Měsíční zpracování
Zálohy
Menu: Mzdy – Zálohy
V případě, že organizace vyplácí pravidelné řádné zálohy, je k jejich zpracování určen tento modul.
Částka řádné zálohy, která je každý měsíc zaměstnanci vyplácena, se navádí v menu Evidence – Evidence zaměstnanců; záložka Mzdové údaje do položky záloha. Tato je mu po zpracování záloh vyplacena přes pokladnu „na ruku“ a následně při zpracování výplat je mu stržena z čisté mzdy MzdPol 981-Řádná záloha. Výjimkou je dočasná změna částky zálohy (Evidence – Evidence zaměstnanců/dočasné zálohy).
Výpočet záloh
'Suma záloh'RekapitulaceZde se provede vlastní Výpočet záloh. Zpracování záloh je možné v rámci měsíce provádět opakovaně až do provedení Přípravy na výplaty (viz. níže), tím jsou zálohy pro aktuální období uzavřeny a je možné je znovu zpracovat až po uzávěrce měsíce.
Kontrolní
sestavaKliknutím na tuto záložku se vám zobrazí celková suma vypočtených záloh zaměstnanců v aktuálním období.
Tento přehled je kromě Kontrolní sestavy i mincovkou (výčetkou platidel) záloh jednotlivých zaměstnanců členěn po výplatních střediscích. Kromě celkové částky zálohy je u každého zaměstnance i místo pro podpis převzetí/odsouhlasení zálohy.
Příjemci'Výstupy'Rekapitulace záloh je vlastně výčetkou mincí a celkových částek záloh po jednotlivých výplatních střediscích. Opět je u každého záznamu místo pro podpis (zodpovědné osoby).
Ve Výstupech najdete přehled trvalých srážek vystoupivších zaměstnanců.
Příprava na výplatySestava Příjemci je jmenovitým seznamem zaměstnanců a částek záloh, včetně místa pro podpis. Proti Kontrolní sestavě neobsahuje výčetku platidel. Sestava je členěna na výplatní a kmenová střediska.
Přípravou na výplaty provedete uzavření zpracování záloh, provádí se až po úplném odkontrolování a odsouhlasení záloh. Dokud neprovedete přípravu, systém neumožní další zpracování mezd (vstup do zpracování brutto, výpočet mezd).
Nevyplácení záloh
V případě, že organizace nerealizuje řádné zálohy, není nutné každý měsíc provádět přípravu na výplaty, ale je možné v rozšiřujících parametrech systému nastavit parametr ZALOHY na hodnotu ‚a‘- Podnik nevyplácí zálohy. Poté lze ihned po ukončení měsíce provádět zásahy ve zpracování mezd bez nutnosti uzavírat zálohy.
Rovněž parametricky (základní parametry/zálohy poštou) lze nastavit zasílání záloh poštou v případě, že zaměstnanci i dobírka výplaty odchází poštovní poukázkou.
Dočasné zálohy
Touto volbou je možné změnit zaměstnanci v aktuálním měsíci výši řádné zálohy. Jde o dočasnou změnu, protože v následujícím měsíci bude záloha vyplacena opět v původní výši. Volbu je možné použít například pro vyplacení vyšší zálohy před delší dovolenou nebo naopak pro snížení zálohy při delším neplaceném volnu. Zobrazuje se formulář se mzdovými údaji zaměstnance a výší řádné zálohy, případně i s dočasnou zálohou, pokud již byla v aktuálním měsíci zadána.
Zpracování brutto
[[Image:]] Menu: Mzdy – Zpracování brutto
obrázek 1 - Zpracování brutto
Tento modul umožňuje zadat nebo automaticky vygenerovat měsíční výkazy odpracovaných hodin a další práci s nimi.
Urči stav
V okně Seznam zaměstnanců je možné stiskem tlačítka Urči stav vygenerovat do prvního sloupečku seznamu označeného jako ‚St.‘ (Stav) počet záznamů ve zpracování brutto každého zaměstnance. Pokud si tedy seznam setřídíte dle sloupečku ‚St.‘, pak uvidíte, kteří zaměstnanci nemají žádný záznam v rámci aktuálního období (ve sloupečku je 0).
Ruční zpracování
V této záložce můžete prohlížet či zpracovávat brutto jednoho vybraného zaměstnance.
V okně máte možnost v rozbalovacím menu Číslo poměru (pracovní místo) vybrat pracovní poměr daného zaměstnance, s kterým chcete pracovat. Kromě identifikačních údajů zaměstnance (jméno,kmenové středisko) a pracovního poměru (pracovní středisko, hodinový úvazek) se vám zobrazuje informace o tom, zda je zaměstnanec ve stavu, případně, zda je v mimoevidenčním stavu a z jakého důvodu (výstup, vojna, mateřská dovolená….).
Pomocí rozšiřujícího parametru „pripoj_k_cispom“ je možno si zapnout další informaci na řádku identifikujícím číslo poměru.
| pripoj_k_cispom | Připojí vybranou informaci k identifikaci pracovního poměru | |
| V agendě „Zpracování brutto“ na řádku identifikujícím číslo pracovního poměru je možno tímto parametrem nechat zobrazit další údaj. Výběr hodnoty: prázdná hodnota, „připojí číslo rozvrhu“, „připojí název pracovního místa“, „připojí rodné číslo“. |
'Převod z min.měsíce'Měsíční fondDalší skupinou údajů jsou údaje Měsíční fond. Zde se pro dané období a pro daný kalendář a úvazek zaměstnance zobrazují údaje o pracovních dnech, hodinách a svátcích. Tento údaj je poté porovnáván s časovými údaji ve výkazu (položka Celkem pod seznamem záznamů) a případné rozdíly proti časovému fondu se zobrazí v položkách Rozdíl proti měs.fondu. Chybějící hodiny a dny do měsíčního fondu se automaticky vygenerují dopočtem do čas.fondu (viz níže).
Posledním blokem informací v tomto okně je Převod z min.měsíce. Zde se zobrazují opět pracovní dny, hodiny a svátky, a to v případě, že jste přes nepřítomnosti navedli údaje spadající do minulého období a zároveň není nastaven parametr pro Zpětné dopočty. V tomto případě se totiž do výkazu dostanou dny a hodiny, které nemají platnost pro aktuální období a zároveň nejsou vyrovnány např. mínusovým měsíčním platem (což by systém provedl při zapnutém Zpětném dopočtu).
Změna období
Prohlížet ve zpracování brutto můžete rovněž údaje z minulých období (v režimu Pohled), což provedete tak, že stisknete tlačítko Změna období a zadáte požadovaný měsíc a rok. Následně stiskem tlačítka Nastavit se načtou data za požadované období. Změnou období se načtou kromě vlastních údajů z výkazu daného období i informace o měsíčním fondu platné pro požadované období. Starší data z minulých období lze pouze prohlížet – systém nedovolí přechod do režimu editace!
Obnova
Pokud chcete vkládat nové údaje do výkazu, je nutné nejdříve stisknout tlačítko Obnova, čímž se načítají údaje, pořízené v průběhu měsíce z vedlejších modulů aplikace, tj. údaje z doplatků, příplatků, odměn a nepřítomností, případně údaje z externích pořizovacích programů, provázaných do systému, tj. např. z docházkového systému, stravovacího systému či jiných pořizovacích programů. Rovněž, pokud byly již dříve do výkazu zadány ručně nějaké údaje a nebylo provedeno jejich zrušení, budou dotaženy Obnovou i tyto ručně pořízené údaje (stejně tak údaje generované stiskem tlačítka Dopočet).
Potlačeny ovšem budou údaje vygenerované při Automatickém doplnění (viz. další kapitola).
Položky výkazu
U každého záznamu jsou evidovány tyto údaje:
Kód - číslo mzdové položky
Význam- název (význam) MzdPol
Datum od- datum začátku platnosti dané MzdPol (použije se pro případné zjištění
kalendářních dnů)
Datum do- datum konce platnosti dané MzdPol (použije se pro zjištění kalendářních dnů)
Dny - počet odpracovaných dnů dané MzdPol (zohlední se v měsíčním fondu,
případně při výpočtu částky, pokud to určuje číslo algoritmu)
Hodiny- počet odpracovaných hodin dané MzdPol (zohlední se v měsíčním fondu,
případně při výpočtu částky, pokud to určuje číslo algoritmu)
Sazba- sazba, kterou byla částka položky vypočtena
Nákl.stř.- středisko, které bude částkou MzdPol zatěžováno (u ručních vstupů lze měnit)
Částka- částka, kterou bude MzdPol proplácena
Aut - identifikace vzniku mzdové položky. Informativní údaj určený pro případné objasňování nejasností. V některých specifických případech nemusí být identifikace zcela jednoznačná.
| příznak | |
| z agendy ´Příplatky´ | |
| z agendy ´Odměny a prémie´ nebo z agendy ´Doplatky´ nebo importem ze stravovacího systému, z agendy ´Stravné´, … | |
| z agendy ´Nepřítomnosti´ | |
| importem z docházkového systému | |
| importem z výroby | |
| osobní hodnocení | |
| ručně zadané údaje nebo dopočtem do časového fondu | |
| automatickým doplněním při výpočtu (zatržené pole ´Výpočet včetně automatického dopočtu´) | |
| výpočtem | |
| Zákaznická úprava nebo dle vyplněného rozšiřujícího parametru „pripl_svat_cyk“l nebo obojí | |
| Z PIS – Sociální program | |
| Automatické generování příplatku So+Ne (rozš.parametr aut_gen_sone – viz níže) |
tabulka 1 - Zpracování brutto - vysvětlivky k příznakům Aut
Vkládání nových údajů
K Obnovou dotaženým údajům můžete pořídit přes vkládání nových údajů další záznamy. Aplikace přitom, dle nastavení vkládané mzdové položky (druh, číslo algoritmu), hlídá, které údaje lze nebo je nutné doplnit. Např. u mzdových položek, které mají číslo algoritmu 7, tj. odpracované hodiny krát průměr pro pracovně právní účely, nedovolí zadat výslednou částku či sazbu, ale pouze počet hodin, a z nich vypočte pomocí sazby (z PracPom) částku.
