Nepřítomnosti
Menu: Mzdy – Nepřítomnosti
Modul Nepřítomnosti slouží k průběžnému pořizování nepřítomností v průběhu měsíce. Zde zadané nepřítomnosti se automaticky dotahují do pracovního výkazu při jejich zpracování na konci měsíce.
Pracovní neschopnosti (nemoc, úrazy, karanténa), ošetřování člena rodiny, mateřské dovolené či vojenská služba se zadávají právě v této části aplikace. Dovolená či jiné nepřítomnosti je možné dle uvážení uživatele zadat přímo do pracovního výkazu (agenda Zpracování brutto, také možno zadat do agendy Pořizování dat), čímž se sice pořízení dat zrychlí, ovšem na úkor zpětných přehledů či kontroly na překrývání nepřítomností.
[[Image:]]
obrázek 1 - Evidence nepřítomnosti zaměstnanců
Pozn. Jako překrývající se absence se nepovažuje zadání nepřítomnosti přes již zadanou ‚Dočasně nevyjasněnou absenci‘ (MzdPol 516). Tímto způsobem lze řešit např. na konci měsíce situaci, kdy ještě nevíte, zda zaměstnanec má pracovní neschopnost či např. řádnou dovolenou. Takže v daném měsící zadáte kód 516 a v dalším zpětně např. Nemoc.
V agendě Nepřítomnosti byla upravena kontrola na překrývání zadávaných nepřítomností. Dřívější striktní zákaz zadání překrývajících se nepřítomností byl změněn na upozornění, které lze na dotaz ignorovat. Tímto se dají ponovu řešit situace, kdy v jeden den jsou dva druhy nepřítomností (např.návštěva lékaře a dovolená).
Společné vlastnosti
V každé agendě pro zadání nepřítomnosti máte možnost vybrat PracPom označeného zaměstnance, ke kterému se zobrazí pracovní středisko.
Zobrazeny jsou již dříve navedené nepřítomnosti daného typu dle vybrané záložky, přičemž záznamy pořízené v aktuálním období lze opravit či zrušit. Chcete-li se podívat na nepřítomnosti zadané dříve (již zpracovány), lze tak učinit kliknutím na záložku Sestava, přičemž se vám automaticky nastaví vytvoření sestavy pro právě vybraného zaměstnance (viz odstavec Sestavy).
Tip: Především v této části aplikace můžete využít možnosti automatického generování data, kdy stačí vložit den a při opuštění položky se dogeneruje měsíc a rok aktuálního měsíce, takže běžný datum lze zadat stiskem 1-2 kláves na místo celého data. Podrobnosti viz ‚obecné vlastnosti systému‘.
Prohlížet zadané nepřítomnosti pro všechny či vybraného zaměstnance, všech či jednotlivých druhů nepřítomností, za poslední půlrok nebo bez časového omezení můžete vytvořením sestavy v záložce ‚Sestavy‘. Tím získáte přesný jmenovitý přehled včetně datumů a dnů nepřítomnosti.
Řádná dovolená
Pokud chcete přesně sledovat čerpání dovolené a mít i kontrolu na překrývání nepřítomností, nebo prostě nechcete dovolené přímo zadávat do pracovního výkazu, lze využít na zadávání čerpání dovolených do systému tuto záložku.
Při zadávání je možno postupovat dvojím způsobem:
A/ zadat začátek dovolené (stačí první den období a klávesu Enter) a konec dovolené. Systém pak automaticky doplní počet dnů a počet hodin podle pracovního kalendáře zaměstnance
B/ zadat začátek dovolené a počet dní dovolené. Systém automaticky doplní vypočtený datum konce dovolené a počet hodin podle pracovního kalendáře zaměstnance.
V nepřítomnostech na záložce ‚Řádná dovolená‘ je možné zadávat dovolenou do aktuálního a následujícího období.
Pokud dovolená přechází z jednoho období do druhého, je potřeba kvůli dalšímu zpracování
vytvořit pro každé období zvláštní záznam (tj. dva záznamy).
V případě, že uživatel zadává dovolenou do následujícího období, je na to upozorněn.
Pozn. Zadáváte-li čerpání dovolené přes agendu ‚Nepřítomnosti‘, systém provádí porovnání zadávaného údaje s aktuálním nárokem zaměstnance na dovolenou, a neumožní uložit takový údaj, kdy by zaměstnanec dovolenou přečerpal.
Zadáváte-li čerpání dovolené přímo do zpracování brutto (‚Mzdy‘-‚Zpracování brutto‘), pak taková kontrola je zde také, ovšem jde pouze o upozornění, a záznam lze uložit.
Pozn. Upozornění na nevyčerpanou řádnou dovolenou z minulého roku je možné nastavit ve varovných hlášeních.
Výběr mzdové položky dovolené
Dov_kody
Rozšiřující parametr „dov_kody – Výběr kódu mzd.pol. dovolené v nepřítomnostech“
Pokud je hodnota 'Ne', lze v Nepřítomnostech na záložce dovolená navádět čerpání dovolené jen na mzdovou položku 521. Pokud je hodnota 'Ano', nabídne se uživateli na tomtéž místě rozbalovátko s kódy mzdových položek dovolené (to jsou mzdové položky, které mají v číselníku mzdových položek označen „druh absence“ hodnotou „1-dovolená“).
Hromadná dovolená
Kromě výše uvedeného standardního způsobu pořízení dovolené vybranému zaměstnanci můžete použít hromadné zadávání dovolené.
Nejprve je nutné v Seznamu zaměstnanců označit skupinu zaměstnanců, kterým dovolené budete navádět (např. jedno středisko). Poté v této záložce můžete přes editaci zadat Jednotný datum dovolené ‚od-do‘ a stisknutím tlačítka Použít tento interval přenést všem vybraným zaměstnancům. Jednotlivým zaměstnancům můžete rovněž zadávat data zvlášť. Samozřejmě i zde funguje kontrola překrývání absencí, což je indikováno ve sloupečku Komentář.
