Portál-nastavení-workflow: Porovnání verzí

Z Prirucky
(Přesměrování na Nastavení workflow)
 
(Není zobrazeno 21 mezilehlých verzí od 2 dalších uživatelů.)
Řádek 1: Řádek 1:
Standardní nastavení můžete provést v aplikaci KS mzdy PROFi spuštěním jednorázové funkce č. 133-Inicializace workflow ('''menu:''' Systém - Jednorázové funkce). Každý typ požadavku zde má tlačítko pro defaultní nastavení. '''Pozor:''' pokud máte již nadefinovány vlastní typy požadavků a používáte je, nespouštějte jednorázovou funkci. Změnu konzultujte s tvůrci programu.
#REDIRECT [[Nastavení workflow]]
 
Kromě standardního nastavení schvalování požadavků (workflow) má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby.
 
Rozsah
* '''Kroky''' - libovolný počet <small>(Před 09/2017 byl maximální počet kroků = 20.)</small>
* '''Stavy''' - maximální počet = 10 stavů v každém kroku. <small>(Před 09/2017 byl maximální počet stavů v jednom kroku = 5.)</small>
 
== Nastavení workflow ==
'''Menu:''' Nastavení - Nastavení workflow
 
* Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSProgram.
* Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.
 
Nastavování se provádí v přehledném průvodci.
 
{|
|-
| '''1)''' V prvním kroku uživatel volí pro jakou funkcionalitu nastavuje schvalovací proces – volba "Typ workflow".
| '''2)''' Následně se nastavují "fáze" nebo "kroky" schvalovacího procesu. Každý krok se skládá z "Nastavení uživatelského rozhraní" a "Nastavení stavů a akcí". Pozn. '''Max'''imální počet kroků je systémově nastaven na hodnotu '''25 kroků'''.
 
|- style="vertical-align:top;"
|[[Image:P_typ_workflow.png|thumb|left]]
|[[Image:P_faze_kroky.png|thumb|left]]
|}
 
== Nastavení uživatelského rozhraní ==
[[Image:P_nastaveni_uziv_rozhrani.png|thumb|left]]
 
'''Popis kroku''' - uživatelský popis sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".
 
Objekty v uživatelském nastavení lze nastavovat pro čtyři skupiny uživatelů.
 
{| class="prettytable" cellpadding = "5" cellspacing = "0" border = "1"
|- style="background-color: #eeeeee"
| '''Skupina uživatelů'''
| '''Popis'''
|-
| '''Adresát'''
| Uživatel odpovědný za řešení požadavku v konkrétním stavu. V průběhu zpracování workflow se adresáti mohou měnit.
|-
| '''Správce'''
| Uživatel vybaven správcovskými právy - [[Portál-Práva]]. Pro [[Služební cesty]] též:[[SlcSpravci]].
|-
| '''Vydavatel'''
| Vydavatel požadavku.
|-
| '''Ostatní'''
| Uživatelé nespadající ani do jedné z výše uvedených skupin, kteří zároveň mají přístupného zaměstnance. Využívá se např. pro stav ''storno'', kdy tento stav může nastavit jen vydavatel, ale zároveň je ještě ponechána volba adresátům pro schválení/neschválení.
|}
 
Pro každou skupinu uživatelů se zobrazuje seznam objektů stránky a jejich vlastností, které lze měnit. Ve sloupci hodnota se nabízí seznam všech hodnot, které lze přiřazovat uvedeným vlastnostem objektů.
 
{| class="prettytable" cellpadding = "5" cellspacing = "0" border = "1"
|- style="background-color: #eeeeee"
| '''Objekt'''
| '''Vlastnost'''
| '''Hodnoty vlastností'''
 
|-
| '''Diskuze''' - nastavením zobrazování diskuse bude možno přidávat diskusní příspěvky. <small>Max. počet zapsaných znaků je 999</small> [[Image:P_diskuze.png|60px|border]]
| Visible
|
true <br/>
false
 
|-
| '''Form1''' - znamená hlavní formulář pro zadání požadavku. [[Image:P_form1.png|60px|border]]
| Mode
|
ReadOnly <br/>
Insert <br/>
Edit
 
