Evidence zaměstnanců

Evidence zaměstnanců

Menu: Evidence – Evidence zaměstnanců

[[Image:]]Pod tímto menu naleznete shromážděné mzdové a personální údaje o zaměstnancích. Spolu s dalším menu pracovní poměry tvoří toto nejpodstatnější datovou základnu o zaměstnancích pro modul mezd i pro modul personálního informačního systému. Jimi také musíte projít při zavádění (přijetí) nového zaměstnance.

obrázek 1 - Evidence zaměstnanců

Nastavení zobrazování záložek

Klik pravého tlačítka myši na některou záložku vám nabídne volbu ‚Nastavit zobrazování záložek‘, pomocí níž můžete dočasně skrýt nepoužívané záložky (že jsou dočasně zneviditelněny, poznáte podle žluté značky F). Pro zpětné zobrazení záložek je postup analogický.

Seznam zaměstnanců

[[Image:]]

obrázek 2 - Seznam zaměstnanců

Seznam zaměstnanců je možno třídit dle zobrazených sloupců – klikem na sloupec nebo ikonou třídění (při potřebě setřídit prvotně dle jednoho sloupce a jako druhé kriterium v případě rovnosti prvního jiný sloupec).

Dále je možno filtrovat – ikonou filtru. Rychlé třídění je možno uskutečnit také pomocí přepínačů dole „Zaměstnanci po výstupu“, „Zaměstnanci ve stavu“, „Všichni zaměstnanci“.

Vystoupivší zaměstnanci jsou indikováni červenou barvou. Od kterého data jsou zaměstnanci považováni za vystoupivší – je nastavitelné v menu: Nastavení – Třídění, filtrace, hledání (jinak může chápat vystoupivšího personalistka, jinak mzdová účetní, která musí zaměstnanci s ukončením v průběhu aktuálního měsíce zpracovat mzdu).

Výběr zaměstnance je proveden buď kliknutím na příslušný řádek nebo pomocí funkce vyhledání (např. klávesová zkratka Ctrl+N) – popis viz na jiném místě.

Volná os.čísla

Volná os.čísla – tlačítka slouží k vygenerování seznamu volných osobních čísel. Uživatel předem zadá rozsah prohledávání.

Seznam zaměstnanců je ovlivnitelný nastavením rozšiřujícího parametru „Rozsirene_sezn“.

1	Rozsirene_sezn	Rozšířené seznamy	ne/ano
		Zapnutí obsáhlejšího seznamu zaměstnaců v evidenci zaměstnanců a seznamu poměrů v evidenci poměrů. Přibudou další sloupce, např. název střediska, divize, skupina středisek, místo bydliště, apod.

Nástup zaměstnance

Menu: Evidence – Evidence zaměstnanců

Při nástupu zaměstnance je třeba v tomto menu projít a vyplnit údaje v záložkách Osobní údaje, Rodinní příslušníci, Studenti, Invalidita. PoP těchto záložek najdete dále v kapitole Osobní údaje – mzdová část. Nově nastoupivšího zaměstnance založíte v záložce Osobní údaje vložením nového záznamu.

Skutečný nástup zaměstnance

Menu: Evidence – Pracovní poměry; záložky: Pracovní místo, Pracovní poměr

Pokud se toto datum odlišuje od datumu zahájení pracovního poměru, pak v měsíci, kdy zaměstnanec nastoupil, se v měsíční uzávěrce počítá průměr pro nemocenskou s ohledem na datum skutečného nástupu. Když není vloženo, chová se uzávěrka jako dřív – pro průměr se bere v úvahu nejbližší pracovní den od nástupu zaměstnance. Aby bylo možné tuto variantu používat, musí zákazník nastavit rozšiřující parametr ‚Datum_skut_nast‘ na ‚Ano‘.

Výstup zaměstnance

Menu: Evidence – Evidence zaměstnanců; Záložka: Výstup

MenuZadáváte datum výstupu, důvod ukončení, případně můžete změnit kmenové středisko.

Pokud jste zaměstnanci neukončili pracovní poměr(y), systém vás na to upozorní a nabídne vám i ukončení pracovního poměru ke zde zadanému datu a s uvedeným důvodem. Po jejich ukončení se přepočítá zbývající dovolená.

Datum výstupu se v různých firmách může chápat různě. Posun ve dnech mezi zde zadaným dnem a datem výstupu v sestavě Stavy zaměstnanců – Výstupy je provedete nastavením rozšiřujícího parametru DAT_ODCH_POSUN .

Vystoupivší zaměstnanec je v seznamu zaměstnanců označen červeně. Výběr tohoto zaměstnance způsobí modré podbarvení, vystoupivšího zaměstnance tak poznáme podle křížku umístěného za posledním sloupcem seznamu zaměstnanců. Za vystoupivšího je zaměstnanec považován podle nastavení rozhodného data ve volbě „Pomůcky - Třídění, filtrace, hledání“‘ (před prvním dnem aktuálního měsíce, před aktuálním dnem, před prvním dnem následujícího měsíce. Možno přičíst nebo odečíst až + - 30 dnů a tím dále nastavovat rozhodný datum).

Důvod ukončení je/není povinné zadávat – záleží na hodnotě (Ano/Ne) rozšiřujícího parametru DUV_UKONC_POV. Vybíráte z důvodů, které jsou načítány z číselníku Nástupy a výstupy.

Pokud chcete uložit výstup zaměstnance, který má ještě neukončené absence, systém vás na to upozorní. Přesvědčte se v tom případě, zda jde o neschopnost v ochranné lhůtě nebo zda došlo k nějakému opomenutí.

Údaje o zaměstnanci, který vystoupil, zůstávají nadále v databázi.

U vystoupivšího zaměstnance nedochází k zápisu dat do archivních tabulek (prac_zal, pom_zal), nicméně pokud zaměstnanec obdrží po výstupu nějaký zdanitelný doplatek mzdy, dojde k zápisu do archivních dat za tento měsíc. Využití pak bude např. pro některá potvrzení (Potvrzení zdanitelných příjmů).

Smazání/Rušení zaměstnance

Pokud jste udělali chybu při navádění zaměstnance a systém vám nedovolí smazat údaj, použijte tuto operaci, jejíž popis najdete v samostatné kapitole (Důležité vlastnosti a funkce).

Personální a mzdové údaje

Zde naleznete popis těch záložek menu Evidence zaměstnanců, které se vztahují k výpočtu mezd zaměstnance. Popis dalších záložek viz personální informační systém.

Osobní údaje

V této záložce se nachází základní osobní kmenové údaje každého zaměstnance. Data jsou uchována v tabulce pracovnici. Každou měsíční závěrkou se kopie stavu před závěrkou uloží do tabulky prac_zal.

Osobní číslo

Volná osobní číslaSystém nabízí nové osobní číslo, které navazuje na dosud vytvořenou číselnou řadu. Pokud uživatel toto číslo změní, je při ukládání dat kontrolováno, aby nebylo duplicitní.

V záložce Seznam zaměstnanců naleznete tlačítko ‚Volná osobní čísla‘, které umožní vyhledávat ‚mezery‘ v posloupnosti osobních čísel. Pro prohledávání zadáváte interval od (čísla) do (čísla). Zatrhávací pole ‚Maximálně nejvyšší os.číslo‘ omezí hledání po toto nejvyšší osobní číslo, pokud se nachází v intervalu od… do… .

Příjmení, Jméno

Rodné příjm., všechna dřív.příjm.

Rozšiřujícím parametrem VELKA_PISMENA je nastaveno, zda se příjmení a jméno píše povinně velkými písmeny (hodnota parametru může být Ano/Ne). Jednorázovou funkcí č. 6 a 7 lze konvertovat příjmení a jména všech zaměstnanců tak, aby byla uvedena velkými písmeny nebo prvním velkým písmenem a další malá.

Rodné příjmení je pole evidenčního charakteru, všechna dřívější příjmení je pole využívané při tisku nových evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) pro ČSSZ.

Rodné číslo

Správné zadání rodného čísla systém kontroluje na:

- datum

- počet znaků (9 nebo 10)

- modulo 11 (v případě, že je zadáno rodné číslo na 10 míst)

- duplicitu (systém ověřuje, zda se již rodné číslo nevyskytuje u evidovaných zaměstnanců. Tuto kontrolu je možné potlačit nastavením rozšiřujícího parametru ROD_CIS_ZAM na hodnotu Ne).