Pracovní neschopnosti
V této záložce se zadávají nepřítomnosti typu nemoc (mzdová položka číslo 511 – PRAC.NESCHOPNOST), úraz (509 – NEPRACOVNÍ ÚRAZ), pracovní úraz (508), karanténa (831), nemoc z povolání (kód nastaven v rozšiřujících parametrech). Jedná se o tzv. dokladované nepřítomnosti, které jsou placeny z dávek nemocenského pojištění.
Proplácení
Zaměstnanci budou proplaceny pouze ty neschopnosti, u kterých bylo zadáno i ukončení, případně byla nemoc prodloužena do dalšího měsíce (volba ‚Trvání‘). Dokud bude neschopnost neukončená, nebude zaměstnanci proplacena. V takovém případě bude při zpracování brutto vygenerována MzdPol vybrané nepřítomnosti bez částky, pouze s dny a hodinami, které zaměstnanec zameškal dle svého časového fondu.
Proplácení nepřítomnosti není přímo vybranou MzdPol (řady 5xx), ale vygeneruje se příslušná položka dávek nemocenského pojištění (řady 8xx), resp. položek může být více – v členění dle sazeb legislativy.
Přepínač seznamu
V okně Pracovní neschopnost máte na rozdíl od ostatních záložek navíc přepínač, kterým nastavíte zobrazený seznam dříve zadaných neschopností vybraného zaměstnance. Implicitně je seznam nastaven stejně, jako když je přepínač na položce Poslední PN, dalšími možnosti přepínače jsou Trvání neschopnosti, Neukončené PN, Předchozí PN za 12 měsíců a Všechny PN. Funkci nastavení přepínače seznamu absencí se budeme věnovat níže.
Nová neschopnost
Vložení nové pracovní neschopnosti se provádí tak, že použijete volbu menu ‚Vložit nový záznam‘. Tím se vygeneruje řádek s předvyplněným číslem pracovního poměru. Ze seznamu použitelných MzdPol vyberete odpovídající druh pracovní neschopnosti.
V dalším políčku zadáte datum začátku neschopnosti. Víte-li i datum ukončení, můžete jej vložit rovněž.
Jakmile je vyplněno datum začátku, systém vypočítá zůstatek podpůrčí doby a zobrazí jej společně s datumem, kdy skončí standardní podpůrčí doba (tj. 365 dní). Jestliže zaměstnanec odpracoval méně než 6 měsíců od nástupu, systém zobrazí upozornění, že je potřeba navést nepřítomnosti za posledních 12 měsíců i od předchozího zaměstnavatele, aby mohla být podpůrčí doba správně vypočtena. Toto upozornění se nezobrazuje, když už existuje alespoň jeden záznam neschopnosti začínajíci před datem nástupu, nebo když uživatel potlačí tuto kontrolu ve mzdových údajích (viz Evidence mzd.údajů).
Položka ‚Odpr.hodiny 1.den‘: zde zadáváte počet odpracovaných hodin zaměstnance v den začátku pracovní neschopnosti.
OH posl. – odpracované hodiny poslední den
Pokud jsou vložené hodiny 1.den vyšší než hodinový úvazek, zobrazuje se v aplikaci chybové hlášení. Pro případ, kdy jsou stejné jako hodinový úvazek, byl doplněn dotaz s upozorněním, že první den bude započítán do snížené sazby s poznámkou, že pokud se nejedná o nástup do léčebného zařízení, měl by lékař vypsat nový doklad.
Pozor u nočních směn, kdy zaměstnanec danou noční směnu z důvodu neschopnosti nedokončí, nebo neschopnost mu zabrání v nástupu na další směnu, která připadá na ten samý den. V takovém případě je potřeba zadat počet odpracovaných hodin v ten den (nikoliv ve směně).
Dále v každém případě, kdy zaměstnanec má začátek směny jeden den, a konec směny den druhý, je potřeba ošetřit to, že jiným poměrem se započítává nepřítomnost pro výpočet proplácení nemocenské dávky a jiným poměrem pro zameškané hodiny časového fondu měsíce. Systém toto sám nepozná, neboť neeviduje u rozvrhů hodinu začátku a konce směny. Proto do agendy Nepřítomnosti zadávejte do pole OH1.den počet odpracovaných hodin v ten den (nikoliv ve směně), a po provedení výpočtu zaměstnance zkontrolujte ve ´Zpracování brutto´ počet dnů a hodin u kódu 811 (první tři dny proplácení nepřítomnosti), které systém vykazuje jako zameškané z pracovního fondu. Případnou nesrovnalost opravte tím, že přímo do ´Zpracování brutto´ ručně zadáte novou mzdovou položku 511 PRAC.NESCHOPN. (nebo 508 nebo 509):
Datum Od, Datum Do – nevyplněné
Dny – mělo by být zadáno 0
Hodiny – počet hodin pro korekci, např. –2 (začíná-li směna ve 22 hodin)
Sazba – 0
Nákladové středisko – vyberte nákladové středisko stejné jako u kódu 811
Je důležité nevyplňovat Datum Od, Datum Do; v případě vyplnění by totiž systém zadaný řádek chápal jako zameškaný den při zjišťování odpracovaných dnů pro výpočet průměru na nemoc, a tento průměr by byl v důsledku chybný.