|-
| '''PanelZmenaStavu''' - umožní uživateli měnit stav požadavku, typicky se využívá pro adresáta požadavku. [[Image:P_panel_zmena_stavu.png|60px|border]]
| Visible
|
true <br/>
false
 
|-
| '''PanelAdresat''' - zobrazí adresáta následujícího kroku s možností změny adresáta. [[Image:P_panel_adresat.png|60px|border]] [[Image: Pozadavek-dokument-adresat.png|60px|border]]
| Mode
|
ReadOnly <br/>
Edit <br/>
Hidden
 
|-
| '''[[Přílohy]]''' - zda bude možno přiložit přílohu (soubor). <small>Seznam povolených typů (přípon) souborů je uveden v obrázku.</small> [[Image:Prilohy-k-pozadavku.png|70px|border]] [[Image:Prilohy-k-pozadavku-priklad-ulozenych-souboru-1.png|60px|border]] 
| Visible
|
true <br/>
false
 
|-
| '''VyberPomeru''' - '''[[Požadavky po poměrech]]'''
| Visible
|
true <br/>
false
 
|}
 
 
== Nastavení stavů a akcí ==
Zde se nastavují možné stavy pro krok procesu schvalování. Každý jednotlivý záznam se nazývá "definice stavu".
[[Image:P_nastaveni_stavu_akci.png]]
 
 
{| class="wikitable" cellpadding = "5" cellspacing = "0" border = "1" width="100%"
|- style="background-color: #eeeeee"
| <center>'''Název'''</center>
| <center>'''Definice'''</center>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Stav'''
| style="width: 85%;"|
Textové pole pro zadání interního řetězce pro identifikaci stavu. Vyplňuje se jedno slovo malými písmeny, bez diakritiky. Např. "novy". Striktně doporučeno, aby text byl '''unikátní''' v rámci celého konkrétního workflow.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Popis'''
| style="width: 85%;"|
Zobrazovaná hodnota pro interní identifikaci stavu. Např. "Nový". Uživatelský popis stavu.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Implicitní stav'''
| style="width: 85%;"|
Při zatržení dochází v určitý časový okamžik k ukončení vybraného kroku požadavku. Pole může být zatrhlé pouze u jednoho stavu.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Přístup''' <small>Kdo může nastavit stav)</small>
| style="width: 85%;"|
Možnost zatrhnout více voleb pro určení, kdo bude mít přístup k požadavku.
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
Viz '''skupina uživatelů''': <br>
''Adresát'' <br/>
''Vydavatel''<br/>
''Správce'' <br/>
''Ostatní''
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''#'''
| style="width: 85%;"|
Pořadí vyhodnocování podmínek. První řádek má pořadí 99, je to řádek s výchozím nastavením, tj. nastavení, které se použije pokud není splněna žádná podmínka (nebo není žádná podmínka zadána). Z tohoto důvodu nelze podmínku u 1. řádku zadat.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Podmínka'''
| style="width: 85%;"|
Výraz, který musí vracet true nebo false. Ve výrazu lze použít pouze vlastnosti požadavku z rozbalovací nabídky, v níž je předvyplněn i porovnávací operátor a výchozí konstanta, aby bylo zřejmé, jakého datového typu vlastnost je. Předvyplněnou konstantu je třeba upravit a případně i operátor. <br/>
<p style="line-height: 2">
Porovnávací operátory: '''==''' (rovná se), '''>''', '''>=''', '''<''', '''<=''', '''!=''' (nerovná se). <br/>
U textových vlastností lze i vyhodnocovat, zda text začíná,končí či obsahuje určité slovo:<br/>
'''pozadavek.KmenStr.StartsWith('01')'''<br/>
'''pozadavek.KmenStr.EndsWith('01')'''<br/>
'''pozadavek.KmenStr.Contains('01')'''<br/>
Ve výrazu lze použít i více podmínek spojených logickými operátory: '''&&''' (a zároveň), '''||''' (nebo), tj. zápis '''pozadavek.Zahranicni && pozadavek.ZalohyPocet>0'''
</p>
Podmínky umožňují pro stejný stav určit jiný následující krok či adresáta (právě na základě splněné podmínky). Např. vyjímka pro systemizačně nejvyššího, přeskočení kroku "vyplacení zálohy" pokud není požádáno o zálohu apod. Tj. systém při nastavení stavu uživatelem prochází jednotlivé řádky/podmínky podle pořadí (sloupec #) od nejnižšího po nejvyšší a pokud je podmínka splněna, použije nastavení z tohoto řádku a další řádky již neprochází.
 
