ENeschopenka (KS NEWS)
eNeschopenka (KS NEWS)
Blíží se nový rok 2020 a s ním i zásadní změna vystavování rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (tzv. neschopenka) na straně lékaře a zpracování podkladů pro OSSZ k výplatě dávky na straně zaměstnavatele. Mění se i způsob, jak se zaměstnavatel dozví o dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance. Pojištěnec už nebude muset předávat doklady zaměstnavateli, náhrada mzdy i nemocenské mu přijde automaticky. Nemocnému dál zůstane v papírové podobě jen průkaz práce neschopného. Podstatné je, že změny se netýkají ostatních dávek nemocenského pojištění a nemocenského z důvodu karantény.
Uvedená změna spočívá ve spuštění kompletního, plně funkčního a povinného systému eNeschopenky Českou správou sociálního zabezpečení, a to od 1. ledna 2020. Ne dříve.
Jakmile ČSSZ systém eNeschopenka spustí, bude nutné provést některé kroky a nastavení. Vše bude záviset na zvoleném způsobu komunikace zaměstnavatele se systémem eNeschopenky.
Zaměstnavatelé budou moci využít několik způsobů, jak pracovat s informacemi o dočasné pracovní neschopnosti svých zaměstnanců:
- Již nyní má zaměstnavatel možnost sám prostřednictvím ePortálu ČSSZ nahlížet na zaměstnance, kteří jsou v pracovní neschopnosti, a to pomocí služby Informace o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance.
- Další cestou budou nové služby ePortálu ČSSZ, na němž bude možné informaci zobrazit, včetně možnosti elektronicky jednorázově požádat o zasílání notifikací do datové schránky (včetně osobních údajů) či na e-mailovou adresu (bez osobních údajů). Do datové schránky přitom zaměstnavatel obdrží informaci ve formátu *.pdf a *.xml. V tomto případě se jedná o standardní rozšíření služeb ePortálu ČSSZ, které jsou připraveny a budou k 1. 1. 2020 spuštěny. Podání žádosti o notifikace bude zaměstnavatelům umožněno v předstihu, a to od prosince 2019.
- Mnohými zaměstnavateli bude pravděpodobně preferován automatizovaný příjem notifikací přes současný elektronický kanál APEP/VREP, který zaměstnavatelé již několik let používají k zasílání ePodání na ČSSZ. Stejnou cestou tedy obdrží i informace od ČSSZ tak, aby je mzdový systém mohl automatizovaně zpracovat.
Ve všech případech se dále pracuje se soubory ve formátu *.xml, které již umí aplikace KS mzdy PROFi automatizovaně zpracovat. Pokud tedy zaměstnavatel obdrží data ve formátu *.xml do datové schránky nebo prostřednictvím elektronického kanálu APEP/VREP (například přes PartnerLink) může je aplikace KS mzdy PROFi načíst a připravit ke zpracování.
Na základě dat ze systému eNeschopenky budou v aplikaci KS mzdy PROFi vznikat situace, které bude muset uživatel vyřešit. Jde zejména o stavy, kdy se obdržená data z eNeschopenky časově překrývají s již zadanou nepřítomností. Klasicky jde o naplánovanou dovolenou nebo služební cestu. Podobně bude potřeba zasáhnout, pokud eNeschopenka budou zaměstnance identifikovat pouze datumem narození. V tomtéž datu u jednoho zaměstnavatele může být více a uživatel proto musí rozhodnout, kterého z nich se data týkají. Podobným případem je pak i více pracovních poměrů u jednoho zaměstnance.
Pro zpracování dat z eNeschopenky je tedy v aplikaci SK mzdy PROFi připraveno rozhraní, kde se všechny obdržené data z eNeschopenky načtou a uživatel bude moci ve sporných případech rozhodnout, jak s nimi naložit.
V úvahu je také potřeba brát možné propojení mzdového systému a externí docházky. Je běžné, že externí docházkový systém si z aplikace KS mzdy PROFi přebírá data o zaměstnancích, schválených nepřítomnostech, ale také o dokladovaných nepřítomnostech. Tj. dočasné pracovní neschopnosti a ošetřování člena rodiny tak, aby docházka mohla být kompletní bez nutnosti duplicitního zadávání dat. Pokud je nastaveno propojení na docházku, kde se doposud informace o neschopence a OČR nepřenášejí, je aktuálně možné zvážit doplnění této integrace. Zautomatizuje se tak kompletace docházky na konci měsíce, přičemž bude zajištěno, že data v obou systémech budou shodná a odpovídající realitě.
Na závěr je potřeba podotknout, že neschopenky vystavené na stávajícím pětidílném tiskopisu do 31. 12. 2019 budou nadále dokladovány "postaru", tzn. stejně jako nyní, prostřednictvím papírových tiskopisů, které jsou určeny pro zaměstnavatele a tiskopisů, které bude zaměstnavatel po doručení pojištěncem předávat příslušné okresní správě sociálního zabezpečení. Proto je také nutné zachovat možnost ručního pořízení dat k neschopence.