Pokud je známo jen datum narození zaměstnance (např.cizinci), může se zadávat rodné číslo jako 9 místné (doplněním tří libovolných číslic – u cizinců by to měly být tři nuly). V tom případě neprobíhá kontrola na modulo 11, systém dokáže vygenerovat pouze kontrolní dotaz: „Je zadáno rodné číslo na 9 číslic a rok narození je větší než 1953. Jedná se o náhradní údaj? (Lze použít, ale neproběhne kontrola na modulo 11).“ s možností odpovědi „Ano“ nebo „Ne“ (uložení nebo neuložení).

Věk zaměstnance

Vedle rodného čísla naleznete informativní údaj o věku zaměstnance. V sestavě osobních údajů je sloupec věk též obsažen, s možností třídění a filtrace. Dále tento údaj naleznete v záložce ´Výstup´ – v sestavě. Věk je zjišťován vzhledem k systémovému datu na PC. Jinak je věk zjišťován pro sestavy životních a pracovních jubileí (viz Sestavy).

Trvalé bydliště

U povinných položek (PSČ, Místo), si

můžete pomoci rozšiřujícího parametru ´PSC_nacist´, nastavit čtyři stavy:

1. ´Ne´ vepíšete PSČ a po stisku Enter se položka Místo zobrazí automaticky. Do položky

Pošta se musí text vepsat.

1. ´Ano´ zadáte PSČ z číselníku. Položka Místo se zobrazí automaticky. Do položky

Pošta se musí text vepsat.

1. ´Ano-obec do pošty´ zadáte PSČ z číselníku. Položka Pošta se zobrazí automaticky.

Do položky Místo se text musí vepsat.

1. ´Ano-obec do místa a pošty´ zadáte PSČ z číselníku. Hodnota pole „Obec“ z číselníku PSČ bude automaticky vkládána do místa i do pošty.

Protože pro jedno PSČ může existovat sice jen jedna pošta, ale několik míst, nabízí se – po zadání PSČ – v poli „místo“ rozbalovátko s hodnotami daného PSČ pro výběr místa. Místo lze ale také ručně přepsat.

Nastavením rozšiřujícího parametru VELKA_PISMENA2 si můžete zvolit psaní adresy vždy velkými písmeny.

Kód státu

Editační pole v agendě os.údajů v trvalém bydlišti vedle místa ještě kód státu - nabízí se dvouznakové kódy z číselníku státních příslušností.. Tento údaj je nepovinný a je potřeba jej vypsat jen v případě zahraniční adresy (podobně jako kód státu u místa narození). Tuto úpravu si vynutila potřeba generovat adresy v cizině a v tuzemsku u cizinců v hlášení změn do registru pojištěnců ČSSZ. Původní řešení, kdy indikace zahraniční adresy byla přebírána z použití adres k ELDP, se ukázalo jako nedostatečné.

Post Code

Varianta, kdy namísto PSČ je pro zahraniční adresy uváděno do ELDP toto pole PostCode.

Použití adresProstřednictvím tlačítka „Použití adres“ lze určit, zda se pro ELDP (Evidenční listy důchodového pojištění) má použít adresa trvalého nebo přechodného bydliště. Dále je zde možné určit, zda se jedná o zahraniční adresu a případně také kód státu.

Přechodné

bydlištěMůžete vyplnit nepovinné údaje v položkách Ulice, PSČ, Pošta, Místo. Stejně jako u trvalého bydliště, si můžete pomoci rozšiřujícího parametru ´PSC_nacist´, zvolit způsob vyplňování položek. Jen ve stavu 2. a 3. (´Ne´ a ´Ano-místo do pošty´), je funkčnost totožná.

Stejná je i možnost volby psaní adresy vždy velkými písmeny.

Datum nástupuKromě data nástupu lze rozšiřujícím parametrem DATUM_1_NAST nastavit i zobrazení položky datum 1.nástupu. Používá se např. pokud nástupnická firma chce zohlednit nástup u minulé firmy z důvodu pracovních jubileí (sestava: Jubilea).

Další povinné údaje

Dalšími povinně vyplňovanými údaji jsou:

Rodinný stav,

Státní příslušnost – zde pro Českou republiku zadávejte č. 203, zároveň v rozšiřujícím parametru CECH_is_stprisl je potřeba mít vyplněnu hodnotu 203.

Kmenové středisko

Tip: Pokud v evidenci zaměstnanců, v osobních údajích měníte kmenové středisko, systém automaticky nabídne, zda má změnu zapsat i pro všechny aktuální pracovní poměry (pro položku pracovní středisko). Obdobně též naopak (změnu v pracovním poměru v pracovním středisku systém nabídne zapsat do evidence zaměstnanců do položky kmenové středisko).

Pozor: na změnu střediska prostřednictvím budoucích změn: zde je nutné pořídit oba záznamy!

Místo narození

Je-li v evidenci zaměstnanců u místa narození uveden jiný kód státu než "CZ", připojí se tento kód do pole místo narození v ELDP – Evidenční listy důchodového pojištění (např. Bratislava SK).

Nepovinné údaje

Číslo OP – číslo občanského průkazu

Platnost do – datum platnosti občanského průkazu

Číslo pasu – číslo pasu (tabulka pracovnici_po)

Platnost do – datum platnosti pasu

Titul – viz záložku Tituly

Rodné jméno, číslo OP, Číslo pasu, Místo narození, Okres narození, Přechodné bydliště, Změněná pracovní schopnost

Branná povinnost – výběr z číselníku (univerzální číselník)

Zdravotní postižení – může mít čtyři hodnoty nebo nevyplněno:

nevyplněno,

ne

zdravotní znevýhodnění

invalidita 1. st.

invalidita 2. st.

invalidita 3. st.

Po kliknutí na tlačítko „Historie“ je možno vkládat záznamy s časovou platností (např. zdravotní znevýhodnění od 1.8.2009 do 31.1.2010, částečně invalidní od 1.2.2010). Je možno vkládat jen záznamy historické, tzn. takové, které mají datum v minulosti vzhledem k aktuálnímu období. Nepředpokládá se zde mazání již zadaných záznamů, tzn. příp. opravy se provedou přepsáním hodnoty (např. z hodnoty „invalidita 1.st“ na hodnotu „ne“).

Pozn. Záznamy se ukládají do tabulky pracovnici (aktuální záznam), resp. prac_zal, pole zmen_prac_sch s hodnotami „null, n, a, c, 2, t“.

Návaznosti:

Sestavy - Stavy zaměstnanců; záložka Podíl zam. se ZPS. Tato sestava je vypočítávána na základě údajů o zdravotním postižení zadaných právě v menu Evidence zaměstnanců, záložce Osobní údaje.

Další výskyty:

Sestavy - Personální evidenční sestavy - Důchodci

Sestavy - Personální evidenční sestavy - Důchodci - zkráceno

PIS - Dokumenty - Dokumenty; záložka Osobní dotazník (pole pro vytvoření šablony)

PIS - Lék.evidence - Evidence lék.prohlídek; záložka Plánované; tlačítko Formulář pro lékaře

PIS - Uchazeči - Evidence uchazečů; záložka Osobní údaje

PIS - Uchazeči - Dokumenty pro uchazeče; záložka Dotazník pro uchazeče (pole pro vytvoření šablony)

Poč.dětí pro důchod (ženy) – pokud podle rodného čísla systém zjistí, že se jedná o ženu, je zpřístupněna tato položka, do které lze zadat počet dětí rozhodných pro výpočet důchodového věku. Při změně tohoto údaje dojde k přepočtu důchodového věku (viz níže). Toto pole nemusíte vyplňovat, pokud jste správně navedli rodinné příslušníky (viz rodinní příslušníci).

Druh důchodu - nutné zadávat u důchodců (má vliv na základní nezdanitelnou částku u starobního důchodů, na slevu zdravotního pojištění). Zadává se též datum od, datum do.

Plátce důchodu:

1-úřad sociálního zabezpečení

2-Vojenská správa

3-Ministerstvo vnitra

4-Obecní úřad

5-Ministerstvo spravedlnosti

Druh důchodu:

11-invalidní – 1,2.st.21-souběh vdovsk.důch. a část.inval.

