Hromadný příkaz
Hromadný příkaz
V tomto modulu můžete vytvořit tištěnou podobu Hromadného příkazu k úhradě pro odeslání peněz z bankovního účtu podniku. Rovněž zde lze vytvářet elektronické podoby tohoto příkazu k úhradě pro jednotlivé konkrétní bankovní instituce (tzv. homebanking).
Na hromadný příkaz k úhradě jdou veškeré části mezd, které jsou v systému označeny jako platba na bankovní účet, tzn. platby na účty jednotlivých zaměstnanců (spoření, pojištění…), společné převody daní, pojistného, odvodů atd.
Hromadný příkaz se vytváří pro aktuální období nebo lze zvolit období minulá. Před vytvořením je nejprve nutné zadat datum splatnosti. Ten vyplníte k jednotlivým účtům podniku, které se vám v seznamu nabídnou (z číselníku Bankovních účtů). Pokud to bude banka akceptovat, lze zadat vytváření hromadného příkazu místo s 15 řádky s 25 řádky.
V případě, že posíláte platby do Slovenské republiky, zadáte aktuální kurz slovenské koruny.
Nyní již lze spustit vytváření tlačítkem Hrom. příkaz. Ve vytištěné sestavě se střídají stránky s vlastním hromadným příkazem a s identifikací jednotlivých řádků (názvy společných převodů, kód platby a osobní číslo). Identifikaci jednotlivých řádků potlačíte zatrhnutím políčka Úsporný.
Homebanking
V případě, že posíláte údaje do banky elektronickou cestou, zatrhnete políčko Homebanking. Následně stiskem vedlejšího tlačítka (‚…‘) můžete vybrat umístění výstupního souboru pro homebanking a banku pro niž se bude realizovat.
Vytváření se spouští stejně jako tištěná podoba příkazu, tedy tlačítkem Vytvořit, podle typu homebankingu může ještě aplikace vyžadovat další údaje.
V současné době jsou připraveny formáty homebankingu pro několik nejpoužívanějších bank. V případě potřeby lze podle požadavků uživatelů dodělat další.
Do názvu souboru je možno automaticky nechat zakomponovat informaci o zpracovávaném období. Stačí umístit symboly d, dd, m, mm, yy, yyyy nebo jejich kombinace. Příklad názvu: homebankingyyyymm. "d" představuje první den zpracovávaného období.
Přehled bankovních formátů v aplikaci
| AVIR | DIAMAC txt | Komerční banka | MULTICASH RBS |
| Best 200703 | DIAMAC 2 | Komp.medium | MV Bank modul |
| Best KB | GE Capital Bank | Komp.medium 200703 | Oracle eBS |
| CITIBANK | GEMINI | Komp.medium ABO | ORPA |
| CITIBANK CDFF | GINIS | Komp.medium ABO-ČS | Orsoft |
| CITIBANK-CORPORATE | GINIS-KDF | Komp.medium(více souborů) | Poštová banka-DERBY |
| CS3 | IBAN CFA ONLINE | MAX-SKO PL | QAD |
| CSc Computer | IBAN ING | MFG Severochema | Saldokonto |
| CSV | IFS | MFG/PRO | SAP TOTEM |
| Česká spořitelna | IPB | Midas | Sparkasse |
| ČNB FS5-PRT | Kendrion | MULTICASH | TXT odd.podtržítko |
| ČSOB | Key Plastics doplatky | MULTICASH CC | Volksbank |
| Deutsche Bank | Key Plastics odvody | MULTICASH HSBC Net | VÚB |
| DIAMAC | Key Plastics srážky | MULTICASH ING | Wagoon |
| Crédit Agricole | IBAN SWIFT 101 | Gemini 5.0 | UniCredit-BusinessNET | UniCredit SK |
Rozšiřující parametry, které ovlivňují hromadné příkazy k úhradě:
Obecné parametry
| hb_format | Formát souboru pro homebanking | |
| Funkčnost obdobná jako u parametru hb_soubor, tentokrát pro formát souboru homebankingu. | ||
| hb_rekapitulace | Určuje, zda se má po vytvoření souboru pro homebanking zobrazit rekapitulace | |
| Určuje zda se má po vytvoření souboru pro homebanking nebo hromadného příkazu zobrazit rakapitulace. | ||
| hb_soubor | Soubor pro homebanking pokud nevyplněn funguje jako dosud | |
