Další agendy
Barvy
Menu: Nastavení - Barvy
V tomto okně lze nastavit barevné nastavení datawindow – datových oken aplikace. Lze měnit vzhled (barva pozadí/písma, styl, okraje) těchto položek:1/ Pozadí datového okna2/ Pozadí skupiny (GroupBox)3/ Barva písma4/ Editační poleBarva pozadí při zakáz.editaci Barva pozadí povinné položky5/ Hlavička sloupců6/ Sumarizační položky
Vrchním přepínačem lze nastavení vzhledu povolit/zakázat bez ztráty dříve změněného nastavení.Poznámka: nemusí být funkční ve všech oknech aplikace.
Lišty nástrojů
Menu: Nastavení – Lišta nástrojů
Zde se nastavují vlastnosti nástrojové lišty (toolbaru). Je možné zrušit zobrazení, pokud zrušíte zatrhnutí políčka Pracovní nástroje aplikace.
Rovněž je možné změnit Umístění toolbaru na obrazovce, toho lze dosáhnout tak, že toolbar kliknutím myši uchopíte a přetáhnete na požadované místo (Drag and Drop).
Další nastavení:
Velká tlačítka – po zatrhnutí tohoto políčka se budou tlačítka v toolbaru zobrazovat větší a včetně textového popisku.
Rychlá nápověda – nastavuje, zda zobrazit textový popisek v případě, že nad tlačítko umístíte kurzor myši.
Fotografie
Fotografie zaměstnanců
Systém umožňuje zobrazit fotografie zaměstnanců ve zvláštním okně, které lze uchopením přesouvat po pracovní ploše aplikace.
Postup instalace:
- Do libovolného adresáře umístěte soubory s fotografiemi zaměstnanců ve tvaru
xxx.jpg nebo xxx.jpeg, kde xxx = osobní číslo zaměstnance.
2) Volbou jednorázové funkce č. 59 načtěte fotografie do databázové tabulky (jedná se o tabulku ´fotografie´, se sloupci ´os_cislo´, ´foto´; sloupec foto je typu BLOB - binary large object).
Postup zobrazení:
- V menu zvolte: Pomůcky – Fotografie (dojde k zatržení menu, tj. otevření okna
fotografie)
2) Otevřete některé okno aplikace s osobními čísly (např. ´Evidence zaměstnanců´) a nastavte se na požadované osobní číslo. V okně Fotografie uvidíte foto zaměstnance vybraného osobního čísla.
Pozn. Může nastat případ, kdy se hned při pokusu o zapnutí zobrazování fotografií nejdříve zobrazí upozornění o neúplném uložení nebo načtení fotografií v databázi.
Funkcionalita
- pokud se použije okno pro hledání a je zobrazována fotografie, automaticky se aktualizuje obrázek
- jestliže uživatel překlikne na nové os.číslo v libovolném seznamu zaměstnanců a pak klikne na okno s obrázkem (je potřeba se trefit na plochu obrázku), pak se obnoví obrázek podle aktuálního osobního čísla.
Fotografie uchazečů
Systém taktéž umožňuje zobrazit fotografie uchazečů ve zvláštním okně, které lze uchopením přesouvat po pracovní ploše aplikace.
Postup instalace:
- Do libovolného adresáře umístěte soubory s fotografiemi uchazečů
- Na tuto položku v menu nastavte (přidělte) přístupová práva
Postup zobrazení:
- V menu zvolte: PIS – Uchazeči – Evidence uchazečů a poté
PIS – Uchazeči – Fotografie
- Po stisku pravého tlačítka myši v okně s fotografii uchazeče se zobrazí nabídka: Vložit (vyberte z příslušného adresáře fotografii uchazeče), Zrušit nebo Tisk fotografie
- Při označování jednotlivých uchazečů v seznamu se zobrazují jejich fotografie
Podpisové vzory
Menu: Pomůcky – Podpisové vzory
Systém umožňuje zobrazit podpisové vzory zaměstnanců ve zvláštním okně, které lze uchopením přesouvat po pracovní ploše aplikace.
Postup instalace:
- Do libovolného adresáře umístěte soubory s podpisovými vzory uchazečů.
- Na tuto položku v menu nastavte (přidělte) přístupová práva.
Postup zobrazení:
- V menu zvolte: Evidence – Evidence zaměstnanců; záložka Seznam zaměstnanců
a poté Pomůcky – Podpisové vzory.
- Po stisku pravého tlačítka myši v okně s podpisovým vzorem zaměstnance se zobrazí nabídka: Vložit (vyberte z příslušného adresáře podpisový vzor zaměstnance), Zrušit nebo Tisk podpisového vzoru.
- Při označování jednotlivých zaměstnanců v seznamu se zobrazují jejich podpisové vzory.
Pozn.
Toto menu nemusí být standardně přístupné – je potřeba požádat o uvolnění KS-program.
Průvodce
Menu: Pomůcky – Průvodce
Průvodce, který vás provede procesem: ‚Nástup nového zaměstnance‘, ‚Přijetí do evidence zaměstnanců‘, ‚Zavedení pracovního poměru’.
Postup přijetí nového zaměstnance se skládá z následujících kroků:
- Vložení nového zaměstnance
- Vyplnění mzdových údajů
- Rodinní příslušníci
- Invalidita
- Jazykové znalosti
- Vzdělání
- Telefony a e-maily
- Průběh předcházejících zaměstnání
- Vytvoření pracovního poměru
10. Vytvoření pracovní smlouvy
Systém vám automaticky otevírá příslušné agendy a nabízí vyplnění údajů, po korektním vyplnění a uložení záznamů přejde průvodce automaticky k dalšímu kroku atd. do doby, než je celý proces uzavřen.
Nastavení tiskárny
Nabízí k výběru tiskárnu, kterou bude aplikace používat pro své výstupy (v seznamu jsou všechny tiskárny sdílené vaším operačním systémem). Tiskárnu lze zde rovněž nastavovat.
Barva pozadí
Menu: Nastavení – Nastavení pozadí
Zde je možnost korigovat odstíny jednotlivých barev, které používá aplikace. Toto nastavení není vždy plně účinné, je závislé na nastavení barevné palety používané systémem PC a definicí daného okna.
Kalendář
Menu: Pomůcky - Kalendář
Zobrazí se vnitřní kalendář aplikace. Šipkami lze měnit měsíc či rok, případně stiskem tlačítka Dnes se kalendář nastaví na aktuální datum.
Pokud je otevřené nějaké okno aplikace, kde se má zadat datum, je možné „přetažením“ požadovaného dne (drag and drop), naplnit položku typu datum.
Kalkulačka
Menu: Pomůcky - Kalkulačka
Zobrazí se vnitřní kalkulačka aplikace. Stiskem [ENTER] se zobrazí výsledek, který je stejně jako datum z kalendáře možné tažením umístit do položky typu číslo v okně aplikace.
Kalkulačka v aplikaci svým vzhledem připomíná klasickou kalkulačku, ovšem kromě běžných matematických operací (+,-,*,/) je možné do ní zapisovat funkce (např. sqrt(x), rand(x), today(), now(), atd.) nebo výrazy (např. 1 + 10 + Asc("A") / 6,22 ). Výsledkem může být:
- textový řetězec
- číslo
- datum
- čas
- datum a čas
V "displeji" kalkulačky je kurzor, takže je možné psát bez používání tlačítek v okně. Výsledek lze přetažením myši umístit do editovaného datawindow.
Chybový soubor
Zobrazí se okno se seznamem chyb vzniklých při běhu aplikace. Stejné okno se zobrazí v případě vzniku dané chyby. V okně je podrobně popsána vzniklá chyba, což při spolupráci s technickou podporou firmy KS-program vede k rychlému odstranění těchto případných problémů.
Popis jednotlivých tlačítek:
Kopírovat - zkopíruje popis chyby do schránky (clipboard), toto je možné vložit do textu.
Odeslat - pokud je k dispozici poštovní klient, odešle popis aktuální chyby e-mailem na
technickou podporu na adresu support@ksprogram.cz.
Odeslat vše - stejně jako předchozí bod, ale odešle všechny chyby ze seznamu.
Předchozí - přechod na předchozí chybu v seznamu.
Následující - přechod na následující chybu v seznamu.
Ok - opuštění okna.
Úkoly
Menu: Pomůcky - Úkoly
Můžete zadávat úkoly sobě nebo jiným uživatelům, k úkolu můžete přiřadit, jeho promítnutí se do varovných hlášení (a kolik dnů před splněním). Také je možné nastavit automatické generování úkolů na základě přírůstků v archivu dat (tj. změní-li se archivovaná data, chcete automaticky vygenerovat úkol).
Vlastnosti uživatelského rozhraní
Otevřené okno pracuje ve dvou režimech zobrazení, které lze nastavit volbami v horní části:
Příjemce: zobrazí seznam úkolů, které byly uživateli přiděleny
Zadavatel: zobrazí seznam úkolů, které uživatel přidělil
Zobrazovaný seznam obsahuje sloupce:
!, Id, Zadal, Datum – sloupce, které jsou udržovány systémem.
Komu, Předmět, Popis, Termín, Stav, Perioda, Varovné hlášení – sloupce, které může uživatel editovat.
