Přijaté dokumenty

Agenda umožňuje pro vybraného zaměstnance sledovat tzv. dokumenty přijaté, včetně možnosti přidat soubor.

Číselník

Číselník druhů dokumentů obsahuje seznam dokumentů, které je zvykem v organizaci evidovat. Může se jednat o standardní doklady, které jsou svázány s nástupem zaměstnance do pracovního poměru (např.):

• osobní dotazník
• profesní životopis
• zápočtový list
• doklad o nejvyšším vzdělání aj.

dále je zde možno uložit scan již vytvořeného dokumentu:

• pracovní smlouva
• platový/mzdový výměr
• doklad o hmotné zodpovědnosti aj.

případně další druhy dokumentů:

• certifikáty
• průkazy
• potvrzení o absolvování kurzů....

Číselník je uživatelský, to znamená, že si každý z uživatelů definuje položky dle svých potřeb a zvyklostí.
Menu: PIS > Dokumenty > Číselník druhů dokumentů

• Naplňte číselník druhů dokumentů.

Evidence

V záložce Přijaté dokumenty jsou uvedeny záznamy o jednotlivých dokumentech, které byly od daného zaměstnance převzaty a uloženy v databázi, na sdíleném úložišti nebo vně aplikace (popis níže). Jaké dokumenty ukládáme zaznamenáme buď přímým vložením a výběrem z číselníku, nebo se seznam požadovaných dokladů u zaměstnance dotáhne z definice v popisu pracovního místa.

Následně uživatel doplní údaje o dokumentu (datum vystavení, kdo vystavil, datum přijetí, kdo přijal, poznámka, zda se má dokument zobrazovat i na KS portále).

Menu: PIS > Dokumenty > Dokumenty přijaté

Postup vložení dokumentu:

• V záložce Přijaté dokumenty v režimu editace vložte nový záznam.
• Vyberte typ dokumentu.
• Prostřednictvím tlačítka s třema tečkama najděte cestu k dokumentu.
• Záznam uložte.
• Nyní se objeví dvě tlačítka:
  • Načíst do databáze - popis viz. níže.
  • Zkopírovat na sdílené uložiště - popis viz. níže.

Možnosti uložení dokumentu

Existují 3 varianty uložení dokumentu.

1) Cesta k souboru

Soubor existuje vně aplikace, je uložen v nějakém adresáři. Uživatel vybere cestu k souboru pomocí tlačítka "...".

2) Soubor uložen v databázi

Uživatel po definici cesty k souboru stiskl tlačítko "Načíst do databáze", po němž se status načtení souboru "uložen v databázi" změnil z hodnoty "ne" na "ano". Soubor je uložen v databázi (databáze se tím zvětší). Soubor samozřejmě může existovat nadále vně aplikace.

3) Sdílené úložiště

Účelem sdíleného úložiště je zpřístupnit soubory z přijatých dokumentů všem uživatelům aplikace.

Je potřeba mít nastavenu hodnotu rozšiřujícího parametru Dok_SdileneUloz (skupina10) - zadává se cesta. Pro uložení souboru se pak stiskne tlačítko "Zkopírovat na sdílené úložiště".

Dok_SdileneUloz - Nastavení cesty ke sdílenému úložišti přijatých dokumentů, do kterého se mohou ukládat kopie lokálních souborů - proto, aby je mohli vidět všichni uživatelé.

Dokument je uložen tak, že název souboru je složen z osobního čísla zaměstnance, čísla pracovního poměru, data a času uložení. Přijaté dokumenty mohou mít dále v názvu souboru na začátku:

• SKOL - z menu PIS/Vzdělávání/Školicí akce/Dokumenty
• PRUK - z menu PIS/Vzdělávání/Evidence vzdělávání/Průkazy
• UCH - z menu PIS/Uchazeči/Uchazeči/Přijaté dokumenty
• VR - z menu PIS/Uchazeči/Výběrová řízení/Přijaté dokumenty.

Nastavení, aby k dokumentu neměl přístup uživatel, který nemá přístupová práva na zaměstnance.
Toto se dá provést na úrovni práv na složky/soubory v operačním systému (Windows). Všem uživatelům jsou přiznána následující práva ve složce obsahující sdílené dokumenty:

zapisovat = ano

číst = ano

měnit = ano

zobrazovat obsah složky = ne

Uživatel si tak prostředky operačního systému (např. Průzkumník Windows) nezobrazí obsah dané složky a takto si nemůže soubor otevřít. Ani nezná název souboru, neboť ten je složen z různých identifikátorů včetně data a konkrétního času zkopírování dokumentu na sdílené úložiště).

Dokumenty přijaté do aplikace KS-portál

Pokud uživatel u daného dokumentu zatrhne příznak „zobrazit na portále“, znamená to, že daný dokument dotyčného zaměstnance se automaticky objeví ve webové aplikaci „KS-portál“. Aktuálně platí, že pokud má být dokument zobrazován na portále, je nutno ho uložit do databáze aplikace.

Požadované přijaté dokumenty

Požadované přijaté dokumenty jsou načítány z popisů pracovních míst, z vlastnosti č. 43 – Přijímaný dokument.
Zde si uživatel může přesně definovat, které dokumenty bude od zaměstnanců na daném pracovním místě vyžadovat.

• pracovní místo "řidič" - bude požadován řidičský průkaz;
• pracovní místo "svářeč" - požadavkem bude svářečský průkaz apod.

DB

select * from dok_prijate; 
info_blob

Tato tabulka obsahuje seznam přijatých dokumentů. Obsahuje sloupec "id_blob", který pak odpovídá sloupci "id" v db tabulce "info_blob". Do té se již běžným SQL promptem (např. z aplikace) nepodíváte. Hromadné mazání dokumentů by tedy muselo probíhat tak, že byste si určili záznamy, které mají být smazány v db tab. "id_blob" a poté odpovídající záznamy smazali také v db tabulce "info_blob" (která je ta obsahující velký počet dat).

Zpět | Řešení některých problémů