M - Nástupy/Výstupy zaměstnanců

Nástup zaměstnance

Lze jej provést převedením z agendy ‚Uchazeči‘, nebo přímým vyplněním údajů v ‘Evidenci zaměstnanců‘.

Evidence – Evidence zaměstnanců

Při nástupu zaměstnance je třeba v tomto menu projít a vyplnit údaje v záložkách Osobní údaje, Mzdové údaje, Rodinní příslušníci, Invalidita, Penzijní připojištění a životní pojištění. Tyto jsou důležité pro zpracování mezd.

Nově nastoupivšího zaměstnance založíme v záložce Osobní údaje vložením nového záznamu. Tlačítko Vložit v nástrojové liště, volba v menu Údaje – Vložit nový záznam nebo stisk Hot-key CTR-W.

Vždy je třeba vyplnit nejméně všechna žlutě podbarvená textová pole! Modrá pole jsou pole vypočítávaná systémem.

Záložky, které je nutné vyplnit při nástupu zaměstnance M - Osobní údaje M - Mzdové údaje M - Invalidita M - Rodinní příslušníci M - Penzijní připojištění a životní pojištění M - Ostatní záložky

Položky, které je nutné vyplnit při nástupu zaměstnance v osobních údajích

Osobní číslo, rodné číslo, jméno, příjmení, rodné příjmení (u žen), místo narození / stát, státní příslušnost, rodinný stav, kmenové středisko, trvalé bydliště, datum nástupu.

Osobní číslo
Volná osobní čísla. Systém nabízí nové osobní číslo, které navazuje na dosud vytvořenou číselnou řadu. Pokud uživatel toto číslo změní, je při ukládání dat kontrolováno, aby nebylo duplicitní. V záložce Seznam zaměstnanců naleznete tlačítko ‚Volná osobní čísla‘, které umožní vyhledávat ‚mezery‘ v posloupnosti osobních čísel. Pro prohledávání zadáváte interval od(čísla) do (čísla). Zatrhávací pole ‚Maximálně nejvyšší os.číslo‘ omezí hledání po toto nejvyšší osobní číslo, pokud se nachází v intervalu od–do.

Rodné číslo
Pokud je známo jen datum narození zaměstnance (např. cizinci), může se zadávat rodné číslo jako 9 místné (doplněním tří libovolných číslic – u cizinců by to měly být tři nuly). V tom případě neprobíhá kontrola na modulo 11, systém dokáže vygenerovat pouze kontrolní dotaz: „Je zadáno rodné číslo na 9 číslic a rok narození je větší než 1953. Jedná se o náhradní údaj? (Lze použít, ale neproběhne kontrola na modulo 11).“ s možností odpovědi „Ano“ nebo „Ne“ (uložení nebo neuložení). Rodné příjmení, všechna dřív. příjmení Rodné příjmení je pole evidenčního charakteru, všechna dřívější příjmení je pole využívané při tisku nových evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) pro ČSSZ.

Místo narození
Je-li v evidenci zaměstnanců u místa narození uveden jiný kód státu než "CZ", připojí se tento kód do pole místo narození v ELDP – Evidenční listy důchodového pojištění (např. Bratislava SK).

Kód státu
Editační pole v agendě os.údajů v trvalém bydlišti vedle místa ještě kód státu - nabízí se dvouznakové kódy z číselníku státních příslušností.. Tento údaj je nepovinný a je potřeba jej vypsat jen v případě zahraniční adresy (podobně jako kód státu u místa narození). Tuto úpravu si vynutila potřeba generovat adresy v cizině a v tuzemsku u cizinců v hlášení změn do registru pojištěnců ČSSZ. Původní řešení, kdy indikace zahraniční adresy byla přebírána z použití adres k ELDP, se ukázalo jako nedostatečné.

Národnost
V souvislosti se zákonem na ochranu osobních údajů lze v aplikaci nastavit pomocí rozšiřujícího parametru EVID_CITLIV_POL (sk. 1) přístup na položky, které jsou zařazeny do kategorie citlivých údajů. Pokud je v tomto parametru nastavena hodnota ‚n, pak není přístupný údaj národnost pro žádného ze zaměstnanců. Při nastavené hodnotě ‚a' lze individuálně nastavovat přístup k tomuto údaji pro jednotlivá osobní čísla v poli ‚Zaměstnanec souhlasí s evidencí citlivých dat‘.

Státní příslušnost
zde pro Českou republiku zadávejte č. 203, zároveň v rozšiřujícím parametru CECH_is_stprisl (sk. 1) je potřeba mít vyplněnu hodnotu 203.

Rodinný stav
u volby svobodný, rozvedený půjde zadat ošetřování člena rodiny v délce 16 dnů.