Rušení a oprava údajů výkazu
ZrušeníZ výkazu můžete rušit a opravovat pouze ty údaje, které byly zadány ručně! Dotažené údaje lze rušit či modifikovat pouze v modulech aplikace, kde byly pořízeny.
Zrušit lze veškeré údaje výkazu stiskem tlačítka Zrušení. V tomto případě je potřeba si uvědomit, že údaje pořízené v jiných modulech mezd samozřejmě zůstávají v systému, avšak zruší se údaje načtené, dopočtené a ručně zadané do výkazu.
Dopočet
Důležitou funkci nese tlačítko Dopočet. Jeho stiskem se do výkazu vygenerují záznamy dorovnávající chybějící časový fond měsíce. Tyto záznamy jsou generovány dle zadaného PracPom.
Příklad: Uživatel, který průběžně zadává veškeré nepřítomnosti, přes funkci ‚Nepřítomnost‘ použije nejprve volbu ‚Dopočet‘. Pak může ještě zadat další údaje, např. přesčasy, výkaz zapíše. Uživatel, který nemůže průběžně zadávat dovolenou, protože ji dostane zapsanou až v seznamu, zadá nejprve dovolenou pomocí ručního zadání, potom zvolí ‚Dopočet‘ a až se mu dopočítá základní mzda (měsíční, hodinová), výkaz zapíše.
Pozn. Po ručním zadání údajů do ‚Zpracování brutto‘ a po stisknutí ikony pro uložení systém zkontroluje plánovaný časový fond se skutečně vyčerpaným (testují se pouze hodiny, ne dny). Je-li fond přečerpán, nebo jsou nedočerpány dny, objeví se okno s tlačítky ‚Ano‘/ ‚Ne‘ (zda chcete nebo nechcete změny uložit do databáze). Není-li vyčerpán časový fond, objeví se okno s tlačítky ‚Ano‘/ ‚Ne‘, ‚S dopočtem‘, přičemž stiskem posledně zmíněného tlačítka systém provede automatický dopočet a uložení změn do databáze.
Sestava
Pokud byste si chtěli vytisknout přehled jednoho či více výkazů, můžete použít záložku sestava, kde si lze vybrat středisko, načíst sestavu, případně filtrací vybrat konkrétního zaměstnance nebo mzdové položky a vytisknout obsah výkazu.
Zadávání přesčasů
Rozšiřujícím parametrem PRESCAS_DATUM přepnutým na hodnotu ´Ano´ můžete povolit kromě zadávání hodin, též zadávání data od, data do, dnů i hodin u mzdových položek přesčasů (č.mzd.pol. 210-215).
Při nastavení rozšiřujícího parametru "presc_nepl_fond" (skupina č.5) na hodnotu "a",
se při zadání položky neplaceného přesčasu (kód 210-215, číslo algoritmu =0) již nebude generovat kód 169-Základ přesčasů, ale pouze se navýší čas.fond pro dopočet mzdy na obvyklou mzdovou položku (např.111-Měsíční mzda).
Potlačení automatic. generování svátků
Pokud neplacená nepřítomnost překryje svátek, systém negeneruje náhradu za svátek. Kdybyste i přesto v určitých specifických případech chtěli svátek proplatit, je potřeba neplacené volno rozdělit na čát před a část po svátku.
Rozšiřujícím parametrem „potl_gen_svat“ můžete nastavit potlačení automatického generování svátků do brutta (kód 531 nebo 532) pro všechny zaměstnance. Parametr nastavte v takovém případě na hodnotu „Ano“ (defaultní hodnota je „Ne“). Využití je především pro situace, kdy se svátek do zpracování dostává z jiného zdroje, například z docházkového systému.
Doplatek do průměru za náhradní práci
Automatický výpočet a generování doplatku do průměrného výdělku při převedení zaměstnance na náhradní práci.
Podmínky správné funkcionality:
1) V číselníku mzdových položek je třeba mít zavedenu položku, na kterou se bude doplatek počítat. Tato položka musí mít číslo algoritmu 8000. (Například mzd.pol. 296-Doplatek nahr.práce)
2) V číselníku pojmů (Mzdy/Mzd.číselníky) se pod pojem "Náhradní práce-dopl.do průměru" zadají mzd.kódy, která reprezentují mzdu na náhradní práci, a to včetně případných odměn či prémií. (Například mzd. položka 145-Náhradní práce)
Zpracování:
Při ukládání brutto mzdy zaměstnance (ruční zpracování brutto či automatické doplnění) se jako poslední úkon provede sečtení všech mezd na náhradní práci (z čís.pojmů). Dále se určí odpracované hodiny na náhradní práci (kódy z číselníku pojmů v intervalu 100-169). Hodiny se následně pronásobí aktuálním průměrem pro prac.právní účely, v případě že takto vypočtená částka je větší, než-li mzda na náhradní práci, tak se rozdíl uloží jako doplatek na určenou mzd.položku s č.alg.8000 (pokud by bylo takových položek více, bere se první v pořadí).
Korekce doplatku:
V případě potřeby korekce vypočtené částky, se postupuje tak, že správnou částku zadáme přes doplatky na používanou mzd.položku. V takovém případě, již systém doplatek negeneruje a bere pouze částku zadanou přes doplatky.
Jiná forma
Jiná forma funkcionality je v případě, že náhradní práce představuje pouze jeden kód mzdové položky. V takovém případě není nutno vyplňovat číselník pojmů a číslo mzdové položky představující náhradní práci se „schová“ do čísla algoritmu 8000+mzdová položka, tj. je-li náhradní práce 145, bude číslo algoritmu mzdové položky doplatku 8145. POZOR: funguje jen tak, že záznam doplatku je nutno pořizovat do agendy „Zpracování brutta“ a to na závěr – po zadání ostatních časových položek.
Doplatek do tarifu za náhradní práci
Automatický výpočet a generování doplatku do tarifní mzdy při převedení zaměstnance na náhradní práci. Funguje obdobně jako doplatek do průměrného výdělku při převedení zaměstnance na náhradní práci. V tomto případě je číslo algoritmu mzdové položky doplatku buď 7000 nebo 7000+mzdová položka a pojem má název „Náhradní práce-dopl.do tarifu“.
Automatické generování příplatku za So+Ne
Automatické generování příplatku za sobotu a neděli. Pro zapnutí funkčnosti je nutné:
Rozšiřující parametr "aut_gen_sone" (sk.5 – Mzdy-výpočet) má přednastavenou hodnotu 0, což znamená, že funkčnost je potlačena. Pro zapnutí úpravy je nutno hodnotu parametru naplnit číslem mzdové položky, která je příplatkem za sobotu a neděli.Poté se každému zaměstnanci, kterému dle jeho kalendáře připadá směna na sobotu nebo neděli, bude generovat příplatek na mzdovou položku danou hodnotou parametru. Samozřejmě, že počet hodin je krácen na případné absence v sobotu či neděli.
Příklad: hodnota parametru je 222, při vyúčtování se generuje mzdová položka „222 Příplatek SoNe“, pokud je č.algoritmu 222 hodnota 3010, generuje se automaticky částka = sazba (10% z průměru pro p.p.účely) krát počet odpracovaných hodin (což jsou hodiny připadající na sobotu a neděli dotyčného zaměstnance dle jeho kalendáře zadaného v pracovním poměru).
Svátek evidenčně
Generování evidenčního svátku pro zaměstnance s měsíční mzdou
Pokud má základní parametr „Svátky THP“ hodnotu „Ne“, pak se zaměstnancům odměňovaným měsíční mzdou generuje zvláštní mzdová položka 53 – SVÁTKY EVID., která uvádí počty dnů a hodin, ovšem částka je nulová. Úprava byla provedena pro snadnější a přesnější vytváření výkazů (např. Trexima).
Automatické doplnění
Základní parametr – automatický dopočetV této záložce můžete spustit pro vybranou skupinu zaměstnanců (středisko, divize, skupina středisek) Automatické doplnění záznamů brutto.
