Zadávání docházky v MS Excel

Docházka pořízená pomocí programu Microsoft Excel.

Menu: Mzdy – Přenosy dat – xls docházka

Pořízení dat docházky jednotlivým zaměstnancům je v této variantě zabezpečeno pomocí souboru Microsoft Excel. Tento soubor aplikace jak vytvoří, tak po doplnění daty umožní zpět načíst a zapracovat do mezd aktuálně zpracovávaného měsíce.

Pro vytvoření souboru použijte záložku ‚Vytvoření souboru‘, přičemž nejprve zadefinujte mzdové položky, středisko (-a), název souboru a přístupovou cestu, a pak stiskněte tlačítko ‚Načíst data‘ a vzápětí ‚Uložit do excelu‘.

Až bude odpovědnými pracovníky soubor doplněn o data docházky, přejděte do záložky ‚Načtení z excelu‘, definujte soubor, z něhož se má načítat, čísla řádků excelu pro načítání, a stiskněte tlačítko ‚Načíst excel‘. Uložení do mezd proveďte stiskem tlačítka ‚Uložit data‘.

Pozn. V této variantě docházky nelze přenášet položky ‚datum od‘ a ‚datum do‘.

Docházka po dnech

Na záložce nastavení jsou uvedeny vzorové parametry pro generování nového sešitu. V horní části se přepíše rok a měsíc, pro který se soubor generuje a vyplní název sešitu. Jedno jméno sešitu lze generovat jen jednou. Seznam položek a seznam zaměstnanců se může samozřejmě měnit, jen je třeba dodržet oddělení skupin mezerou a dodržet popisky hlaviček. Po stisknutí tlačítka generovat list se vygeneruje pro určené období seznam zaměstnanců, čísla dnů a pod tabulkou legenda. Položky, které nebudou mít vyplněnu položku "Mzd. kód1", se nebudou přenášet do mezd. "Mzd. kód2" a "Mzd. kód3" se využijí jen pro případ, kdy by byl požadavek, aby se jedna vykázaná doba ukládala na více mzdových položek.

V tomto souboru se může zadávat jen počet hodin (nelze zadat částku) a počet dnů systém určí sám (jednotlivé dny jsou ve sloupcích). Při určení dovolené postačí zadat kód pro dovolenou (např. D) a systém určí počet hodin z úvazku (kalendáře) zaměstnance.

Do jednoho pole můžete zadat více kódů. Oddělovačem kódů bude středník. Formát zápisu: kód/hodiny;kod/hodiny Například půl dne dovolené u zaměstnance s 8hodinovým úvazkem se zadá následovně D/4, pokud za to budete ještě chtít dát další kód použijte středník.

Docházka sumační

Analogická funkčnost pro "nastavení" v souboru "sumační.xls", jen výsledkem bude struktura, kde ve sloupcích budou jednotlivé položky a je možno editovat dny, hodiny nebo částky podle zvoleného nastavení.

Samotné načtení do mezd se provádí v okně přenosy z docházkového systému (Mzdy/Přenosy dat/Z docházkového systému), kde se musí zatrhnout volba "Formát excel" a následně se vybere buď "sumační" nebo "po dnech", následné zpracování analogicky jako při ostatních přenosech z docházkových sytémů. Je potřeba, aby první záložkou v souboru MS Excel byla záložka s docházkovými daty pro načtení.

Možnost určit pracovní poměr V poli pro osobní číslo je možno zadat i číslo pracovního poměru. Formát zadání je osobní číslo-číslo poměru, například 25-1. V případě, že není třeba číslo poměru určovat, číslo poměru nebudek osobnímu číslu zadáno a data systém následně při načtení přiřadí k nejnižšímu platnému pracovnímu poměru. V Generátoru sestav II je vytvořen ukazatel osobní číslo-číslo poměru, aby uživatel mohl vygenerovat tabulku zaměstnanců s tímto údajem a nakopírovat do tabulky sumační.

Ukazatel Os. číslo-číslo pom. byl doplněn do Generátoru sestav, skupina položek "funkce".

Docházka po dnech - individuální kalendář - zapsání do plánu dnů
Pro správné fungování je potřeba mít nastaven u zaměstnanců individuální kalendář. Rozšiřující parametr dch_kod_pfondu ze skupiny 9 nastavit na hodnotu 99, pod tímto kódem se bude v okně pro načtení dat z docházkového systému zobrazovat denní plánovaný fond. Rozšiřující parametr "dch_fond=vykaz" ze stejné skupiny nastavte na hodnotu "ano", tento parametr určuje že se má vykázaná doba zapsat do individuálního kalendáře.