Kmenové středisko
Fyzické zařazení zaměstnance. Pokud v evidenci zaměstnanců, v osobních údajích měníte kmenové středisko, systém automaticky nabídne, zda má změnu zapsat i pro všechny aktuální pracovní poměry (pro položku pracovní středisko). Obdobně též naopak (změnu v pracovním poměru v pracovním středisku systém nabídne zapsat do evidence zaměstnanců do položky kmenové středisko). Pozor na změnu střediska prostřednictvím budoucích změn: zde je nutné pořídit oba záznamy!

Evidenční stav
barevně zvýrazněný údaj informující o evidenčním/mimo evidenčním stavu zaměstnance. Na obrazovce jej najdete vpravo uprostřed. Podmínkou je mít nastaven rozšiřující parametr INFO_EV_STAV (sk. 1).

Barevná indikace pole má následující význam:
modrá – evidenční stav
zelená – mimo evidenční stav
červená – zaměstnanec po výstupu.

Trvalé bydliště
U povinných položek (PSČ, Místo), si můžete pomoci rozšiřujícího parametru PSC_nacist (sk. 1), nastavit čtyři stavy: a-Ano zadáte PSČ z číselníku. Položka Místo se zobrazí automaticky. Do položky Pošta se musí text vepsat. N-Ne vepíšete PSČ a po stisku Enter se položka Místo zobrazí automaticky. Do položky Pošta se musí text vepsat. o-Ano-obec do místa a pošta do pošty zadáte PSČ z číselníku. Hodnota pole „Obec“ z číselníku PSČ bude automaticky vkládána do místa i do pošty. m-Ano-obec do místa a pošty obec z číselníku PSČ je vložena do místa i do pošty i-Ano-pošta do pošty a také do obce zadáte PSČ z číselníku a hodnota pole "pošta" z číselníku PSČ bude automaticky vložena do pošty a do obce (místa). p-Ano-obec do pošty zadáte PSČ z číselníku. Položka Pošta se zobrazí automaticky. Do položky Místo se text musí vepsat.

Post code
Varianta, kdy namísto PSČ je pro zahraniční adresy uváděno do ELDP toto pole PostCode. Zobrazení adresy na mapě Pro zobrazení tlačítka pro vyvolání mapy u adres ve formulářích je potřeba nastavit rozšiřující parametry: MAPY (skupina 12) - možné hodnoty jsou: "nezobrazovat", "Mapy.cz", "GoogleMaps". Vyhledávání dle GoogleMaps bývá spolehlivější. GOOGLEMAPS (sk. 12) - možné hodnoty jsou: "ano", "ne". Tlačítko se objeví v Evidenci zaměstnanců/Osobní údaje, režim Editace. Nebo v PIS/Uchazeči, režim Editace. Kliknutí na tlačítko způsobí otevření webového prohlížeče a zobrazení adresy na mapě.

Použití adres
Prostřednictvím tlačítka „Použití adres“ (ve spodní části okna) lze určit, zda se pro ELDP (Evidenční listy důchodového pojištění) má použít adresa trvalého nebo přechodného bydliště. Dále je zde možné určit, zda se jedná o zahraniční adresu a případně také kód státu.

Doručovací adresa
Můžete vyplnit nepovinné údaje v položkách Ulice, PSČ, Pošta, Místo. Stejně jako u trvalého bydliště, si můžete pomoci rozšiřujícího parametru PSC_nacist (sk. 1), zvolit způsob vyplňování položek. Jen ve stavu 2. a 3. (´Ne´ a ´Ano-místo do pošty´), je funkčnost totožná.

Datum nástupu
Kromě data nástupu lze rozšiřujícím parametrem DATUM_1_NAST¨(sk. 1) nastavit i zobrazení položky datum 1.nástupu. Používá se např. pokud nástupnická firma chce zohlednit nástup u minulé firmy z důvodu pracovních jubileí (sestava: Jubilea). Datum nástupu je důležité pro přihlášky na zdravotní a sociální pojišťovnu.

Datum výstupu
Zadáváte datum výstupu, důvod ukončení, případně můžete změnit kmenové středisko. Pokud jste zaměstnanci neukončili pracovní poměr(y), systém vás na to upozorní a nabídne vám i ukončení pracovního poměru ke zde zadanému datu a s uvedeným důvodem. Po jejich ukončení se přepočítá zbývající dovolená. Zaměstnanec zůstává v databázi, ale v seznamech je zbarven červeně.