Systém provede u zaměstnanců doplnění údajů do výkazů z ostatních modulů aplikace a provede dopočet do měsíčního fondu. Tento dopočet neprovede v případě, že výkaz byl již ručně zapsán, případně, že není nastaven parametr provádět Automatický dopočet (třetí možností je nastavení automatického dopočtu jen pro pracovní kategorie typu THP). Automatické doplnění je možné provádět opakovaně, přičemž údaje dříve automaticky doplněné se zruší.
V případě, že byl výkaz ručně zpracován a dojde ke změně, např. v doplatcích či nepřítomnostech, pak spuštěním automatického doplnění se tyto údaje automaticky aktualizují ve výkazu.
Po dokončení automatického doplnění, v případě, že je u někoho rozdíl mezi měsíčním fondem a odpracovanou dobou ve výkazech, vyplní se záznam v chybové sestavě.
Kalendář bez automatického dopočtu'''''Příklad: Může se například stát, že bylo provedeno ruční zpracování a dopočet. Následně byla zaměstnanci zadána pracovní neschopnost a spuštěno aut. doplnění', čímž se zaměstnanci dostaly hodiny nemoci nad měsíční fond, neboť „ručně“ dopočtené položky se automatickým doplněním neruší, chovají se stejně jako by byly skutečně ručně zadány. Informace o zaměstnanci se objeví v chybové sestavě a je potřeba výkaz přes Ruční zpracování znovu dopočítat.
Automatický dopočet se rovněž neprovede pro zaměstnance, kteří mají v pracovním poměru navedený typ kalendáře 6 – běžný kalendář bez automatického dopočtu.
AUT_DOP_VYROBADále lze automatický dopočet hromadně potlačit pro skupinu zaměstnanců nastavením rozšiřujícího parametru AUT_DOP_VYROBA – můžeme nastavit, že dopočet nebude prováděn těm zaměstnancům, kteří mají nějaká data importovaná z docházkového nebo výrobního systému, zároveň je možné potlačit také automatické generování svátků.
Tip: Speciální zákaznické nastavení umožňuje také spustit automatické doplnění záznamů brutto s omezením období ‚od‘(datum) ‚do‘(datum).
'AUT_DOP_KATEG'AUT_DOP_KATEG
Rozšiřující parametr, který povoluje automatický dopočet pro pracovní kategorie. Hodnotou parametru jsou pracovní kategorie oddělené čárkou (bez mezer), pro které je automatický dopočet povolen. Parametr má smysl jedině v případě, že základní parametr "Aut. dopočet" je nastaven na hodnotu "Ne".
Kontrolní sestavy
V tomto okně je připraveno vytváření několika kontrolních sestav, které mohou objevit některé nedostatky po zpracování výkazů.
Chybějící údaje ve výkazech - vypíše přehled zaměstnanců, kteří nemají žádný záznam ve výkazu, dále upozorní na chybějící pracovní poměry, průměry pro dovolenou a nemoc a některé další informace k výpočtu.
Kontrolní sestava výčetek - jedná se kontrolní opis výkazů pro jednotlivé zaměstnance setříděný podle středisek. Kontroluje se součet hodin proti měsíčnímu pracovnímu fondu a je uveden případný rozdíl.
Zatrhávací pole – Jen vystoupivší zaměstnanci
Po zatržení tohoto pole se vytvoří sestava, v níž budou uvedeni jen vystoupivší zaměstnanci a z nich jen ti, kteří mají nějaké zpracované údaje ve mzdách aktuálního měsíce.
Statistika přečerpané dovolené- vypíše seznam zaměstnanců, kteří přečerpali svůj nárok dovolené.
Rozdíly proti časovému fondu- podobně jako chybová sestava po automatické doplnění vypíše seznam zaměstnanců, kteří mají rozdíl v odpracované době proti svému časovému fondu měsíce.
Roční statistika hodin DPP
Měsíční statistika hodin DPČ
Standardně sestavy načítají hodiny mzdových položek „630-DOH.PROV.PRÁCE“ resp. „634-DOH.PRAC.ČINN.“. Pokud organizace používá ještě další kódy mzdových položek pro DPP a DPČ, je potřeba je (i pro účely těchto sestav) definovat v pojmech (menu: Evidence – Mzdové číselníky – Pojmy) „DPP“ a „DPČ“.
Výplaty
Vyúčtování zaměstnanců
Menu: Mzdy – Vyúčtování zaměstnanců
Vlastní modul výpočtu mezd. Předpokladem pro správný výpočet je dokončené zpracování brutto, neboť při výpočtu se vezmou příjmové části mezd z výkazu (MzdPol 100-899) a z nich se provede výpočet daní, odvodů, srážek a vypočte se částka „k výplatě“.
Záložky:
-Průběh
Pokud pro jistotu chcete před výpočtem vždy znovu zpracovat brutto, stačí zaškrtnout volbu Výpočet včetně automatického doplnění. Tato volba pro každého zpracovaného zaměstnance provede zpracování brutto a pak samostatný výpočet čisté mzdy. Spolu s těmito údaji se naplní údaje o základech pro výpočet daní, sociálního a zdravotního pojištění, odpracovaných a zameškaných hodinách a dnech, čerpané dovolené atd. Rovněž se vygenerují (aktualizují) odvody sociálního a zdravotního pojištění, které odvádí zaměstnavatel (MzdPol 998-SOCPOJ a 999-ZDRPOJ). Tyto údaje jsou zatím pouze předběžné (tabulka ‚telegram‘) a při případných dalších výpočtech se počítají znovu. Definitivně se zapíší do databáze při ukončení měsíce, tzn. z tabulky ‚telegram‘ se aktualizují údaje v pracovních poměrech (např. čerpaná dovolená).
Výpočet lze provádět dle výběru přepínače za Celý podnik, Jen středisko (pro vybraná střediska, skupina středisek či divize) nebo
Jen zaměstnanec (třídí se podle os.čísla nebo příjmení v závislosti na nastavení volby třídění u režimu "Celý podnik". V rozbalovacím seznamu je možné použít Vyhledávání zaměstnanců nebo vybrat do bloku větší počet řádků a pro ty provést výpočet a tvorbu výplatních lístků).
Poznámka
Rozbalovátko pro výběr zaměstnance (např. ve vyúčtování zaměstnanců): seznam roluje dle stisku kláves (lze psát os.číslo nebo příjmení).
Další volby jsou: jen výplatní středisko, jen nespočtení zaměstnanci.
Výpočet spustíte tlačítkem Start výpočtu, tím se vám do dolního okna vypíše seznam zaměstnanců, kterých se dle nastavení přepínače bude výpočet týkat. Každý zaměstnanec, který se právě počítá se nejprve označí kurzorem a ve sloupečku Stav se vypíše Připraveno. Pokud výpočet u daného zaměstnance proběhl v pořádku změní se stav na Hotovo. V případě, že zaměstnanec je mimo evidenci či nemá žádný údaj ve zpracování brutto, pak se výpočet označí: Ignoruje se.
Pokud dohledáváte nějaký problém při výpočtu je možné zaškrtnout položku Komentář k výpočtu, kde se v příslušném okně zobrazují velmi podrobné a detailní údaje výpočtu. Z praktického hlediska uživatele toto nemá velkou informační hodnotu, ale je skutečně určeno hlavně pro hledání problémů ve spolupráci s autory.
Případné chyby při výpočtu se zobrazí vždy. Mezi chyby se objevuje např. i informace o tom, že zaměstnanec, kterému právě počítáte čistou mzdu, nemá zpracovanou hrubou mzdu/brutto.
Komentář k výpočtu a chyby je možno vytisknout – po kliknutí do protokolu se zpřístupní volba pro tisk.
Tlačítko Kontrola výpočtu otevře samostatné okno, ve kterém se zobrazí případné nesrovnalosti kontroly výpočtu. Samotná kontrola zjišťuje, zda u všech zaměstnanců se rovná příjmová část (hrubá mzda, brutto) s výdajovou částí (srážky + k výplatě).
-Výsledky
Po dokončení výpočtu se můžete podívat na Výsledky výpočtu v druhé záložce. Předtím je potřeba v seznamu zpracovaných zaměstnanců označit kurzorem požadovaného zaměstnance. Kliknutí na zaměstnance v okně je potřeba udělat i v případě, že jej přepočtete, aby se tímto údaje v záložce Výsledky aktualizovaly.
Min.zdr.poj.zákl. – základ zdravotního pojištění u doplatků za minulé zdravotní pojišťovny. Zároveň tento základ vstupuje do úhrnu vyměřovacího základu zdravotního pojištění pro kontrolu maximální hranice vyměřovacích základů zdravotního pojištění (legislativa od r. 2008).
-Souhrn výsledkůV záložce Souhrn výsledků můžete prohlížet i tisknout vypočtenou mzdu vybraných zaměstnanců, a to od aktivního období zpětně (je potřeba zvolit měsíc a rok).