| Parametrem lze rozlišit, zda se název souboru pro homebanking bude přebírat z registrů (posledně napsaný název na daném PC, implicitní funkčnost i při nevyplnění tohoto parametru), nebo z databáze, tj. z tohoto parametru. Druhý případ je výhodný pro uživatele zpracovávající mzdy ve více databázích (více firem). Pak je třeba do tohoto parametru zadat název souboru včetně cesty (např. C:\POM\hrprikaz.txt), přičemž v názvu souboru jsou povoleny zástupné znaky za rok (yy, yyyy) a měsíc (mm). | ||
| HB_ZPRAVA | Určuje co se má vkládat do zprávy pro příjemnce v homebankingu | |
| Hodnotou parametru ovlivníte, co se objeví v poli poznámka ve vytvářeném souboru pro homebanking. Možné hodnoty jsou : původní stav, název mzdové položky, jméno. Funguje pro formát BEST KB, další formáty mohou časem přibývat. | ||
| HP_OS_CISLO | Určuje jestli má jít do papír.hrom. příkazu os. číslo nebo jmeno | |
| Hodnota parametru = Ano, na hromadném příkazu k úhradě se jako pomocný text objeví osobní číslo. Hodnota parametru = Ne, na hrom.př.k úhradě se jako pomocný text objeví jméno a příjmení zaměstnance. | ||
| hrp_pobocka | Vytváření hromadného příkazu za vybranou pobočku | |
| Po přepnutí parametru na ´Ano´ je možno vytvářet hromadný příkaz k úhradě za různé pobočky. Souvisí s parametrem ´evid_pobocky´, dále je nutno vyplnit číselník společných převodů. | ||
| rz_zaloha | O částku ročního zúčtování upravovat částku spol. převodu v záloze na daň | |
| Parametr řeší situaci, kdy záloha na daň spolu s ročním zúčtováním dosahuje záporné hodnoty. Pokud je hodnota nastavena na "ano", tak při zpracování hromadného příkazu v následujícím měsíci po ročním zúčtování dojde k ponížení částky zálohy na daň o zápornou část z minulého období. Pokud byla záporná část tak vysoká, že k jejímu umoření nestačí jedno následující období, pak umoření může probíhat až do měsíce května. |
Formát MULTICASH
| hb_multic_ki_h | Hodnota parametru řídí plnění položky ki v MULTICASH (spol. převody) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky KI: v záznamech týkajících se společných převodů. Hodnota "nic" - prázdná položka, "nazev" - nazev společného převodu | ||
| hb_multic_ki_j | Hodnota parametru řídí plnění položky ki v MULTICASH (jednotl. platby) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky KI: v záznamech týkajících se jednotlivých plateb. Hodnota "nic" -prázdná položka, "os_cislo" - osobní číslo,"jmeno" - jméno a přijmení, "os_cislo" - osobní číslo, "mzda" - text mzda + číslo období. | ||
| hb_multic_uk_h | Hodnota parametru řídí plnění položky uk v MULTICASH (spol. převody) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky UK: v záznamech týkajících se společných převodů. Hodnota "nic" - za číslo účtu a předčíslí se nic nedoplní, "nazev" - za číslo účtu a předčíslí se doplní název společného převodu | ||
| hb_multic_uk_j | Hodnota parametru řídí plnění položky uk v MULTICASH (jednotl. platby) | |
| Pro formát homebanking MULTICASH určuje plnění položky UK: v záznamech týkajících se jednotlivých plateb. Hodnota "nic" - za číslo účtu a předčíslí se nic nedoplní, "os_cislo" - doplní se osobní číslo, "jmeno" - za číslo účtu a předčíslí se doplní jméno zaměstnance. | ||
| hb_multicash_di | Hodnota parametru půjde do položky DI v MULTICASH | |
Pozn. MULTICASH je obecný formát a využívá jej více bank. Malá písmena v poli KI mohou činit některým klonům formátu MULTICASH potíže.