nepl_nahr_hod
| nepl_nahr_hod | Kód, na který se vykazují neplacené hodiny náhrady za PN po půlnoci | ||
| Pokud je parametr vyplněn na hodnotu 0, ke kontrole nedochází. Pokud je vyplněn mzdovou položkou (doporučeno 500 - 589), pak u kalendářů, u nichž lze zadat začátek směny, je kontrolován počet hodin do půlnoci posledního dne náhrad za PN. Tedy pokud na 14 den (nebo poslední den placené náhrady za PN) vychází směna, která přechází z jednoho dne přes půlnoc do druhého dne a je vyplněn začátek směny, je náhrada za PN v tento den vypočtena jen za hodiny do půlnoci. Na mzdovou položku, která je hodnotou tohoto parametru se vykážou hodiny neplacené (hodiny po půlnoci). POZOR!! Pokud by se stalo, že by si zaměstnanec při tomto nastavení přinesl lístek na peníze, musí být zadáno trváni PN. V opačném případě by mohlo dojít k chybnému vyhodnocení posledního dne (systém by chybně vyhodnotil, že jde o poslední den PN). |
Do položky ‚Hrubý průměr‘ se z evidence poměrů přenese aktuální průměr pro nemocenské dávky (vypočtený, tedy neupravený dle max.hranic). V případě, že systém zjistí, že zadaná neschopnost navazuje na jinou, u které je průměr odlišný (např. při přechodu z minulého kvartálu), doplní se tento předchozí. V obou případech lze předvyplněný údaj opravit. V případě, že průměr nebyl v evidenci poměrů nalezen (nově nastoupivší zaměstnanec), systém vyžaduje jeho zadání.
Do agendy lze vložit také záznam o pracovní neschopnosti, která přechází do následujícího období. Tuto vlastnost lze nastavit v rozšiřujících parametrech – par. ‚PN_OCR_NASLMES‘ – hodnota ‚a‘. Při tomto nastavení je potlačena kontrola datumu ukončení během ukládání do databáze.
Po uložení nového záznamu nepřítomnosti se může uživateli zobrazit informativní okno ‚Náležitosti absence‘, ve kterém je rekapitulace důležitých údajů o vloženém záznamu. Toto okno se zobrazuje tehdy, když je v rozšiřujících parametrech systému vložena do parametru ‚PN_INF_OKNO‘ hodnota ‚a‘.
Oprava a rušení
Pokud chcete již dříve zadanou absenci opravovat či rušit, je potřeba nastavit přepínač seznamu na Poslední PN, čímž se vám zobrazí všechny dříve zadané pracovní neschopnosti vybraného zaměstnance (absence z aktuálního období a jedna předcházející absence). V seznamu označíte požadovaný záznam, který můžete standardním způsobem zrušit či opravit v režimu editace. Pokud je přepínač nastaven na Všechny PN, lze v režimu editace měnit jen záznamy spadající do aktuálního období nebo záznamy z období před nástupem zaměstnance (používají se pro kompletní data ve statistikách při nástupu v průběhu roku).
Ukončení neschopnosti
Chcete-li ukončit pracovní neschopnost, kterou jste dříve zadali bez ‚data do‘, lze tak učinit nejlépe, pokud máte přepínač seznamu neschopností nastaven na Neukončené PN, čímž se vám zobrazí záznamy bez data konce. Přes editaci zadáte datum konce. Zadáním ukončení absence zajistíte její celé proplacení, a to i pokud začátek spadá do minulého období.
Trvání neschopnosti
V případě, že zaměstnanci pracovní neschopnost pokračuje do dalšího měsíce (dodal tzv. lístek na peníze), není nutné zadanou nepřítomnost ukončit a znovu vložit novou od dalšího dne, ale můžete jednoduše provést tzv. trvání neschopnosti. To provedete tak, že přepínač seznamu přepnete na Trvání neschopnosti, čímž se vám zobrazí všechny neukončené absence. A v tomto režimu Nepřítomnosti, pokud zadáte ‚datum do‘ dané absence, tak se vám automaticky vygeneruje nový záznam dané nepřítomnosti s ‚datem od‘ následujícího dne. Pro tuto situaci potom platí:
- ukončená část nepřítomnosti (zadán ‚datum do‘) bude proplacena.
- nově vytvořená část nepřítomnosti bude pokračovat do dalšího měsíce.
Tato operace má zcela analogický výsledek jako by byly oba záznamy zadány a ukončeny zvlášť.
Číslo dokladu
Systém automaticky vytváří čísla dokladů podle pořadí ukládání jednotlivých záznamů. Pro větší organizace lze nastavit číslování ve více číselných řadách pomocí rozšiřujícího parametru ‚CDOKL_VRAMCI‘. Je možné si vybrat možnosti:
V rámci podniku - bude vytvářena jen jedna číselná řada, formát = POŘADÍ / MES / ROK.
V rámci divizí - samostatné číselné řady, formát = Č.DIVIZE / POŘADÍ / MES / ROK.
V rámci skupin středisek - samostatné číselné řady, formát = Č.SKUPINY / POŘADÍ / MES / ROK.
Pro každý měsíc se nastavuje číslování dokladů odděleně – tzn., že začíná znovu od 1.
Systémové číslování probíhá nezávisle na uživateli a je prováděno vždy.
Uživatelské číslování dokladů: uživateli je umožněno poznamenat ke každému záznamu o pracovní neschopnosti i označení příslušného dokladu v rozsahu 10 alfanumerických znaků. Tato možnost je k dispozici v aplikaci od verze 1.71.0306 výše. Pomocí rozšiřujícího parametru ‚CDOKL_UZIV‘ lze nastavit, že k zobrazovaným údajům při editaci se doplní pole ‚Označení dokladu‘, kam je možné zapisovat vlastní identifikaci. Tato identifikace se pak promítá i do sestavy ‚VÝKAZ DÁVEK NEM.POJ.‘.
Smazání dokladů
Pokud odstraňujete nepřítomnost, která je poslední, systém ji smaže. Pokud odstraňujete nepřítomnost, která není poslední v řadě (po ní byly zadány další), systém ji pro uživatele „smaže“ (není viditelná), ale ve skutečnosti o ní záznam v tabulce zůstává – označí se jako stornovaný. Takto je možno případně dohledat, že dokladová číselná řada nebyla porušena. V tabulce „absence“ je číslo dokladu ve sloupci „c_dokladu“, resp. v tabulce „abs_dokl“ ve sloupci „uziv_doklad“. Stornovaný záznam se pozná tak, že ve sloupci „zpet_propl“ (tab:absence) je hodnota „s“.