'''Popis vlastností požadavku, které lze použít v poli podmínka nebo validace:'''<br/>
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
''Všechny typy požadavků:''<br/>
'''Vydavatel''' - osobní číslo vydavatele požadavku (typ celé číslo)<br/>
'''IsShopAsistent''' - zákaznická specialita (kontrola vlastnosti pracovníha místa č. 1020 na hodnotu "a") (typ true/false)<br/>
'''KmenStr''' - číslo střediska (typ řetězec)<br/>
'''KmenDiv''' - číslo divize vyvozené z kmenového střediska<br/>
'''DatumOd''' - <small> např. ''pozadavek.DatumOd<=DateTime.Today'' nebo ...DateTime.Today.AddDays(+1)  </small><br>
'''DatumDo'''<br>
'''CerpaniNV''' <small>pozadavek.CerpaniNV == true </small><br>
'''IdPodniku'''<br>
</p>
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
''Docházka:''<br/>
'''AbsenceSchvaleny''' - vrací true pokud neexistuje neukončený požadavek na dovolenou, náhr. volno, absenci, služ. cestu (typ true/false)<br/>
</p>
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
''Dokument:''<br/>
'''DruhDokId''' - ID druhu dokumentu (typ řetězec)<br/>
</p>
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
''Školení:''<br/>
'''MaxPocet''' - maximální počet účastníků (typ celé číslo)<br/>
'''PocetSchvalenych''' - počet schválených účastníků (typ celé číslo)<br/>
'''KontrolaMaxPoctuUcastniku''' - true, pokud MaxPocet=0 nebo PocetSchvalenych<=MaxPocet (typ true/false)<br/>
</p>
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
''Služební cesta:''<br/>
'''Dnu''' - počet dnů cesty bez ohledu na čas (typ celé číslo)<br/>
'''Zahranicni''' - true, pokud je typ cesty zahraniční (typ true/false)<br/>
'''ZalohyPocet''' - počet záloh (typ celé číslo)<br/>
'''ZalohySum''' - suma záloh přepočítaných na tuzemskou měnu (typ číslo)<br/>
'''Naklady''' - suma nákladů přepočítaných na tuzemskou měnu (typ číslo)<br/>
'''PredpNakl''' - suma předpokládaných nákladů přepočítaných na tuzemskou měnu (typ číslo)
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Validace'''
| style="width: 85%;"|
Nepovinné pole. Lze zde zapsat stejné výrazy jako do pole podmínka. Za podmínkou musí následovat svislítko a text hlášky, která se zobrazí uživateli při nesplnění podmínky.<br/>
Příklad:<br/> <!--Využívá se ve vyjmenovaných případech.-->
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
'''pozadavek.KontrolaMaxPoctuUcastniku|Překročen maximální počet účastníků''' - Kontrola na maximální počet účastníků školení. Schvalovateli v případě pokusu o překročení maximálního počtu vyskočí informativní okno a požadavek nebude možné schválit. Kontrola se provádí jedině v případě, že je stanoven maximální počet účastníků školení (ve školicí akci).<br/>
'''pozadavek.AbsenceSchvaleny|Nejsou schváleny některé požadavky''' - zákaznická kontrola pro [[Schvalování docházky]] <br>
'''pozadavek.CerpaniNV==true|Pokus o přečerpání NV nebo je propláceno více přesčasů než vykázáno''' -
Portálový parametr [[NVKontrolaCerp]] nastavte na "n" (vypnutí kontroly).
Náhradní volno se nejdříve odečítá od přesčasů s nižší sazbou a náslendě až od přesčasů s vyšší sazbou. <!-- Všiml jsem si, že nemáte nastaveny parametry pro proplácení přesčasů v sobotu a neděli. Nastavuje se v KS mzdy>>rozšiřující parametry skupina 3-mzdy-mzdové položky, parametry: kod_prescs a kod_prescn.--> <small> hd 39944 </small>
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Sys. stav''' <small>(systémový stav)</small>
| style="width: 85%;"|
Systémový stav může nabývat následujících hodnot:
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2;  background-color: #eeeeee">
'''nový''' - přiřadí se stavu odpovídajícímu novému požadavku <br/>
'''běžící''' - ostatní stavy mezi stavem "nový" a "konec-úspěch" nebo "konec-neúspěch" <br/>
'''konec-neúspěch'''- odpovídá poslednímu stavu – zrušení nebo zamítnutí požadavku <br/>
'''konec-úspěch''' - odpovídá poslednímu stavu - schválení požadavku
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Akce'''
| style="width: 85%;"|
Akce, která nastane výběrem definice stavu. Interně jsou definovány například následující akce pro typy požadavků:
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
'''Benefit''' - exe:zapsat - zápis do sociálního programu <br/>