Započtená praxe
Předch.zaměstnání – roky a dny. Pole jsou standardně editovatelná. Po přepnutí rozšiřujícího parametru Pred_zam_z_prub (sk. 1) na ´Ano´ se stanou pole needitovatelnými – doba předcházejícího zaměstnání bude vypočtena ze záznamů navedených v záložce ´Průběh zaměstnání´ (Evidence zaměstnanců), ale jen těch záznamů, které jsou identifikovány jako ´naše organizace´. Související sestava je sestava ´Jubila – narozeniny´. Započtená praxe – souč.zaměstnání – roky, dny. Zobrazovaný údaj, který se počítá jako rozdíl mezi systémovým datem na PC a datem nástupu. Započtená praxe celkem – roky, dny. Údaj získaný součtem dvou předchozích údajů. Viz též sestava: Sestavy – Personální evidenční sestavy – Seznam evid.zaměstnanců.

Zdravotní postižení
Může mít čtyři hodnoty (výběr ze seznamu) nebo nevyplněno Tato položka je důležitá kvůli ÚP. Sestava podíl zam. se ZPS (Sestavy – Stavy zaměstnanců – Podíl zam. se ZPS) je vypočítávána na základě údajů o zdravotním postižení zadaných v tomto poli.

Po kliknutí na tlačítko „Historie“ je možno vkládat záznamy s časovou platností (např. zdravotní znevýhodnění od 1.8.2009 do 31.1.2010, částečně invalidní od 1.2.2010). Je možno vkládat jen záznamy historické, tzn. takové, které mají datum v minulosti vzhledem k aktuálnímu období. Nepředpokládá se zde mazání již zadaných záznamů, tzn. příp. opravy se provedou přepsáním hodnoty (např. z hodnoty „invalidita 1.st“ na hodnotu „ne“).

Důchod
Nutné zadávat u důchodců. Má vliv na základní nezdanitelnou částku u starobního důchodů, na slevu zdravotního pojištění. Druh důchodu 11, 12, 13 se projeví v sestavě „Registr pojištěnců ČSSZ“.

Počet dětí pro důchod ženy
Pokud podle rodného čísla systém zjistí, že se jedná o ženu, je zpřístupněna tato položka, do které lze zadat počet dětí rozhodných pro výpočet důchodového věku. Při změně tohoto údaje dojde k přepočtu důchodového věku. Toto pole nemusíte vyplňovat, pokud jste správně navedli rodinné příslušníky.

Důchodový věk
Z rodného čísla, případně u žen z počtu ‚dětí pro důchod‘, systém automaticky vypočte roky a měsíce, kdy zaměstnanec dovrší důchodový věk.

Pojišťovna
Výběr pojišťovny z číselníku zdravotních pojišťoven.

V případě nového zaměstnance je přednastavena hodnota zdravotní pojišťovny 111-VZP. To je možno změnit rozšiřujícím parametrem ZDR_POJ_DEFAULT (sk. 1). Zadáním 999 nebo 99999 a uvedením názvu např. "neurčená zdravotní pojišťovna" do tohoto parametru se bude v číselníku pojišťoven zobrazovat právě tato neurčená pojišťovna. Tato varianta slouží pro větší jistotu, že nově nastoupivšímu zaměstnanci nespleteme zdravotní pojišťovnu - personalista musí provést změnu na správnou hodnotu. Výhodná je tato varianta také v případě zaměstnanců, u nichž neznáme (nemusíme znát) zdravotní pojišťovnu - externí zaměstnanci, DPP, apod.

Platí od, předchozí zp.
Vyplňuje se jen, když zaměstnanec mění zdravotní pojišťovnu.

Číslo pojištěného cizince
Cizinci zaměstnaní u nás obdrží od zdravotní pojišťovny tzv. číslo pojištěnce, které se zadá zde. Projeví se např. v přihlášce/odhlášce na zdravotní pojišťovnu.

Druh zdravotního pojištění
Udává, jakým způsobem zaměstnanec platí zdravotní pojištění. Možné hodnoty:

• 0 nejméně z minimální mzdy - zaměstnanec neuplatňuje žádnou slevu a zdravotní pojištění se počítá nejméně ze základu, kterým je minimální mzda
• 1 ze skutečně vydělaných peněz – zaměstnanec za něhož je plátcem zdravotního stát (důchodce, student do 26 let, zaměstnance na mateřské, rodičovské dovolené).
• 3 bez pojištění - zaměstnanec neplatí zdravotní pojištění.
• 4 nejméně z min.mzdy i u studentů - tato varianta řeší specifické případy, kdy studující zaměstnanec má nárok na daňovou slevu, ale zároveň musí plnit minimální vyměřovací základ zdravotního pojištění, i když za obvyklých podmínek by platil pouze ze skutečně vydělaných peněz.
• 5 nejméně z min.mzdy – platí podnik

Sociální pojištění
Potlačit výpočet soc. poj. Možnosti:

• 0 počítat SP - výpočet sociálního pojištění se provádí běžným způsobem
• 1 nepočítat SP - u daného zaměstnance bude potlačen výpočet sociálního pojištění. Lze použít např. u cizích státních příslušníků. Dalším důsledkem je to, že danému zaměstnanci bude vkládána do nápočtu Kč a do dnů rozhodného období pro výpočet průměru pro nemocenské dávky za příslušné období (měsíc) nula.