Ruční změna průměru
Případná změna průměru – namísto systémem dosazeného uživatel ručně hodnotu upravil – je patrná náhledem do tabulky „absence“. Hodnoty ve sloupci „ind_prum“ mohou nabývat hodnot: r – ruční změna, m – vzato z minulé, jde o pokračující absenci, p – hodnota z pracovního poměru (automaticky vypočtená), v – jedná se o absenci, jejíž průměr vznikl výpočtem – automaticky – jedná se o nemoc v měsíci nástupu.
Hodnota v poli „zpet_propl“ = „s“ indikuje, že se jedná o stornovaný záznam.
Automatický výpočet průměru pro zaměstnance, který onemocněl v měsíci nástupu
U zaměstnanců, kteří onemocněli v měsíci nástupu systém nyní sám vypočte průměr pro nemocenské dávky z hodnot zpracování brutta.
Průměr bude počítán v případě, že u zaměstnance je v nepřítomnosti zadána neschopnost s nulovým průměrem. O tom, že systém spočte průměr po zpracování brutto, budete při vložení neschopnosti informování hlášením. V případě, že průměr u neschopnosti zadáte ručně, systém již výpočet průměru nebude provádět.
Systém počítá průměr tak, že se po uložení brutto provede výpočet průměru pro nemocenskou. Tento se v případě, že nebyl zadán u absence ručně (případně nebyl určen pravděpodobný průměr v pracovních poměrech), uloží k příslušné absenci i do pracovního poměru a znovu se provede přepočet brutto. Tím dojde k výpočtu nemocenských dávek. V případě, že se v průběhu měsíce změní brutto, dojde opět k přepočtu průměru.
Nepřítomnosti zadávané zpětně
Nepřítomnost lze zadávat i zpětně pro období, které spadá do již uzavřeného období ve mzdách (zatržen základní parametr zpětné dopočty). Při zadání absence se automaticky „dotáhne“ průměr pro nemoc z historického měsíce - data začátku nepřítomnosti (pokud by takový záznam nebyl nalezen, bude na to uživatel upozorněn). Systém při uložení neschopnosti zahlásí: „Absence spadá do minulého období a máte zapnut zpětný dopočet. Opravdu chcete provést zpětný dopočet s pokrácením základní mzdy?“. Pokud odpovíte „Ne“, dojde k zapsání nepřítomnosti i k jejímu proplacení, ale již ne k pokrácení v tomto okamžiku již neoprávněně vyplacené mzdy za minulé období. Jinak tomu bude při odpovědi „Ano“ – dojde i k pokrácení mzdy – výpočtem bude vygenerována záporná částka do Zpracování brutto.
Podpůrčí doba
Pokud je zpětně zadávána nepřítomnost, která spadá do období před nástupem zaměstnance, systém dovolí nepřítomnost zadat, ale samozřejmě ji neproplatí. Účelem je, aby nepřítomnost byla zohledněna při výpočtu tzv. podpůrčí doby.
Počet dnů, které zbývají do konce podpůrčí doby i datum konce podpůrčí doby je zobrazen při zadání nepřítomnosti. Dále je k dispozici sestava „Podpůrčí doby“.
Pracovní neschopnosti - legislativa 2009
Systém dovolí nemoc v roce 2009 uložit jen jako dvě části – první může být maximálně do prvních 14 dnů (odpovídá době náhrady, kterou platí zaměstnavatel), druhá dále (odpovídá době, za níž platí náhradu správa sociálního zabezpečení).
Pro první část (náhradu) systém do položky „Hrubý průměr“ automaticky dosadí průměr pro pracovně právní účely („pro dovolenou“). Pro druhou část je dosazen průměr pro nemoc.
Protože náhrada je placena podle počtu pracovních dnů (hodin), je nutno mít u zaměstnance v agendě Pracovního poměru definován správný (skutečný zaměstnancův) kalendář.
Poslední položky – „dny náhrad“ a „hodiny náhrad“ – standardně nevyplňujte!
Hodnoty do těchto polí zadávejte jen tehdy, pokud chcete sami určit počet dnů a hodin pro náhradu (tzn. tehdy, když mají být jiné než jaké by byly zjištěny dle kalendáře přiřazeného zaměstnanci v agendě Pracovní poměr). Pozor na to, že se zadává celkový počet pracovních dnů a pracovních hodin (tzn. včetně prvních tří t.č. neplacených pracovních dnů).
Jinou možností, jak změnit počet dnů a hodin pro náhrady, je použití tzv. kalendáře pro náhrady – viz agendu Pracovní poměr, záložka Pracovní doba.
Prvních 14 dní dlouhodobé prac.neschopnosti, které spadají do dvou čtvrtletí.
Podle platné legislativy mají být náhrady mzdy vypočteny vždy podle průměru pro prac.právní účely, který se vztahuje k jednotlivým dnům nepřítomnosti.
V naší aplikaci je možné takové případy zpracovávat dvěma způsoby:
a) celých prvních 14 dní pořídit jediným záznamem (např.25.3. - 7.4.). Během výpočtu náhrady mzdy v rámci aut.zpracování btto (nebo v rámci Výpočtu mzdy "včetně automatického doplnění") se v takovém případě počítá se dvěma částkami průměrů.
b) prvních 14 dní pracovní neschopnosti rozdělit na dva záznamy (např. 25.3 -.31.3, a 1.4.-7.4.). Je potřeba zadávat každý záznam zvlášť bez využití příznaku trvání.
Vyšší náhrada než zákonem minimálně stanovená
Pokud chce firma vyplácet vyšší náhrady za nemoc než jsou zákonem minimálně stanovené, je potřeba toto v aplikaci nastavit: zvýšení náhrady se provádí zapnutím rozšiřujícího parametru "narok_zvys_znm" na hodnotu "Ano", nastavením mzdových položek 871 - 878 a při zadání absence zaškrtnutím políčka "Nárok na zvýš. náhradu mzdy".