Formát Gemini
| hb_gemini_dbinf | Určuje, zda se má plnit také pole debetní informace ve formátu pro Gemini | |
| Určuje zda se má plnit také pole debetní informace ve formátu pro gemini. Hodnotu, která je zde vložena určuje nastavení parametru hb_zprava. | ||
| HB_ZPRAVA | Určuje co se má vkládat do zprávy pro příjemnce v homebankingu | |
| Hodnotou parametru ovlivníte, co se objeví v poli poznámka ve vytvářeném souboru pro homebanking. Možné hodnoty jsou : původní stav, název mzdové položky, jméno. Funguje pro formát BEST KB, další formáty mohou časem přibývat. |
Formát Komp. medium
| komp_cis_soub | Určuje, zda se při vytváření hromadného příkazu zadává číslo souboru |
Rozšířující parametr povoluje možnost pořídit pořadí pro hromadný příkaz odesílaný do banky se stejnou splatností tzn. pokud bude posílaáno do banky více souborů v jeden den bude možné zadávat pořadí. Pokud je parametr zapnut na "ano", v okně pro zadání denního kódu se zobrazí pole pro zadání čísla souboru. Toto číslo se propíše do homebankingu formátu "Komp. medium".
Formát Komp. medium ABO-ČS
Po vybrání souboru budete vyzvání k zadání čísla souboru. Číslo souboru je maximálně na čtyři místa a nesmí se opakovat po dobu 100 kalendářních dní. Dále je potřeba do číselníku firemních účtů (menu: Mzdy>>Mzdové číselníku>>Bankovní účty-hromadné platby) k účtům pro ČS doplnit do názvu bankovního spojení název firmy a do čísla klienta zadat číslo sběrného účtu.
Formát CITIBANK CDFF
| CDFF_JMENO | Určuje, jestli se má v souboru zobrazovat jméno zaměstnance nebo ne | ||
| Určuje jestli se má v souboru formátu CITIBANK CDFF zobrazovat v položce jméno zaměst. nebo ne. |
Formát MFG SEVEROCHEMA
MFG_C_RADKU (sk. 8) Číslo řádku v homebankingu MFG SEVEROCHEMA (zákaznický homebanking - firma Severochema).
Parametr automaticky udržuje posledně použité číslo dokladu v dávce.
Formát IBAN CFA ONLINE - RBS-The Royal of Scotland
Do souboru ve formátu IBAN CFA ONLINE budou zařazeny jen platby, které mají naveden Swift/Iban.
| iban_poplatky | Určuje, zda poplatky za jednotlivé platby platí odesílatel nebo příjemce | |||
| Pro formát homebankingu: IBAN CFA ONLINE. Možné hodnoty: "odesílatel", "příjemce". | ||||
| cfa_reference | Zákaznická reference | |||
| Zákaznická reference vyskytuje se v souboru pro homebanking s názvem IBAN CFA ONLINE pod položkou :01: |
Pozn. RBS Scotland - The Royal of Scotland. Formát, uvedený v dokumentaci k internetovému bankovnictví (http://www.rbs.cz/psp/public/pagebuilder.aspx?page=czcs5000), odpovídá formátu IBAN CFA ONLINE.
IBAN SWIFT 101
Do tohoto souboru budou zahrnuty jen ty platby,které mají naveden swift a iban. U firemního účtu musí být též naveden swift a iban. Po spuštění vytváření souboru vyskočí dialog, který vyžaduje zadat "referenci odesilatele" (odpovídá položce "sender´s reference"). V zadání specifikace se píše, že "Variabilni symbol či konstantní symbol se vkládá do políčka 70 – je to nepovinné pole a slouží k vložení této informace".