'''Dovolená''' - exe:zapsat - zápis schválené dovolené do docházky nebo absencí(podle nastavení portálového parametru ) <br/>
'''Náhradní volno''' - exe:zapsat - zápis do docházky nebo absencí <br/>
'''Odměny''' - exe:zapsat_rucni2 - zápis do mezd, přesněji do tabulky rucni2. <br/>
'''Školení''' - exe:prihlasit - přihlášení na školící akci / exe:odhlasit - odhlášení ze školící akce
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Násl.krok''' <small>(Následující krok)</small>
| style="width: 85%;"|
Odkaz na krok, který následuje, pokud uživatel vybere stav přiřazený této "definici stavu". Zádává se číslo kroku.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Adresát pro násl.krok'''
| style="width: 85%;"|
Odkaz na uživatele, který je následujícím řešitelem požadavku (zároveň musí mít přístupného zaměstnance dle přístupových práv, k jehož požadavku se vyjadřuje). Možné hodnoty:
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2;  background-color: #eeeeee">
'''vyd''' - ''vydavatel požadavku''. Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. <br/>
'''!vyd''' - ''kdokoliv (kdo má přístup na vydavatele požadavku) s výjimkou vydavatele požadavku samotného''. Obvykle to jsou všichni nadřízení zaměstnance a ti kteří mají vyjimku z řádkových práv pro přístup na všechny zaměstnance. Dalším efektem tohoto nastavení je skutečnost, že když není explicitně určen nadřízený, tak se takový požadavek ani neobjeví v seznamu požadavků ve výběru filtru ''Mé + K vyřízení''. - Využívá se například pro schvalování dovolené, kdy schvalovatelem může být kterýkoliv nadřízený žadatele. <br/>
'''id''' - ''id. pracovního místa''. Adresátem jsou všichni uživatelé "sedící" na příslušném pracovním místě. <br/>
'''vd''' - ''nadřízený žadatele'', tzn. nadřízený vydavatele požadavku (vyd) <small><s>;dříve nadřízený aktuálního řešitele</s></small>. Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst.<br/>
'''vd_res''' - ''nadřízený aktuálního řešitele'' (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). <br/>
'''pstr''' - ''pracovní středisko'', což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. <br/>
'''atribut''' - ''číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty'' (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem <br/>
'''vd_atr''' - umožňuje nastavit, že adresátem je ''1.nalezený nadřízený řešitele s určitou'' hodnotou vlastnosti pracovního místa.<br/> Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek.  <br/>
'''oc''' - ''osobní číslo zaměstnance'', kterému má oznámení přijít. Speciální případ:  [oc=0] + PanelAdresat má nastaven ''Mode = Edit'', pak uživatel v požadavku vybírá adresáta - ze seznamu zaměstnanců.
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Oznámení komu'''
| style="width: 85%;"|
E-mailové oznámení komu má přijít hlášení o daném kroku mimo workflow (např. v kroku schválení zálohy, půjde informace do účtárny o tom, že bude potřeba vyplatit zálohu.
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2;  background-color: #eeeeee">
'''oc''' - ''osobní číslo zaměstnance'', kterému má oznámení přijít. Speciální případ:  [oc=0] + PanelAdresat má nastaven ''Mode = Edit'', pak uživatel v požadavku vybírá adresáta - ze seznamu zaměstnanců. <br/>
'''vyd''' - ''vydavatel požadavku (žadatel)''. Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. <br/>
'''id''' - ''id. pracovního místa''. Adresátem jsou všichni uživatelé „sedící“ na příslušném pracovním místě. <br/>
'''vd''' - ''nadřízený žadatele'', tzn. nadřízený vydavatele požadavku <small><s>;dříve nadřízený aktuálního řešitele.</s></small> Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst. <br/>
'''vd_res''' - ''nadřízený aktuálního řešitele'' (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). <br/>
'''pstr''' - ''pracovní středisko'', což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. <br/>
'''atribut''' - ''číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty'' (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem <br/>
'''vd_atr''' - umožňuje nastavit, že adresátem je ''1.nalezený nadřízený řešitele s určitou'' hodnotou vlastnosti pracovního místa.<br/> Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek. <br/>
'''mail''' - zadá se přímo e-mail komu oznámení odejde
</p>
 
