Archiv změn dat

Menu: Evidence > Archiv změn dat
Menu: PIS > Uchazeči > Archiv změn dat

Archivace změn údajů, historie - klasická archivace databáze, kterou na databázovém serveru provádí administrátor, je doplněna o archivování změn klíčových údajů v okamžiku před jejich zápisem do databáze. Je tak uchována historie změn údajů, do které má uživatel možnost nahlížet.

Po této nabídce se otevře okno obsahující tabulku se sloupci následujících významů:

• os.číslo (ev.číslo) - osobní číslo zaměstnance, kterému se provedly změny údajů
• Příjmení a Jméno zaměstnance
• DB tabulka, DB sloupec - název databázové tabulky a sloupce s provedenými změnami
• stará hodnota, nová hodnota - původní hodnota v databázi a nově vložená hodnota (používá se max. 20 znaků z originálních hodnot)
• datum - systémové datum provedené změny
• čas- čas provedení změny (hodiny, minuty, sekundy)
• období- indikuje v jakém období byly mzdy v momentě dané změny
• uživatel - identifikace uživatele, který byl přihlášen do databáze ( ze systémové databázové tabulky)

Protože záznamů v tabulce může být hodně a načtení by mohlo delší chvíli trvat, uživatel si zadává období (datum od – datum do), pro které chce záznamy načíst.

Poznámka

V tabulce archívu změn dat (archiv) se vyskytuje kromě sloupce „datum“ ještě sloupec „datum_zapisu“. Oba sloupce by ve většině případů měly obsahovat stejné datum. Rozdíly mohou být v některých specifických případech, např. při zápisu skutečně vykonané tzv. „budoucí změny s měsíční závěrkou“.

Archivace údajů

Seznam agend, u kterých se standardně provádí aplikační archivování změněných hodnot:

• Evidence osobních údajů - osobní údaje
• mzdové údaje
• rodinní příslušníci
• vzdělání
• studenti
• invalidita
• Pracovní poměry
• Mzdové číselníky- Mzdové položky
• Prémie
• Jiné archivace: Systém - SQL Prompt

Další archivace mohou zaznamenávat změny v dalších oblastech zpracování dat.

Historie zvoleného údaje

Historie změn zvoleného údaje

Pokud je potřeba zobrazit změny údaje, který je archivován, pak se postupuje následovně:

- otevřít okno s příslušnou agendou, přejít do režimu editace údajů a kliknout na údaj, jehož historii chcete zobrazit

- kliknout pravým tlačítkem myši - objeví se kontextové menu, kde poslední položka je ‚Historie‘.

- zvolit tuto položku a kliknout levým tlačítkem myši - zobrazí se pomocné okno se seznamem změn zvoleného údaje. V případě, že údaj nebyl měněn nebo byly smazány staré údaje v archivu, se zobrazí jen oznámení, že záznamy o historii neexistují.

Systémem je také archivováno vložení nového záznamu a smazání záznamu. Tento stav je indikován tak, že v seznamu ‚Archiv/Změny dat‘ najdete ve sloupci ‚DB sloupec‘ indikaci ‚Nový záznam‘ nebo ‚Zrušený záznam‘ a vedle ní údaje o uživateli a datumu zpracování záznamu.

Rovněž pomocné okno pro zobrazení historie zobrazí tuto informaci.

Pozor: Tato informace je v systému k dispozici až u záznamů, které byly zpracovány aplikací od uvedené verze výše!

Přehled změn v záznamu archivované agendy

Jak je zmíněno v popisu archivace, ukládají se změny klíčových údajů do zvláštní databázové tabulky. Tak je možné mít kdykoliv přehled o všech změnách jednoho údaje v rámci jednoho záznamu – viz popis historie. Podobně při použití budoucích změn v aplikaci je uživateli vždy dostupný přehled dat, která mají být změněna pro jeden údaj v následujících dnech. Poté, co se takto zadané změny automaticky provedou v nastavené dny během spouštění aplikace, provede se o nich záznam do archivu, takže je systém vnímá stejně, jako kdyby byly provedeny ručně přímo v příslušných agendách.