12-invalidní – 3.st.22-souběh vdovsk.důch. a invalidního

13-starobní23-souběh vdovsk.důch. a starobního

14-vdovský24-souběh vdovsk.důch. a za výsluhu

15-sirotčí25-souběh vdovsk.důch. a sirotčího

16-sociální29-souběh vdovsk.důch. a jiného

17-za výsluhu let31-zvýšení důch. pro bezmocnost

18-ostatní

19-jiný důchod

20-důchod manželky

Např. druh důchodu 11, 12, 13 se projeví v sestavě „Registr pojištěnců ČSSZ“.

Informativní údaje

Evidenční stav – barevně zvýrazněný údaj informující o evidenčním/mimoevidenčním stavu zaměstnance. Na obrazovce jej najdete vpravo uprostřed. Podmínkou je mít nastaven rozšiřující parametr INFO_EV_STAV. Možné hodnoty parametru jsou:

a = zobrazení k posl.dni akt.období

d = zobrazení k aktuálnímu syst.datumu počítače

n = nezobrazuje se

Barevná indikace pole má následující význam:

modrá – evidenční stav

zelená – mimoevidenční stav

červená – zaměstnanec po výstupu.

Započtená praxe – předch.zaměstnání – roky a dny. Pole jsou standardně editovatelná.

Po přepnutí rozšiřujícího parametru Pred_zam_z_prub na ´Ano´ se stanou pole needitovatelnými – doba předcházejícího zaměstnání bude vypočtena ze záznamů navedených v záložce ´Průběh zaměstnání´ (Evidence zaměstnanců), ale jen těch záznamů, které jsou identifikovány jako ´naše organizace´. Související sestava je sestava ´Jubila - narozeniny´.

Započtená praxe – souč.zaměstnání – roky, dny. Zobrazovaný údaj, který se počítá jako rozdíl mezi systémovým datem na PC a datem nástupu.

Započtená praxe celkem – roky, dny. Údaj získaný součtem dvou předchozích údajů.

Viz též sestava: Sestavy – Personální evidenční sestavy – Seznam evid.zaměstnanců.

Důchodový věk – z rodného čísla, případně u žen z počtu ‚dětí pro důchod‘, systém automaticky vypočte roky a měsíce, kdy zaměstnanec dovrší důchodový věk.

Předpokládaný datum důchodu

Needitovatelné pole – vypočítávané.

Pozn. Pomocí nastavení rozšiřujícího parametru Dat_duch_predp na ´Ano´, je povolena editace pole Předpokládaný datum důchodu a po editaci položek Rodné číslo nebo Počet dětí pro důchod, je možné povolit automatický výpočet tohoto datumu (zobrazí se vždy dotaz).

Tento údaj se ukládá do pomocné db tabulky "pracovnici_po" a načítá se rovněž do sestavy SI 006/A (Odchody do důchodu) - při volbě "Sestava 2".

Následně je pak z pole „předpokládaný datumu důchodu“ odvozeno (vypočteno) pole „důchodový věk“.

Národnost

V souvislosti se zákonem na ochranu osobních údajů lze v aplikaci nastavit pomocí rozšiřujícího parametru EVID_CITLIV_POL' přístup na položky, které jsou zařazeny do kategorie citlivých údajů. Pokud je v tomto parametru nastavena hodnota ‚n, pak není přístupný údaj národnost pro žádného ze zaměstnanců. Při nastavené hodnotě ‚a' lze individuálně nastavovat přístup k tomuto údaji pro jednotlivá osobní čísla v poli ‚Zaměstnanec souhlasí s evidencí citlivých dat‘.

Práva při nástupuTímto tlačítkem můžete přiřadit práva na tohoto zaměstnance dalším uživatelům.

Evidovat uchazečePokud jsou v databázi záznamy o uchazeči, pak při vložení nového záznamu v evidenci osobních údajů se povolí tlačítko Evidovat uchazeče. Jestliže je současně otevřeno okno se seznamem uchazečů, pak po kliknutí na toto tlačítko je možné přenést všechny údaje aktuálně zvoleného uchazeče do databáze zaměstnanců.

Mzdové údaje

V této záložce jsou udržovány údaje o zaměstnanci především pro mzdovou účtárnu. Podtrženy jsou povinně vyplňované údaje.

'Zdravotní pojištění'Číslo zdravotní pojišťovny – dle celostátního číselníku (rozbalovací menu); implicitně se nabízí 111-VZP, přičemž to je možné změnit změnou rozšiřujícího parametru ZDR_POJ_DEFAULT (je potřeba vyplnit nějaké číslo, je možná i hodnota 0).

Platí od, Předchozí zdrav.poj - vyplňuje se jen, když zaměstnanec mění zdravotní pojišťovnu.

Změny údajů "Pojišťovna", "Platí od"a "Předchozí ZP" není vhodné pořizovat pomocí budoucích změn. Odporuje to jejich logice a způsobu zpracování - změny lze v tomto případě pořizovat přímo do agendy i pro budoucí období, protože příslušnost ke zdr.pojišťovně se vždy zjišťuje s ohledem na zaznamenané datum platnosti. Z tohoto důvodu byla možnost záznamu do budoucích změn u těchto datových položek znemožněna.

Číslo pojištěného cizince

Druh zdravotního pojištění

Udává, jakým způsobem zaměstnanec platí zdravotní pojištění. Význam hodnot:

0 – nejméně z min.mzdy

zaměstnanec neuplatňuje žádnou slevu a zdravotní pojištění se počítá nejméně ze základu, kterým je minimální mzda – implicitní hodnota (platí pro hlavní PracPom a druhy PracPom uvedené v rozšiřujících parametrech MINVZAKL_DRUHP (více druhů je třeba oddělit čárkou))

1 – ze skutečně vydělaných peněz

zdravotní pojištění se počítá ze skutečně dosaženého příjmu (zaměstnanci s těžkým tělesným, smyslovým nebo mentálním postižením dle §3 odst.2 zák.č.592/1992 Sb.)

3 – bez pojištění zaměstnanec neplatí zdravotní pojištění

4 – nejméně z min.mzdy i u studentů

Tato varianta řeší specifické případy, kdy studující zaměstnanec má nárok na daňovou slevu, ale zároveň musí plnit minimální vyměřovací základ zdravotního pojištění, i když za obvyklých podmínek by platil pouze ze skutečně vydělaných peněz.

5 – nejméně z min.mzdy (platí podnik)

V případě, že zaměstnanec nedosáhne minimální vyměřovací základ pro zdravotní pojištění (pro rok 2009 – 8000 Kč), systém generuje doplatek zdravotního pojištění na vrub organizace (kód 904). To je rozdíl oproti hodnotě „0-nejméně z min.mzdy“, kdy je doplatek generován na vrub zaměstnance (kód 903).

'Výplatní informace'Výplatní středisko – výběr z číselníku výplatních středisek; toto sředisko představuje místo, na kterém se provádí výplata mezd (příjem výplatních lístků…), nemá vazbu na číselník středisek.

Rozšiřujícím parametrem „nepoc_vypl_str“ je nastaveno číslo výplatního střediska, které se nezpracovává. Defaultní hodnota je –1. To znamená, že pokud má zaměstnanec přiřazeno takové výplatní středisko, neprojde zpracováním mezd (výpočtem). Takovým přiřazením se sice urychlí proces výpočtu, ale je potřeba si uvědomit, že takovému zaměstnanci nedochází k aktualizaci mzdových údajů měsíční závěrkou, takže mu například nebude možno zpracovat roční zúčtování mezd (resp. nebude mít správná výchozí data). Přiřazení je tedy vhodné pro zaměstnance vystoupivší před více než rokem.

Dále se takoví zaměstnanci nezahrnují do stanovování počtů pojištěnců u zdravotních pojišťoven (menu: Sestavy – Odvody – Zdravotní pojišťovny, Jmenný seznam, Přehled o platbě pojistného a Seznam zaměstnanců).

Záloha – výše pravidelně vyplácené zálohy.

'Sociální pojištění'Potlačit výpočet soc.poj. – možné hodnoty jsou

„0 – počítat SP“ …implicitní stav, výpočet sociálního pojištění se provádí běžným způsobem

„1 – nepočítat SP“. Tato hodnota způsobí, že u daného zaměstnance bude potlačen výpočet sociálního pojištění. Lze použít např. u cizích státních příslušníků. Dalším důsledkem je to, že danému zaměstnanci bude vkládána do nápočtu Kč a do dnů rozhodného období pro výpočet průměru pro nemocenské dávky za příslušné období (měsíc) nula.