Tato položka může obsahovat až 4 subpole(není striktně dáno, že se má používat pro platební symboly); byla využita první tři a do nich vložena data konstantní, variabilní a specifický symbol v tomto pořadí. Je potřeba ověřit, zda tyto hodnoty budou přiřazeny do správných symbolů platby na příjmové straně.
Formát ČNB FS5-PRT
Při spuštění homebankingu ČNB-FS5-PRT budete vyzvání k zadání čísla dávky. Toto číslo se zapíše do úvodní věty souboru. Pokud do názvu souboru zadáte masku %XX%, tak při tvorbě souboru bude tento řetězec zaměněn za zadané číslo dávky.
Formát SAP TOTEM
Zákaznický formát - XML schéma. Pro správné fungování je potřeba mít v číselníku bank doplněn swift/bic kód u každé banky, která se může objevit v přenosovém souboru. Pokud některá nebude vyplněna dojde k ukončení vytváření souboru.
Položka s indexem 5.1.12 - code BIC for production : VAEOFRPP Bic for tests : VAEOFRP0. Pro tuto položku je vytvořen nový rozšiřující parametr sap_totem_bic ve skupině 8.
| sap_bic_por | Pořadové číslo souboru formátu SAP TOTEM |
Předzpracování hromadného příkazu
V agendě "Předzpracování hromadného příkazu" můžete platby rozdělit na několik částí - každá může být odesílána z jiného účtu a s jinou splatností.
Nastavení
Pokud jste tento způsob hromadného příkazu dosud nevyužívali, je nutné :
- přepnout rozšiřující parametr novy_hromadak (sk.8) na hodnotu "Předzpracování"
- zálohovat databázi
- provést úpravu databáze.
Toto se provede jen jednou – jednorázově.
Ovládání
Načtení plateb
Stiskněte tlačítko "Načtení dat". Na levou stranu se načtou všechny platby pro daný měsíc.
Vybrání plateb
- Všechny platby - pokud budete chtít zpracovat všechny platby, nemusíte je vybírat.
- Jen některé platby - výběr provede tak, že seznam plateb setřídíte podle svého kritéria a pak označíte souvislou množinu plateb.
Sloupce pro třídění: číslo platby, banka, stát, variabilní symbol, konstantní symbol, specifický symbol, částka, kód, os.číslo, jméno, kmenové středisko, popis, SWIFT, IBAN, skupina středisek, pobočka, zpracováno.
Výběr probíhá standardním Windows způsobem (Ctrl+myš - jednotlivé záznamy; Shift a myš - záznamy od-do)
Příklad. Chcete nyní poslat jen společné převody - na zdravotní pojišťovny, ČSSZ, finanční úřad, atd. V tom případě setřídíte seznam podle sloupce "kód". Nahoře se objeví platby bez uvedení kódu mzdové položky, tj. společné převody. Ty označíte (označení prvního řádku, podržení klávesy Shift, označení posledního řádku).
- Jinou možností je pro roztřídění využít tlačítko ´Definice výchozího nastavení´ a ´Aplikace výchozího nastavení´.
Zadání zdrojového účtu a splatnosti
- Výběr účtu - nabízí se firemní účty z číselníku. Vyberte účet, z něhož budou platby zaplaceny.
- Splatnost - vyberte splatnost plateb zadáním data (nebo výběrem z datumovky).
Přenos plateb pro zpracování
Nyní můžete platby přesunout do zvolené záložky vpravo. Záložky jsou číslovány od 1-15, začněte od záložky 1.
- Pokud jste neprováděli výběr plateb a chcete zpracovat všechny platby, stiskněte tlačítko >>.
- Pokud jste provedli výběr plateb, stiskněte tlačítko >.
Dodatečná změna
Všem platbám přesunutým do záložky vpravo byl nastaven ten zdrojový účet a takový datum splatnosti, jaké byly navoleny před nastavením.
Pokud byste chtěli provést změnu, můžete ji provést několika způsoby.
- U vybrané platby (plateb) změnit zdrojový účet a splatnost.