Evidenční číslo pojištěnce
Využívá se v případě cizinců. Pokud je tento údaj vyplněn, potom se při tvorbě ELDP do položky "rodné číslo" vloží tento údaj.

Výplatní středisko
Výběr z číselníku výplatních středisek; toto středisko představuje místo, na kterém se provádí výplata mezd (příjem výplatních lístků…), nemá vazbu na číselník středisek. Příklad použití: výplatní lístky tříděné podle výplatních středisek.

Rozšiřujícím parametrem nepoc_vypl_str (sk. 5) je nastaveno číslo výplatního střediska, které se nezpracovává. Výchozí hodnota je –1. To znamená, že pokud má zaměstnanec přiřazeno takové výplatní středisko, neprojde zpracováním mezd (výpočtem).

Záloha
Výše pravidelně vyplácené zálohy.

Pro náhradu voj. cvičení
Údaje o počtu osob pro automatický výpočet náhrady, pokud se zaměstnanec účastní vojenského cvičení.

Pro existenční minimum
Počet vyživovaných osob pro výpočet existenčního minima pro realizaci předepsaných srážek ze mzdy

Max. základní nezabavit. částky
Hodnota v tomto poli musí zůstat ve standardním případě prázdná!

Podepsáno prohlášení
Informace, zda má zaměstnanec podepsáno Prohlášení poplatníka daně, má vliv na způsob danění.

Odpočet od, odpočet do
Pro zaměstnance, kteří podepsali prohlášení, ale odpočet již uplatnili u předchozího zaměstnavatele. Zadává se datum začátku následujícího měsíce. Pro případ, kdy zaměstnanec nastoupí uprostřed měsíce (nikoliv první den v měsíci).

Daňový nerezident
Zatrhávací pole pro označení zahraničních zaměstnanců. Pokud bude mít zaměstnanec nastaveno podepsané prohlášení a k tomu zatrženo pole „daňový nerezident“, aplikace mu při výpočtu mzdy přizná základní měsíční slevu na dani (na poplatníka). Dále přizná případnou slevu na studenta; ostatní slevy nikoli. U cizího státního příslušníka s takto zatrženým polem se na mzdovém listu objeví další identifikační údaje zaměstnance - cizího státního příslušníka, a to: číslo pasu, písmenný kód státu.

Výpočet
Možné volby:

• počítat daň - standardní případ,
• nepočítat daň - u cizinců pracujících v ČR,
• nepočítat daň generovat základ – zaměstnanci pracující pro českou firmu v zahraničí ale mzdu dostává u nás, Slováci formulář E101,
• vždy srážková daň - pracovník je pouze příjemcem odměny za členství v dozorčí radě a k tomu má navýšení daň.základu za využívání služebního vozu, přičemž částka je vyšší než 5000Kč.

Podrobněji viz. příručka: http://prirucky.ksprogram.cz/mediawiki/index.php/Mzdov%C3%A9_%C3%BAdaje#Dan.C4.9B

Student
Tato indikace se vztahuje k aktuálnímu období. Kromě odpočtu z daňového základu, má tato položka vliv i na výši zdravotního pojištění dle platných předpisů pro studující při zaměstnání.

Na správné stanovení odpočtu studenta v ročním zúčtování daní nemá tato položka vliv, ale musí být vyplněny údaje v záložce ´Studenti´!

Nastavení a podrobnější popis viz. příručka: http://prirucky.ksprogram.cz/mediawiki/index.php/Mzdov%C3%A9_%C3%BAdaje#Dan.C4.9B

Informace o odborovém členství
Obdobně jako u údaje Národnost ve skupině osobních údajů, lze i zde nastavit přístup k citlivým údajům.

Zde nastavujeme zda je zaměstnanec členem výboru OH, zda generovat příspěvek či ne.

Více viz příručka:http://prirucky.ksprogram.cz/mediawiki/index.php/Mzdov%C3%A9_%C3%BAdaje#Odbory

Daňové podklady od předchozích zaměstnavatelů pro roční zúčtování daní Tyto údaje se nemusí pořizovat při nástupu , je možno je zadat až v rámci ročního zúčtování daně.

Více viz. příručka: http://prirucky.ksprogram.cz/mediawiki/index.php/Mzdov%C3%A9_%C3%BAdaje#Da.C5.88ov.C3.A9_podklady_od_p.C5.99edchoz.C3.ADch_zam.C4.9Bstnavatel.C5.AF_pro_ro.C4.8Dn.C3.AD_z.C3.BA.C4.8Dtov.C3.A1n.C3.AD_dan.C3.AD