-Výpočet hrubé mzdy
(Opačný výpočet)
Pro vybraného zaměstnance lze nasimulovat i výpočet opačný – tj. výpočet hrubé mzdy ze zadané čisté. Záložka je umístěna v menu ‚Mzdy‘ ‚Vyúčtování zaměstnanců‘.
Minimální mzda
Pro zcela správný postup výpočtu minimální mzdy, kdy se do dosažené mzdy pro tento účel nezahrnují částky ani odpracované hodiny přesčasů, je třeba mít nastaveno v základních parametrech položku Doplňovat přesčasy na "Základ přesčasů", aby se základní mzda generovala na extra položku 169, a šlo tedy oddělit mzdu za práci přesčas od mzdy za hodiny odpracované podle fondu pracovní doby.
'Zaručená mzda (ČR) / Minimální mzdové nároky (SR)'Zaručená mzda (ČR) / Minimální mzdové nároky (SR)
Aplikace umí hlídat zaručenou mzdu (ČR) resp. minimální mzdové nároky (SR) dle skupin práce (ČR) resp. stupňů náročnosti práce (SR).
1/ Je potřeba nastavit rozšiřující parametr „stup_nar_prace“ (sk.5). Možné hodnoty jsou
-
- n – nebude se hlídat
- a – bude se hlídat automaticky, případný dopočet se provede na mzdovou položku 291 – Dopl.min.mzda
- o – bude se hlídat, ale bez automatického výpočtu, pouze se zobrazí okno s informativní hláškou
- t – bude se hlídat, ale bez automatického výpočtu, informace se zobrazí jen jako komentář v komentáři ve vyúčtování
2/ Jednorázové nastavení je pomocí jednorázové funkce č. 25 a 105.
3/ Je potřeba naplnit daty číselník: PIS – Popisy pracovních míst – Číselníky, záložka „Stupně náročnosti práce“.
Pro ČR je mít nutné naplněny položky "Min.hod.tarif" a "Min.mes.tarif". Pro SR "Min. hodin.hrubá mzda" a "Min. měsíční hrubá mzda". Všechny hodnoty musí být pro zákonný úvazek = 8 hodin (40 hodin týdně)
4/ Je potřeba přiřadit pracovnímu místu jeho stupeň náročnosti práce. Tzn. PIS – Popisy pracovních míst – Popisy pracovních míst, zadat vlastnost č. „94 – Stupeň náročnosti práce“ a zadat hodnotu (výběrem z možných hodnot – dle naplnění číselníku).
Srážky po výstupuRozšiřující parametr SRAZKY_PO_VYST (skupina 5 – Mzdy-výpočet).
Zda se provádějí všechny srážky pro vystoupivšího zaměstnance. Je možno také zvolit Ne, pak se vystoupivšímu zaměstnanci provede jen mzd. položka 941 - spoření. Pokud je nastaveno Ano, pak je třeba vyjmenovat kódy srážek v číselníku pojmů (Mzdy/Mzd.číselníky/Pojmy) pod pojmem "Srážky vystoupivších", např. 941-Na účet, 921-výživné, 924-exekuce atd. 941 se v tomto případě sráží automaticky.
Mínusový vyměřovací základ zdr. a soc.poj.
Mínusový základ sociálního a zdravotního pojištění
Rozšiřujícím parametrem min_zakl_nula lze nastavit chování systému v případě mínusového vyměřovacího základu.
| min_zakl_nula | Mínusový základ soc. a zdr. poj. bude nastaven na 0 (vč. prum_nem) | |||
| V případě, že bude nastaven parametr na hodnotu "a", pak u zaměstnanců se záporným vyměřovacím základem pro soc. a zdr.pojištění tento základ nastaví na 0. Rovněž nápočet pro průměr pro nemocenské dávky bude 0.
Při nastavení na hodnotu "s" se bude nulovat pouze záporný vym.zákl. u soc.pojištění (vč.nápočtu pro nem.dávky), nikoliv vym.zákl. zdr.poj. Hodnota "n" indikuje výpočet bez korekce záporných vym.základu, tj. v takových případech dojde k automatickému výpočtu záporných odvodů soc. a zdr.poj., i zápornému nápočtu Kč pro průměr pro nem.dávky. |
Doplatek pojistného neovlivňující základByla provedena úprava, která při zadání doplatku pojistného zaměstnance (901-soc.poj., 902-zdrav.poj) přes agendu Pořizování dat (tab.rucni2) potlačí generování vyměřovacího základu a následně ovlivnění odvodu organizace. Při zadání výše uvedených kódů do agendy Doplatky zůstává funkcionalita nezměněna, základ a následně odvod podniku se počítá jako doposud. Obdobně byla provedena úprava pro doplatky zákonného pojištění pro všechny druhy ve slovenské verzi aplikace.
Využití je vhodné při simulaci chybných výpočtů v jiných systémech při duplicitním provozu.
Výplatní lístky
V okně Vyúčtování zaměstnanců pod tlačítkem Výplatní lístky je možné vytvářet výplatní lístky pro skupinu zaměstnanců, která je vybrána přepínačem (viz. Výpočet) – výplatní lístky budou seřazeny tak, jak bylo určeno ve volbě „třídění“.
[[Image:]]
obrázek 2 - výběr množiny zaměstnanců, pro něž se budou tisknout výplatní lístky
Třídění výplatních lístků při tisku
Při výběru větší skupiny zaměstnanců (např. celý podnik) je možno zvolit jedno ze standardních třídění výplatních lístků:
- divize; os.číslo
- divize; příjmení
- kmen.středisko; os.číslo
- kmen.stř.; příjmení
- výplatní středisko; os.číslo
- výpl.stř.; příjmení
- os.číslo
- příjmení
- KZAM; os.číslo
- Skup.stř.; kmen.stř.; os.číslo
- Skup.stř.; kmen.stř.; příjmení
- Skup.stř.; kmen.stř.; výpl.stř.; příjmení
Výplatní lístky se implicitně vytvářejí pro aktuální období, ale lze je vytvářet i zpětně za minulá období výběrem požadovaného Období.
Pořadí mzdových položek v tisku
Pořadí mzdových položek pro standardní grafické a znakové výplatní lístky lze nastavit – viz „číselník“ pořadí mzdových položek.
Netisknuté výplatní lístkyStandardní výplatní lístky (grafický vzorový, znakový vzorový, utajený vzorový, uživatelský grafický a znakový) jsou nastaveny tak, aby se netiskly výplatní lístky vystoupivším zaměstnancům, kteří mají pouze mzdovou položku 501-DNYMIMO EVID a mzdové položky 2001-SLEVA SOC.POJ., 2002-MIM.SLEVA SP.
Součtový výplatní lístekKromě běžných výplatních lístků existuje také tzv. součtový výplatní lístek – „vzor grafický sumační“. Je vytvářen jako součet výplatních lístků těch zaměstnanců, kteří byli vybráni v obrazovce nastavení (všichni zaměstnanci nebo jen zaměstnanci určitého střediska, divize, atpod.)
[[Image:]]
obrázek 3 - výplatní lístek "vzor grafický sumační"
Grafický výplatní lístekV případě grafického výplatního lístku je tisk prováděn stejně jako všechny ostatní sestavy aplikace, přes tiskárny připojené do prostředí Windows. Tento tisk je sice graficky dokonalý, avšak s ohledem na způsob tisku (bod po bodu) je pomalejší a pro výplatní lístky, kde se předpokládá velké množství údajů, se někdy příliš nehodí.
[[Image:]]
obrázek 4 - grafický výplatní lístek – VZOR grafický – nastavení
[[Image:]]
obrázek 5 - grafický výplatní lístek "vzor grafický"
Znakový výplatní lístekDalší možností je vytvářet znakové výplatní lístky – např. pro tisk do předtištěných formulářů nebo utajovaných obálek. Tyto se přímo netisknou na tiskárnu, ale vytvoří se do textového souboru, který se následně odesílá do tisku, který již probíhá znakově (znak po znaku), což je podstatně rychlejší než grafický způsob. Navíc se tento tisk neprovádí standardně na kancelářských tiskárnách (laserové či inkoustové), ale na speciálních rychlotiskárnách (řádkové či stránkové jehličkové tiskárny).
[[Image:]]
obrázek 6 - znakový výplatní lístek - VZOR znakový – nastavení před tiskem
[[Image:]]
obrázek 7 - znakový výplatní lístek "vzor znakový"
Speciální úprava pro – „VZOR znakový“ nebo název organizace, pro kterou je speciální lístek vytvořen.
Výstup do souboru - zde je nutné zadat soubor, do kterého se mají výplatní lístky vytvořit.