! - indikuje záznam, kde byl překročen termín a úkol nemá nastaven stav ‚Dokončeno‘
Id - je pořadové číslo generované systémem
Zadal - vyplňuje se automaticky jménem uživatele, který spustil aplikaci
Datum - vloženo aktuální systémové datum
Komu - uživatel si vybírá ze seznamu uživatelů, kteří mohou spustit aplikaci
Předmět - údaj maximálně 50 znaků
Popis - text maximálně 250 znaků
Termín - datum zadávané ve standardním formátu (např. 21.10.2004)
Stav - volba z nabízených hodnot
Perioda - používá se pro záznam úkolu, který se má pravidelně opakovat. Zadává se jako
složený údaj z délky periody a jednotky ( volbou ze dnů, týdnů, měsíců, roků)
Var.hl. - možnost nastavení zobrazení úkolu v okně ‚Varovná hlášení‘ – zadává se jako počet kalendářních dní před termínem, kdy se má úkol zahrnout do seznamu varovných hlášení. Zde bude úkol zobrazován tak dlouho, dokud nebude smazán nebo označen jako dokončený.
Pokud si uživatel v režimu ‚Příjemce‘ vybere záznam ve stavu ‚Nepřečteno‘ a zobrazí formulář pro editaci, stav úkolu se automaticky změní na ‚Přečteno‘
Tipy pro používání agendy
Když uživatel v režimu ‚Zadavatel‘ změní u některého záznamu položku ‚Komu‘, systém nabízí takto opravený záznam uložit jako nový – s výhodou lze tohoto postupu použít, pokud je potřeba stejný úkol přidělit více uživatelům.
Pokud se v režimu ‚Příjemce‘ edituje úkol se zadanou periodou, a mění se stav na ‚Dokončeno‘, systém automaticky vytváří nový záznam stejného úkolu pro termín, který je posunut o právě nastavenou periodu (je o tom zobrazeno informativní hlášení).
Vazba na sestavu varovných hlášení se vytvoří vyplněním údaje ‚Varovná hlášení‘, do něhož je třeba vložit číslo větší než nula. Pro uživatele, kterému se má hlášení automaticky zobrazit, je potřeba, aby si v okně ‚Varovná hlášení‘ nastavil ‚Automatické spuštění‘ na hodnotu ‚Denně‘.
Uživatel si může v této agendě zaznamenat i úkoly, které přiřadí sám sobě.
Automatické generování úkolů
Uživatel má možnost si nastavit automatické generování (AG) úkolů v závislosti na změnách dat, které byly zaznamenány v archivu. Zajistí si tak, že jej systém upozorní na všechny změny, které provedli ostatní uživatelé aplikace.
Pozn. Úkoly, vygenerované automatickým generováním úkolů, se automaticky zapisují také do Varovných hlášení.
Nastavení údajů, u kterých má probíhat AG
Kliknutím na tlačítko ‚Aut.gen.úkolů‘ se v okně úkoly zobrazí seznam položek, které jsou systémem archivovány. Tyto položky jsou označovány svými databázovými údaji – tabulkou a sloupcem (význam položek je popsán v popisu tabulek). Do sloupce ‚Popis‘ je potřeba vyplnit text, který se pak objeví v popisu generovaných úkolů. Generování se provádí u těch položek, kterým uživatel doplnil popis, a je funkční pouze na PC tohoto uživatele (definice se ukládají do WIN registrů)
Spuštění AG
Ihned po doplnění textů ve sloupci ‚Popis‘ je možné kliknout na tlačítko ‚Aktualizace‘ – tím se provede první generování úkolů, které vyhledává v archivu změny dat provedené v aktuální den. Opakovaná aktualizace v následujících dnech vyhledává v archivu data od datumu poslední aktualizace.
Otevřením okna se rovněž provádí AG.
Automatické doplňování úkolů
Pokud uživatel zaškrtne v okně úkolů volbu ‚Automatická aktualizace‘ a nastaví si počet minut, pak po dobu, kdy je otevřené okno ‚Úkoly‘ se pravidelně spouští funkce pro aktualizaci a doplňuje nové úkoly podle stavu archivu.
Pozor: Toto nastavení může způsobit havárii aplikace, pokud je v okamžiku automatického spuštění v běhu jiná úloha zpracovávající data v databázi!
Úkoly vytvořené AG
Tyto úkoly nemají vyplněné datum termínu, jsou stejné, jako by je uživatel zapisoval sám sobě. V položce ‚Předmět‘ je vypsáno vždy ‚AG-os.č….‘ a následuje osobní číslo zaměstnance, databázový sloupec a nová hodnota přenesená z archivu.
Takto vytvořené úkoly nelze smazat ve stejný den, který je v poli datum! (Až následný den – jinak by se smazané úkoly znovu obnovily při aktualizaci)
Varovná hlášení
Menu: Pomůcky – Varovná hlášení
Zobrazuje seznam hlášení o důležitých evidenčních změnách v aktuálním měsíci. Jedná se například o:
nástupy – osobní údaje zaměstnanců
nástupy – kontrola navedených pracovních poměrů
výstupy – osobní údaje
výstupy – údaje o pracovních poměrech
končící zkušební doby
odchody do mimoevidenčního stavu
návraty z mimoevidenčního stavu
zaměstnance, kteří již vyčerpali celou dovolenou
nevyčerpanou řádnou dovolenou z minulého roku
ukončení platnosti pracovních míst
kontrola legislativních parametrů pro mzdy (zkontroluje 12 základních a 22 rozšiřujících parametrů; kontrola se vztahuje k aktuálnímu období. Funkce „zná“ i dřívější hodnoty, celkem od ledna 2002 do současnosti)
V horní části okna jsou tlačítka pro nastavení vlastností sestavy a pro načtení sestavy.
REŽIM NASTAVENÍ:
Automatické spuštění
- volba ‚Ne‘ varovné hlášení se spouští pouze volbou z menu aplikace.
- volba ‚Denně‘ znamená, že hlášení se spustí automaticky při každém prvním spuštění aplikace každý nový den.
- volba ‚Měsíčně‘ znamená, že hlášení se samo spustí při prvním novém spuštění aplikace po ukončení zpracovávaného měsíce.
Volitelný seznam druhů upozornění
- uživatel si kliknutím do pole ‚Zobrazit‘ na každém řádku seznamu volí, který druh hlášení požaduje v sestavě.
Aktualizované nastavení se ukládá automaticky lokálně na PC uživatele.
REŽIM NAČTENÉ SESTAVY:
Po kliknutí na tlačítko ‚Načíst sestavu‘ nebo po automatickém spuštění systémem se načítají jednotlivé řádky sestavy, se kterou lze dále pracovat s použitím standardních nástrojů aplikace.
V sestavě mohou být navíc zobrazovány i úkoly zaznamenané v agendě ‚Pomůcky-Úkoly‘.
U takovýchto záznamů nejsou vyplněny sloupce Kmenové středisko, Osobní číslo a ve sloupci Zaměstnanec je zobrazeno ‚ÚKOL ID = XX‘ , kde xx je pořadové číslo úkolu. Jak je třeba vyplnit záznam úkolu, aby byl zobrazen, je popsáno v kapitole ‚Úkoly‘.
Podrobnější popis:
načtení z agendy úkolů:
tato funkce probíhá vždy - uživatel tedy nemůže nastavit její spuštění
Zobrazuje dosud nesplněné úkoly patřící přihlášenému uživateli, které mají zadán termín do nastaveného období. Přihlíží se i k předstihu, který je možné zadávat v úkolech.
0-Nástupy - os.údaje:
vyhledávají se zaměstnanci, kteří mají datum nástupu (evidence os.údajů) v aktuálním období + nastavené dny navíc
1-Kontrola navedení prac.poměru:
vyhledávají se zaměstnanci stejně jako v č.0 a u každého se provádí kontrola, zda existuje záznam v pracovních poměrech
2-Výstupy - os.údaje:
vyhledávají se zaměstnanci, kteří mají datum výstupu (evidence zaměstnanců-výstup) v aktuálním období + nastavené dny navíc. Do sestavy se vypisuje druh končícího poměru
Vystupující zaměstnanci se závazkem
Viz Evidence zaměstnanců - Závazky
3-Ukončení prac.pom.- údaje o prac. místu:
vyhledávají se zaměstnanci, kteří mají datum ukončení poměru (evidence prac.poměrů-ukončení) v aktuálním období + nastavené dny navíc. Do sestavy se vypisuje číslo a název prac.místa a název profese (pokud je přiřazena k prac.místu)
4-Ukončení zkušební doby:
vyhledávají se zaměstnanci, kteří mají datum zkušební doby (evidence prac.poměrů) v aktuálním období + nastavené dny navíc.
5-Odchod do mimoevid.stavu:
v evidenci nepřítomností - mimoevidenčních stavech vyhledává ty zaměstnance, kteří mají datum začátku nepřítomnosti v aktuálním období + nastavené dny navíc (vyhledávají se kódy 510, 551, 852).
6-Návrat z mimoevid.stavu:
v evidenci nepřítomností - mimoevidenčních stavech vyhledává ty zaměstnance, kteří mají datum ukončení nepřítomnosti v aktuálním období + nastavené dny navíc (vyhledávají se kódy 510, 551, 852).
7-Vyčerpaná ŘD:
Načítá k prvnímu dni aktuálního období nárok na dovolenou + zůstatek dovolené z min.roku (přičte i mimořádnou dovolenou). Pak odečte dny čerpané a krácené dovolené. zobrazí se ti zaměstnanci, kterým již nezbývá ani jeden den dovolené.
