Import z docházkového systému - odpracovaná a neodpracovaná doba

Z Prirucky

Informace k přenosu odpracované a neodpracované doby z docházkového systému.

Minimální rozsah struktury

Minimální rozsah struktury je:

  • osobní číslo
  • kód
  • dny
  • hodiny
  • datum od
  • datum do

Položky "dny", "datum od", "datum do" musí být obsaženy ve struktuře souboru, ale v samotných datech nemusí být hodnoty vyplněny (mohou být za určitých podmínek prázdné).

Po dnech nebo součet za měsíc

Rozhodněte si sami, které mzdové položky budete přenášet jednotlivě a které v součtu jedním záznamem za celý měsíc. Funkcionalitu ovšem musí umožňovat váš docházkový systém.

Příklad

  • Příplatek za noční směnu - obvykle se přenáší za dotyčného zaměstnance celkový počet hodin odpracovaných na nočních směnách v daném měsíci.
  • Dovolená - může se přenést jen celkový součet dovolené zaměstnance za měsíc, tj. např. 4 dny, 32 hodin, ale může se přenést i detailnější informace, např. 7.1.2013 - 9.1.2013, 3 dny, 24 hodin, další záznam 15.1.2013 - 15.1.2013, 1 den, 8 hodin.

Číslo poměru

Pokud v přenášených datech není obsažena položka "číslo poměru", budou data importem přiřazena na hlavní pracovní poměr zaměstnance.

Číslování mzdových kódů

Z docházkového systému přicházejí kódy již v číslování dle KS-programu, přiřazení se děje v docházkovém systému.

Středisko

Pokud importní data obsahují položku středisko, je toto chápáno jako nákladové středisko (může se lišit od kmenového a pracovního střediska zaměstnance). Pokud data neobsahují položku "středisko" (obvyklejší případ), pak záznamy jsou automaticky přiřazeny (nákladově) na středisko zaměstnance (pracovní středisko).

Dny

Logicky správné je, aby hodnota v poli "dny" byla uváděna u mzdových položek, které představují odpracovanou dobu (mzdové položky 100-168) nebo zameškanou dobu (mzd.pol. 500-599). V ostatních případech jako i v tomto je zodpovědnost na koncovém uživateli vzhledem ke konkrétnímu zpracování mezd v jeho organizaci.

Nastavení doplňování dnů

dch_dopl_dnyabs (sk.9)

Hodiny

V případě, že v souboru jsou vyplněny jen hodiny u mzdových položek 2xx (příplatky, systém automaticky při přenosu dogeneruje (přidá) datum od (vyplní ho prvním dnem v měsíci) a datum do (poslední den v měsíci). U mzdových položek 5xx naopak datum od a datum do systém nedoplňuje. U neplacených položek 5xx (které nepředstavují omluvené a neomluvené volno historicky se započítáváním zdravotního pojištění 13,5% z minimální mzdy) dokonce datum_od a datum_do být nemůže, jinak by systém tato data nesprávně chápal jako vyloučené doby na ELDP.

Odpracovaná doba

  • Z docházkového systému je možné přenášet všechna data včetně odpracované doby, anebo přenášet jen odpadlou dobu a nechat provádět dopočet odpracované doby do časového fondu v systému KS-program.
  • Pokud se přenáší odpracovaná doba, je možno ji přenášet pod jedním kódem – číslo 100. Při importu do mezd je pak tento kód nahrazen kódem buď 111, 112, 121 nebo 122, a to podle toho, jakou pracovní kategorii má zaměstnanec (viz vysvětlení k těmto kódům – automatické generování aplikací v rámci automatického dopočtu). V případě přenášení odpracované doby je nutno vyplňovat i počet dnů - tyto dny jsou pak evidovány jako tzv. "odpracované dny pro dovolenou" a slouží pro správné rozhodnutí o stanovení nároku na dovolenou (dovolená za kalendářní rok nebo dovolená za odpracované dny).