Nastavení – po stisku tlačítka lze zadat Řídící sekvence pro znakové tiskárny (v HEX tvaru). Tyto sekvence budou v souboru na první pozici. V poli ´Zadejte řetězec pro spuštění´ můžete zadat jakoukoli dávku, přičemž při použití %soubor% se nahradí úplnou cestou a názvem souboru vytvořeného znakového výplatního lístku. Zde tedy zapište cestu, název dávkového souboru a parametr, který zajistí tisk vytvořeného textového souboru. Příklad: c:\map\davka.bat %soubor%
Pokud v cestě jsou názvy adresářů obsahující mezery (případně jiné problematické znaky), je nutno řetězec uzavřít do uvozovek
"c:\Program Files\KS Program\map\davka.bat" "%soubor%"
Soubor davka.bat musí obsahovat například :
copy %1 prn
nebo
type %1 >lpt1
nebo
print %1 lpt1
nebo jiný příkaz, který provede spravný tisk souboru s výplatními lístky.
V aplikaci je potom parametr %soubor% nahrazen hodnotou zadanou v položce 'Výstup do souboru' a spuštěn dávkový soubor.
V dávkovém souboru je pak parametr %1 nahrazen parametrem, který jsme pomocí předcházejících kroků vytvořili za názvem dávkového souboru.
Při zakliknutí volby Spustit dávku se po vytvoření souboru spustí dávkový soubor davka.bat, který zajistí tisk.
Pokud nastanou problémy postupujte následovně :
1. Zkontrolujte zda existuje textový soubor s výplatními lístky
2. Zkontrolujte zda existuje dávkový soubor (průzkumník)
3. Zkontrolujte obsah dávkového souboru(v průzkumníku pravý klik, volba edit)
4. Proveďte tisk z příkazové řádky bez použití dávkového souboru
Cesta : Start-Všechny programy-Příslušenství-Příkazový řádek
Příkaz: print "c:\program files\ks program\vl.txt"
5. Proveďte tisk z příkazové řádky pomocí dávkového souboru
Cesta : Start-Všechny programy-Příslušenství-Příkazový řádek
Příkaz: c:\program files\ks program\davka.bat "c:\program files\ks program\vl.txt"
6. Přepište posledně uvedený příkaz do pole 'Zadejte řetězec pro spuštění' podle následujícího vzoru
"c:\program files\ks program\davka.bat" "%soubor%"
Připojení síťové tiskárny pod DOS
Tisk textových souborů z příkazové řádky alias připojení (síťové) tiskárny pod DOS:
1) Nainstalovat připojení k dotyčné (síťové) tiskárně pod windows.
2) Ověřit zda je nainstalován síťový protokol 'Sdílení sourů a tiskáren v sítích Microsoft'
3) W-98: Ověřit zda je povoleno sdílení vlastních tiskáren
4) Nastavit pro nainstalovanou tiskárnu její sdílení (pod nějakým jménem)
5) Zjistit síťové jméno mého PC:
Příklad:
ipconfig /all | more
nebo
ipconfig /all | find "host"
6) Zjistit jméno sdílené sdílené tiskárny (sdílené mnou, nebo někým jiným):
Příklad:
net view \\monika
>>> Sdílené prostředky na \\monika
>>> Název sdílené položky Typ Použito jako Komentář
>>> -----------------------------------------------------------------
>>> HPLaserJ Tisk HP LaserJet 5P
>>> Příkaz byl úspěšně dokončen.
>>>
7) Nasměrovat nějaký tiskový port (lpt1 až lpt3) na někým (třeba i mnou) sdílenou síťovou tiskárnu.
Příklad:
net use lpt1 \\petr\hpLaserJ
>>> Příkaz byl úspěšně dokončen.
Příklad:
net use lpt3 \\monika\HPLaserJ
>>> Příkaz byl úspěšně dokončen.
Poznámky:
Stalo se že tento příkaz nebylo možné realizovat na vlastním sdíleném prostředku pod oper. systémem W-98!
net use lpt1 \\jiribat\hp
>>> Chyba 2106: Tuto operaci nelze na vašem počítači provést; lze ji provádět
>>> pouze na serveru. Více informací se dozvíte od správce sítě.
8) Kontrola nastavení pomocí příkazu net use:
Příklad:
net use
>>> Stav Místní Vzdálené Síťové
>>> --------------------------------------------------------------------------
>>> OK LPT1 \\petr\hpLaserJ Síť Microsoft Windows
>>> OK LPT3 \\monika\HPLaserJ Síť Microsoft Windows
>>> Příkaz byl úspěšně dokončen.
9) Kontrolní tisk:
Příklad tisku souboru x.txt na lpt1:
print x.txt
>>> x.txt se právě tiskne.
Příklad tisku souboru x.txt na lpt3:
print /d:lpt3 x.txt
>>> x.txt se právě tiskne.
Poznámky:
Stalo se, že příkaz print nebyl nalezen pod oper. systémem W-98!
Proto tyto náhradní možnosti:
copy x.txt prn
copy x.txt lpt1
copy x.txt lpt2
type x.txt > prn
type x.txt > lpt1
type x.txt > lpt3
Poznámky:
Nastaly problémy při tisku v případě, že za posledním textovým řádkem nebylo
odřádkování!
Různé vlastnosti různých tiskárenExistuje možnost pomocí souboru vytvořeného v KS-programu otestovat, jaké vlastnosti PCL jazyka (Printer Control Language) dotyčná tiskárna zvládá a jakým způsobem.
Pro tisk znakových výplatních lístků není možno použít proporcionální font, protože všechna písmenka musí mít stejnou šířku. Proto se testování podmínek pro tisk výplatních lístků musí omezit na neproporcionální záležitosti – „Fixed spacing“.
Uživatelský výplatní lístek
Uživatelský výplatní lístek – existuje ve dvou variantách – znakový a grafický
Uživatelský výplatní lístek – znakový. Skládá si ho uživatel výběrem z nabídek – zvlášť vybere jednu z nabízených hlavičku, stejně tak tělo výplatního lístku a patičku. Dále je ptřeba určit počet řádků výplatního lístku a znakovou sadu (češtinu). Do výplatních lístků lze vložit uživatelskou poznámku.
[[Image:]]
obrázek 8 - uživatelský výplatní lístek
Uživatelský výplatní lístek – grafický. Uživatel sám navrhuje položky a jejich rozmístění pro grafický lístek, což mu dává větší volnost při návrhu, na druhé straně ale musí počítat s větší pracností, než lístek vytvoří.
Vzor - utajený
Vzor utajený – je další vzor znakového výplatního lístku určený pro tisk do utajovaných obálek dodávaných společností KS-program.
Výplatní lístky e-mailem
Výplatní lístky e-mailemMohou být rozesílány všechny typy výplatních lístků. Pro „vzor grafický“ je potřeba, aby stanice měla nainstalovánu nějakou virtuální PDF tiskárnu. Poštovním klientem k odesílání e-mailů může být Microsoft Outlook nebo Lotus Notes nebo Thunderbird (ostatní zatím nebyly uvažovány). E-mailová adresa každého zaměstnance musí být uložena v systému v menu Evidence zaměstnanců/Kontakty pod specifikací „E-mail výplatní lístek“, příp. po domluvě „E-mail do práce“. Zaměstnanec obdrží .zip soubor, k jehož otevření musí použít heslo. Toto heslo je také uloženo v aplikaci u daného zaměstnance.
Princip
Princip
Vytvořený výplatní lístek je odeslán na virtuální PDF tiskárnu, která jej uloží jako PDF soubor na disk. Pokud má zaměstnanec v „Evidenci zaměstnanců“ navedeno heslo, dojde k zašifrování tohoto PDF souboru. V opačném případě PDF soubor není šifrován. Heslo je uchováváno v databázi v zašifrované podobě. Zašifrovaný PDF soubor se odesílá jako příloha email zprávy na adresu zadanou v Evidenci zaměstnanců.
E-mail adresaEmail adresa
Adresy jsou evidovány v agendě kontaktů - „Evidence zaměstnanců“ – záložka „Kontakty“. Je možno zadávat dva druhy adres : „E-mail výplatní lístek“ event. „E-mail do práce“. Zákazník si může zvolit, kterou z variant chce použít, tu pak programátor použije přímo v kódu (tzn. nelze uživatelsky nastavit). Pokud adresa není zadána, výplatní lístek se neodesílá.
Heslo
Heslo
Heslo se zadává v agendě kontaktů - „Evidence zaměstnanců – Kontakty - Heslo“. Délka hesla je maximálně 20 znaků a při jeho zadávání platí obecné zásady. Heslo je nutno pro kontrolu zadat dvakrát. Je uchováváno v databázi v zašifrované podobě.
Pozor – pokud heslo není zadáno, výplatní lístek se nebude šifrovat, ale rozešle se v původní podobě.
Informace o tvorbě hesel je možné získat např.
http://www.microsoft.com/cze/mojefirma/themes/techwise/effectivepassword.mspx
Virtuální PDF tiskárna
Virtuální PDF tiskárna
Je nutné mít instalovanou virtuální PDF tiskárnu. Celý proces rozesílání výpl. lístků je odladěn
pro „Bullzip PDF Printer“.
http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php
Odeslání výplatních lístků
Odeslání výplatních lístků
Výplatních lístky se odesílají tlačítkem „Email“ v „Mzdy – Vyúčtování zaměstnanců – Výplatní lístky“. Uživatel z bezpečnostních důvodů musí tuto volbu ještě jednou potvrdit. Všechny ostatní principy a nastavení týkající se vytvoření výplatních lístků zůstávají shodné. Výplatní lístky odcházejí automaticky těm zaměstnancům, kteří mají navedenu e-mailovou adresu. Výplatní lístky se automaticky tisknou (tlačítko „Tisk“) těm zaměstnancům, kteří nemají navedenu e-mailovou adresu.