9-MD+nepřítomnost přesahující 3 roky
vyhledávají se zaměstnanci, kteří mají datum nástupu na plac.MD starší než 3 roky (přihlíží se k nastaveným dnům navíc) a do konce aktuálního období měli jen absence indikované jako mimoevidenční stav.
MD+nepřítomnost přesahující 3 roky
MD+nepřítomnost přesahující 4 roky
Obě funkce jsou podloženy jedním programovým scriptem, ve kterém se provádí zhruba následující postup:- stanoví se sledované období (SO): konečné datum je první den následujícího období, počáteční datum je o 3 nebo 4 roky před konečným (případně se posouvá o uživatelsky nastavený počet dní)- z tabulky absencí se vyhledávají záznamy o placené MD (mzd.pol 852), které mají počátek před začátkem SO- přihlíží se k přístupovým právům na os.čísla- pro takto vyhledaná os.čísla se zjišťuje, zda mají uložen navazující záznam nepřítomnosti, která je mimoevidenčním stavem, začíná nejpozději 50 dní po ukončení 852 (zjevně jde o zahrnutí možnosti čerpání ŘD)- pokud je takováto nepřítomnost nalezena a překračuje hor. hranici SO, doplní se do sestavy řádek s upozorněním
14-Děti - končí datum slevy
z agendy rodinných příslušníků vybírá děti, kterým spadá datum odpočtu z daň.základu od prvního k poslednímu dnu akt.období + nastavené dny navíc
15-Ukončení termínu předpokládaného odchodu
kontroluje datum plánovaného odchodu (pomocný údaj, který evidují jen někteří zákazníci v agendě prac.místo), zda končí v aktuálním období + nastavené dny navíc. Pokud ještě existuje platný prac.poměr, doplní řádek do var.hlášení. Nastavení je závislé na nastavení rozšiřujícího parametru Datum_plan_odch ze skupiny Pracovní poměry na hodnotu „Ano“; v agendě Pracovního poměru, záložce Pracovní místo pak také přibude dotyčné pole pro vyplňování data.
16-Není stanoven průměr na dovolenou
Prochází v platných prac.poměrech částky průměrů na p.p.účely. Pokud nejsou vyplněny, nebo jsou nulové (bez ohledu na druh poměru), doplní řádek do var.hlášení.
17-Ukončení placené MD
v evidenci nepřítomností - pro kód 852 vyhledává ty zaměstnance, kteří mají datum konce nepřítomnosti v aktuálním období + nastavené dny navíc. Zjišťuje navíc, zda je pořízen záznam o navazující neplacené MD a informuje varovným hlášením.
18-Podpůrčí doba přesáhne 270 dní
z nepřítomností načítá zaměstnance, kteří mají končící prac,neschopnost v aktuálním období + nastavené dny navíc. Zpětně jim určuje čerpanou podpůrčí dobu a kontroluje, zda nepřekročí limit 270 dnů (u důchodců 84 dnů)
19-Není stanoven průměr na nemocenskou
Analogicky jako u č.16 kontroluje existenci průměru na nem.dávky
21- Studenti-končí škola
Hlídání datumu ukončení školy z agendy Studenti (Evidence zaměstnanců, záložka Studenti).
Studenti – kontrola věku 26 let
Viz též menu: Evidence – Evidence zaměstnanců, záložka Studenti, režim Sestava – zde též naleznete údaj o věku studenta (vyčíslený k 1. dni aktuálního období databáze).
22-Odchod do důchodu do 2 let-předstihové řízení – Zrušeno v r. 2009
z agendy os.údajů načítá důchodový věk a rodné číslo zaměstnance. Stanoví se věková hranice snížením důch. věku o 2 roky a přihlédnutím k nastaveným dnům navíc. Pokud se v nastaveném čas.intervalu dosáhne věkové hranice, doplní se do var.hlášení.
Pozn: do sestavy se již nenačítají záznamy, které mají vyplněné pole "Důchod od". Takže uživatel může vyplnit toto pole tam, kde již proběhlo přestihové řízení a tyto záznamy se již nedostávají do var.hlášení.
23-Odchod do důchodu - chybí datum ukončení PP
z agendy os.údajů načítá důchodový věk a zněj se určí datum odchodu do důchodu. Z něj se vypočte kontrolní datum, které je o 30 dní dříve. Pokud důchodový věk spadá do akt.období + nastavené dny navíc, kontroluje se, zda mají ukončení pracovní poměry, které začaly před kontrolním datumem.
31-Prac.neschopnosti po výstupu (v ochranné lhůtě)
Prochází se zaměstnanci, kteří mají naveden výstup nejpozději poslední den akt.období. U nich se hledá prac.neschopnost, která má začátek po datumu výstupu a končí v aktuálním období (nebo nemá datum ukončení)
39-Prac.neschopnosti ukončené v ochranné lhůtě
Hlídání ukončení pracovní neschopnosti v ochranné lhůtě.
32-Ukončení platnosti prac.povolení
Prochází se zaměstnanci, kteří jsou k 1.dni akt.období zaměstnáni a k poslednímu dnu období + nastavené dny navíc jim vyprší datum platnosti prac.povolení (datum z agendy prac.povolení).
33-Kontrola dat.nást/výst. k poměrům a dohodám
u aktivních zaměstnanců k prvnímu dnu akt.období se provádí křížová kontrola datumu nástupu a výstupu (os.údaje) a dat.zahájení a ukončení prac.poměru (prac.poměr). Do varovných hlášení se dostanou zaměstnanci, kteří mají časově definovaný pracovní poměr mimo interval z osobních údajů
Nevyčerpaná ŘD (řádná dovolená) z minulého roku
Kontrola trvání prac.poměrů na dobu určitou
Vytvořená kontrolní funkce - vzhledem k aktuálnímu poměru vyhledává datum počátku prvního poměru v rámci posledních 2 let, který byl hlavní nebo vedlejší a zároveň byl na dobu určitou. Pokud je mezi poměry doba nad 6 měsíců, hledání se ukončí. Od datumu zahájení prvního poměru se stanoví lhůta 2 let a kontroluje se její dodržení u aktuálního poměru. Pokud tento nemá vyplněno datum ukončení, kontrola se provede k poslednímu dni akt.období.Kontrolní funkce se spouští při jakékoliv editaci v agendách "Prac.místo" a "Prac.poměr" a rovněž v nově doplněné funkci varovných hlášení : "Kontrola trvání prac.poměrů na dobu určitou".
Archivace změn údajů, historie
Klasická archivace databáze, kterou na databázovém serveru provádí administrátor, je doplněna o archivování změn klíčových údajů v okamžiku před jejich zápisem do databáze. Je tak uchována historie změn údajů, do které má uživatel možnost nahlížet volbou ‚Evidence – Archiv změn dat‘ a ‚PIS – Uchazeči – Archiv změn dat uchazečů‘.
Po této nabídce se otevře okno obsahující tabulku se sloupci následujících významů:
os.číslo (ev.číslo) - osobní číslo zaměstnance, kterému se provedly změny údajů
Příjmení a Jméno zaměstnance
DB tabulka, DB sloupec - název databázové tabulky a sloupce s provedenými změnami
stará hodnota, nová hodnota - původní hodnota v databázi a nově vložená hodnota
(používá se max. 20 znaků z originálních hodnot)
datum - systémové datum provedené změny
čas- čas provedení změny (hodiny, minuty, sekundy)
období- indikuje v jakém období byly mzdy v momentě dané změny
uživatel - identifikace uživatele, který byl přihlášen do databáze
( ze systémové databázové tabulky)
Protože záznamů v tabulce může být hodně a načtení by mohlo delší chvíli trvat, uživatel si zadává období (datum od – datum do), pro které chce záznamy načíst.
Poznámka
V tabulce archívu změn dat (archiv) se vyskytuje kromě sloupce „datum“ ještě sloupec „datum_zapisu“. Oba sloupce by ve většině případů měly obsahovat stejné datum. Rozdíly mohou být v některých specifických případech, např. při zápisu skutečně vykonané tzv. „budoucí změny s měsíční závěrkou“.
Archivace údajů
Seznam agend, u kterých se standardně provádí aplikační archivování změněných hodnot:
Evidence osobních údajů - osobní údaje
- mzdové údaje
- rodinní příslušníci
- vzdělání
- studenti
- invalidita
Pracovní poměry
Mzdové číselníky- Mzdové položky
Prémie
Jiné archivace Systém - SQL Prompt
Další archivace mohou zaznamenávat změny v dalších oblastech zpracování dat.
Historie zvoleného
údaje
Historie změn zvoleného údaje
Pokud je potřeba zobrazit změny údaje, který je archivován, pak se postupuje následovně:
- otevřít okno s příslušnou agendou, přejít do režimu editace údajů a kliknout na údaj, jehož historii chcete zobrazit
- kliknout pravým tlačítkem myši - objeví se kontextové menu, kde poslední položka je ‚Historie‘.
- zvolit tuto položku a kliknout levým tlačítkem myši - zobrazí se pomocné okno se seznamem změn zvoleného údaje. V případě, že údaj nebyl měněn nebo byly smazány staré údaje v archivu, se zobrazí jen oznámení, že záznamy o historii neexistují.
Systémem je také archivováno vložení nového záznamu a smazání záznamu. Tento stav je indikován tak, že v seznamu ‚Archiv/Změny dat‘ najdete ve sloupci ‚DB sloupec‘ indikaci ‚Nový záznam‘ nebo ‚Zrušený záznam‘ a vedle ní údaje o uživateli a datumu zpracování záznamu.
Rovněž pomocné okno pro zobrazení historie zobrazí tuto informaci.
Pozor: Tato informace je v systému k dispozici až u záznamů, které byly zpracovány aplikací od uvedené verze výše!
Přehled změn v záznamu archivované agendy
Jak je zmíněno v popisu archivace, ukládají se změny klíčových údajů do zvláštní databázové tabulky. Tak je možné mít kdykoliv přehled o všech změnách jednoho údaje v rámci jednoho záznamu – viz popis historie. Podobně při použití budoucích změn v aplikaci je uživateli vždy dostupný přehled dat, která mají být změněna pro jeden údaj v následujících dnech. Poté, co se takto zadané změny automaticky provedou v nastavené dny během spouštění aplikace, provede se o nich záznam do archivu, takže je systém vnímá stejně, jako kdyby byly provedeny ručně přímo v příslušných agendách.
Od verze 1.71.0049 je uživateli k dispozici navíc přehled všech změn pro nastavené osobní číslo u každé agendy, která má nastavenou archivaci změn v datech.
Tento přehled se zobrazuje v samostatně otevřeném okně s následujícími vlastnostmi:
- okno se otevírá volbou v menu, které se zobrazuje po kliknutí pravým tlačítkem myši do formuláře agend v režimu ‚Pohled‘. Pokud systém rozezná agendu, ke které existují záznamy v archivní tabulce, zpřístupní uživateli v menu položku s názvem ‚Přehled změn‘ (je na konci seznamu). Kliknutím na tuto položku se otevírá samostatné okno v aplikaci
- název okna je ‚Přehled změn v záznamu ‚ZZZ‘ pro os.č. XXX‘, kde ZZZ je název právě aktivní agendy (např.OSOBNÍ ÚDAJE v okně Evidence zaměstnanců) a XXX je právě nastavené osobní číslo
- toto okno si od okamžiku svého otevření udržuje vazbu na agendu, ke které se vztahuje a při přechodu na jinou agendu se tato vazba ztrácí, takže při opakovaném použití je pak nutné otevřít okno znovu
- v horní části okna je zobrazena informace o počtu nalezených změn dat v archivu a budoucích změnách pro nastavenou agendu a osobní číslo. V rozbalovacím seznamu jsou pak vyjmenovány všechny datumy změn. Jednou z položek je vždy ‚AKT.STAV‘, což jsou data zobrazovaná v agendě, ze které se okno otevřelo
- výběrem datumu a tlačítkem ‚Použít‘ se vyvolá načtení dat, která existují k nastavenému dni. Jestliže bylo nastaveno datum ‚AKT.STAV‘ , jsou data stejná jako v aktuální agendě
- jestliže bylo nastaveno datum za položkou ‚AKT.STAV‘, načítají se data z archivu tak, že změny jsou zvýrazněny tučným písmem a barevným pozadím. Zelené pozadí indikuje, že změna proběhla k datu, které je nastaveno, šedé pozadí indikuje, že změna proběhla mezi tímto datem a aktuálním stavem
- jestliže bylo nastaveno datum nad položkou ‚AKT.STAV‘, načítají se data z budoucích změn tak, že změny jsou zvýrazněny tučným písmem a barevným pozadím. Modré pozadí indikuje, že změna proběhne s platností k datu, které je nastaveno, šedé pozadí indikuje, že platnost změny bude mezi tímto datem a aktuálním stavem. (Datum skutečné realizace změny je zadáváno v okně budoucích změn – viz příslušná kapitola)
- načtení dat do přehledu změn pro jiné osobní číslo – provede se tak, že se nastaví agenda, ze které se okno otevřelo, na jiného zaměstnance a pak se aktivizuje okno přehledu změn – to se automaticky nastaví na osobní číslo (je indikováno v hlavičce okna) a zjistí se počet změn v záznamu a vyprázdní se zobrazovaný záznam. Znovu je potřeba vybrat datum a kliknout na tlačítko ‚Použít‘
- záznam zobrazovaný v okně ‚Přehled změn…‘ je transformován tak, aby bylo možné jej tisknout (tzn.že má bílé pozadí). Je-li aktivizované toto okno, je povolen právě jen jeho tisk – data nelze měnit
- pokud je v archivu nalezeno k jednomu údaji pro dané osobní číslo a datum více záznamů (např. chyba a její oprava), je zobrazen jen jeden z těchto záznamů
- pokud se mají zobrazit změny v agendě, která se týká pracovního poměru, pak u zaměstnanců, kteří mají více poměrů, se změny zobrazí vždy a bez rozlišení čísla poměru
- systém zpřístupní pouze ty změny dat, které byly provedeny ručním zásahem uživatele (včetně provedené budoucí změny). Pokud jsou data aktualizována jiným způsobem (např.při měsíční uzávěrce, jednorázovou funkcí, SQL příkazem), pak takové změny nelze zobrazit – týká se např.nápočtů, řádné dovolené aj.
Spuštěné výpočty
Menu: Pomůcky – Archiv spuštěných výpočtů
Účelem tohoto programu je dosáhnout toho, aby byl dodržen algoritmus výpočtu mezd. To znamená nejdříve zadávání např. doplatků, nepřítomností… potom zpracování brutto, výpočet mezd, hromadné příkazy, přenos do účetnictví a nakonec ukončení měsíce. Při pokusu o nedodržení postupu systém zobrazí chybové oznámení a zakáže prováděnou operaci nebo zobrazí sestavu se zaměstnanci, kteří mají rozpracovanou výplatu. Např. po výpočtu uživatel zadal nepřítomnost, znovu neprovedl zpracování brutto, výpočet a snaží se ukončit měsíc, nebo provádí vytváření hromadného příkazu – zobrazí se zaměstnanci s nedopočítanou výplatou a systém dá vybrat, jestli pokračovat ve zpracování nebo ne. Pokud chcete pokračovat, systém provede záznam, že nebylo dbáno upozornění.
Nejprve zvolte požadované období (např. květen 2004) a poté vytvořte sestavu. Sestava obsahuje následující sloupce:
- osobní číslo,
- příjmení, jméno,
- číslo poměru,
- operace,
- agenda,
- datum,
- čas,
- uživatel.
V sestavě by se mohl objevit například následující řádek (záznam):
5NovákJan 0zadávání Odměny a prémie 12.5.20049:49:50 rousek
Tento řádek by znamenal:
zaměstnanci Novákovi s osobním číslem 5 a číslem poměru 0 zadal uživatel ´rousek´ odměnu do mezd v agendě ´Odměny a prémie´, a to dne 12.5.2004 v 9:49 hod.
Možné hodnoty sloupce ´operace´:
nezpracován, zadávání, brutto, výpočet, výstupy, uzávěrka, storn.upozornění
Možné hodnoty sloupce ´agenda´ :
Změna nepřítomnosti – PN, Změna nepřítomnosti – OČR, Změna nepřítomnosti – ŘD, Změna nepřítomnosti – MD, Změna nepřítomnosti – jiná nepř., Odměny a prémie, Doplatky zaměstnanců, Příplatky, Ruční zpracování, Přenos ze stravování, Přenos z výroby, Přenos z docházky, Výpočet mezd, Hromadný příkaz, Uzávěrka měsíce.
Při uzávěrce měsíce jsou do archivu přidány záznamy – každému zaměstnanci pro nové období jeden záznam s hodnotou operace ´nezpracován´. Při zadání odměny zaměstnanci (do agendy Odměny a prémie) dojde ke změně operace na ´zadávání´, agendy na´Odměny a prémie´ a ke změně data a času pořízení. Pokud je následně zadána nějaká mzdová položka přímo do agendy ´Zpracování brutto´, dojde opět ke změně agendy na ´Ruční zpracování´ a ke změně data a času.
Stále je tedy udržován jeden řádek (záznam) za zaměstnance. Ovšem jen do doby měsíční uzávěrky. Při měsíční uzávěrce jsou všechny záznamy daného období s operací ´výpočet´ agendy ´Výpočet mezd´ vymazány. Ostatní záznamy zůstávají pro případnou kontrolu nesrovnalostí.
Nekorektní postup zpracování mezd je zapsán do archivu, v sestavě se projeví jako červený řádek:
- Uživatel vytváří hromadný příkaz, ale systém zahlásí, že ne všichni zaměstnanci mají spočtenou výplatu, uvede jejich jména a zeptá se, zda pokračovat. Pokud uživatel pokračuje, je pořízen záznam do archivu:
Storn. upozorněníHromadný příkaz
- Uživatel provádí měsíční závěrku, systém oznámí, že ne všichni zaměstnanci mají spočtenou výplatu, uvede jejich jména a zeptá se, zda pokračovat. Pokud uživatel pokračuje, je pořízen záznam do archivu:
Storn. upozornění Uzávěrka měsíce
Navíc pro toto období v archivu zůstanou záznamy zaměstnanců, kteří neměli proveden výpočet mezd.
Pozn. Údaje jsou vnitřně ukládány do tabulky ´organizer´. Tato tabulka navíc oproti uživatelské sestavě obsahuje sloupec ´obdobi´, jenž obsahuje informaci o tom, ve kterém období byla databáze, když byl záznam pořízen. Tj. kterého období pro mzdy (např. květen 2004) se záznam týká. Proto je možné uživatelskou sestavu vytvářet za vybrané období.
Nespočtení zaměstnanci jsou uváděni též v menu: Mzdy-Vyúčtování zaměstnanců, „Jen nespočtení“. Do nespočtených zaměstnanců nespadají zaměstnanci s datem nástupu v příštím období.
Archív verzí
Každý krok zpracování výplat se archivuje – datum, hodina, kdo, nad jakou verzí. Zapisuje se to do tabulky: org_verze. (db tabulka: organizator se promazává při měsíční závěrce – viz Archiv spuštěných výpočtů).
Budoucí změny
Aplikace MaP vždy pracuje s daty, která jsou v daném časovém okamžiku k dispozici v databázi. V praxi nastávají situace, kdy je třeba z pohledu mzdové účetní zpracovávat data v rámci účetního období, které zasahuje i do následujícího kalendářního měsíce, ale z pohledu ostatních uživatelů je často požadována interpretace dat v reálném čase.
Například pokud má být zaměstnanec přeřazen na jiné pracovní středisko od 1.5.2000, je potřeba, aby v databázi bylo zaznamenáno původní středisko ještě až do měsíční uzávěrky 4/2000 ( která se zpravidla pouští kolem 10. dne v následujícím měsíci). Důvodem pro tento požadavek je to, že mzdové náklady na takového zaměstnance se počítají na jeho aktuální pracovní středisko (pokud nejsou pořízena data přenosem nebo ručním záznamem jinak).
Záznamy, které se mají promítnout do reálných dat k určitému dni, lze však pořídit pomocí ‚Budoucích změn‘. Pak jsou v konkrétních případech uživatelům promítnuty do výstupních sestav právě takové budoucí změny, které se mají provést zpětně k nastavenému datu (nejčastěji k prvnímu dni v měsíci). Příkladem takového výstupu jsou sestavy stavů zaměstnanců.
Aby bylo možné použít systém budoucích změn, musí být v aplikaci nastaven rozšiřující parametr ‚casovost‘ na hodnotu ‚a‘.
Agendy, ve kterých je standardně umožněno nastavovat budoucí změny údajů:
evidence zaměstnanců / osobní údaje
evidence zaměstnanců / mzdové údaje
pracovní poměry / pracovní poměr
pracovní poměry / pracovní místo
Vlastnosti uživatelského rozhraní
Přístup k editaci a prohlížení budoucích změn mají ti uživatelé, kteří mají pro výše vyjmenované agendy přiřazené přístupové právo pro opravy.
Otevřené okno budoucích změn obsahuje 2 agendy:
- zadání změny
systém automaticky vyplňuje pole s modrým pozadím (osobní číslo, číslo poměru, doplňková identifikace, autor)
uživatel vyplňuje pole se žlutým pozadím (budoucí hodnota, datum platnosti od, datum provedení změny). Pro změnu, která se má provést v rámci měsíční uzávěrky, je potřeba zaškrtnout volbu ‚Provede se při měs.uzávěrce‘. Tento druh změny je signalizován tím, že položka ‚Datum provedení změny‘ má šedé pozadí, není povolena k editaci a zobrazení je ve formátu ‚měsíc / rok‘.
Pozor: Údaj budoucí hodnoty není systémem kontrolován na správnost, proto je třeba, aby uživatel velmi pozorně zapisoval jeho hodnoty. Pokud se však má vyplnit údaj, který musí odpovídat seznamu povolených hodnot v příslušné agendě, je možné opět pouze vybírat ze seznamu (např. číslo střediska).
- přehled / opravy změn
zobrazuje seznam navedených budoucích změn, které dosud neproběhly. V tomto seznamu lze provádět dodatečnou editaci některých vložených údajů včetně jejich smazání. Stejně jako v agendě ‚Zadání změny‘ je v tomto seznamu zobrazováno ‚Datum provedení změny‘ (tj. formát ‚den.měsíc.rok‘ pro změnu k datu a formát ‚měsíc/rok‘ pro změnu při měsíční uzávěrce).
Název tohoto seznamu obsahuje specifikaci údaje v podobě, která slouží pro databázové zpracování (např. údaj ‚Příjmení‘ je zobrazen jako ‚pracovnici.prijmeni‘).
Zadávání a opravy budoucích
'změn'Otevření okna Budoucí změny:
V příslušné agendě je potřeba mít načtena data pro zaměstnance, jemuž má být zadána budoucí změna, být v režimu ‚Editace‘ a kliknout pravým tlačítkem myši na pole, kde se má provést záznam. Zobrazí se tzv. ‚Plovoucí menu‘, obsahující položku ‚Budoucí změny‘ (pokud není přístupná, je potřeba požádat administrátora o nastavení rozšiřujícího parametru – viz úvodní část)
Vložení nového záznamu:
V agendě ‚Zadání změny‘ je potřeba zkontrolovat, zda je systém správně nastaven na správné osobní číslo a pak vyplnit údaje ‚Budoucí hodnota‘, ‚Datum platnosti od‘, ‚Datum provedení změny‘. Jestliže se má provést změna v rámci uzávěrky jiného měsíce, než je datum v poli ‚Datum provedení změny‘, je potřeba vyplnit libovolné datum spadající do tohoto měsíce a teprve potom nastavit volbu ‚Provede se při měs.uzávěrce‘.
Mazání, změna již navedených dat:
Změny, které ještě nebyly systémem zpracovány, se zobrazí v seznamu agendy ‚Přehled / opravy změn‘. Tento seznam je načten vždy jen pro jeden nastavený druh údaje (např. kmenové středisko). Jednotlivé záznamy je možné ještě dodatečně editovat nebo mazat s použitím tlačítek ve spodní části okna. Hodnotu však lze měnit jedině tehdy, pokud není v původní agendě limitována seznamem povolených hodnot.
Provedení budoucích
změn
Systém se automaticky stará o provedení změn, které uživatelé zadali.
Změny prováděné k nastavenému datu provedení:
U prvního uživatele, který v daný den spouští aplikaci MaP, probíhá kontrola, zda na tento den není požadována realizace budoucí změny, pokud ano, spouští se funkce, která provede všechny změny.
Změny prováděné při měsíční uzávěrce:
Jedním z posledních procesů, prováděných při měsíční uzávěrce, je kontrola, zda pro nově nastavené období není plánovaná budoucí změna, která se má provést s uzávěrkou. Pokud takový záznam existuje, spouští se funkce, která automaticky všechny změny provede.
V rámci prováděných změn se provádí současně i archivace původních hodnot stejně, jako kdyby uživatelé provedli změny k danému datu ručně.
Změny provedené v dokumentech:
Sestava budoucích změnNěkteré dokumenty (PIS - Dokumenty) jako např. Platový výměr, Pracovní smlouva (změna), jsou schopny zpracovat zadané budoucí změny v položkách, které se v daném dokumentu objevují (typicky tarif, osobní hodnocení). V případě, že systém při vkládání nového dokumentu u daného zaměstnance zjistí existenci budoucí změny, pak se dotáže jednotlivě u každé takové položky, zda chcete použít aktuální hodnotu nebo hodnotu z budoucích změn. To vám umožňuje např. vytvářet nové pracovní smlouvy a jejich tisk, ještě před zpracováním měsíce, ve kterém platí staré údaje.
K dispozici je sestava budoucích změn. Hledejte ji v menu ´Sestavy´.
Budoucí změny v sestaváchNastavení rozšiřujícího parametru „zobraz_bud_zm“ (skupina Sestavy) na hodnotu „ano“ lze nastavit zobrazování vybraných sestav včetně budoucích změn. Po načtení sestavy bude spuštěna funkce, která vyhledá pro všechny sloupce sestavy hodnoty budoucích změn platné k datu vytvoření sestavy. V podnadpisu sestavy je toto nastavení indikováno. Funguje na vybrané sestavy (Evidence zaměstnanců, pracovní poměry - SE001, SP005, SP006).
Systém poznámek
Agendu Poznámky lze používat v evidenci osobních údajů zaměstnanců, uchazečů a v pracovních poměrech.
Poznámky lze použít pro evidenci doplňkových údajů, které nejsou obsaženy v databázi (např. čísla průkazů, osvědčení, číslo kanceláře, interní údaje o zaměstnanci…atd.).
V použité části aplikace mohou být jednotlivé poznámky vztaženy ke konkrétnímu osobnímu číslu nebo ke všem osobním číslům společně. Tato vlastnost se přepíná volbami ve spodní části okna.
Poznámka může obsahovat maximálně 10 řádků textu po 72 znacích.
Ke každému osobnímu číslu lze vztáhnout maximálně 30 poznámek.
Hlavička poznámky je určena pro kategorizaci jejího textu a je viditelná pro každého uživatele.
Pro vybrané osobní číslo ze seznamu zaměstnanců je k dispozici přehled navedených poznámek v levé části okna. Kliknutím na jednotlivou poznámku se v pravé části okna zobrazuje text poznámky (je-li uživateli povolen přístup k poznámce).
Nová poznámka
Po volbě ‚Vložit nový řádek‘ se na místě pole pro hlavičku zobrazí seznam již použitých hlaviček v příslušné evidenci. (Uživatel má přístup k těm hlavičkám, u kterých je autorem nebo má od něho přiděleno právo pro úpravy). Tlačítko ‚Nová hlavička‘ slouží pro zadání jiné hlavičky než ze seznamu.
Po definování hlavičky je třeba vložit text poznámky do editačního pole v pravé části okna.
Text zapisujete přímo z klávesnice nebo je možné jej přenášet z jiných aplikací pomocí schránky (klávesy Ctrl + C a Ctrl + V).
Jednotlivé řádky textu lze oddělit pomocí klávesy [Enter].
Pokud na řádek zapíšete úplnou cestu k nějakému souboru (např. C:\POM\pom.doc), pak dvojitým poklepáním myši na text docílíte toho, že systém otevře uvedený soubor. Na řádku již nesmí být uvedeno nic dalšího. Na dalším řádku ale opět můžete uvést cestu k jinému souboru.
Přístupová práva k poznámkám
Autor poznámky má po jejím uložení do databáze možnost nastavit přístupová práva k poznámce jiným uživatelům:
- pokud nejsou práva definována, je poznámka přístupná všem k prohlížení,
smazat a editovat ji může pouze autor nebo administrátor.
- pokud jsou práva definována alespoň jedné další osobě, nemají jiní uživatelé k poznámce přístup (vidí pouze její hlavičku).
Přístupová práva se nastaví po uložení poznámky kliknutím na tlačítko ‚Práva‘ v pravém dolním rohu okna. Poté se zobrazí samostatné okno pro přidělení práv.
Přidělování práv se provádí kliknutím na uživatele v pravé tabulce okna a potvrzením tlačítkem ‚Vložit <- ‘ , po kterém se zvolené jméno přemístí do levé tabulky.
V levé tabulce se nastaví kliknutím do příslušných sloupců pro nové jméno potřebná práva.
Mazání práv se provádí analogicky z levé tabulky do pravé tlačítkem ‚->Smazat‘ nebo ‚-> mazat vše‘. Změny se uloží v databázi tlačítkem ‚OK‘.
Autor poznámky může ostatním přidělit tato práva:
prohlížet, upravit, zrušit - definice vlastního přístupu k poznámce
práva - povolení přidělovat právo dalším uživatelům (tzv. delegované právo)
Pokud je v seznamu uživatelů definován systémový uživatel ‚public‘, pak práva nastavená tomuto uživateli platí pro všechny uživatele, kteří nemají nastavena žádná práva.
Tisková sestava
Sestava poznámek evidovaných v databázi:
- zobrazuje pouze poznámky, pro které je uživatel autorem nebo má právo k prohlížení
poznámky přiřazené všem osobním číslům mají ve sloupci osobní číslo hodnotu 0
S touto sestavou lze dále pracovat standardním způsobem, tzn. lze provádět libovolné výběry a třídění a poté tisk nebo export do souboru.
Uložení v tabulkách
K poznámkám se váží následující databázové tabulky: poznam_id, poznam_text, poznam_prava. Provázány jsou prostřednictvím sloupce id_pozn.
Rušení
Systém obecně v částech aplikace, kde se pracuje s evidencí zaměstnanců, pracovními poměry a rodinnými příslušníky, nezná pojem rušení záznamů, ale pouze ukončení platnosti. Tzn. že pokud zaměstnanec ukončí pracovní poměr, tento nebude smazán, ale pouze ukončen a v databázi zůstává. Stejně tak, pokud zaměstnanec vystoupí z evidence zaměstnavatele, tak nebude smazán, ale pouze se mu zadá datum výstupu. A posledním zmiňovaným případem jsou rodinní příslušníci, u kterých např. skončí nárok na uplatnění slevy na dani; nebudou smazáni, ale bude zadán datum konce slevy na dani.
Může se ovšem stát, že při navádění dojde k chybě a údaj je skutečně nutné z databáze smazat. Protože se však nepředpokládá, že by tato situace byla zcela standardní, bylo rušení (mazání) záznamů o pracovnících, PracPom, rodinných příslušnících vyčleněno do samostatného modulu aplikace.
Výběr zaměstnance
Po spuštění volby Rušení v hlavním menu se vám otevře okno, kde nejdříve musíte vybrat požadovaného zaměstnance, jehož se rušení záznamu bude týkat. To provedete výběrem přes Hledání osoby (CTRL+N nebo ikona ‚Baterka‘).
Po výběru se vám zobrazí v okně osobní číslo, kmenové středisko a jméno vybraného zaměstnance. Dále se vám zobrazí seznam pracovních poměrů zaměstnance a případně i seznam jeho rodinných příslušníků.
Pokud chcete rušit navedené rodinné příslušníky, nejprve kurzorem požadovaný záznam označíte v seznamu rodinných příslušníku a stisknete tlačítko Smazat rod.příslušníky.
Pokud chcete smazat zadaný pracovní poměr zaměstnance, nesmí být tento dříve v aplikaci použit, např. nesmí být proveden výpočet či záznam v píchačce, v tabulce absencí apod. Operaci provedete stiskem tlačítka Smazat prac.poměr. Pokud systém zjistí, že pracovní poměr byl již předtím použit (existují údaje ve zpracování brutto či telegramu), tuto skutečnost oznámí a smazání se neprovede.
Pokud chcete zrušení přesto provést, je nutné zpracovat brutto daného zaměstnance zrušit, u údajů v telegramu je navíc potřeba ještě provést po smazání ve zpracování brutto výpočet daného zaměstnance, tím se zruší údaje i v tabulce ‚Telegram‘.
Pozn. Toto se týká samozřejmě údajů zaměstnanců navedených v aktuálním období, údaje zaměstnanců, kteří prošli výpočtem v minulých měsících, rušit nelze.
Zrušení vlastního zaměstnance z databáze může následovat až po smazání příslušných PracPom a rodinných příslušníků. Toto se provádí stiskem tlačítka Smazat os.údaje.
Pozor: Smazání je nevratná operace. Pokud je dokončena, není možné záznam obnovit!
Zamykání agend
Menu: Pomůcky – Zámek
Umožňuje uživateli s přístupem k této položce znemožnit editaci údajů ve vybraných agendách. Např. pokud jsou k zamčení vybrány ‚Pracovní poměry‘, potom se toto zamčení vztahuje na všechny záložky a podzáložky v okně pracovních poměrů. Funkčnost je stejná i u ostatních agend.
Důležité je, že následující tři varianty zamykání agend se nevztahují na uživatele, který toto zamčení provedl, ten může dále pracovat bez omezení.
Nejdříve nastavte v menu Nastavení, rozšiřující parametr 'Zamykani_agend' (sk.12) na hodnotu 'Ano – Použít práva podle uživatelů' a uložte.
1) Zamknutí všech agend pro všechny uživatele - v režimu Editace označte (odznačte)
zatrhávací pole "nastavit vše" kdy se označí všechny agendy. Provedenou úlohu uložte.
2) Zamknutí vybraných agend všem uživatelům - v režimu Editace označte (odznačte)
zatrhávací pole "nastavit vše" a dále odznačte nepotřebné agendy a dejte uložit.
3) Zamknutí vybraných agend vybraným uživatelům - v režimu Editace označte (odznačte) zatrhávací pole "nastavit vše", odznačte nepotřebné agendy a u těch, které chcete použít, proveďte v zatrhávacím poli dvojklik. Po tomto se vám zobrazí tlačítko "Detaily..." a po jeho použití se zobrazí tabulka uživatelů, které můžete vybrat pro zamčení. Nakonec proveďte uložení.
- Zamknutí vybraných agend vybraným rolím
Postupujete stejně jako v bodě 3) s tím rozdílem, že nevybíráte uživatele, ale role. Zmíněný rozšiřující parametr je předtím potřeba mít přepnutý na hodnotu „Role – Použít práva podle rolí“.
Po provedení měsíční závěrky se agendy automaticky odemknou. Obsluha tedy nemusí tuto činnost provádět ručně.
Úkolová mzda
Menu: Mzdy - Úkolová mzda
Podmenu: Mzdy – Úkolová mzda – Činnosti
Podmenu: Mzdy – Úkolová mzda – Evidence úkolové mzdy
Tento modul slouží ke zpracování úkolové mzdy zaměstnanců.
Číselník činností:
Zde jsou definovány veškeré činnosti, které zaměstnanci provádějí, včetně finančního ohodnocení za jednu měrnou jednotku (číselník měrných jednotek naleznete v Univerzálním číselníku). Pro případ požadavku na časovost záznamů jsou zde položky datum od, datum do (pro neomezenou platnost zůstanou nevyplněny).
[[Image:]]
Evidence úkolové mzdy:
V této časti zadává uživatel k jednotlivým zaměstnancům činnosti a počet měrných jednotek, které zaměstnanec vykázal. Rovněž se určí nákladové středisko, kam bude daná položka účtována, a datum pořízení. Pokud bude uživatel pořizovat do jiného než aktuálního období, bude na to upozorněn. Vkládat, mazat a opravovat je možno pouze záznamy spadající do neuzavřeného období.