Od verze 1.71.0049 je uživateli k dispozici navíc přehled všech změn pro nastavené osobní číslo u každé agendy, která má nastavenou archivaci změn v datech.

Tento přehled se zobrazuje v samostatně otevřeném okně s následujícími vlastnostmi:

- okno se otevírá volbou v menu, které se zobrazuje po kliknutí pravým tlačítkem myši do formuláře agend v režimu ‚Pohled‘. Pokud systém rozezná agendu, ke které existují záznamy v archivní tabulce, zpřístupní uživateli v menu položku s názvem ‚Přehled změn‘ (je na konci seznamu). Kliknutím na tuto položku se otevírá samostatné okno v aplikaci

- název okna je ‚Přehled změn v záznamu ‚ZZZ‘ pro os.č. XXX‘, kde ZZZ je název právě aktivní agendy (např.OSOBNÍ ÚDAJE v okně Evidence zaměstnanců) a XXX je právě nastavené osobní číslo

- toto okno si od okamžiku svého otevření udržuje vazbu na agendu, ke které se vztahuje a při přechodu na jinou agendu se tato vazba ztrácí, takže při opakovaném použití je pak nutné otevřít okno znovu

- v horní části okna je zobrazena informace o počtu nalezených změn dat v archivu a budoucích změnách pro nastavenou agendu a osobní číslo. V rozbalovacím seznamu jsou pak vyjmenovány všechny datumy změn. Jednou z položek je vždy ‚AKT.STAV‘, což jsou data zobrazovaná v agendě, ze které se okno otevřelo

- výběrem datumu a tlačítkem ‚Použít‘ se vyvolá načtení dat, která existují k nastavenému dni. Jestliže bylo nastaveno datum ‚AKT.STAV‘ , jsou data stejná jako v aktuální agendě

- jestliže bylo nastaveno datum za položkou ‚AKT.STAV‘, načítají se data z archivu tak, že změny jsou zvýrazněny tučným písmem a barevným pozadím. Zelené pozadí indikuje, že změna proběhla k datu, které je nastaveno, šedé pozadí indikuje, že změna proběhla mezi tímto datem a aktuálním stavem

- jestliže bylo nastaveno datum nad položkou ‚AKT.STAV‘, načítají se data z budoucích změn tak, že změny jsou zvýrazněny tučným písmem a barevným pozadím. Modré pozadí indikuje, že změna proběhne s platností k datu, které je nastaveno, šedé pozadí indikuje, že platnost změny bude mezi tímto datem a aktuálním stavem. (Datum skutečné realizace změny je zadáváno v okně budoucích změn – viz příslušná kapitola)

- načtení dat do přehledu změn pro jiné osobní číslo – provede se tak, že se nastaví agenda, ze které se okno otevřelo, na jiného zaměstnance a pak se aktivizuje okno přehledu změn – to se automaticky nastaví na osobní číslo (je indikováno v hlavičce okna) a zjistí se počet změn v záznamu a vyprázdní se zobrazovaný záznam. Znovu je potřeba vybrat datum a kliknout na tlačítko ‚Použít‘

- záznam zobrazovaný v okně ‚Přehled změn…‘ je transformován tak, aby bylo možné jej tisknout (tzn.že má bílé pozadí). Je-li aktivizované toto okno, je povolen právě jen jeho tisk – data nelze měnit

- pokud je v archivu nalezeno k jednomu údaji pro dané osobní číslo a datum více záznamů (např. chyba a její oprava), je zobrazen jen jeden z těchto záznamů

- pokud se mají zobrazit změny v agendě, která se týká pracovního poměru, pak u zaměstnanců, kteří mají více poměrů, se změny zobrazí vždy a bez rozlišení čísla poměru

- systém zpřístupní pouze ty změny dat, které byly provedeny ručním zásahem uživatele (včetně provedené budoucí změny). Pokud jsou data aktualizována jiným způsobem (např.při měsíční uzávěrce, jednorázovou funkcí, SQL příkazem), pak takové změny nelze zobrazit – týká se např.nápočtů, řádné dovolené aj.