Úmyslná pracovní neschopnost
Úmyslná pracovní neschopnost
V evidenci prac.neschopnosti je indikace úmyslné prac.neschopnosti. Její nastavování je poněkud nestandardní - v režimu pohledu je potřeba se nastavit na příslušný řádek a pak lze indikaci změnit s pomocí nového tlačítka vpravo dole. (Tento postup je proto, že lze příznak měnit i se zpětnou platností u záznamů, kam se uživatel nedostane na editaci).
Možné hodnoty
neúmyslná
50%-poloviční
100%-úmyslná
nevyplácet
Dopady
Výpočet náhrady
neúmyslná ... normální náhrada
při zadání hodnoty 50%-poloviční ...Poloviční náhrada zaokrouhlena na celé koruny nahoru
100%-úmyslná nebo nevyplácet ... žádná náhrada
ELDP
Pokud je nepřítomnost označena jako 100%-úmyslná, pak se kalendářní dny nezapočtou do vyloučených dob na ELDP.
Kalendář pro náhrady
Menu: Evidence – Pracovní poměry, záložka Pracovní doba. Kalendář pro náhrady
Tento kalendář vznikl původně jen pro dohody, které nemají pevně stanoven časový fond, ale pro náhrady jej bylo potřeba stanovit.
Systém neumí aktuálně zpracovávat v jednom měsíci zaměstnance podle dvou kalendářů (tzn. že by do půlky měsíce byl na jednom kalendáři a od půlky na druhém). Z toho tedy vyplývá, že i časový fond je schopen určit jen podle jednoho kalendáře - v tomto případě dle kalendáře uvedeného v pracovním poměru zaměstnance. Jen pro výpočet náhrady je vzat v potaz kalendář pro náhrady.
Je potřeba vyplnit všechny tři údaje z kalendáře pro náhrady – „typ kalendáře“, „rozvrh“, „skutečný úvazek“ (musí být vždy vyplněny všechny - jen u běžných kalendářů nemusí být vyplněn rozvrh)
Problém určení odpracovaných hodin (a částky mzdy)
Variantní řešení: do zpracování brutta si určete počet odpracovaných hodin samostatně a zadejte ho, nebo zadejte položku "dorovnání časového fondu". Nebo stanovte zaměstnanci Individuální kalendář pro celý daný měsíc, a ten naplňte.
Poslední den náhrady – placení do půlnoci
Je možné využít funkcionalitu aplikace, která zajistí, aby poslední den náhrad byl placen jen za hodiny do půlnoci.
Pro správnou funkčnost je nejdříve nutno rozšiřující parametr "nepl_nahr_hod" ve skupině "5 - Mzdy - výpočet" a nastavit jej na hodnotu mzdové položky, na kterou budou vykazovány neplacené hodiny náhrad po půlnoci (doporučujeme, aby mzdová položka byla v rozsahu 500 - 589).
Poté u kalendářů, které nejsou plánovacími (nemají hodnotu 1, 2 nebo 6) a mají určeny začátky směn, systém vyhodnotí v posledním dnu náhrady počet hodin do půlnoci a tyto za poslední den proplatí. Ostaní hodiny směny vykáže na mzdovou položku, jež jste zadali jako hodnotu výše popsaného parametru.
POZOR! Je nutné dávat pozor, pokud náhrada v měsíci končí posledním dnem a zároveň pokračuje ještě v měsící následujícím, aby bylo zadáno trvání. Pokud by trvání zadáno nebylo, systém by mohl chybně vyhodnotit poslední den náhrady.
Komentář k parametru „nepl_nahr_hod“
Pokud je parametr vyplněn na hodnotu 0, ke kontrole nedochází. Pokud je vyplněn mzdovou položkou (doporučeno 500 - 589), pak u kalendářů, u nichž lze zadat začátek směny, je kontrolován počet hodin do půlnoci posledního dne náhrad za PN. Tedy pokud na 14. den (nebo poslední den placené náhrady za PN) vychází směna, která přechází z jednoho dne přes půlnoc do druhého dne a je vyplněn začátek směny, je náhrada za PN v tento den vypočtena jen za hodiny do půlnoci. Na mzdovou položku, která je hodnotou tohoto parametru, se vykážou hodiny neplacené (hodiny po půlnoci). POZOR!! Pokud by se stalo, že by si zaměstnanec při tomto nastavení přinesl lístek na peníze, musí být zadáno trváni PN. V opačném případě by mohlo dojít k chybnému vyhodnocení posledního dne (systém by chybně vyhodnotil, že jde o poslední den PN).
Legislativní změny platné od 9.10.2009
Nová legislativní změna výpočtu náhrad byla platná od 9.10.2009.
Úprava výpočtu náhrady za první 3 dny karantény.
Pro správnou funkčnost nastavte druhé číslo algoritmu u mzdové položky "867 - NÁHR.KAR.3DNY" na hodnotu 5060 (nyní je asi nevyplněna), nebo spusťte jednorázovou funkci "105 - Nastavení legislativy 2009".
Po té bude systém sám hlídat, zda první tři dny karantény končí 9.10.2009 či později. Pokud ano, použije pro výpočet náhrady druhé číslo algoritmu (5060).
Úprava maximálního počtu hodin za první tři pracovní dny náhrad (karenční doba)
Systém nyní hlídá u absencí, u kterých končí první tři dny náhrad 9.10.2009 nebo později, maximální počet hodin karenční doby,který byl stanoven na 24h.
Pokud používáte cyklické či individuální kalendáře nebo měsíční či týdenní rozvrhy, a navíc máte zadány začátky směn, systém pohlídá i přechodné období mezi 8.10.2009 a 9.10.2009. Tedy pokud směna začíná 8.10. a končí 9.10. systém pro první tři dny náhrad testuje zda 24 hodina karenční doby byla dosažena do půlnoci 8.10. (pak je karenční doba podle staré legislativy) nebo po půlnoci tedy 9.10. (pak je karenční doba podle nové legislativy).
