobrazovat obsah složky = ne

Uživatel si tak prostředky operačního systému (např. Průzkumník Windows) nezobrazí obsah dané složky a takto si nemůže soubor otevřít. Ani nezná název souboru, neboť ten je složen z různých identifikátorů včetně data a konkrétního času zkopírování dokumentu na sdílené úložiště).

Aplikace KS-portál

Pokud uživatel u daného dokumentu zatrhne příznak „zobrazit na portále“, znamená to, že daný dokument dotyčného zaměstnance se automaticky objeví ve webové aplikaci „KS-portál“. Aktuálně platí, že pokud má být dokument zobrazován na portále, je nutno ho uložit do databáze aplikace, nebo na sdílené uložiště.

Dokumenty přijaté (KS portál)

Požadované přijaté dokumenty

Požadované přijaté dokumenty jsou načítány z popisů pracovních míst, z vlastnosti č. 43 – Přijímaný dokument.
Zde si uživatel může přesně definovat, které dokumenty bude od zaměstnanců na daném pracovním místě vyžadovat.

• pracovní místo "řidič" - bude požadován řidičský průkaz;
• pracovní místo "svářeč" - požadavkem bude svářečský průkaz apod.

DB

select * from dok_prijate; 
info_blob

Tato tabulka obsahuje seznam přijatých dokumentů. Obsahuje sloupec "id_blob", který pak odpovídá sloupci "id" v db tabulce "info_blob". Do té se již běžným SQL promptem (např. z aplikace) nepodíváte. Hromadné mazání dokumentů by tedy muselo probíhat tak, že byste si určili záznamy, které mají být smazány v db tab. "id_blob" a poté odpovídající záznamy smazali také v db tabulce "info_blob" (která je ta obsahující velký počet dat).

Odkazy

• Přílohy
• Dokumenty
• Import dokumentů přijatých

Zpět | Řešení některých problémů