Evidenční číslo pojištěnce - Pokud je tento údaj vyplněn, potomse při tvorbě ELDP do položky "rodné číslo" vloží tento údaj.

Vyživované osoby

Pro náhradu voj.cv. – údaje o počtu osob pro automatický výpočet náhrady, pokud se zaměstnanec účastní vojenského cvičení.

Pro exist.minimum – počet vyživovaných osob pro výpočet existenčního minima pro realizaci předepsaných srážek ze mzdy (1/3 a 2/3 – exekuce, výživné atd.). Pokud se má správně počítat existenční minimum, je nutno mít položku vyplněnu číslem, tedy např. 0 (zaměstnanec nemá vyživovanou osobu), 1,2, atpod.

Pozn. Do počtu osob se daný zaměstnanec nezahrnuje. Tzn. vyživuje-li např. zaměstnanec, který platí výživné, manželku a dvě děti, zadá se do položky Pro exist.minimum 3 osoby; částka na něj se počítá automaticky.

Sleva na dani

Prohl.podepsáno – informace, zda má zaměstnanec podepsáno Prohlášení poplatníka daně, má vliv na způsob danění – viz legislativa.

Protože je tento údaj nezbytný pro zkompletování záznamu, automaticky se generuje již v okamžiku zpracování osobních údajů nového zaměstnance. Jeho implicitní hodnotu lze nastavit rozšiřujícím parametrem D_SLEVA_DEFAULT (Ano – pak u nového zaměstnance bude defaultně nastaveno Prohl.podepsáno na Ano, Ne – Ne).

Možné hodnoty pole jsou:

a – ano

n – ne

b – ano beze slev

v – ano i po výstupu

p – ano i po výstupu beze slev

Pojem „ano beze slev“ zde znamená, že zaměstnanec sice bude daněn stejným způsobem jako když je podepsáno prohlášení „ano“, ale nebude mu přiznána žádná daňová sleva (tj. na sebe, na děti, atd.)

Prohl.podepsáno dne - informace důležitá pro sestavu ‚Potvrzení o zdanitelných příjmech‘ viz položka ‚za zdaňovací období‘.

Odpočty daně od - pro zaměstnance, kteří podepsali prohlášení, ale odpočet již uplatnili u předchozího zaměstnavatele, lze použít tento údaj, do něhož se zadává datum začátku následujícího měsíce.

Odpočet daně do.

Bez daně – zatrhávací pole pro možnost vyloučit zaměstnance z výpočtu daně

Daňový nerezident – zatrhávací pole pro označení zahraničních zaměstnanců. Pokud bude mít zaměstnanec nastaveno podepsané prohlášení a k tomu zatrženo pole „daňový nerezident“, aplikace mu při výpočtu mzdy přizná základní měsíční slevu na dani (na poplatníka). Dále přizná případnou slevu na studenta; ostatní slevy nikoli.

Student – kromě odpočtu z daňového základu, má vliv i na výši zdravotního pojištění dle platných předpisů pro studující při zaměstnání.

Pozn. Na správné stanovení odpočtu studenta v ročním zúčtování daní, nemá tato položka vliv, ale musí být vyplněny údaje v záložce ´Studenti´ (popsáno níže).

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MOŽNOST AUTOMATICKÉ AKTUALIZACE POLOŽKY „STUDENT“

Provede se pomocí rozšiřujícího parametru "Student_aut_ind" (skup.5) nastavením na hodnotu „Ano“. Níže popisované vlastnosti však nejsou funkční pro slovenské zákazníky a pro zákazníky se služebními poměry.

Úprava v agendě „Mzdové údaje“

- položka "Student" má rozšířený název na "Student (aktuálně)", což má být zdůraznění, že tato indikace se vztahuje k aktuálnímu období.

• pokud je nastaven rozš.parametr "Student_aut_ind" = „Ano“, pak údaj v položce "Student (aktuálně)" již nelze měnit na hodnoty "Ano / Ne", ale při kliknutí na toto políčko se zobrazí pomocný seznam, který vypadá podobně jako evidence studentů. Je to odvozeno z vlastností položky "odpočet" v agendě rod.příslušníků. V režimu editace lze v tomto pomocném seznamu provádět vkládání nebo mazání řádků a jakoukoliv editaci. Do databáze se ale ukládají pouze řádky, ve kterých je vyplněna škola, automaticky se po uložení změn doplňují řádky bez školy tak, aby byl vždy kompletně vykryt časový interval až do nekonečna (tzn. že budou vždy přítomné i nevyplněné údaje datum od, do). Po provedené změně nebo i jen zobrazení tohoto pomocného seznamu v režimu editace se kliknutím na jiné místo agendy seznam ukryje a automaticky se nastaví platná indikace Ano/Ne s ohledem na aktuální období. Systém zpracování si poradí i se záznamy o studiu vkládanými na přeskáčku a s překrýváním.

Údaje zde zadané se po uložení propíší také do Evidence zaměstnanců, záložka Studenti.

 

- nadále zůstává k dispozici agenda "Studenti", hlavně pro možnost načítat sestavu SE 009. Pokud ale uživatel provede jakoukoliv editaci, pak při přechodu na jinou agendu nebo při zavírání okna se objeví upozornění :

„BYLY PROVEDENY ZMĚNY V ZÁZNAMECH:

- pokud mají mít provedené změny dopad na výpočet daní v tomto období, je potřeba provést aktualizaci záznamů (údaj 'Student') i v agendě mzdových údajů !!!"

(v dalších obdobích se budou indikace 'Student' měnit automaticky při uzávěrce)“

 

Úprava v měsíční uzávěrce

- měsíční uzávěrka byla doplněna o novou funkci, která se stará o přiřazení aktuální indikace "Student (aktuálně)" pro nové období. Pokud dojde ke změně, je to oznamováno v protokolu uzávěrky oznámeními:

„Byla nastavena indikace studenta pro nové akt.období, která ovlivní daň!“

nebo

 „Byla zrušena indikace studenta pro nové akt.období, která ovlivní daň!“

V tomto případě se provádí i záznam do archivu změn údajů. Jako autor změny je však označen ten uživatel, který spustil uzávěrku. (Jeho jméno je z levé strany rozšířeno o “MU-“, aby bylo odlišeno archivování změny z měsíční uzávěrky.)

- u zákazníků, kteří mají nastavenu indikaci "Student (aktuálně) = Ano" a přitom nemají pořízený žádný záznam v agendě studenti, se indikace nemění. Automaticky se  indikace synchronizuje pouze u zaměstnanců, kteří mají záznam v agendě studenti.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bez daně (zatrhávací pole) – pokud zatrhnete, potlačí se zaměstnanci výpočet daně.

Daňový nerezident (zatrhávací pole) – pokud se nejedná o zákaznickou specialitu, je pole evidenční. U cizího státního příslušníka s takto zatrženým polem se na mzdovém listu objeví další identifikační údaje zaměstnance - cizího státního příslušníka, a to: číslo pasu, písmenný kód státu.

Odbory

Analogicky jako přístup k údaji Národnost ve skupině osobních údajů je v aplikaci použito stejného nastavení i pro údaje Členství v odborovém hnutí a Výbor odborového hnutí.

Znamená to, že pokud je nastaven v rozšiřujících parametrech (parametr ‚EVID_CITLIV_MZD‘) přístup k citlivým údajům, lze individuálně pro jednotlivá osobní čísla v poli ‚Zaměstnanec souhlasí s evidencí citlivých dat‘ povolit editaci těchto údajů.

Členství v odborovém hnutí – pokud je nastaveno automatické počítání příspěvků OH, pak se touto položkou určuje, zda příspěvek generovat či ne.

Výbor odborového hnutí – informativní položka, zda je zaměstnanec i členem výboru OH.

Rovněž lze tuto položku využít pro označení různých odborových organizací, pokud se jich v podniku vyskytuje více a je např. nutno posílat příspěvky OH na více účtů jednotlivých organizací. V takovém případě je třeba navést do číselníku MzdPol další kódy (viz.961-příspěvek OH) pro příspěvky. V rozšiřujících parametrech nastavit parametr ‚VICE_ODBOR_ORG‘ na ‚a‘, čímž se zpřístupní rozbalovací menu, které umožní zadat kód MzdPol do této položky a lze tak jednotlivé odborové organizace rozlišit. Poté se příspěvek při výpočtu bude generovat na kód uvedený u daného zaměstnance, implicitním (v případě, že zaměstnanec nemá tuto položku vyplněnu) zůstává kód 961.

