Registr pojištěnců ČSSZ

starší verze popisu

Hlášení pro registr pojištěnců ČSSZ
Podle zákona č.424/2003 Sb., který nově zavedl tzv. institut registru pojištěnců spravovaný Českou správou sociálního zabezpečení, jsou organizace povinny od 1.7.2005 zasílat průběžně hlášení změn do tohoto registru.

Funkčnost

Menu: Sestavy/Odvody/Registr pojištěnců ČSSZ-změny Okno dává tyto možnosti:
1) vyhledat všechny pracovní poměry zaměstnanců, které zakládají účast na důchodovém pojištění a v tomto seznamu si zaznamenávat, zda již byly ohlášeny změny pro registr
2) vystavit formulář hlášení změny, případně i ručně upravit jeho obsah a tento vytisknout nebo z něj vytvořit tzv. „datovou větu“ ve formátu XML pro elektronický přenos prostřednictvím portálu veřejné správy (PVS).

Seznam pojištěnců

Načítají se

• zvlášť se načítá každý pracovní poměr, který zakládá účast na důchodovém pojištění
• vybírají se jen ty pracovní poměry, které splňují podmínky: datum začátku pracovního poměru je menší nebo roven poslednímu dnu nastaveného období do a datum ukončení je větší nebo roven prvnímu dnu období od (nebo není vyplněn).

Nenačítají se

• pracovní poměry, které nezakládají účast na důchodovém pojištění (druh pracovního poměru "DPP-vlastní" nebo "DPP-cizí")
• zaměstnanci, kteří nemají účast na sociálním pojištění, tj. ti, kteří mají v agendě "Evidence zaměstnanců", záložce "Mzdové údaje" zatrženo pole „Potlačit výpočet soc.poj“
• zaměstnanci, kterým není počítána mzdy/plat (Evidence zaměstnanců/Mzdové údaje, výplatní středisko = nepočítané výplatní středisko, standardně -1).

Pro vyhledání zaměstnanců pro účely hlášení změn je k dispozici nastavení režimů „Jen zaměstnanci s nástupem“, „Jen zaměstnanci s výstupem“ nebo „Jen zaměstnanci se změnami“. Zpracování hlášení je možné provádět i pro první dva režimy současně – třetí režim však musí být vždy proběhnout odděleně.

Poslední sloupce v sestavě MO 010 jsou určeny k indikaci odeslaného hlášení do registru pojištěnců. Označení probíhá automaticky při tisku formuláře hlášení nebo při ukládání souboru XML. Uživatel ale může tuto indikaci měnit. Pokud např. provedl hlášení jiným způsobem, indikaci si doplní. Když se naopak nezdaří přenos dat a je potřeba vytvořit data znovu, uživatel zruší indikaci a postup se může opakovat.

Teprve po načtení sestavy MO 010 se povolí použití záložky „Hlášení změny“. Je nutno mít vybraný jeden záznam (jednoho zaměstnance) nebo více záznamů pro hromadné hlášení změny (označení více záznamů probíhá obvyklými Windows prostředky, Ctrl a myš nebo první řádek, Shift a poslední řádek).

Vytváření hromadného seznamu po divizích, pobočkách Pokud je přístup k povoleným organizačním jednotkám řešen pomocí nastavení přístupových práv podle středisek, pak se uživateli zpřístupní vždy jen povolená os.čísla a jen pro ně je schopen vytvářet hrom.seznam. Jestliže má uživatel přístup na všechna os.čísla a potřebuje sestavit hromadný seznam jen pro část zaměstnanců, může využívat filtrace. Pokud se seznamem pracuje více uživatelů, je nutné, aby vždy pozorně přihlíželi i k nastavené indikaci o odeslané přihlášce/odhlášce.

Hlášení změny

• Hromadné hlášení

Tlačítko se zpřístupní jen tehdy, pokud byly v první záložce vybrány volby "jen zaměstnanci s nástupem" a/nebo "jen zaměstnanci s výstupem a současně bylo vybráno více řádků. Po stisku tlačítka v této záložce se vygeneruje formulář pro více než jednoho zaměstnance a zároveň se níže zpřístupní do té doby neviditelná tlačítka "<" a ">", která slouží pro listování mezi formuláři.

• Soubor XML

Nejprve je potřeba nastavit "cílový soubor" a to prostřednictvím tlačítka "...". Určíte si tedy cestu a název souboru; přípona souboru bude .xml.

Poté je možno stisknout tlačítko:
- pokud existuje nastavený cílový soubor a je již ukončen, zobrazuje se dotaz k jeho přepsání a je nově doplněna informace, že v souboru je potřeba smazat řádek </PRIHL>, pokud se k němu má nový záznam doplnit (toto smazání lze provést po otevření v textovém editoru - např. NOTEPAD)
- pokud existuje cílový soubor a není ukončen, automaticky se doplní nový záznam na jeho konec.
- po skončení zápisu je zobrazen dotaz, zda má být soubor XML uzavřen (tzn. zakončen řádkem </PRIHL>).

