Služební cesty

Služební cesty je modul určený pro evidenci služebních cest, vyúčtování cestovních náhrad a přenos do mezd. Umožňuje zpracovávat jak tuzemské tak i zahraniční pracovní cesty.

Nastavení

Menu: Natavení/Rozšiřující parametry

• kod_cest_nahr (sk.3) - Zadává se číslo mzdové položky, na kterou se bude generovat výsledná částka cestovní náhrady (mínus nadlimit, ten se generuje na jinou mzd. položku) z vyúčtování cestovních příkazů, u kterých byla nastavena volba přenosu do mezd.

• kod_cest_nahr_n (sk.3) - Zadává se číslo mzdové položky, na kterou se bude generovat částka cestovní náhrady poskytnutá nad zákonný limit z vyúčtování cestovních příkazů, u kterých byla nastavena volba přenosu do mezd. Částka je dle t.č. platné legislativy zdanitelným příjmem a počítá se do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění.

• MENY_AKT (sk.13) - V případě zahraničních služebních cest lze zadávat částky v cizí měnách, a to v těch, jejichž kurzy jsou navedeny v číselníku Kurzy měn. Seznam kódů měn, jejichž kurzy se stahují z internetu při spuštění aktualizace (stisknutím tlačítka) ve zmíněném číselníku, je uveden právě v tomto rozšiřujícím parametru.

Číselníky

Menu: Evidence/Služební cesty/Číselníky

Vozidla

ciselnik vozidel

Uživatel navádí seznam vozidel, které se používají pro účely služebních cest. Jedná se o identifikaci daného vozidla včetně SPZ, typu (značky), zda se jedná o vozidlo služební či vlastní, jaká je jeho průměrná spotřeba, na jaký typ paliva jezdí. Dále lze uvést číslo smlouvy povinného ručení a číslo smlouvy havarijního pojištění.

• vlastník - nepovinné pole, v případě vyplnění hodnoty se vybírá zaměstnanec (vlastník vozidla). V KS portále se při zadávání cestovního příkazu a při použití vlastního vozidla nabízí vozidla, u kterých je zaměstnanec uveden jako vlastník nebo vozidla typu AUV, u kterých není vlastník vyplněn.

PHM

Seznam druhů pohonných hmot běžných na našem trhu. Tlačítkem Obnova obsahu číselníku můžete obnovit záznamy.

Ceny PHM

Ceny PHM

Ceny pohonných hmot platné dle legislativy k danému období. Tlačítkem Doplnění obsahu číselníku aktualizujete záznamy (po oznámení o přidání od tvůrců programu - aktuálně se jedná o záznamy s platností pro celý kalendářní rok).

Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty pro jednotlivé roky.

Pohonná hmota	rok 2012	rok 2013
benzin 95 oktanů	34,90 Kč	36,10 Kč
benzin 98 oktanů	36,90 Kč	38,60 Kč
motorová nafta	34,70 Kč	36,50 Kč

Ceny PHM v roce 2011: Speciál 91 - 31,40 Kč, Normal 91 - 31,40 Kč, Super 95 (Natural 95) - 31,60 Kč, Super 98 - 33,40 Kč, Nafta - 30,80 Kč

Základní náhrady

Základní náhrady

Stanovené sazby pro jednotlivé druhy vozidla jak dle zákona, tak stanovené vnitrofiremně. Tlačítkem Doplnění obsahu číselníku aktualizujete záznamy (po oznámení o přidání od tvůrců programu - aktuálně se jedná o záznamy s platností pro celý kalendářní rok).

Druh vozidla	rok 2012	rok 2013
motocykl vlastní	1 Kč	1 Kč
automobil vlastní	3,70 Kč	3,60 Kč
nákladní aut. vlastní	7,40 Kč	7,20 Kč

Tuzemské stravné

Tuzemské stravné

Zaměstnavatel ze státní sféry si stanovuje sazbu v rozmezí min. a max. sazby. Zaměstnavatel z podnikatelské sféry může stanovit i vyšší sazbu než maximální, ale tato částka nad zákonný limit je "jiná či vyšší náhrada", která je již zdanitelným příjmem (legislativa r.2012). Je zde určena také míra krácení (v %). Jedná se o míru krácení stravného za 1 jídlo, které bylo poskytnuto zaměstnanci bezplatně. Tyto míry krácení používá systém i u zahraničních služebních cest.

Tlačítkem Doplnění obsahu číselníku aktualizujete záznamy (po oznámení o přidání od tvůrců programu - aktuálně se jedná o záznamy s platností pro celý kalendářní rok).

Tuzemské stravné v roce 2012

• trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin: 64 - 76 Kč
• trvá-li pracovní cesta déle než 12, nejdéle však 18 hodin: 96 - 116 Kč
• trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin: 151 - 181 Kč

Zahraniční stravné

Zahraniční stravné

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně ve výši a za podmínek dle zákoníku práce.

Tlačítkem Doplnění obsahu číselníku aktualizujete záznamy (po oznámení o přidání od tvůrců programu - aktuálně se jedná o záznamy s platností pro celý kalendářní rok).

Sjedná-li zaměstnavatel nebo určí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného, musí tato základní sazba činit v celých měnových jednotkách, s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a způsobu stravování, nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem.

Druhy CN (cestovních náhrad)

Druhy cestovních náhrad

Tlačítkem Obnova obsahu číselníku můžete obnovit záznamy.

Zaměstnavatel je povinen za podmínek stanovených v zákoníku práce poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu

• a) jízdních výdajů,
• b) jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• c) výdajů za ubytování,
• d) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“),
• e) nutných vedlejších výdajů.

