Přijaté dokumenty

Agenda umožňuje pro vybraného zaměstnance sledovat tzv. dokumenty přijaté, včetně možnosti přidat soubor.

Číselník

Menu: PIS/Dokumenty/Číselník druhů dokumentů

• Naplňte číselník druhů dokumentů.

Evidence

Menu: PIS/Dokumenty/Dokumenty přijaté

Postup vložení dokumentu:

• V záložce Přijaté dokumenty v režimu editace vložte nový záznam.
• Vyberte typ dokumentu.
• Prostřednictvím tlačítka s třema tečkama najděte cestu k dokumentu.
• Záznam uložte.
• Nyní se objeví dvě tlačítka:
  • Načíst do databáze - popis viz. níže.
  • Zkopírovat na sdílené uložiště - popis viz. níže.

Možnosti uložení dokumentu

Existují 3 varianty uložení dokumentu.

1) Cesta k souboru

Soubor existuje vně aplikace, je uložen v nějakém adresáři. Uživatel vybere cestu k souboru pomocí tlačítka "...".

2) Soubor uložen v databázi

Uživatel po definici cesty k souboru stiskl tlačítko "Načíst do databáze", po němž se status načtení souboru "uložen v databázi" změnil z hodnoty "ne" na "ano". Soubor je uložen v databázi (databáze se tím zvětší). Soubor samozřejmě může existovat nadále vně aplikace.

3) Sdílené úložiště

Účelem sdíleného úložiště je zpřístupnit soubory z přijatých dokumentů všem uživatelům aplikace.

Je potřeba mít nastavenu hodnotu rozšiřujícího parametru Dok_SdileneUloz (sk.10) - zadává se cesta. Pro uložení souboru se pak stiskne tlačítko "Zkopírovat na sdílené úložiště".

Dok_SdileneUloz - Nastavení cesty ke sdílenému úložišti přijatých dokumentů, do kterého se mohou ukládat kopie lokálních souborů - proto, aby je mohli vidět všichni uživatelé.

Dokument je uložen tak, že název souboru je složen z osobního čísla zaměstnance, čísla pracovního poměru, data a času uložení. Přijaté dokumenty mohou mít dále v názvu souboru na začátku:

• SKOL - z menu PIS/Vzdělávání/Školicí akce/Dokumenty
• PRUK - z menu PIS/Vzdělávání/Evidence vzdělávání/Průkazy
• UCH - z menu PIS/Uchazeči/Uchazeči/Přijaté dokumenty
• VR - z menu PIS/Uchazeči/Výběrová řízení/Přijaté dokumenty.

Nastavení, aby k dokumentu neměl přístup uživatel, který nemá přístupová práva na zaměstnance.
Toto se dá provést na úrovni práv na složky/soubory v operačním systému (Windows). Všem uživatelům jsou přiznána následující práva ve složce obsahující sdílené dokumenty:

zapisovat = ano

číst = ano

měnit = ano

zobrazovat obsah složky = ne

Uživatel si tak prostředky operačního systému (např. Průzkumník Windows) nezobrazí obsah dané složky a takto si nemůže soubor otevřít. Ani nezná název souboru, neboť ten je složen z různých identifikátorů včetně data a konkrétního času zkopírování dokumentu na sdílené úložiště).

Dokumenty přijaté do aplikace KS-portál

Pokud uživatel u daného dokumentu zatrhne příznak „zobrazit na portále“, znamená to, že daný dokument dotyčného zaměstnance se automaticky objeví ve webové aplikaci „KS-portál“.

Požadované přijaté dokumenty

Požadované přijaté dokumenty jsou načítány z popisů pracovních míst, z vlastnosti č. 43 – Přijímaný dokument.

Zpět | Řešení některých problémů