|}
 
<!--
Po jednorázovém nastavení parametrů bude každá změna stavu požadavku oznámena zasláním emailu. Tak například po vytvoření žádosti o dovolenou zaměstnancem bude zaslán informativní email nadřízenému (přímému nadřízenému dle systemizace). Po schválení této žádosti o dovolenou nadřízeným bude zaslán informativní email zaměstnanci.
-->
 
'''Oznámení komu''' <br>
<!-- Od verze KS portálu 1.5.241 se odesílají oznámení pouze dle natavení položky "Oznámení komu" v nastavení workflow (nikomu nejdou automaticky, dříve adresátovi a nadřízenému nebo žadateli).
'''Po prvním spuštění KS portálu (verze 1.5.241 a vyšší) se přednastaví položka "Oznámení komu" dle položky "Adresát násl. kroku", zkontrolujte toto nastavení a pokud se neprovede, nastavte ručně.''' -->
 
U každého stavu lze zadat až 3 příjemce oznámení, příklad viz. obrázek. V tomto případě by emailové oznámení bylo odesláno
: '''vd''' - nadřízenému žadatele
: '''vyd''' - vydavateli požadavku
: '''mail''' - na zadanou e-mailovou adresu.
 
Další typy příjemců - viz. výše 
 
[[Image:P_oznameni_komu.png|1000px]]
 
U jednotlivých stavů tedy lze docílit toho, aby nikomu nebylo posíláno oznámení, nebo zrušit oznámení žadateli pro stavy, kdy si požadavek předávají např. účetní s nadřízeným.
 
Pokud není žadatel adresátem následujícího kroku a má být informován o změně stavu požadavku, přidejte jej do "oznámení komu" (tj. přidejte hodnotu "vyd").
 
Funkcionalita respektuje změnu adresáta přes panel "změna adresáta", tj. pokud položka "Oznámení komu" obsahuje hodnotu z položky "Adresát násl. kroku", odešle se oznámení nově určenému adresátovi místo původnímu.
 
 
'''Parametry nastavující emailovou notifikaci''' <br/>
* '''[[Parametry (Obecné)]]'''
 
<small> Příklad nastavení: [[Email KSPortálu]] = test@ksprogram.cz, ksportal; [[Email kódování]] = UTF8; [[Email SMTP]] = slivka,25 </small>
 
'''Emailové adresy zaměstnanců''' <br>
Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v aplikaci KS mzdy PROFi ('''menu:''' Evidence - Evidence zaměstnanců - Kontakty) se specifikací:
* '''''E-mail do práce'''''
v agendě [[Kontakty]]
 
Pozn. Pokud má zaměstnankyně (zaměstnanec) jeden pracovní poměr a ten je aktuálně v mimoevidenčním stavu, nebudou jí (jemu) odesílány notifikační emaily. <!-- Pavel R. - tak prý Petr H. provedl změnu v cca 02/2016 -->
 
''portal_url'' - používáno ve zvláštních případech: [[Instalační_příručka#Sekce <appSettings>]]
 
== Odkazy ==
* [[Požadavky (KS portál)]]
Přílad nastavení workflow - [[portál-nastaveni workflow dovolená|Dovolená]]
 
 
<div style="text-align:center">[[Portál-Nastavení|Zpět]]</div>

Aktuální verze z 18. 6. 2019, 10:52

Přesměrování na: