Přijaté dokumenty
Agenda umožňuje pro vybraného zaměstnance sledovat tzv. dokumenty přijaté, včetně možnosti přidat soubor.
Číselník
Číselník druhů dokumentů obsahuje seznam dokumentů, které je zvykem v organizaci evidovat. Může se jednat o standardní doklady, které jsou svázány s nástupem zaměstnance do pracovního poměru (např.):
- osobní dotazník
- profesní životopis
- zápočtový list
- doklad o nejvyšším vzdělání aj.
dále je zde možno uložit scan již vytvořeného dokumentu:
- pracovní smlouva
- platový/mzdový výměr
- doklad o hmotné zodpovědnosti aj.
případně další druhy dokumentů:
- certifikáty
- průkazy
- potvrzení o absolvování kurzů....
Číselník je uživatelský, to znamená, že si každý z uživatelů definuje položky dle svých potřeb a zvyklostí.
Menu: PIS > Dokumenty > Číselník druhů dokumentů
- Naplňte číselník druhů dokumentů.
Evidence
Menu: PIS/Dokumenty/Dokumenty přijaté
Postup vložení dokumentu:
- V záložce Přijaté dokumenty v režimu editace vložte nový záznam.
- Vyberte typ dokumentu.
- Prostřednictvím tlačítka s třema tečkama najděte cestu k dokumentu.
- Záznam uložte.
- Nyní se objeví dvě tlačítka:
- Načíst do databáze - popis viz. níže.
- Zkopírovat na sdílené uložiště - popis viz. níže.
Možnosti uložení dokumentu
Existují 3 varianty uložení dokumentu.
1) Cesta k souboru
Soubor existuje vně aplikace, je uložen v nějakém adresáři. Uživatel vybere cestu k souboru pomocí tlačítka "...".
2) Soubor uložen v databázi
Uživatel po definici cesty k souboru stiskl tlačítko "Načíst do databáze", po němž se status načtení souboru "uložen v databázi" změnil z hodnoty "ne" na "ano". Soubor je uložen v databázi (databáze se tím zvětší). Soubor samozřejmě může existovat nadále vně aplikace.
3) Sdílené úložiště
Účelem sdíleného úložiště je zpřístupnit soubory z přijatých dokumentů všem uživatelům aplikace.
Je potřeba mít nastavenu hodnotu rozšiřujícího parametru Dok_SdileneUloz (sk.10) - zadává se cesta. Pro uložení souboru se pak stiskne tlačítko "Zkopírovat na sdílené úložiště".
Dok_SdileneUloz - Nastavení cesty ke sdílenému úložišti přijatých dokumentů, do kterého se mohou ukládat kopie lokálních souborů - proto, aby je mohli vidět všichni uživatelé.
Dokument je uložen tak, že název souboru je složen z osobního čísla zaměstnance, čísla pracovního poměru, data a času uložení. Přijaté dokumenty mohou mít dále v názvu souboru na začátku:
- SKOL - z menu PIS/Vzdělávání/Školicí akce/Dokumenty
- PRUK - z menu PIS/Vzdělávání/Evidence vzdělávání/Průkazy
- UCH - z menu PIS/Uchazeči/Uchazeči/Přijaté dokumenty
- VR - z menu PIS/Uchazeči/Výběrová řízení/Přijaté dokumenty.
Nastavení, aby k dokumentu neměl přístup uživatel, který nemá přístupová práva na zaměstnance.
Toto se dá provést na úrovni práv na složky/soubory v operačním systému (Windows). Všem uživatelům jsou přiznána následující práva ve složce obsahující sdílené dokumenty:
- zapisovat = ano
- číst = ano
- měnit = ano
- zobrazovat obsah složky = ne
Uživatel si tak prostředky operačního systému (např. Průzkumník Windows) nezobrazí obsah dané složky a takto si nemůže soubor otevřít. Ani nezná název souboru, neboť ten je složen z různých identifikátorů včetně data a konkrétního času zkopírování dokumentu na sdílené úložiště).
Dokumenty přijaté do aplikace KS-portál
Pokud uživatel u daného dokumentu zatrhne příznak „zobrazit na portále“, znamená to, že daný dokument dotyčného zaměstnance se automaticky objeví ve webové aplikaci „KS-portál“.
Požadované přijaté dokumenty
Požadované přijaté dokumenty jsou načítány z popisů pracovních míst, z vlastnosti č. 43 – Přijímaný dokument.