Výplatní lístky ve webové aplikaci KS-portál
Výplatní lístky ve webové aplikaci KS-portálZde se automaticky objeví znakový výplatní lístek ze systému KS mzdy, který byl při vytváření tzv. archivován (na dotaz při vytváření výplatního lístku). Může tedy jít o výplatní lístek „vzor znakový“, „vzor utajený“, „uživatelský výplatní lístek – znakový“. Je automaticky dodáváno s aplikací KS-portál.
V aplikaci KS-portál je možno zobrazit také grafické výplatní lístky, např. „vzor grafický“ nebo „Uživatelský výplatní lístek – grafický“. Pro oba dva je nutno přepnout typ archivace z .psr na .pdf. Děje se tak pod tlačítkem „Definice“ „archivovat výpl.lístek“ a pak z volby „PSR“ a „PDF“ zvolit „PDF“.
Výplatní lístek v angličtině
Výplatní lístek „vzor grafický“ je možno přeložit do angličtiny. Děje se tak v tiskovém manažeru v sekci „Překlad“ na základě slovníku v aplikaci (Evidence-Číselníky-Slovník). Překládají se jak hlavičky, tak názvy mzdových položek. Do slovníku je nutno pojmy zadávat malým písmem (např. „tarif“ nikoli „Tarif“), třebaže v originálním textu jsou psány s prvním počátečním písmenem velkým. Je to z důvodu úspory, aby jeden pojem nemusel být zadáván několikrát. Při překladu systém zachová původní psaní, tzn. pokud v češtině bylo první písmeno velké, pak i v angličtině bude první písmeno velké. Ovšem pokud je pojem psán velkými písmeny, je nutno ho takto zadat (např. „TARIF“).
Archiv výplatních lístků
Menu: Mzdy – Archiv výplatních lístků
Do aplikace byla přidána funkcionalita pro archivaci výplatních lístků.
To znamená, že uživatel má možnost nechat vygenerované výplatní lístky uložit do tabulek "archiv_vl" a "archiv_vl_blob" (propojeno pomocí id_vl). Pokud se vyskytne v budoucnu potřeba tisku starého výplatního lístku, je možné ho vytisknout z archivu a ne změnou období ve výplatních lístcích. Z toho vyplývá, že pokud dojde ke změně ve formátu výplatního lístku (např. kvůli legislativě), tato změna neovlivní výplatní lístky v archivu.
Funkcionalita se zapíná nebo vypíná v okně, které zobrazíte tlačítkem "Definice" (menu: Mzdy-Vyúčtování zaměstnanců, tlačítko Výplatní lístky, zatrhávací pole „Archivovat výplatní lístky“.
Při generování výplatních lístků je ještě jeden dotaz, zda chcete výplatní lístky archivovat. S archivovanými výplatními lístky je možno pracovat v nabídce "Mzdy-Archiv výplatních lístků". Funkcionalita je přístupná pro výplatní lístky: vzor grafický, vzor znakový, uživatelský výplatní lístek.
V archivu je možno mít právě jeden výplatní lístek za zaměstnance a období. Nové vytvoření výplatního lístku a uložení do archívu tedy způsobí přepsání původního archivovaného lístku. Pro dané období je také vhodné mít pouze jeden vzor (formulář) výplatního lístku.
[[Image:]]
obrázek 9 - Archív výplatních lístků
Mincovka
Stiskem tlačítka Mincovka se vám otevře nové okno, ve kterém máte možnost vytvářet sestavy související s částmi mezd vyplacených přímo na ruku (tzv.„k výplatě“). U všech sestav máte možnost zvolit si požadované období a zatrhnutím příslušného políčka vytvářet sestavy Včetně pracovníků s nulovou výplatou (v hotovosti).
Také je možno použít kód 942 V HOTOVOSTI (přejmenovat stávající, event. využít jiné číslo) a ten zadat do agendy Platby (trvalé platby – každý měsíc) zaměstnanci s měsíční částkou 99999 (celý zůstatek mzdy) nebo jinou konstantní částkou. Na základě této informace je možno vytvořit tzv. Mincovku (Vyúčtování, tlačítko Mincovka) i různá Potvrzení o převzetí. Výhodou je také, že tzv. „hotovosti“ nezůstanou někde „viset“, ale můžete je kdykoli i v budoucnu dohledat pod kódem 942, např. Sestavy-Mzdové sestavy-Cokoliv.
Mincovka
V první záložce se vám vytváří klasická mincovka pro jednotlivé zaměstnance, včetně místa pro podpis. Sestavu si lze vytvořit v několika variantách členění. Způsob ovládání je stejný, jako je popsaný dále pro „Potvrzení převzetí“. Je možno buď zadat mzdovou položku (viz výše – mzdová položka 942-V HOTOVOSTI) nebo nezadat (kontrolní sestava, zda všichni zaměstnanci mají buď výplatu na účet 941 nebo 942-V HOTOVOSTI).
'Potvrzení převzetí'RekapitulaceV Rekapitulaci se vytvoří mincovka po jednotlivých výplatních střediscích, aby bylo možné pro každé zvlášť zajistit potřebné množství platidel. Rovněž zde je místo pro podpis (zodpovědné osoby).
V záložce Potvrzení převzetí se vytváří sestava, kde je přehled jednotlivých zaměstnanců, kteří mají výplatu v hotovosti. V přehledu je kromě jména i místo pro podpis jako stvrzení převzetí částky dle výplatní listiny (výplatního lístku).
Nadpis sestavy je možno editovat – po stisku tlačítka Editace textu.
Sestava se vytváří za zvolené období, v sestavě si můžete nechat Zobrazit částku, vytisknout i Včetně pracovníků s nulovou výplatou.
Další formátování sestavy probíhá pomocí voleb Skupina1 a Skupina2. Možné jsou například následující volby.
Skupina1 – prázdná, Skupina2 – prázdnáSeznam zaměstnanců bez skupinování
Skupina1 – Výplatní středisko, Skupina2 – prázdnáSeznam zaměstnanců seskupený po výplatních střediscích
Skupina1 – Kmenové středisko, Skupina2 – prázdnáSeznam zaměstnanců seskupený po kmenových střediscích
Skupina1 – Výplatní středisko, Skupina2 – Kmenové střediskoSeznam zaměstnanců seskupený po výplatních střediscích, v rámci výplatního střediska seskupení po kmenových střediscích
Skupina1 – Kmenové středisko, Skupina2 – Výplatní střediskoZaměstnanci nejprve po kmenových střediscích, v rámci kmenového střediska seskupení po výplatních střediscích.
Po vytvoření sestavy – stisku tlačítka Vytvořit – si můžete sestavu standardními nástroji setřídit nebo odfiltrovat. Tedy je například možné setřídění dle osobních čísel zaměstnanců nebo dle příjmení. Navíc také dle položek výplatní středisko nebo kmenové středisko.
Před tiskem – v okně tiskového manažera, v nabídce Rozšířené volby, můžete definovat odstránkování
-
- žádné
- za každou první skupinou (Skupina1)
- jak za každou první, tak i druhou skupinou.
[[Image:]]
obrázek 10 - Potvrzení převzetí
VýplatkaVýplatka představuje jednotlivé potvrzení - například, že danému zaměstnanci se má vyplatit přes pokladnu uvedená částka v hotovosti. V sestavě se objeví napevno identifikace zaměstnance (osobní číslo, jméno, příjmení, středisko), období a částka. Další texty může uživatel volit prostřednictvím tlačítka „Editace textu“. Tisknou se tři potvrzení na stránku.
Sestava-dluhy
Toto tlačítko doporučujeme použít po hlavním výpočtu. Vytvoří se sestava Seznam dluhů za vybrané období, která obsahuje seznam všech nevyřízených trvalých srážek (se znakem minus) a zápornou dobírku (MzdPol 993), tj. případy, kdy si zaměstnanec nevydělal na zálohu, která mu byla vyplacena nebo např. na zdravotní pojištění z minimální mzdy.
Je třeba tyto případy zkontrolovat, protože se občas stane, že zaměstnanec nemá správně zadané všechny údaje, a proto jde při výpočtu do dluhu. U nevyřízených trvalých srážek je možné dočasně změnit měsíční částku a výplatu znovu přepočítat. V případě záporné dobírky má zaměstnanec k výplatě nulu a pokud je tak nastaveno v parametrech mezd, přenese se mu dluh do dalšího měsíce, kdy se mu z výplaty strhne jako záloha na zápornou dobírku (MzdPol 984).