Algoritmus výpočtu výše odborového příspěvku:

Příspěvek OH se počítá jako 1% (obvykle, viz nastavení v základních parametrech) z čisté mzdy.

Základem tedy je: btto – daň z btto + daňové slevy + nemocenská – pojistné – NEROH.

NEROH = 611 + 622 (odstupné) + roční zúčtování + mzd.pol. 730-790. Každá z uvedených položek musí mít nějaký způsob danění. Daňový bonus se do čisté mzdy nezahrnuje.

Rozšiřujícím parametrem můžete nastavit započítávání dalších mzdových položek do základu pro výpočet OH. Rozšiřující parametr má název: „zahrnout_do_OH“, je ve skupině č. 3 – Mzdové položky. Pokud do hodnoty zadáte seznam mzdových položek oddělených čárkou, pak systém částky za tyto mzdové položky zahrne extra (natvrdo) do základny pro výpočet příspěvku odborové organizaci, i když podle standardních kritérií by se takový položka do výpočtu nepočítala (např.730-789).

POZOR! V případě, že se zde uvede mzd.položka, která se do výpočtu příspěvku standardně uvádí, může být v takovém případě do základu zahrnuta 2x! Proto je nutno vyplňovat tento parametr po důkladné ověření správnosti.

Naopak vyloučit započítávání obvyklých položek můžete pomocí rozšiřujícího parametru "vyloucit_z _oh" ve skupině č.3-Mzdové položky. Tento parametr určí, že se mzd.položky v něm uvedené (oddělené čárkou) vyloučí ze základny pro výpočet příspěvku odborové organizaci. Parametr se v seznamu rozš.parametrů objeví po stisku tl.Doplnit nové parametry.

POZOR! V případě, že se zde uvede mzd.položka, která se do výpočtu příspěvku nezahrnuje standardně, může být v takovém případě ze základu odečtena 2x! Proto je nutno vyplňovat tento parametr po důkladné ověření správnosti.

Daňové podklady

Již při nástupu nového zaměstnance v průběhu roku si lze zapsat údaje potřebné pro provedení ročního zúčtování:

• úhrn zdanitelných příjmů letos u předchozích zaměstnavatelů

• úhrn pojistného letos u předchozích zaměstnavatelů
• základ daně letos u předchozích zaměstnavatelů

• sražená záloha na daň u předchozích zaměstnavatelů

Při přechodu (uzávěrce) z 12. do 1. měsíce (z prosince do ledna) se tyto údaje přesunou do podkladů pro roční zúčtování daní a následně se vynulují.

Potlačení kontroly podp.doby od před zaměstn.Pokud je z potvrzení o zaměstnání patrné, že nový zaměstnanec neměl za posledních 12 měsíců od data nástupu pracovní neschopnost, je možné potlačit kontrolu prováděnou při navádění nové pracovní neschopnosti do 6 měsíců od data nástupu (viz agenda pracovní neschopnosti). Toto potlačení provedete kliknutím na položku ‚Nekontrolovat podpůrčí dobu z předch.zam‘.

Zaměstnanec - E101

V případě zaměstnance s podepsaným formulářem E101, kdy neplatí v ČR soc.a zdr.poj. jsou stěžejní tyto záležitosti:

1. V případě slovenského pracovníka lze výpočet sociální a zdravotního pojištění, které platí firma za zaměstnance podle slovenské legislativy, provést výpočtem ve slovenské verzi aplikace KS-mzdy.

V databázi slovenské verze by byl daný zaměstnanec pouze pro účely těchto odvodů.Samozřejmě by zde šly využít i standardní sestavy, formuláře či jiné výstupy platné pro slovenské legislativní prostředí.

2. V české verzi aplikace se :

2.1 provede zadání běžné hrubé mzdy zaměstnance obvyklým způsobem

2.2 ručně se navede vypočtená srážka pojistného do jiné země (nejlépe na nový kód mzd.položky např.950). O tuto se poníží vyplacená čistá mzda zaměstnance.2.3 odvod pojistného placeného firmou se ručně navede opět na nově zavedenou mzdovou položku (nejlépe kód 1981, kde způsob zdanění = -1, započitelnost do soc.poj. bude 7, ostatní 0). Je možné samozřejmě rozlišit odvod soc. pojištění a zdravotní pojištění zvlášť, ale obvykle se to dává na 1 kód dohromady.

3. Aby se neprováděl výpočet sociálního a zdravotního pojištění v české verzi, je třeba toto u daného zaměstnance potlačit v agendě Evidence/Mzd.údaje v položkách "Potlačit výpočet SP"=1 a "Druh zdr.poj."=3 .

4. Stanovení superhrubé mzdy a následně výpočet daně v české verzi bude po provedení bodu 2.3 odpovídat platným předpisům českého zákona o dani z příjmu.

Srážková daň

Srážková daň – číselník mzdových položek – započitatelnost do pojistného č. 8

Byl rozšířen číselník mzdových položek o nové započitatelnosti do zdravotního a sociálního pojištění:8 - odvod pojistného organizace-zahrnutí do superhrubé mzdy - vždy srážková daň.Jedná se o analogické nastavení k hodnotě 7-odvod pojistného organizace-zahrnutí do superhrubé mzdy. Nová hodnota 8 má obdobnou funkcionalitu, ovšem zahrnutí bude vždy do základu srážkové daně.

Tato varianta řeší situace, kdy zaměstnanec, je daňový nerezident s podepsaným formulářem E 101, platí jak zálohovou daň, tak srážkovou daň a je potřeba navýšit superhrubou mzdu pro každý typ daně zvlášť. V takovém případě se použijí mzdové položky se započitatelností 7 (zálohová daň) i 8 (srážková daň) pro každý typ daně zvlášť.V případě, že se nejedná o tuto specifickou situaci, doporučujeme používat dále jen mzd.položku se započitatelností 7 a nechat na systému výpočet příslušného typu daně (dle podepsaného prohlášení a výše příjmu.

Rodinní příslušníci

Při nástupu zaměstnance je nutné zadat všechny rodinné příslušníky, na něž zaměstnanec uplatňuje slevu na dani. Je zde také možnost pořídit více záznamů o daňových slevách/bonusech k jednomu dítěti (Ano, Ne, Datum od, Datum do)

Rodné číslo

Kontrola správnosti RČ:

- na datum

- počet znaků (9 nebo 10)

- modulo 11 (v případě, že je zadáno RČ na 10 míst)

Pokud je známo jen datum narození dítěte, může se zadávat RČ jako 9 místné (doplněním tří libovolných číslic) - pak neprobíhá kontrola na modulo 11.

Kontrola RČ na duplicitu :

• systém ověřuje duplicitu proti rodným číslům již evidovaných rodinných příslušníků. Tuto kontrolu je možné potlačit nastavením rozšiřujících parametrů - parametr ‚ROD_CIS_PRISL‘

Příjmení, Jméno, Adresa

vztah – u žen umožňuje, pokud se jedná o dítě, následně zadat započítání do důchodového věku, u mužů je to pouze informativní položka.

Započítat do důchod. věku – u žen umožňuje při navádění dítěte navýšit automaticky počet dětí pro výpočet důchodového věku ve mzdových údajích.

Bonusy – používané hodnoty:

- ano

- ne

- ZTP-P

Bonus od/Bonus do - položky důležité pro roční zúčtování daní. Pokud zůstávají nevyplněny, pak se předpokládá, že odpočet (sleva) na dani ‚a‘ platí po celý rok.

Pozn. Pokud vyplňujete "Bonus od" datumem pro následující období (např. se nacházíte v období říjen 2004. "Bonus od" naplníte ANO datumem od 1.11.2004), pak se vám při uložení opět zobrazí "Bonus" NE. Při přepnutí do režimu "SESTAVA" se vám naplněný údaj o slevě/bonusu od 1.11.2004 do sestavy zapíše. V okně "Bonusy" se vám údaj ANO od 1.11.2004 objeví při ukončení období a nastavení období shodného s údajem o odpočtu (pro vás ukončením období října a nastavením listopadu).