Takto je možno slučovat libovolný počet hlášení změn do jediného souboru. Mohou být kombinovány všechny druhy změn. Ovšem nezapomeňte, že soubor lze odeslat jedině tehdy, pokud je řádně ukončen (tj. řádkem "</PRIHL>")

Odesílání souboru Aplikace ukládá výstupní soubor ve formátu XML do adresáře, který si zvolí uživatel. Pak následuje proces, kdy je soubor potřeba zašifrovat a přidat k němu certifikační klíč, aby bylo možné jej prostřednictvím PVS přenést do databáze ČSSZ. K tomu je potřeba, aby měl uživatel nainstalován vhodný software od specializovaného dodavatele, například: - Software602 Form Filler (freeware – www.602.cz) - PartnerLink (www.nzservis.cz - www.nzservis.cz)

• Vyplňované údaje
  • Kód OSSZ, Místně příslušná OSSZ, Název organizace, variabilní symbol, IČ - přebírají se ze základních parametrů
  • Druh činnosti - jako hlavní poměr je označován druh poměru 1, 2 nebo 3. Pořadové číslo poměru se zjišťuje z aktuálně platných poměrů zaměstnance (prochází se platné poměry podle datumu zahájení). Jako dohody se označí druhy poměrů 5, 7 a jejich pořadí se stanoví stejně.
  • Místo narození - Místo narození se přebírá z osobních údajů zaměstnance. Pokud se místo narození nachází v cizině, je nutno v osobních údajích doplnit i tento údaj (dvoumístný kód státu). V tiskopisu hlášení se pak objeví v poli údaj "místo XX", kde XX je 2místný kód státu.
  • Identifikace posledního (současného) cizozemského nositele pojištění - Tyto údaje se přebírají z agendy Evidence zaměstnanců/Mzdové údaje. Je potřeba je vyplnit v případech, kdy zaměstnanec nastoupil do prvního zaměstnání v ČR a předtím byl zaměstnán v cizině.
  • Ohlašování cizinců - Pokud zaměstnáváte cizince, je potřeba si zkontrolovat a doplnit dvoumístné kódy v číselníku státních příslušností. U cizinců, kteří mají trvalý pobyt v zahraničí, je potřeba mít v číselníku PSČ položku „00000“ (pojmenovanou např. „zahraničí“ nebo „bez psč“) a tuto v takových případech používat v jejich adrese trvalého bydliště (do adresy se pak automaticky vyplní místo psč údaj PostCode). V agendě „Osobní údaje“ je vhodné cizincům, kteří dosud nemají přiděleno platné RČ, vytvářet náhradní RČ tak, aby končilo „000“. Tak se zajistí, že se ve formuláři RČ nevyplní. Jestliže má zaměstnanec s RČ končícím nulami vyplněno evidenční číslo pojištěnce (EČP - agenda mzdových údajů), je RČ nahrazeno tímto údajem a je možné do generování souboru XML zahrnout i tohoto cizince. Cizince bez platného rodného čísla a bez EČP je potřeba přihlásit do registru na samostatném formuláři, který obdržíte na OSSZ.

Praktické poznámky

Je třeba respektovat zásadu, že jako první se provede přihlášení nově vzniklých poměrů. Generování hlášení změn je postaveno na předpokladu, že v databázi je již uložen záznam o přihlášení. Jeho datum je pak použito pro vyhledávání změn, které nastaly po přihlášení.

Výstupy, změny - neuvádí se IČ organizace a další údaje (pro tyto režimy platí jiná pravidla než pro přihlašování)

Zaměstnání malého rozsahu - Do automatického vyhledávání změn jsou zahrnuty i změny v nastavení indikace zaměstnání malého rozsahu (v agendě prac.poměru). DŮLEŽITÉ SDĚLENÍ (informace, kterou jsme obdrželi na náš dotaz z ústředí ČSSZ): jestliže je u zaměstnance zahájena DPČ s malým rozsahem, není na závadu vznik takového poměru hned oznámit prostřednictvím formuláře ONZ - takový postup je naopak doporučován, přestože podle oficiálního popisu je to povinností až poté, kdy se už nejedná o malý rozsah. Naše aplikace od samotného počátku nabízí uživateli vytvoření přihlášky bez ohledu na malý rozsah.

Rozšiřující informace od ČSSZ ke zpracování hlášení Aktuální a podrobné informace je možné vyhledat na internetových stránkách www.cssz.cz.