[[Image:]]
Přenos do mezd :
(‘Evidence úkolové mzdy‘, záložka ‘Úkolová mzda‘, tlačítko ‘Přenos do mezd‘)
Na závěr každého období bude proveden přenos pořízené úkolové mzdy do mzdové části aplikace. Přenos je opakovatelný, ale pouze pro neuzavřené období. Přenos je kumulativní za každého zaměstnance, a to tak, že jsou přenesena na jednu mzdovou položku všechna data (částka, hodiny, dny), která se týkají jednoho nákladového střediska.
Částka, která se přenese, bude vypočtena jako součin vykázaných měrných jednotek na dané činnosti a částky za jednu měrnou jednotku, dle číselníku činností.
Určení mzdové položky, na kterou se budou data přenášet, je parametrické – slouží k tomu rozšířující parametr „ukolova_mzda“, implicitně 141-Úkolová mzda.
| ukolova_mzda | Kód úkolové mzdy | |||
| Tímto parametrem určíte mzdovou položku, na níž se objeví celková částka za úkolovou mzdu; pořízení dat o úkolových mzdách se děje prostřednictvím menu : ´Mzdy - Úkolová mzda´. Viz kapitola „Úkolová mzda“. |
Sledování a plánování mzdových prostředků
Menu: Pomůcky – Plánování mzdových prostředků
Agenda umožní sledovat a plánovat mzdové prostředky. Plánování představuje stanovení plánu čerpání mzdových prostředků na celý rok a následně každý měsíc porovnání plánu se skutečností.
[[Image:]]
obrázek 1 - Sledování mzdových prostředků. Nastavení.
V záložce ´Nastavení´ můžete založit vlastní druh struktury výkazu tlačítkem ´Nový výkaz´. Výkaz musíte zařadit pod jeden z typů výkazů v poli ´Varianta´; každý typ má svůj vzhled v záložce ´Sestava´. Není řečeno, že výběr z variant je konečný. Varianty mohou být stanovovány na základě konkrétních přání vás, zákazníků.
Dále přidávejte jednotlivé ukazatele (tj. řádky) ikonou vložení nového záznamu, nebo lépe pravým tlačítkem myši a volbou ´Vložit řádek za aktuální´ nebo ´Vložit řádek před aktuální´. Počet řádků si určujete sami. Jen dávejte pozor, že pořadí již nepůjde změnit.
ID – označení řádku
Typ – B … běžný řádek, S … součtový řádek
Název ukazatele – uživatelský název
Definice výpočtu – jak bude ukazatel počítán. Je možné používat +,-,*,/, (,).
Příklad : k[100-169] … součet za mzdové položky 100 až 169
k[734,735] … součet za mzdové položky 734,735
r[1,2] … součet řádků s ID 1 a 2
f[prep_stav]… funkce vracející přepočtený počet zaměstnanců (viz též např.
sestavu v menu : ´Nabídka – Statistiky – Stavy zaměstnanců´
záložce´Prům.stav v období´)
f[pocm] … funkce vracející počet měsíců od začátku roku dle měsíce zadaného
v záložce ´Sestava´.
Po zadefinování struktury výkazu přejděte do záložky ´Sestava´.
[[Image:]]
obrázek 2 - Sledování mzdových prostředků. Sestava.
Tlačítkem ´Nastavení sloupců´ vyberte, které měsíce chcete mít ve výkazu (leden – prosinec, a dále sloupec celkem). Zadejte ´Období´. Stiskněte tlačítko ´Výpočet´.
Přepínač ´Plán/Skutečnost´ slouží k přepínání pohledů. Při nastavení ´Plán´ můžete zadávat ke každé položce částku plánovaného objemu. Sloupec ´zbývá´ a ´procento čerpání´ systém počítá sám.
Tlačítkem ´Parametry´ nastavíte podmínky pro výpočet. Tak např. dle obrázku níže budou ve výpočtu zahrnuti zaměstnanci s pracovní kategorií 1 i 2. Můžete ale také nastavit, že chcete výpočet provést jen pro kategorii 1, nebo jen pro kategorii 2.
[[Image:]]
obrázek 3 - Sledování mzdových prostředků. Parametry.
Ještě poznámku. Vytvořenou sestavu je možné uložit. Po uložení systém ovšem nedovolí měnit strukturu výkazu v záložce ´Nastavení´. Musíte smazat vytvořenou sestavu (-y) v záložce ´Sestava´, a pak systém změnit strukturu umožní.
Kontrola dat
Menu: Pomůcky – Kontrola dat
Čísla chyb spadají do rozsahů podle těchto kritérií. 1 - 499 evidence zaměstnanců, 500-999
pracovní poměry, 1000-1499 platby, 1500 - a více výpočet.
Toto okno je vhodné spustit po přenosu dat, mohlo by ušetřit některé problémy související s chybami při přenosu.
ČÍSLO CHYBYPOLOŽKATEXT CHYBY
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1 přijmení není vyplněna
2 jméno není vyplněna
3kmen_strnení vyplněno
4kmen_str hodnota není v číselníku
5druh důchoduneplatná hodnota
6rodné číslo není vyplněno
7rodné číslo duplicitní hodnota
8rodné číslo obsahuje jiný znak než číslici
9rodné číslo obsahuje chybné datum
10rodné číslo musí mít 9 nebo 10 znaků
11rodné číslo má 10 znaků a nevyhovuje na modulo 11
12trvalé bydlištěčíslo domu není vyplněno
13trvalé bydliště PSČ není vyplněna
14trvale bydliště PSČ obsahuje hodnotu, která není v číselníku
15datum nástupu(evidence)není vyplněna
16datum nástupu(evidence) obsahuje neplatné datum
17datum výstupu(evidence)obsahuje neplatné datum
18zdrav. poj.není vyplněna
19zdrav. poj.obsahuje hodnotu, která není v číselníku
500druh poměrunení vyplněna
501druh poměruobsahuje neplatnou hodnotu
502doba úvazkunení vyplněna
503doba úvazkuhodnota není v číselníku
504prac. střed.není vyplněna
505prac. střed.hodnota není v číselníku
506pracovní kategorienení vyplněna
507pracovní kategoriehodnota není v číselníku
508pracovní místonení vyplněna
509pracovní mistonení v číselníku
510zák úvazeknení vyplněna
511hod úvazeknení vyplněna
512tarifnení vyplněna
513prum nemnení vyplněna
514prum dovnení vyplněna
515datum nástupu(PP)není vyplněna
516datum nástupu(PP)obsahuje neplatné datum
517datum ukončení(PP)obasahuje neplatné datum
518typ kalendáře není vyplněna
519typ kalendáře obsahuje neplatnou hodnotu
520směna není vyplněna
521směnaobsahuje neplatnou hodnotu
1000výplata na účetnení naveden záznam v platbách
1001vyplata na účetv platbách je více než 1 záznam
1002výplata na účetnení zadáno číslo účtu
1003výplata na účetnení zadáno číslo banky
1004výplata na účetcelková částka musí zůstat nevyplněna
1005výplata na účetzbývající částka musí zůstat nevyplněna
1006výplata na účetbanka není uvedena v číselníku
1500výpočet nebyl proveden výpočet
Seznam úprav aplikace
Menu: Pomůcky – Seznam úprav aplikace
Seznam úprav aplikace. Načítají se úpravy do určitého období zpět (1 rok), seřazené od nejaktuálnějších po nejstarší. Tučně jsou označeny ty záznamy o úpravách aplikace, které uživatel na stanici doposud nečetl. Při zavírání okna je uživatel dotazován, jestli mají být nové úpravy (pokud nějaké jsou) označeny jako přečtené. Označovat jako přečtené lze pouze všechny nové úpravy najednou.
Záložka Aktualizace slouží pro správce systému – může odsud provést požadavek na generování rozdílových souborů mezi svým stávajícím sestavením a nejaktuálnějším sestavením na serveru KS-program. Tato záložka je přístupná jen pro správce.
Stav licencí
Menu: Nápověda – Stav licencí
Tato agenda může sloužit pro uživatelskou kontrolu licencí. Ve vybraném měsíci je možno si nechat na pravoklik myši zobrazit seznam zaměstnanců, započítávaných do licencí.
obrázek 4 -Stav licencí
Sledování přesčasů
Menu: Mzdy – Odměny a prémie, záložka Proplácení přesčasů
Evidence přesčasů u všech zaměstnanců a upozornění formou sestavy na proplacení nevybraných přesčasů , které nebyly vybrány nebo proplaceny do tří měsíců od vzniku. Možnost automatického proplacení do mezd.
Příklad: V září 2007 pracovník odpracuje 11 hodin přesčasů. Je povinen si tyto přesčasy vybrat nebo proplatit během tří měsíců. Pokud si je během tří měsíců ( tedy do prosince 2007) nevybere nebo neproplatí, budou mu automaticky proplaceny v prosincové výplatě.
Nastavení
Neplacený přesčas – mzdová položka 210. Měla by mít číslo algoritmu 0 (tj. po zadání v aktuálním měsíci se vygeneruje standardní mzdová položka 169 – proplacení odpracovaných hodin dle tarifní sazby).
Volno krátící přesčasy – mzdová položka nebo mzdové položky dle nastavení v číselníku pojmů (Mzdy-Mzdové číselníky-Pojmy), název pojmu je „volno krátící přesčasy“. Uvažujme mzdovou položku 520 Náhradní volno s číslem algoritmu 0.
Proplacený příplatek – mzdová položka dle hodnoty rozšiřujícího parametru (sk.3) kod_propl_presc - například 218. Algoritmus definuje výši proplácení, např. 3025 – 25% průměru pro p.p.účely.