Pole "Bonus" v seznamu rodinných příslušníků se zobrazuje jen u těch, kteří jsou ve vztahu "syn" nebo "dcera" nebo „v péči“. Po načtení seznamu rodinných příslušníků je v polích "Bonus" vždy zobrazována informace vztažená k aktuálnímu období.

Pokud bylo dříve vloženo více záznamů o slevách/bonusech, má toto pole vzhled rozbalovacího seznamu - když na něj kliknete myší, zobrazí se jako pomocná tabulka - kde vidíte seznam všech existujících záznamů.

V režimu editace lze do odpočtů vkládat více záznamů, které mají navazující hodnoty "datum od" a "datum do". K provádění změn se používají nástroje pro úpravy z menu aplikace - proto je potřeba si dávat pozor, kde je kurzor nastaven (pokud je v tabulce bonusů, pak vložením nového řádku se přidává nový záznam o slevě/bonusu, pokud je v jiném poli, pak se nový záznam přidává pro nového rodinného příslušníka !).

Jestliže zaměstnanci se v průběhu aktuálního roku narodí dítě a bude na něj uplatňovat slevu, pak je nutné kromě položky ‚Bonus‘ vyplnit též datum ‚Bonus od'. Podobně, jestliže dítě, na něž zaměstnanec uplatňoval slevu, ukončí studium, vyplní se datum ‚Bonus do‘. V poli ‚Bonus‘(Sleva na dani) však musí zůstat ‚a‘. Od zadaného data se přestane sleva/bonus na toto dítě uplatňovat a při ročním zúčtování daní se počítá částka na toto dítě podle počtu měsíců, ve kterých byl nárok na slevu/bonus. Zbývající položky této agendy jsou volitelné a mají informativní charakter.

Pozor: Při nástupu nového zaměstnance nezadáváte do pole ‚Bonus od‘ datum nástupu, ale necháte toto pole volné, případně zadáte datum, od kdy slevu na dítě z hlediska ročního zúčtování uplatňuje!

Studenti

Pořízené údaje o studiu při zaměstnání se uplatňují při ročním zúčtování mezd. U studentů je třeba zadat název školy nebo škol, jestliže v průběhu roku přestupuje z jedné školy na druhou. ‚Datum od‘ a ‚datum do‘ je nutné zadat pouze tehdy, došlo-li v průběhu kalendářního roku ke změně. V režimu Sestava naleznete též údaje o rodném čísle zaměstnance-studenta a o jeho věku (věk v letech vyčíslený k 1.dni aktuálního období databáze).

Viz též Varovná hlášení

Studenti-končí škola …… hlídání data ukončení

Studenti – kontrola věku 26 let

Invalidita

Zadávané údaje o invaliditě slouží pro odpočet nezdanitelných částek na invaliditu pro zdanění. Protože invalidita se v průběhu roku může měnit, je možné vkládat údaje s časovou platností.

Stupeň invalidity:

0 - ZPS (nemá vliv na odpočet daně)

1 - invalidita 1. stupně

11 - invalidita 2. stupně

2 - invalidita 3. stupně

3 - ZTP-P

Datum od, do

Jestliže má zaměstnanec stejnou slevu na dani pro invaliditu po celý rok, není nutné položky ‚datum od‘, ‚datum do‘ vyplňovat. Při změnách v průběhu roku je třeba zadat datum, kdy ke změně došlo – ‚datum od‘, případně ‚datum do‘, které bude uplatněno při ročním zúčtování daní.

Pozor. Při nástupu invalidního pracovníka se do pole ‚datum od‘ nezadává datum nástupu, ale datum, od kdy pracovník uplatňuje slevu na dani z hlediska ročního zúčtování, případně se toto pole nechá volné.

Penzijní a životní

Agenda může být využívána jen evidenčně – přehled penzijního připojištění zaměstnanců (režim sestava) nebo může mít návaznost na mzdy zaměstnanců; v souboru, který obsahuje přehled o zasílaných částkách jednotlivým zaměstnancům na jejich účty pro penzijní fond, se objeví i číslo smlouvy, v této agendě zadané.

Agenda též může sloužit pro evidenci nebo návaznost do mezd životního pojištění zaměstnanců.

Vyplňované údaje záznamu:

Fond – výběr hodnoty z číselníku (lze editovat): číselník penzijních fondů

Smlouva – text (číslo smlouvy)

Datum od – datum (nepovinné pole)

Datum do – datum (nepovinné pole)

Způsob zadání hodnoty – „částka“ nebo „procento“ (nepovinné pole)

Hodnota – má význam, pokud je vyplněna předchozí položka.

Návaznosti: Návaznost do mezd nebo evidenční charakter. Viz Mzdy – Penzijní připojištění.

Životní pojištění – zrušená záložka

Agenda může být využívána jen evidenčně – přehled životního pojištění zaměstnanců (režim sestava), ale obvykle mívá návaznost na mzdy zaměstnanců.

Vyplňované údaje záznamu:

Pojišťovna - výběr hodnoty z číselníku : číselník životních pojišťoven

Číslo smlouvy - text

Nárok na příspěvek – zatrhávací pole (Ano/Ne)

Smlouva od - datum

Smlouva do - datum

Banka - výběr hodnoty z číselníku : číselník bank

Účet – text (číslo účtu u životní pojišťovny)

Konst.symbol - text

Spec.symbol - text

Var.symbol - text

Částka - číslo

Perioda přenosu částky z evidence do mezd – výběr hodnoty (měsíčně, kvartálně)

Návaznosti: Návaznost do mezd nebo evidenční charakter.

Nápočty

Používá se při náběhu na nový systém zpracování mezd v průběhu kalendářního roku. Navedené hodnoty jsou používány ve výstupech zachycujících stav od počátku roku.

Úhrn mezd

V průběhu roku se zde napočítávají údaje pro roční zúčtování (Úhrn mezd). Dále se zde zobrazují případně Dluhy, které jsou ve zpracování brutto (resp. tabulka ´pichacky´) označeny jako záporná dobírka zaměstnance. V případě, že nebude částka dluhu ručně smazána (byl doplacen přes pokladnu), bude příští měsíc zaplacen z čisté mzdy.

Parametry ovlivňující zpracování dluhu :

• základní parametr ´Zápis dluhu´
• rozšiřující parametr ´dluh_vystup´
• rozšiřující parametr ´uk_pom_mim_evi´

Vysvětlení k rozšiřujícímu parametru dluh_vystup:

Nastavení parametru na Ne: U vystoupivších zaměstnanců se dluh nezpracovává v případě, že daný zaměstnanec nemá žádný příjem. Je to kvůli odstranění zbytečného zpracování. Pokud by však takový zaměstnanec dostal vratku daně, nějaký doplatek či odměnu, pak by se samozřejmě dluh zpracoval. (Další podmínky: základní parametr ´Zápis dluhu´ nastaven na ´Ano´, zaměstnanci se nic do výplaty negeneruje, tj. parametr uk_pom_mim_evi má hodnotu ´Ne´). Při výpočtu zaměstnance systém uvede ´Ignoruje se´. Pod tlačítkem ´Sestava-dluhy´ ve vyúčtování zaměstnanců zaměstnanec nebude uveden.

Nastavení parametru na Ano: u vystoupivších zaměstnanců se dluh zpracovává.

Nápočty pro důchod

Údaje v položkách Nápočty pro důchod jsou orientační údaje pro evidenční list. Při vlastním zpracování evidenčního listu se však tyto údaje znovu načítají ze zpracování brutto (resp. tabulka píchačky).

Úhrny vyměřovacích základů pro zdrav. a soc.poj.Další položky:

Úhrn vyměřovacího základu pro zdravotní pojištění - z něhož se počítá částka zdravotního pojištění

Úhrn vyměřovacího základu pro zdravotní pojištění – neredukovaná částka (může být jiná, legislativa r. 2008, 2009 a event. dalších roků zná pojem „strop“ vyměřovacího základu pro zdravotní a sociální pojištění

Dále jsou dvě další obdobné položky pro sociální pojištění.

Další personální údaje

Vzdělání

Údaje zde naváděné slouží k personální evidenci. Další souvislost agendy je s moduly Personálního informačního systému Vzdělávání a Popisy pracovních míst, resp. Systemizace pracovních míst.