Druhy dopravních prostředků

Druhy dopravních prostředků

Číselník je předvyplněn druhy, které si můžete upravit na vámi požadované. Upozornění: Pokud zrušíte nebo změníte kódy druhů vlastních vozidel (AUV,NAV,MOV), tak aplikace nerozpozná, že se jedná o vlastní vozidlo a nebude tedy ani počítat náhrady za použití vlastního vozidla.

Cestovní příkazy

Menu: Evidence/Služební cesty/Cestovní příkazy

Seznam CP

V okně vlevo je seznam zaměstnanců a vpravo je seznam cestovních příkazů vybranného zaměstnance.

Cestovní příkaz

• Při zadání nového CP se předvyplní místo počátku a konce místem výkonu práce zaměstnance.
• Cestovní příkaz s vlastním vozidlem má ještě některá pole k vyplnění navíc oproti cestovnímu příkazu služebním vozidlem.

• V hlavičce CP lze označit více druhů dopravních prostředků.
• Při výběru vozidla se nyní kontroluje vlastník. Pokud je vlastníkem jiný zaměstnanec, není předvyplněna sazba ZN a cena PHM, aby nedošlo k výpočtu náhrad za použití vlastního vozidla. Pokud není u vozidla vlastník vyplněn, je uživatel dotázán, zda má zaměstnanec dostat náhrady a má se tedy předvyplnit sazba ZN a cena PHM.

Průběh cesty

• Pomůcka - některé položky jsou na začátku předvyplněny, a to na základě dříve zadaných informací (začátek a konec cesty, datum).
• Zadání času - do sloupců obsahující čas lze psát čas v různých formátech nebo jen část času a po stisknutí enteru nebo opuštění pole systém opraví/doplní čas na formát hh:mm (např. napíšete jen číslo 8, stisknete enter a systém opraví text na 08:00). Možné vstupy: 14, 14h 5m, 2odp, 2pm, "14,30" a další.

Stravné

• Generuj - tlačítkem vygenerujete záznam o vypočteném stravném. Je potřeba mít zadány údaje v záložce "Průběh cesty".
• Ruční zadání - pokud se nevyplňují údaje v záložce "Průběh cesty", musíte řádek vložit ručně a také sami vyčíslit výši částky stravného.

• Krácení - zadává se počet "bezplatných jídel" obdržených na služební cestě (např. snídaně, oběd, večeře).

Legislativa 2012 Zákon č. 262/2006Sb. § 163
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen "bezplatné jídlo"), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu

• 70% stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 35% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin.
• 25% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Zahraniční stravné - částka Zákon č. 262/2006Sb. § 170

• nad 18 hod: plná sazba
• více než 12 hod a méně nebo rovno 18 hod: 2/3 sazby
• více než 5 hod a méně nebo rovno 12 hod; a pokud vzniklo právo i na tuzemské stravné: 1/3 sazby
• více nebo rovno 1 hod a méně nebo rovno 12 hod; a pokud nevzniklo právo na tuzemské stravné: 1/3 sazby
• méně než 1 hod: nic

Krácení za poskytnutí každého bezplatného jídla až o hodnotu:

• 70% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,
• 35% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,
• 25% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.

Výdaje/Náhrady

• Provést - stiskem tlačítka se vygenerují náhrady za "jízdné" a "stravné" (je potřeba mít oba druhy zatrženy)
• Další výdaje/náhrady - v případě potřeby další záznamy pořizujete obvyklým způsobem (zadání nového záznamu - vyplnění - uložení).

V záložce výdaje/náhrady v části "Vygenerovat náhrady" zůstává zatrhávací pole "jízdné - zákl. náhr...." nezatrženo, pokud je sazba ZN v hlavičce CP nevyplněna nebo je nastavena na 0.

Vyúčtování

• Způsob proplacení - možné hodnoty vyplacení v hotovosti/přenos do mezd
• Přepočti - tímto tlačítkem se záznamy přepočtou a pokud byl navolen "přenos do mezd", generuje se v rámci výpočtu mzdy zaměstnanci záznam na příslušnou mzdovou položku. Tlačítko je aktivní jen v režimu Editace.
• Při přenosu do mezd se berou záznamy, jejichž datum vyúčtování >= akt. období (dříve datumu konce SC).
• Nákladové středisko - možnost před přenosem určit jiné nákladové středisko, než je středisko zaměstnance.
• Vyúčtované CP nelze editovat (kromě uživatele který vyúčtování provedl, ten jej může editovat pokud opravu provádí v ten samý den).

Tiskový výstup

Sestavy

menu: Evidence/Služební cesty/Sestavy

Sestavy služebních cest za období vybraná uživatelem.

• Přehledy
• Náklady/náhrady
• Vyúčtování

Nepřítomnosti

menu: Mzdy/Nepřítomnosti

Záznamy cestovních příkazů jsou zobrazeny také v agendě Nepřítomnosti. Pro vybraného zaměstnance v režimu "Pohled" a "Editace", pro všechny zaměstnance je přehled v režimu "Sestava".

KSportál

V portálu zaměstnanec může zadat cestovní příkaz, který se skládá ze tří částí:

• hlavička
• průběh cesty
• cestovní výdaje

Pokud bude cestovní příkaz vyúčtován (v "těžké" aplikaci), nebude moci zaměstnanec editovat již žádnou část cestovního příkazu (nicméně uživatel v "těžké" aplikaci tuto dodatečnou možnost editace samozřejmě má).

SK

Směnný kurz u zahraničních cest se dle SK legislativy bere k 1. dni v měsíci kdy PC začala.