Ošetřování
V této záložce zadáváte nepřítomnosti z důvodu ošetřování člena rodiny (512 - OČR). Zadat lze placené ošetřování, přičemž systém sám hlídá dobu placeného ošetřování 9 kalendářních dnů, příp. 16 kalendářních dnů u osamělého zaměstnance (osamělost určí systém, pokud zadaný rodinný stav zaměstnance v osobních údajích je svobodný,rozvedený či ovdovělý). Zadat lze rovněž přímo neplacené ošetřování (MzdPol 843).
Přepínač poslední OČR/ všechny OČR umožňuje výběr záznamů OČR.
Osamělý rodič
Pokud se navádí OČR zaměstnanci, který má v osobních údajích rodinný stav 1-svobodný(á), 3-rozvedený(á) nebo 4-ovdovělý(á), pak se zobrazí ve formuláři zatrhávací pole s označením "Osamělý rodič s dítětem v trvalé péči (nárok na max.16 dní podpory)". V tomto poli je možné provést zatrhnutí jen tehdy, pokud počet dnů je větší než 9. Tímto uživatel potvrzuje, že se jedná o případ zaměstnance, "který má v trvalé péči aspoň 1 dítě ve věku do skončení povinné školní docházky a je jinak osamělý" (viz zákon č.54/1956 Sb §25 odst.3 a 4). Při zpracování brutto je pak v takovém případě vyplacena podpora v délce max. 16 kalendářních dnů.
Do agendy lze vložit také záznam o ošetřování, které přechází do následujícího období. Tuto vlastnost lze nastavit v rozšiřujících parametrech – par. ‚PN_OCR_NASLMES‘ – hodnota ‚a‘. Při tomto nastavení je potlačena kontrola datumu ukončení během ukládání do databáze.
Proplácení
Při proplácení OČR se podobně jako u pracovní neschopnosti nepoužije přímo zadaná MzdPol 512, ale kód 842 – OŠETŘOVÁNÍ nebo od 15.dne kód 844 – OŠETŘOVÁNÍ 15. Pokud bylo zadáno neplacené ošetřování nebo systém zjistí, že byl vyčerpán nárok na placené ošetřování, tak na další dny se automaticky vygeneruje neplacené ošetřování kódem MzdPol 843.
Vkládání, oprava a rušení
Při vkládání, opravách a rušení se postupuje standardním způsobem. Při zadávání se vyplňují údaje začátek a konec ošetřování. Počet kalendářních dnů se sám vypočítá a lze je změnit, pokud např. zaměstnanec OČR na 1 den přerušil a tento den odpracoval. Pokud však nastalo přerušení této nepřítomnosti, je vhodnější vyplnit počet dní, které zaměstnanec odpracoval v průběhu nepřítomnosti do pole ‚Dny přerušení‘. Tyto dny jsou pak odděleně vykazovány ve zpracování brutto jako záporné dny a hodiny nepřítomnosti (při zpracování jsou nahrazeny odpracovanou dobou). Z PracPom se opět dotáhne průměr pro nemocenské dávky, který můžete změnit (musí být však vyplněn).
Pokud zadáváte neplacené OČR, zatrhnete políčko Neplacené ošetřování.
Číslování dokladů – platí totéž, co v případě pracovní neschopnosti.
Záznam, který byl pořízen v minulém období a nemá vyplněno datum_do, je možno editovat, je tedy možno měnit i nastavení neplaceného OČR.
Pokračování OČR
V případě, že datum začátku OČR navazuje bezprostředně na konec předchozího, dotáže se systém, zda se jedná o pokračování OČR (musí se jednat o ošetřování stejného dítěte). Pokud se potvrdí pokračování, systém dosadí průměr pro výpočet nemocenských dávek z předchozího OČR, v opačném případě bere průměr normálně z PracPom.
Příklad: OČR přechází z měsíce do měsíce. Pro proplacení vyšší sazbou od 15.dne je potřeba v prvním měsíci dávku neukončovat a ukončit ji až v měsíci následujícím (OČR má být proplácena jedním dokladem).
Mimoevidenční stavy
Pokud chcete zjistit přehled zaměstnanců v mimoevidenčním stavu, pak v záložce ‚Mimoevidenční stavy‘ (Mzdy - Nepřítomnosti) si je můžete zjistit jak pro jednotlivé mimoevidenční stavy, které zvolíte z rozbalovacího menu, tak zatrhnutím políčka Všechny mimoevid. stavy, kdy vyberete přehled pro všechny druhy mimoevidenčních stavů.
Mateřská dovolená
V této záložce zadáváte placené (852) a neplacené (510, tj. dovolená mateřská neplacená) mateřské dovolené. Jaký druh zadáváte, vyberete v rozbalovacím menu. Název obou mzdových položek je převzat podle názvu v číselníku mzdových položek.
Proplácení
Mateřskou dovolenou lze zadat na celou dobu dopředu a systém bez dalšího zásahu bude každý měsíc až do ukončení mateřské dovolené automaticky „dotahovat“ údaje do pracovního výkazu.
Pozor:
Mateřskou dovolenou – placenou – nezadávejte s datem začátku, který leží v budoucím období. A to proto, že ještě není znám průměr pro nemoc, kterým bude mateřská proplácena!
Pozor: Je třeba si uvědomit, že o neplacenou mateřskou dovolenou (kdy je vyplácen rodičovský příspěvek) musí zaměstnankyně požádat, proto systém automaticky NEGENERUJE navazující neplacenou mateřskou dovolenou – navíc může mezi nimi být dočerpána dovolená. Je třeba si proto končící placené mateřské dovolené pohlídat, např. v sestavě Varovná hlášení, protože systém po ukončení začne opět generovat běžnou mzdu dle údajů v pracovním poměru!
Sestava
Sestava – zaměstnanci na mateřské a rodičovské dovolené v období (období zadává uživatel před vytvořením sestavy).