- Označit více záznamů, nastavit si v horní části zdrojový účet či splatnost a zapsat jej tlačítkem vedle (tužka).
- Vrátit platby ze záložky zpět doleva, a to pomocí tlačítka < (jen označené) nebo << (všechny).
- "Tužka" v pravé části. Pokud bude v pravé části vybrán jeden nebo žádný záznam, tak po kliknutí na funkci "tužka" se aplikace zeptá, zda se má změna provést pro všechny záznamy - ulehčení funkčnosti pro uživatele.
Hromadný příkaz
Nyní klikněte na tlačítko "Hromadný příkaz", čímž se dostanete do standardního okna pro vytváření hromadného příkazu k úhradě nebo souboru pro homebanking.
Další možností je volba "výchozí účet". Pokud uživatel zvolí tuto volbu, přiřadí se účet, z něhož se vybrané platby platí následovně:
- u společných převodů je to ten účet, který je nastaven v "číselníku společných převodů" (Mzdy/Platby/Číselník spol. převodů).
- u jednotlivých plateb se použije firemní účet, který má nastaveno "a-lze použít", a pokud je takových účtů více, tak se použije ten, který má nejnižší "číslo pořadí".
Mimořádná záloha odeslaná na účty zaměstnancůmKód 982 – MIMOŘ.ZÁLOHA. Zadává se (každý měsíc jiná) částka v agendě Doplatky (nebo Evidence – MaPExpress, záložka Doplatky) na tento kód. To pak znamená, že čistá mzda zaměstnance bude ponížena o tuto (již někde jinde vyplacenou) částku.
Případně je možno nechat tyto zálohy nechat odeslat na hromadný příkaz k úhradě - menu: Mzdy-Hromadný příkaz k úhradě, zatrhávací pole „Mimoř.záloha“. Částka pak bude odeslána na účet, který je uveden u zaměstnance v agendě Platby pod kódem 941.
Definice výchozího nastavení
Po kliknutí na tlačítko "Definice výchozího nastavení" se zobrazí okno, ve kterém je možno definovat jak rozdělit všechny platby. Možné volby:
- "Banka" - pokud zadáno pro záložku 1 např. '0100', pak všechny platby s touto bankou se poskládají na tuto záložku.
- "Kód" - do hodnoty se zadá mzdová položka a ze všech zbývajících plateb, které zůstanou v levé části, se vyberou platby se zadanou mzdovou položkou. Pokud chcete zadat více mzdových položek, pro jejich oddělení použijte "|" (svislítko).
- "Společné převody(S) individuální platby(I)" - pokud do hodnoty zadáno 'S', tak se ze zbývajících plateb vyberou společné převody, pokud 'I' tak individuální platby.
- "Ostatní platby" zbývající tj. dosud nerozdělené platby.
- „Zpracované“ – vyberou se jen zpracované platby.
- „Stát“ – určuje se stát, tj. např. CZ, pro jinou záložku SK. Platby pak budou takto roztříděny podle státu určení.
- "Kmen. středisko" - vložte nový řádek, ve sloupci "položka" vyberte "Kmenové středisko" a do sloupce "hodnota" vložte číslo kmenového střediska. Postup se opakuje pro každé kmenové středisko (další záložka). Na závěr se vloží položka "ostatní platby", protože společné převody nejsou po kmenových střediscích.
- Skupina středisek
- Pobočka
Aplikace tohoto nastavení se provede tlačítkem "Aplikace výchozího nastavení". Samozřejmě za příslušné období muselo již být provedeno "Načtení dat". Pokud se platby odesílají v několika dnech, pak je možno označit vybrané platby jako zpracované, ty jsou pak označeny zeleně.
Toto provedete tlačítkem vpravo dole "Zpracované". Při následujícím zpracování se již nepoužije tlačítko "Načtení dat"-tím by se všechny příznaky o zpracování smazaly, ale tlačítko "Aplikace výchozího nastavení", které rozdělí platby do jednotlivých záložek a ty které již byly zpracovány, jsou označeny zeleně.