Práce s agendou je naznačena pomocí následujících obrázků.
[[Image:]]
obrázek 5 - sledování přesčasů – Pohled
Vysvětlení řádků v obrázku:
1/ Hodiny mzdové položky 210 z období před 3 měsíci (např. pokud je nastaveno zpracovávané období 12/2007, pak se to týká období 09/2007).
2/ Převod z minula (minulého měsíce) – to, co bylo v minulém období na řádku 7.
3/ Mezisoučet – řádky 1+2
4/ Hodiny mzdové položky 520 v minulém měsíci
5/ Součet – řádky 1+2+4
6/ a 7/ Součet těchto hodin je shodný se součtem na řádku 5. Uživatel může proplatit vše, nebo jen část hodin, může také změnit sazbu – v režimu Editace.
Dále je na kartě zobrazen průměr pro p.p.účely z období před 3 měsíci a sazba z období před 3 měsíci – dle algoritmu mzdové položky 218 (v obrázku 25%).
[[Image:]]
obrázek 6 - Sledování přesčasů - sestava
Sestava poskytuje přehled o všech zaměstnancích – před načtením je spočtena pro aktuální měsíc. Stisk tlačítka „Vložit zaměstnancům proplacení dle sloupce „Možno proplatit““ způsobí, že těm zaměstnancům, kterým je možno něco proplatit (sloupec „Možno proplatit“), se doplní sloupce „Sazba“, „Proplaceno“ a „Částka“. Vloží se všechny hodiny, které je možno proplatit. V obrázku u modře označených zaměstnanců uživatel následně individuálně (v režimu Editace) změnil (snížil) počet hodin k proplacení, a proto se u nich zbytek převede do dalšího období.
Proplacený příplatek se pak objeví v agendě Zpracování brutto:
[[Image:]]
obrázek 7 - Sledování přesčasů - proplacení přesčasového příplatku
Následující obrázky ještě demonstrují vybraný příklad:
[[Image:]]
obrázek 8 - Sledování přesčasů – zadání v 2007/09
[[Image:]]
obrázek 9 - Sledování přesčasů - zadání v 2007/10
[[Image:]]
obrázek 10 - Sledování přesčasů - zadání v 2007/11
Sledování přesčasů - posunutí
Umožňuje-li v tom čase daná aktuální legislativa, aby poskytnutí dosažené mzdy za práci přesčas na žádost zaměstnance bylo přeneseno až na dobu čerpání náhradního volna, pak se takový případ dá zpracovat následovně.
Varianta 1 představuje obvyklý postup (viz výše), varianta 2 zde zmíněný.
| Postup zpracování | Měsíc vzniku přesčasu | Měsíc čerpání náhradního volna |
| Varianta 1 – standard | + odpracované hodiny, + Kč | - odpracované hodiny, - Kč |
| Varianta 2 – jiná | Nic (event. evidence hodin) | + odpracované hodiny, + Kč,
- odpracované hodiny, - Kč |
Mzdové položky KS-program:
| Postup zpracování | Měsíc vzniku přesčasu | Měsíc čerpání náhradního volna |
| Varianta 1 – standard | 210 (vygeneruje 169) | Např. 520 |
| Varianta 2 – jiná | Evidence hodin * | 210(169),520 resp. evid.čerp.hodin** |
Mzdové položky
210 – Neplacený přesčas – č. algoritmu 0. Po zadání hodin se vygeneruje mzdová položka 169 – proplacení odpracovaných hodin dle tarifní sazby nebo dojde k navýšení fondu a proplacení na položku základní mzdy (dle nastavení základního parametru „základ přesčasu“).
520 – Náhradní volno (nebo jiná položka řady 5xx s výjimkou 590-599, č.algoritmu 0 nebo bez algoritmu)
* Evidence hodin – aby se uchoval datum (období ve mzdách) vzniku nadpracovaných hodin.
Evidence je možná prostřednictvím kódu mzdové položky z oblasti: 170 – 199, nebo 590-599 (což jsou položky řady 5xx ovšem neovlivňující časový fond). Nastavení mzdové položky: č.algoritmu 0, ostatní započitatelnosti=0. Hodiny je možno zadávat buď kladným znaménkem (např. pro mzd.položku řady 1xx) nebo záporným znaménkem (např. 5xx).
** Částka + bude stejná jako -, tzn. je možno jen zadat kód pro evidenci hodin vybraného náhradního volna, např. stejným kódem ale opačným znaménkem než u *, nebo jiným kódem.
„Dlaňovky“
Menu: Evidence – Zákaznické speciality
Popis agendy
Agenda Ústně uzavřená dohoda o provedení práce "Dlaňovky".
[[Image:]]
obrázek 11 - Seznam pracovníků
[[Image:]]
obrázek 12 - Osobní údaje
Os.čís. – je osobní číslo z číselné řady nezávislé na osobních číslech vlastních zaměstnanců
Rodné číslo – rodné číslo pracovníka
PSČ – číselník českých a slovenských PSČ
[[Image:]]
Datum – datum provedení práce
Čistá částka – čistá částka je částka vyplacená za jednu konkrétní činnost na jeden konkrétní pořad. Tato částka se pro tiskovou sestavu rozdělí na srážkovou daň a hrubou mzdu. Na základě toho se odvádí daň za firmu. Daňová sazba pro výpočet daně z hrubé částky je nastavena v rozšiřujícím parametru „dlan_danprocent“ (defaultní hodnota 15%).
Činnost – výběr z číselníku (např. kompars, manuální práce)
Postup pro naplnění číselníku činností:
Do univerzálního číselníku „Typy odborných činností“ (menu: Evidence – Číselníky – Univerzální číselníky) přidejte typ s významem (názvem) „dlaňovky“ (bez uvozovek). Následně můžete do číselníku činností (menu: PIS-Popisy pracovních míst – Číselníky, záložka Odborné činnosti) vkládat činnosti, které se budou nabízet v této agendě, a to tak, že vložené činnosti přiřadíte typ „dlaňovky“.
Číslo pořadu – uživatelské číslo – může obsahovat i speciální znaky.
Zjednodušený mzdový list – tlačítko pro zobrazení zjednodušeného mzdového listu daného pracovníka
[[Image:]]
obrázek 13 - Dlaňovky - sestava
Sestava pořízených záznamů v záložce „Seznam prací“ včetně uvedení částek čisté mzdy, hrubé mzdy a daně.
Provázání do mezd
Požadavek na provázání výsledků do mezd byl vyřešen následovně – popis viz níže.
Jsou použity následující mzdové položky:
630 – DPP
917 – Daň srážková
Nový kód např 983-„Mimoř.záloha dlaň“ s nastavením stejným jako 941-Platba na účet (založí si ho uživatel).
Do číselníku středisek uživatel zadá nové středisko – „Dlaňovky“. Provede se doplnění rozšiřujících parametrů (Nastavení/Rozšiřující parametry/Tlačítko "Doplnit nové parametry"). Potom ve skupině 9 - Mzdy - ostatní agendy, se nastaví hodnota parametru dlan_stred na hodnotu nově založeného střediska (číslo).
Do číselníku pracovních kategorií (Evidence – Číselníky – Pracovní kategorie) se založí nová pracovní kategorie pro dlaňovky.
Bude naveden nový fiktivní zaměstnanec a jako kmenové středisko a pracovní středisko mu bude přiřazeno toto nově založené středisko. Jako pracovní kategorie mu bude přiřazena nově založená pracovní kategorie. Druh pracovního poměru = DPP cizího zaměstnance. Tarif = 0, zákonný a skutečný úvazek = 0, typ kalendáře = 6 bez automatického dopočtu. Onen fiktivní zaměstnanec musí být nastaven tak, že neplatí zdravotní, sociální ani daň (Evidence zaměstnanců - Mzdové údaje, druh zdravotního pojištění = 3-bez pojištění, sociální pojištění = 1-nepočítat SP, daně - zatrhnout pole "bez daně"). Agenda „Platby“ – založit nový záznam s kódem 983 a měsíční částkou 99999 bez bankovního spojení.
Byla provedena programová úprava, která zabezpečí následující. Při výpočtu mezd se sečtou hrubé mzdy z dlaňovek, které spadají do zpracovávaného období (podle data v agendě Dlaňovky), a vloží se k fiktivnímu zaměstnanci do agendy Zpracování brutto na navrženou mzdovou položku 630-DPP. Stejně tak se sečtou srážkové daně z agendy „Dlaňovky“ a vloží se na kód 917 do agendy Zpracování brutto. V rámci výpočtu dojde také k vygenerování mzdové položky 983, na níž bude částka čisté mzdy za všechny lidi z „Dlaňovek“. Funkčnost je zabezpečena při „vyúčtování s automatickým doplněním“, prostá „Obnova“ v agendě „Zpracování brutto“ funkční není.
Tím je zajištěno, že se kumulativní částka dostane na všechny příslušné statistiky v systému KS mzdy (mzdové rekapitulace, daně, mzdová statistika „Cokoliv“, apod.).
Současně se částka projeví i v přenosu do účetnictví, tím, že k mzdové položce 983 stejně jako k 630 a 917 uživatel přiřadí kód účtování.
Částka srážkové daně 917 se projeví na hromadném příkazu k úhradě.