MD_nahr_dokl – po nastavení tohoto rozšiřujícího parametru (sk.12) na hodnotu „Ano“ bude dostupná záložka „N.dokl“ (vlevo dole), která umožňuje tisknout dokument, tzv. náhradní doklad, k založení. Datum tisku náhradního dokladu se zároveň zapíše do sestavy (viz výše).
MD_ND_osc – po přepnutí tohoto rozšiřujícího parametru (sk.12) na hodnotu „Ano“ bude náhradní doklad obsahovat i osobní číslo zaměstnance.
Rodičovská dovolená – 4.rok
Rodičovská dovolená do 4 let věku dítěte
Z důvodu změny započítávání 4.roku rodičovské dovolené do vyloučených dob pro účely nemocenského pojištění (v aplikaci menu: Evidence-Pracovní poměry, záložka Nápočty, tlačítko „Rozpis hodnot pro prům.nem.“), je nutno rozlišit toto období novou mzdovou položkou, tzn. nelze pro tento případ dále používat kód 510-rodičovská dovolená (do 3 let věku dítěte).
Pokud se ve vaší organizací vyskytují případy rodičovské dovolené až do 4 let věku dítěte, doporučujeme tento postup:
1. Založit novou mzdovou položku (pokud již neexistuje) z intervalu 502-589 pro danou nepřítomnost. Nastavení stejné jako kód 510, který se dále bude používat pouze po dobu do 3 let věku dítěte. Např. 540 – Rod.dov.4.rok.
2. V rozšiřujících parametrech (menu Nastavení/Rozš.parametry) ve sk.č.3-Mzdy-mzd.polozky je třeba výše uvedený kód mzd.položky zadat do parametru "rod_dov_4rok".3. V agendě Nepřítomnosti v záložce Mat.dovolená se nyní bude nabízet nový kód nepřítomnosti a je třeba zde tyto případy zadat.
| Rod_dov_4rok | Samostatný kód rodičovské dovolené – 4.rok | |||
| V případě, že se rozlišuje 4. rok rodičovské dovolené na samostatnou mzd.položku (nikoliv kód 510-neplac.mat.dov.), je nutno tento kód zadat do tohoto rozš.parametr, aby byly správně vyloučeny dny pro průměr na nemocenské dávky. Další popis – viz kapitola Mateřská dovolená |
Výpočet průměru pro nemoc a uvádění rozhodného období v případě návazných rodičovských a mateřských dovolených
„Rozhodné období
Nemá-li zaměstnanec v předchozích 12 kalendářních měsících ani jeden započitatelný den nebo nemá žádný započitatelný příjem, postupuje se zpětně podle kalendářních roků. Rozhodným obdobím je v takovém případě nejbližší kalendářní rok, v němž je alespoň 30 započitatelných dnů.“
Nezahrnovat do vyloučených dob ELDP
ELDP – vyloučené doby
„uvádí se“ … „doba před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku 8. týdne před očekávaným dnem porodu do dne, který bezprostředně předcházel dni porodu.“ (Abeceda mzdové účetní 2010).
Algoritmus výpočtu v tomto konkrétním případě:
vyloučené_doby = datum_do_vyldoby – datum_od_vyldoby
Jedná se tedy o rozdíl v kalendářních dnech mezi dvěma daty.
datum_do_vyldoby = datum_narození_dítěte – 1 den
datum_od_vyldoby = datum_nástupu_na_mateřskou
Pozn.
Pokud by ovšem platilo, že mezi datem nástupu na mateřskou a předpokládaným datem porodu by bylo období delší než 8 týdnů, posune se datum_od_vyldoby tak, že se bude jednat o datum připadající na den 8 týdnů před datem předpokládaného data porodu.
datum_narození_dítěte: agenda Rodinní příslušníci, získá se ze zadaného rodného čísla dítěte.
datum_nástup_na_mateřskou: agenda Mzdy-Nepřítomnosti, záložka „Mat.dovolená“, kód 852-Mat.dovolená, pole „Datum od“
předpokládané datum porodu: agenda Mzdy-Nepřítomnosti, záložka „Mat.dovolená“, kód 852-Mat.dovolená, pole „Předpokl.dat.porodu“
Komentář
1/ Pro správné určení vyloučených dob je tedy potřeba zadávat i narozené dítě do agendy „Rodinní příslušníci“ (bez ohledu na to, zda na dítě zaměstnanec uplatňuje či neuplatňuje daňový odpočet).
2/ V záznamu mateřské dovolené se zatrhávací pole „nezahrnovat do vyl.dob ELDP“ obvykle nezatrhává. Zatrhávejte jen ve zvláštních případech (nedošlo k porodu, např. osvojení dítěte). V případě mužů systém automaticky nezahrne období do vyloučených dob – bez ohledu na hodnotu tohoto zatrhávacího pole.
Příklad
[[Image:]]
[[Image:]]
obrázek 2 - vyloučené doby na ELDP v souvislosti s mateřskou dovolenou
Vyloučené doby: 26.3.2010 (den před narozením) – 3.2.2010 = 52 dnů.
Základní vojenská služba
Zde kromě základní vojenské služby (551) můžete zadat i vojenské cvičení (555). Při otevírání této záložky se kontroluje, zda daný zaměstnanec je muž.
Proplácení „10 dní“
Běžná práce je stejná jako v ostatních záložkách nepřítomností, kromě začátku a konce lze u ZVS zatrhnout políčko Chcete proplatit 10 dní?, čímž systém zaplatí mzdovou položkou nastavenou v parametrech systému (obvykle 751 – Příspěvek vojákům). Dále lze počet proplácených dnů a hodin změnit. Proplaceno bude PPP v aktuálním měsíci.
Vojenské cvičení
Pokud zadáváte vojenské cvičení, vyberete v rozbalovacím menu položku Vojenské cvičení. V tomto okamžiku se vám rovněž zpřístupní položka Počet vyživovaných osob pro voj. cvičení a zároveň se ze Mzdových údajů načte tento počet, pokud tam již byl dříve zadán. Údaj lze zde přímo změnit a při uložení vojenského cvičení se zapíše do evidence. Tímto zajistíte správnost výpočtu náhrady za vojenské cvičení.