Sestava-doplatky
Rovněž toto tlačítko doporučujeme použít po hlavním výpočtu. Vytvoří se sestava Seznam doplatků do min. mzdy, která obsahuje seznam zaměstnanců, jimž se spočítal doplatek do minimální mzdy. Tato sestava často signalizuje chyby v zadání mzdových údajů (např. nebyl proveden dopočet). Doporučujeme proto prohlédnout výplatní listy všem těmto zaměstnancům. Při výskytu chyby je nutné opravit výkaz ve zpracování brutto a zaměstnance přepočítat. Dalším možným zdrojem doplatků do minimální mzdy je stržení neprávem vyplacených peněz za minulé měsíce. V tomto případě je nutné nastavit potlačení minimální mzdy v PracPom daného zaměstnance.
Kontrola výpočtu
Tlačítko ‚Kontrola výpočtu‘ otevře samostatné okno, ve kterém se zobrazí případné nesrov-
nalosti kontroly výpočtu. Samotná kontrola zjišťuje, zda u všech zaměstnanců se rovná příj-
mová část (brutto) s výdajovou částí (srážky + k výplatě).
Hromadný příkaz
V tomto modulu můžete vytvořit tištěnou podobu Hromadného příkazu k úhradě pro odeslání peněz z bankovního účtu podniku. Rovněž zde lze vytvářet elektronické podoby tohoto příkazu k úhradě pro jednotlivé konkrétní bankovní instituce (tzv. homebanking).
Na hromadný příkaz k úhradě jdou veškeré části mezd, které jsou v systému označeny jako platba na bankovní účet, tzn. platby na účty jednotlivých zaměstnanců (spoření, pojištění…), společné převody daní, pojistného, odvodů atd.
Hromadný příkaz se vytváří pro aktuální období nebo lze zvolit období minulá. Před vytvořením je nejprve nutné zadat datum splatnosti. Ten vyplníte k jednotlivým účtům podniku, které se vám v seznamu nabídnou (z číselníku Bankovních účtů). Pokud to bude banka akceptovat, lze zadat vytváření hromadného příkazu místo s 15 řádky s 25 řádky.
V případě, že posíláte platby do Slovenské republiky, zadáte aktuální kurz slovenské koruny.
Nyní již lze spustit vytváření tlačítkem Vytvořit. Ve vytištěné sestavě se střídají stránky s vlastním hromadným příkazem a s identifikací jednotlivých řádků (názvy společných převodů, kód platby a osobní číslo). Identifikaci jednotlivých řádků potlačíte zatrhnutím políčka Úsporný.
Homebanking
V případě, že posíláte údaje do banky elektronickou cestou, zatrhnete políčko Homebanking. Následně stiskem vedlejšího tlačítka (‚…‘) můžete vybrat umístění výstupního souboru pro homebanking a banku pro niž se bude realizovat.
Vytváření se spouští stejně jako tištěná podoba příkazu, tedy tlačítkem Vytvořit, podle typu homebankingu může ještě aplikace vyžadovat další údaje.
V současné době jsou připraveny formáty homebankingu pro několik nejpoužívanějších bank. V případě potřeby lze podle požadavků uživatelů dodělat další.
Do názvu souboru je možno automaticky nechat zakomponovat informaci o zpracovávaném období. Stačí umístit symboly m, mm, yy, yyyy nebo jejich kombinace. Příklad názvu: homebankingyyyymm
Rozšiřující parametry, které ovlivňují hromadné příkazy k úhradě:
| hb_format | Formát souboru pro homebanking | |
| Funkčnost obdobná jako u parametru hb_soubor, tentokrát pro formát souboru homebankingu. | ||
| hb_rekapitulace | Určuje, zda se má po vytvoření souboru pro homebanking zobrazit rekapitulace | |
| Určuje zda se má po vytvoření souboru pro homebanking nebo hromadného příkazu zobrazit rakapitulace. | ||
| hb_soubor | Soubor pro homebanking pokud nevyplněn funguje jako dosud | |
| Parametrem lze rozlišit, zda se název souboru pro homebanking bude přebírat z registrů (posledně napsaný název na daném PC, implicitní funkčnost i při nevyplnění tohoto parametru), nebo z databáze, tj. z tohoto parametru. Druhý případ je výhodný pro uživatele zpracovávající mzdy ve více databázích (více firem). Pak je třeba do tohoto parametru zadat název souboru včetně cesty (např. C:\POM\hrprikaz.txt), přičemž v názvu souboru jsou povoleny zástupné znaky za rok (yy, yyyy) a měsíc (mm). | ||
| HB_ZPRAVA | Určuje co se má vkládat do zprávy pro příjemnce v homebankingu | |
| Hodnotou parametru ovlivníte, co se objeví v poli poznámka ve vytvářeném souboru pro homebanking. Možné hodnoty jsou : původní stav, název mzdové položky, jméno. Funguje pro formát BEST KB, další formáty mohou časem přibývat. | ||
| HP_OS_CISLO | Určuje jestli má jít do papír.hrom. příkazu os. číslo nebo jmeno | |
| Hodnota parametru = Ano, na hromadném příkazu k úhradě se jako pomocný text objeví osobní číslo. Hodnota parametru = Ne, na hrom.př.k úhradě se jako pomocný text objeví jméno a příjmení zaměstnance. | ||
| hrp_pobocka | Vytváření hromadného příkazu za vybranou pobočku | |
| Po přepnutí parametru na ´Ano´ je možno vytvářet hromadný příkaz k úhradě za různé pobočky. Souvisí s parametrem ´evid_pobocky´, dále je nutno vyplnit číselník společných převodů. |
Formát MULTICASH
| hb_multic_ki_h | Hodnota parametru řídí plnění položky ki v MULTICASH (spol. převody) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky KI: v záznamech týkajících se společných převodů. Hodnota "nic" - prázdná položka, "nazev" - nazev společného převodu | ||
| hb_multic_ki_j | Hodnota parametru řídí plnění položky ki v MULTICASH (jednotl. platby) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky KI: v záznamech týkajících se jednotlivých plateb. Hodnota "nic" -prázdná položka, "os_cislo" - osobní číslo,"jmeno" - jméno a přijmení, "os_cislo" - osobní číslo, "mzda" - text mzda + číslo období. | ||
| hb_multic_uk_h | Hodnota parametru řídí plnění položky uk v MULTICASH (spol. převody) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky UK: v záznamech týkajících se společných převodů. Hodnota "nic" - za číslo účtu a předčíslí se nic nedoplní, "nazev" - za číslo účtu a předčíslí se doplní název společného převodu | ||
| hb_multic_uk_j | Hodnota parametru řídí plnění položky uk v MULTICASH (jednotl. platby) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky UK: v záznamech týkajících se jednotlivých plateb. Hodnota "nic" - za číslo účtu a předčíslí se nic nedoplní, "os_cislo" - doplní se osobní číslo, "jmeno" - za číslo účtu a předčíslí se doplní jméno zaměstnance. | ||
| hb_multicash_di | Hodnota parametru půjde do položky DI v MULTICASH | |
Formát CITIBANK CDFF
Rozšiřující parametr CDFF_JMENO.
| CDFF_JMENO | Určuje, jestli se má v souboru zobrazovat jméno zaměstnance nebo ne | ||
| Určuje jestli se má v souboru formátu CITIBANK CDFF zobrazovat v položce jméno zaměst. nebo ne. |
Formát Gemini
| hb_gemini_dbinf | Určuje, zda se má plnit také pole debetní informace ve formátu pro Gemini | |
| Určuje zda se má plnit také pole debetní informace ve formátu pro gemini. Hodnotu, která je zde vložena určuje nastavení parametru hb_zprava. | ||
| HB_ZPRAVA | Určuje co se má vkládat do zprávy pro příjemnce v homebankingu | |
| Hodnotou parametru ovlivníte, co se objeví v poli poznámka ve vytvářeném souboru pro homebanking. Možné hodnoty jsou : původní stav, název mzdové položky, jméno. Funguje pro formát BEST KB, další formáty mohou časem přibývat. |
Předzpracování hromadného příkazu
Další možností je tzv. předzpracování hromadného příkazu k úhradě, jehož smyslem je to, že můžete platby rozdělit na několik částí - „hromádek“, a každou hromádku zpracovávat odděleně – tj. každá z nich může být odesílána z jiného účtu a s jinou splatností.
Pokud jste tento způsob hromadného příkazu dosud nevyužívali, je nutné :
-
- přepnout rozšiřující parametr ´novy_hromadak´ na hodnotu ´Předzpracování´
- zálohovat databázi
- provést úpravu databáze.
Toto se provede jen jednou – jednorázově.
Při vlastním předzpracování je potřeba nejprve načíst všechny záznamy (platby) – provedete tlačítkem ´Načtení dat´.
Následně roztřiďte platby na několik hromádek, označených záložkami 1/ až 10/. Při roztřiďování můžete využít toho, že v levé straně je seznam všech plateb, který se dá třídit poklepáním na název sloupce. K dispozici jsou sloupce: číslo platby, banka, var.symbol, konst.symbol, spec.symbol, částka, kód, os.číslo, popis, zpracováno. Pak můžete vybrat záznamy od – do (přes Shift a myš nebo Ctrl + myš jednotlivě) a přenést je do zvolené hromádky prostřednictvím tlačítka ´>´.