Pro jedno osobní číslo je možné pořídit více záznamů této agendy. Vyplňované údaje záznamu jsou:

stupeň vzdělání – výběr hodnoty ze standardně naplněného číselníku stupňů vzdělání

obor vzdělání – výběr hodnoty ze standardně naplněného číselníku oborů vzdělání

studijní program – bližší studijní zaměření

škola – uživatelský text

vědecká kvalifikace – uživatelský text

rok ukončení – rok ukončení (číslo)

druh zkoušky – uživatelský text

získaný titul (informativně) – informativní položka; výběr hodnoty z číselníku (univerzální

číselník – tituly)

V režimu sestava je souhrn údajů za všechny zaměstnance; možnost třídění a filtrace, tj. vyhledávání zaměstnanců s požadovaným vzděláním.

Návaznosti :

Vzdělávání - V Evidenci vzdělávání, záložkách Základní údaje, Požadavky, Kvalifikační karta – přehled o získaném vzdělání, srovnání s požadovaným vzděláním (stupeň, obor) z popisu pracovního místa

Popisy pracovních míst - skupina Kvalifikace, vlastnosti stupeň vzdělání, obor vzdělání, skupina oborů vzdělání (požadavky)

Systemizace - vyhledávání osob - zaměstnanců a uchazečů dle stupně vzdělání a skupiny oborů vzdělání.

Jazykové znalosti

Evidence jazykových znalostí zaměstnance. Vyplňované údaje:

Jazyk – výběr hodnoty z číselníku jazyků

Stupeň – výběr hodnoty z číselníku – univerzální číselník (stupně jazykových znalostí)

Druh zkoušky – výběr hodnoty (kurs, maturita, státnice, jiné)

V sestavě lze vyhledávat zaměstnance s požadovanou jazykovou znalostí.

Návaznosti:

Popisy pracovních míst – vlastnost jazyková znalost s návaznou vlastností stupeň jazykové znalosti (požadavky)

Systemizace – vyhledávání osob – zaměstnanců a uchazečů dle požadované jazykové znalosti a stupně.

Dojíždění

V této záložce lze evidovat dojíždění jednotlivých zaměstnanců do zaměstnání. Evidence je pouze informativní, ale lze na ni také navázat automatický výpočet příspěvku na dopravu zaměstnanců.

Vyplňované údaje:

Prostředek – výběr hodnoty (auto, bus, vlak, jiné)

Typ – uživatelský text

Trasa – uživatelský text

Vzdálenost – číslo (představující vzdálenost v km)

Režim sestava opět poskytuje přehled navedených záznamů všech zaměstnanců s možností třídění a filtrace, tj. vyhledávání v navedených datech.

Návaznosti:

Evidenční agenda, pokud není navázaná na výpočet příspěvku na dopravu.

Závazky

V této agendě lze evidovat různé závazky zaměstnance k organizaci. Agenda má evidenční charakter do té doby, dokud je vypnuta kontrola rozšiřujícím parametrem ‚Kontrol_zavazku‘ (hodnota parametru Ne).

V případě, že je rozšiřující parametr nastaven na hodnotu ´Ano´, bude systém kontrolovat závazky tak, že při pokusu o uložení data výstupu zaměstnance zahlásí každý nesplněný závazek a neumožní záznam o výstupu uložit.

Ovšem i bez této kontroly pomocí rozšiřujícího parametru lze závazky hlídat – v režimu Sestava standardními nástroji třídění a filtrace (v sestavě se objevují sloupce datum splnění závazku i datum nástupu a výstupu zaměstnance).

Vyplňované údaje záznamu:

Druh závazku – uživatelský text ve formě pseudočíselníku (možno zadat nový text nebo vybrat z již navedených)

Datum od – datum, od kdy závazek platí; nutnost položku povinně vyplnit

Datum do – datum, do kdy závazek platí; nepovinná položka

Datum splnění – datum, kdy byl závazek splněn.

Soubor s popisem závazku

Je možno také zadat cestu k souboru s přesným popisem závazku. Po zadání cesty bude stačit kliknout na tlačítko „Otevřít soubor“ a aplikace soubor otevře.

Návaznosti:

Evidence zaměstnanců – Výstup: je-li zapnut rozšiřující parametr, systém při výstupu zaměstnance hlídá jeho nesplněné závazky.

Varovná hlášení – varovné hlášení Vystupující zaměstnanci se závazkem

Import dat do agendy Závazků

Data lze importovat v režimu Sestava. Podobně jako v záložce Kontakty (viz popis – dále).

Poznámky

Viz samostatná kapitola příručky – kapitola Důležité vlastnosti a funkce.

Kontakty

Pomocí záložky ‚Kontakty‘ evidujete jednotlivá telefonní čísla zaměstnanců nebo jejich e-maily a v sestavě můžete i vytvářet telefonní seznam firmy.

Vyplňované údaje záznamu:

Tel.číslo, e-mail – číslo nebo mailová adresa

Specifikace (kam) – výběr hodnoty (Telefon do práce, Telefon domů, Mobilní telefon, E-mail do práce, E-mail domů)

Import ze souboru

Kontakty také můžete importovat z předem připraveného souboru. Postup:

• přejděte do režimu Sestava, zde zatrhněte pole „Import ze souboru“
• zvolte strukturu souboru (os.číslo, kontakt – nebo – os.číslo, kontakt, přiřazení
• v případě první struktury souboru (os.číslo, kontakt) doplňte ještě společné přiřazení (viz specifikace kam – Telefon do práce, E-mail do práce, …)
• určete, kde leží vstupní soubor (typu csv – oddělovač středník nebo txt – oddělovač tabulátor)
• spusťte import pomocí tlačítka.

Import je možné spouštět i opakovaně. Pokud již existuje příslušné osobní číslo a specifikace, záznam se pouze aktualizuje.

Návaznosti:

Evidence vzdělávání – odesílání pozvánek na školení zaměstnancům, kteří mají navedenu e-mailovou adresu.

Praktické zkušenosti

V této agendě lze evidovat praktické zkušenosti zaměstnance.

Vyplňované údaje záznamu:

Zkušenost – výběr hodnoty z číselníku (univerzální číselník: praktické zkušenosti)

Roky – číslo představující roky praktické zkušenosti (povinně zadávaný údaj)

Kde získáno – text nebo zatrhávací pole ´naše organizace´ (doplní název organizace)

Získáno v období od - datum

Do - datum

Na pracovním místě – povolí se jen v případě, že se jedná o „naši organizaci“

V režimu sestava opět můžete vyhledávat a třídit data praktických zkušeností zaměstnanců.

Rozdíl mezi praktickou zkušeností a osvědčením (používaným v modulu Vzdělávání) je následující. Osvědčení zaměstnanec buď má nebo nemá, získá jej obvykle úspěšným absolvováním školicí akce. U praktické zkušenosti jsou navíc dalším zadávaným údajem roky této zkušenosti.

Možné souvislosti s osvědčením

• zaměstnanec získá nejprve osvědčení a poté k němu přidá praktickou zkušenost (praktická zkušenost ´řízení os.motorového vozidla („B“)´ v délce 5 roků následuje po získání osvědčení - řidičského průkazu B)
• zaměstnanec získá nejprve praktickou zkušenost a až následně osvědčení (používá program Microsoft Word a Excel prakticky 3 roky a až u této firmy absolvuje kurz – získá osvědčení na produkty Microsoft)
• praktická zkušenost nesouvisí s osvědčením (řízení menšího kolektivu, délka 4 roky)

Agendu využívejte především pro případy posledně zmíněné – tj. tehdy, kdy praktická zkušenost nesouvisí s osvědčením, nedá se osvědčením podchytit.

Návaznosti:

Požadovaná praktická zkušenostPopisy pracovních míst

Vlastnost ´Požadovaná praktická zkušenost´ - v popisu pracovního místa můžete zadat jakou praktickou zkušenost a v jaké délce požadujete po zaměstnancích na pracovním místě.

Získávaná praktická zkušenostVlastnost ´Získávaná praktická zkušenost´ - v popisu pracovního místa můžete zadat, jakou praktickou zkušenost získává zaměstnanec prací na tomto pracovním místě. Systém při vyhledání v systemizaci bere v úvahu získávané roky praktických zkušeností zaměstnanců s tímto pracovním místem, ale zápis záznamu do agendy Praktické zkušenosti může logicky provést až po změně pracovního místa zaměstnance – provedete-li tedy změnu pracovního místa zaměstnance (v agendě Pracovní poměry), systém nabídne automatický zápis záznamu získané praktické zkušenosti s uvedením vypočtených roků zkušenosti.