Vojenská evidence
Menu: PIS – Vojenská evidence
V této části aplikace lze provádět evidenci branných a vojenských údajů jednotlivých zaměstnanců.
Údaje: ÚVS (Územní vojenská správa), ČVO (číslo vojenské odbornosti), Voj. hodnost –možnost výběru z rozbalovacího menu, Záznam o vydání průkazu – datum vydání, Zdravotní klasifikace (Schopen/Neschopen), Zproštěn (Ano/Ne).
Jiná nepřítomnost
Stejně tak jako u řádné dovolené, pokud chcete přesně sledovat i jiné druhy absencí než ty, které mají samostatné záložky, a mít i kontrolu na překrývání všech nepřítomností, nebo nechcete všechny nebo některé ostatní absence přímo zadávat do pracovního výkazu, lze využít zadávání do systému přes tuto záložku.
Práce se záznamy je opět zcela standardní, kromě výběru druhu jiné nepřítomnosti, který buď přímo vložíte, nebo vyberete ze seznamu. Dále zadáte datum začátku a konce nepřítomnosti. Položky dny a hodiny vyplňujete pouze v případě, že tyto údaje nelze z data začátku a konce nepřítomnosti přesně odvodit (např. 4 hodiny návštěvy lékaře apod.).
Služební cesty
V této agendě lze udržovat evidenci služebních cest zaměstnanců. Jedná se o evidenci údajů:
- evidenční číslo cestovního příkazu
- trvání služební cesty od-do
- cíl a účel služební cesty
- počet dnů s nárokem na diety a náklady na diety
V případě, že se využívá agenda Stravné, dá se nastavit, že počet dnů pro nárok na stravné se krátí o dny služební cesty s nárokem na stravné.
Hromadné nepřítomnosti
Tato agenda má obdobnou filozofii jako ‚hromadné doplatky – individuální‘. Tj. jednoduchým způsobem pořídit většímu počtu různých zaměstnanců stejný druh nepřítomnosti. Druhy nepřítomnosti, které tímto způsobem chcete pořizovat, musíte nejprve vybrat přes tlačítko Nastavení (automaticky jsou vyloučeny tzv. dokladované nepřítomnosti typu pracovní neschopnost, úraz...atd).
Následně lze požadovanou nepřítomnost vybrat z rozbalovacího menu, případně zadat implicitní počet dnů či hodin. Jednotlivé záznamy zadáváte vložením nového řádku, zadáním osobního čísla, případně čísla poměru, počtem dnů a hodin nepřítomnosti.
Pozor: Vzhledem k tomu, že se v této agendě nepořizují data od – do trvání absence, není vimplementována kontrola na překrývání absencí ani ostatní další kontroly běžně používané v ostatních agendách nepřítomností. Doporučuje se zde zadávat absence typu dovolená (bez potřeby data od-do), prostoje, organizační volna apod.
Nepřítomnost v ochranné lhůtě
Systém obsahuje funkci, která zkontroluje, zda zadaná nepřítomnost je nepřítomností v ochranné lhůtě. Funkce je volaná z agend pracovní neschopnost, OČR, mateřská dovolená, a to za podmínky, že datum začátku nepřítomnosti je větší než datum výstupu.Funkce se volá těsně před ukládáním záznamu a vypíše vždy nějaké upozornění nebo chce po uživateli potvrzení.
Funkce
- kontroluje, zda nepřítomnost je navazující na jinou, která má některý z kódů 508, 509, 511, knzp, 831, 512, 852. (knzp je kód pro nemoc z povolání nastavený v rozš.parametrech)
Jestliže navazuje, objeví se oznámení: "NEPŘÍTOMNOST V OCHRANNÉ LHŮTĚ:", "- jedná se o pokračující nepřítomnost po výstupu, která bude proplacena"
- jinak kontroluje, zda je datum začátku posunuto od datumu výstupu max. o limitní počet dní (ten je stanoven na 7 dní a u zaměstnání, které trvalo kratší dobu než 7 dní je to délka zaměstnání).
Jestliže je limit splněn, objeví se oznámení: "NEPŘÍTOMNOST V OCHRANNÉ LHŮTĚ:", "- jedná se o nepřítomnost po výstupu, která bude proplacena"
- jinak se kontroluje pro zaměstnance - ženy, zda je datum začátku posunuto od datumu výstupu max. o 6 měsíců a jestliže ano, zobrazí se dotaz: "NEPŘÍTOMNOST V OCHRANNÉ LHŮTĚ:", "- jedná se o nepřítomnost ženy do 6 měsíců po výstupu, která je těhotná?". Pokud uživatel odpoví "Ano", pak je povolen zápis.
- jinak se objeví dotaz: "NEPŘÍTOMNOST PO OCHRANNÉ LHŮTĚ:", "- jedná se o nepřítomnost, která již není v ochranné lhůtě, ale bude proplacena - chcete skutečně zapsat?". Pokud uživatel odpoví "Ano", pak je proveden zápis, jinak je vrácen zpět bez zápisu do databáze.
Pozor: TÍMTO POTVRZENÍM BERE UŽIVATEL NA VĚDOMÍ, ŽE SYSTÉM SKUTEČNĚ VYPOČÍTÁ PODLE AKTUÁLNÍHO PRŮMĚRU ČÁSTKU NEMOCENSKÉ DÁVKY A ZAHRNE JI DO ZPRACOVÁNÍ BRUTTA !
Označení v sestavách
Označení nemocí v ochranné lhůtě
Do sestav MR 001, MR 002/A, MS 008/A byla doplněna nová indikace nemoci v ochranné lhůtě (OL). Tato se zobrazuje na základě nastavení nového ovládacího prvku. V dokumentu "Potvrzení o zaměstnání" je rovněž nemoc v OL označována příznakem