Jinou možností je pro roztřídění využít tlačítko ´Definice výchozího nastavení´ a ´Výchozí nastavení´.
Po kliknutí na tlačítko "Definice výchozího nastavení" se zobrazí okno, ve kterém je možno definovat jak rozdělit všechny platby. Možné volby:
"Banka" - pokud zadáno pro záložku 1 např. '0100', pak všechny platby s touto bankou se poskládají na tuto záložku.
"Kód" - do hodnoty se zadá mzdová položka a ze všech zbývajících plateb se vyberou platby se zadanou mzdovou položkou.
"Společné převody(S) individuální platby(I)" - pokud do hodnoty zadáno 'S', tak se ze zbývajících plateb vyberou společné převody, pokud 'I' tak individuální platby.
"Ostatní platby" zbývající tj. dosud nerozdělené platby.
„Zpracované“ – vyberou se jen zpracované platby.
„Stát“ – určuje se stát, tj. např. CZ, pro jinou záložku SK. Platby pak budou takto roztříděny podle státu určení.
Aplikace tohoto nastavení se provede tlačítkem "Aplikace výchozího nastavení". Samozřejmě za příslušné období muselo již být provedeno "Načtení dat". Pokud se platby odesílají v několika dnech, pak je možno označit vybrané platby jako zpracované, ty jsou pak označeny zeleně.
Toto provedete tlačítkem vpravo dole "Zpracované". Při následujícím zpracování se již nepoužije tlačítko "Načtení dat"-tím by se všechny příznaky o zpracování smazaly, ale tlačítko "Aplikace výchozího nastavení", které rozdělí platby do jednotlivých záložek a ty které již byly zpracovány, jsou označeny zeleně.
Po roztřídění zadejte (jednotlivě nebo hromadně prostřednictvím volby a ikon nahoře) ke všem roztříděným platbám ´splatnost´ a ´Z účtu´.
Teprve poté můžete stisknout tlačítko ´Hrom.příkaz´, čímž se dostanete do standardního okna pro vytváření hromadného příkazu k úhradě nebo souboru pro homebanking.
Mimořádná záloha odeslaná na účty zaměstnancůmKód 982 – MIMOŘ.ZÁLOHA. Zadává se (každý měsíc jiná) částka v agendě Doplatky (nebo Evidence – MaPExpress, záložka Doplatky) na tento kód. To pak znamená, že čistá mzda zaměstnance bude ponížena o tuto (již někde jinde vyplacenou) částku.
Případně je možno nechat tyto zálohy nechat odeslat na hromadný příkaz k úhradě - menu: Mzdy-Hromadný příkaz k úhradě, zatrhávací pole „Mimoř.záloha“. Částka pak bude odeslána na účet, který je uveden u zaměstnance v agendě Platby pod kódem 941.
Ukončení měsíce
Menu: Mzdy – Ukončení měsíce
Pomocí této volby provádíte uzávěrku měsíce a v případě 12. měsíce též uzávěrku roku. Po zadání této položky menu se zobrazí okno, kde máte možnost před spuštěním ukončení zadat výstupní soubor pro uložení případných chyb. Toto zadání provedete stiskem tlačítka Uložit protokol.
Příprava na další měsíc obsahuje:
Nápočty čerpaných a krácených dovolených, Kumulace pro výpočet průměrů, Přepočty průměrů pro náhrady mezd a nemocenskou, Nápočty pro roční zúčtování daně, Uložení údajů pro důchodové zabezpečení. U trvalých plateb, kde je uvedena zbývající částka, se tato částka sníží o částku splacenou. V systémech, kde se sleduje čerpání finančních prostředků po střediscích, proběhnou příslušné nápočty. Při ukončení 12. měsíce se provede přechod do dalšího roku, vypočítají se nároky dovolených a zbytek dovolené se přesune do dalšího roku. Po úpravě údajů všech zaměstnanců se nastaví ve vnitřním kalendáři další měsíc jako aktuální.
Záloha databáze
Před provedením ukončení měsíce je potřeba provést zálohu databáze, kterou neprovádí aplikace, ale měl by ji zajistit administrátor (správce) systému (aplikace). Toto je potřeba provést zejména proto, že ukončení měsíce je nevratná operace, po níž již NELZE DĚLAT JAKÉKOLIV ZÁSAHY do mezd ve zpracovávaném období.
Vlastní spuštění uzávěrky je tlačítkem Spustit.
V případě, že se jedná o uzávěrku ledna, máte možnost zatrhnout dvě políčka, která provedou promazání dat v databázi:
Zrušit údaje o zaměstnancích, kteří vystoupili předminulý rok
Zrušit údaje z minulého roku (odměny, zpracování brutto, srážky…)
Význam položek je jasný již z názvu, při používání aplikace je doporučeno obě tyto možnosti využívat, aby se databáze zbytečně nezatěžovala údaji z minulých let. Přístup do minulých let je řešen v takovém případě tak, že se před uzávěrkou měsíce ledna zálohovaná databáze přejmenuje např. z mzdy na mzdy2001, pro kterou se vytvoří zvláštní databázové připojení (provede administrátor aplikace – bližší popis v části Administrace aplikace MaP/Vytvoření databáze loňského roku). Pak se uživatel, který má potřebu nahlížet do dat minulých let, připojí místo na aktuální na databázi požadovaného roku.
Pozor: Ukončení prosince nelze provést, pokud není v plánovacím kalendáři přidán následující rok (viz. Plánovací kalendář).
Zálohu databáze nad jednouživatelským databázovým servem Watcom lze provést i pomocí prostředků Windows – postačí najít danou databázi – jedná se o jeden soubor s příponou .db, a ten si zkopírovat do jiného adresáře nazvaného např. dle roku a měsíce zálohovaného období.
Nouzový návrat o měsíc zpětNemělo by se stát, aby byla provedena měsíční závěrka bez předchozí zálohy databáze. Přesto aplikace obsahuje nouzové řešení pro možnost návratu o jedno období zpět (lze právě jen o jedno období zpět, ne o více). V okamžiku měsíční závěrky si totiž uchovává obsah důležitých tabulek, které souvisí s měsíční závěrkou, do zálohy (záložních tabulek – nazvaných z_…).
Postup pro návrat ke stavu před měsíční závěrkou (např. – uživatel provedl dvakrát měsíční závěrku a zároveň nemá zálohu databáze) je pak následující:
1/ V menu Systém – SQL prompt se vloží následující příkazy:
update mesice set zalohy = 0, vyplaty = 0 where rok = XXXX and mesic = Y;
update mesice set zalohy = 1, vyplaty = 0, kopie = 1 where rok = XXXX and mesic = Z;
Namísto XXXX, Y, Z se doplní konkrétní čísla roku a měsíce – tak např. pro návrat z 6. do 5. měsíce roku 2008 příkazy zní:
update mesice set zalohy = 0, vyplaty = 0 where rok = 2008 and mesic = 6;
update mesice set zalohy = 1, vyplaty = 0, kopie = 1 where rok = 2008 and mesic = 5;
2/ Zavřete a otevřete aplikaci
3/ Spusťte menu: „Mzdy-Ukončení měsíce“ a dejte provést. Systém vypíše hlášení, že předchozí závěrka nebyla správně provedena a zda chcete provést obnovu důležitých tabulek ze záložních tabulek systému – odpovězte, že ano. Následně by měl systém vypsat, že obnova důležitých tabulek ze záložních tabulek byla úspěšně provedena.
Kontrola na spuštění 2xMěsíční závěrka obsahuje kontrolu na nechtěné opakované ukončení měsíce. Po spuštění měsíční závěrky se zjišťuje počet záznamů ve Zpracování brutto dotyčného měsíce, pokud je počet nulový, vypíše se varování. Tato kontrola by měla minimalizovat případy, kdy uživatelé spustí měsíční uzávěrku 2 krát po sobě.
MaP Express
Menu: Evidence – MaP Express
Tento modul slouží k rychlému přehledu nejdůležitějších údajů každého jednotlivého zaměstnance nebo i navádění těchto dat do částí aplikace, které se jinak nachází na různých místech aplikace ( Osobní údaje, Mzdové údaje, Rodinní příslušníci, Invalidita, Pracovní poměry, Pracovní neschpnost, Ošetřování, Dovolená, Příplatky, Doplatky, Platby, Zpracování brutto, Vyúčtování zaměstnanců ).
Přístupová práva
Jsou nastavena podle toho, zda uživatel má nebo nemá nastaven přístup do dané agendy. Dále je tu otázka záložky „Pracovní poměr“. Tu má uživatel viditelnu jen pokud má nastaven přístup do agendy „Pracovní poměry“, záložky „Pracovní poměr“. Pokud má přístup do záložky „Pracovní místo“, objeví se v MaP Express tato záložka namísto záložky „Pracovní poměr“ (ta se skryje).