Automatický zápis záznamuSystemizace - Vyhledávání v zaměstnancích a uchazečích kdo z nich má danou praktickou zkušenost (zkušenosti) v zadané délce praxe.

Průběh zaměstnání

V agendě můžete evidovat průběh zaměstnání zaměstnance, a to buď ve stávající organizaci, nebo i v předchozích organizacích.

Vyplňované údaje záznamu:

Název organizace – text nebo zatrhávací pole ´naše organizace´ (doplní název organizace)

Datum nástupu - datum

Datum ukončení - datum

Důvod ukončení – výběr hodnoty z číselníku : číselník důvodů nástupů a výstupů

Pracovní místo – výběr hodnoty z číselníku : číselník pracovních míst

Profese - výběr hodnoty z číselníku : číselník profesí

Obor - výběr hodnoty z číselníku : skupiny oborů vzdělání

Místo výkonu práce - text

Stručný popis práce - text

Počet podřízených - číslo

Návaznosti:

Automatický zápis záznamuPracovní poměry – změna pracovního místa, ukončení pracovního poměru

Vedete-li popisy pracovních míst a přeřadíte zaměstnance na jiné pracovní místo nebo ukončíte-li zaměstnanci pracovní poměr, systém vám nabídne automatický zápis záznamu do této agendy - pro toto automatické nabízení ovšem musíte mít přepnut rozšiřující parametr PRUBEH_VLOZ na ‚Ano‘ a také PRUBEH_ZAM_CIS na ‚Ano‘.

Systemizace pracovních míst

Další návaznost je v systemizaci pracovních míst: klikem pravého tlačítka myši a zvolením ‚Vyhledávání osob‘ se vyhledávají zaměstnanci a uchazeči dle kritérií daného pracovního místa – splnění kritéria počet roků praxe v profesi je porovnáváno s údaji uvedenými v této záložce.

Agenda slouží k evidenci minulých zaměstnání u jiných společností nebo minulých pracovních míst v rámci společnosti. Nedává přehled o aktuálních pracovních místech zaměstnanců, pakliže záznamy nedoplníte u každého zaměstnance ručně (předtím ale přepněte rozšiřující parametr ‚prubeh_vloz‘ na ‚Ne‘, proto, aby systém nenabízel automatické vkládání záznamu při příštím přechodu z jednoho pracovního místa na druhé – protože takový záznam by měl nesprávně vyplněné datum).

Pracovní povolení

Agenda slouží k evidenci pracovních povolení

Vyplňované údaje záznamu:

Prac.povolení – zatrhávací pole (Ano/Ne)

Platí od – datum

Platí do – datum

K jednomu zaměstnanci je možno pořídit více záznamů o pracovních povoleních (sledování platnosti pracovního povolení). Opět platí, že v režimu sestava naleznete údaje za všechny zaměstnance a můžete z nich získávat potřebné informace.

Návaznosti: Agenda má evidenční charakter.

Výpisy z rejstříku trestů

Agenda slouží k evidenci výpisů z rejstříku. Obsahuje položky:

- kdo vydal výpis

- do kdy platí

- od kdy platí

Průkazy

Zde je možná evidence průkazů. Data se ukládají do databázové tabulky „prukazy“, stejně jako průkazy pořízené k danému osvědčení v Evidenci vzdělávání. Příklady použití jsou uvedeny v obrázcích.

[[Image:]]

obrázek 3 - Evidence průkazů k zaměstnanci

Položky „název průkazu“, „vydal“ a „poznámka“ nejsou číselníky, jak by se dle rozbalovátka mohlo zdát, ale „pseudočíselníky“ – můžete do nich vepsat libovolný text, pomůckou je, že při příštím zadávání vám systém (po kliku na rozbalovátko) nabídne výběr z již zadaných hodnot.

[[Image:]]

obrázek 4 - náhled do tabulky, kde jsou průkazy uloženy

Docházka

Záložka se zviditelní po přepnutí rozšiřujícího parametru „evidence_doch“ z hodnoty „ne“ na hodnotu „ano“.

9	evidence_doch	Určuje, zda je viditelná záložka „Docházka“ v Evidenci zaměstnanců	ne
		Určuje zda je viditelná záložka "Docházka" v evidenci zaměstnanců, hodnoty "ano"/"ne". Pokud nastaveno na "ano-čtečka", tak umožňuje automatické načtení čísla karty pomocí čtečky karet.Tato volba vyžaduje soubor cardread_220.exe v adresáři map(root aplikace Mzdy a personalistika).

Zaměstnanci agentur

Menu: Evidence – Zaměstnanci agentur

Nové rozhraní pro zpracování údajů zaměstnanců, kteří nemají zpracovávané mzdy a nelze je zahrnout do zpracování v personálních modulech.

Otevírá se nabídkou Evidence-Zaměstnanci agentur. V takto otevřeném okně se zobrazuje seznam všech zaměstnanců, na které má uživatel přístupové právo a kteří mají v evidenci mzdových údajů nastaveno výplatní středisko, které je vyloučeno ze zpracování výplat (číslo takového výpl.střediska je v rozš.parametru „nepoc_vypl_str“, standardně se používá -1).

Vespod je opět rychlý filtr pro přepnutí seznamu zaměstnanců: „zaměstnanci ve stavu“, „zaměstnanci po výstupu“, „všichni zaměstnanci“.

Pokud je uživateli nastaveno přístupové právo k editaci, je možné pomocí tohoto rozhraní pořizovat záznamy nových zaměstnanců tak, že je potřeba zadávat jen minimum údajů, které ze zobrazují v režimu editace. Automaticky jsou při ukládání doplňovány všechny další povinné údaje tak, aby vznikly kompletní záznamy v osobních údajích a v pracovních poměrech.

Je vhodné takto evidované zaměstnance přiřadit na oddělené kmenové středisko, jejich záznamy slouží nejčastěji jako podklad pro vydání identifikační karty k docházkovému systému, stravovacímu systému, pro přístup do vyhrazených míst v areálu organizace. Doporučujeme u těchto zaměstnanců evidovat jako pracovní středisko místo jejich vykonávané práce.

Pokud má organizace v rámci informačního systému zavedeno odvádění výroby, umožní se tak evidovat např. pracovní výkon těchto zaměstnanců.

Osobní číslo nového záznamu je možné uživatelsky určit (k dispozici je sestava zobrazující nevyužitá os.čísla), automaticky se nabízí nejbližší vyšší volné os.číslo k poslednímu nastavenému zaměstnanci. Doporučujeme vytvořit pro takovéto zaměstnance vlastní řadu os.čísel. Omylem uloženého zaměstnance agentury je možné smazat pomocí okna Evidence-Rušení.

Rodné číslo je možné vyplňovat náhradním způsobem – tzn. že z data narození a pohlaví se definuje prvních šest číslic, které se doplní třemi libovolnými číslicemi (nejlépe 000).

Pracovní agentura – doplňuje se pracovní agentura, k níž zaměstnanec náleží. Nabízí se výběr z číselníku – z obecné evidence osob ty osoby, které mají identifikaci „pracovní agentura“.

Služební cesty zaměstnanců

Menu: Evidence – Služební cesty

Agenda slouží k evidenci záznamů o služebních cestách zaměstnanců.

Postup pořizování:

Vyberte požadovaného zaměstnance z první záložky Seznam zaměstnanců, následně klikněte do druhé záložky. Nový cestovní příkaz založte vložením nového záznamu. Vyplňte hlavičku cestovního příkazu a uložte. Poté klikněte myší do spodní části okna, která je určena k pořizování detailů cestovního příkazu a zde vložte nový záznam. Vyplňte detaily cestovního příkazu a uložte. Platí, že k jedné hlavičce cestovního příkazu (jedno evidenční číslo) lze pořídit více detailů – rozpisů cest.

Hlavičky služebních cest jsou uloženy v tabulce sluz_cesty, detaily v tabulce sluz_cesty_vyuct.

[[Image:]]

obrázek 5 - Služební cesty zaměstnanců