Kód 100 je funkční pro

    • HPP - 111, 112, 121, 122
    • DPP, DPČ - 630, 634 Jen když je samostatný pracovní poměr; nelze současně HPP a DPP/DPČ, v případě, že z docházkového systému nepřichází informace o čísle poměru.
    • dop_kod_na_udp (sk.3)


  • Je možné zpracovat i situaci, kdy jen části zaměstnancům se přenáší odpracovaná doba, a zbývajícím má být dogenerována automaticky ve mzdách. Toto ovlivňuje rozšiřující parametr AUT_DOP_VYROBA (sk.5).

Dopočet hodin do měsíčního fondu

Je možná úprava dorovnání časového fondu u zaměstnanců, kterým po přenosu z docházkového systému vznikl rozdíl oproti předepsanému časovému fondu. Význam je pak takový, že zaměstnanci nebudou nadbývat ve statistice „rozdíly proti časovému fondu“.

Pro správnou funkčnost je nutné provést následující kroky:

1) Ve mzdových položkách založit novou mzdovou položku v rozmezí 10 - 99. Číslo algoritmu, zpočítatelnosti do sociálního, zdravotního, daní a vyloučených dob nastavit na 0.2) V rozšiřujících parametrech ve skupině "3 - Mzdy - mzdové položky" nastavte parametr kod_dop_doch (sk.3) na hodnotu mzdové položky založené v kroku 1.

Funkčnost je pak následující:

Pro zaměstnance, jež mají ve zpracování brutto alespoň jeden záznam z docházky (ve sloupci "Aut" je písmeno "e") a zároveň mají rozdíl oproti časovému fondu (kladný i záporný)je tento rozdíl uložen na mzdovou položku z bodu 1. Tato mzdová položka se pak nezobrazí na výplatní lístek, nezobrazí se ve mzdovém listu a jinde. Zobrazena je ve zkrácené mzdové statistice a ve statistice Cokoliv.

Pokud je zapnuta tato funkčnost, pak pro zaměstnance s přenosem z docházkového systému je ignorováno nastavení základního parametru "Aut. dopočet" a rozšiřujícího parametru "AUT_DOP_VYROBA" ze skupiny "5 - Mzdy - výpočet".

Dovolená

Pokud přenášíte data dovolené (mzdová položka 521), je nutné, aby soubor obsahoval správná data jak dnů, tak hodin u jednotlivých zaměstnanců. Dny jsou důležité pro odpočet nároku na dovolenou (vyčerpaná dovolená), hodiny jsou důležité pro výpočet náhrady za dovolenou (průměrem pro p.p.účely). Pokud umožňujete čerpání na půldne dovolené, zkontrolujte si, že v přenosovém souboru se data správně zobrazí. Systém neobsahuje funkcionalitu automatického dopočítání počtu dnů z importovaných hodin (důvodem je např. to, že zaměstnanec mohl mít nerovnoměrně rozvržené hodiny a jeden den odpracovat 8 hodin a druhý den 11 hodin – pak z celkového počtu hodin nelze určit počet dnů).

Svátek

  • Pokud se přenáší svátek, je možno jej přenášet pod jedním kódem - číslo 500. Při importu do mezd je pak tento kód konvertován na kód 531 nebo 532 podle zaměstnance (pokud je zaměstnanec odměňován hodinovou mzdou, systém mu přiřadí kód 531; pokud je odměňován měsíční mzdou, obdrží kód 532)
  • Vypnutí automatického generování svátků u všech zaměstnanců je možno prostřednictvím rozšiřujícího parameru potl_gen_svat.
  • Vypnutí automatického generování svátků jen u zaměstnanců, kteří mají nějakou položku importovanou z docházky (výroby) je možno prostřednictvím rozšiřujícího parametru AUT_DOP_VYROBA (sk.5).

Dokladované nepřítomnosti

Dokladované nepřítomnosti (nemoc, OČR, mateřská a rodičovská dovolená,...) se pořizují ručně v systému na základě dokladu, tj. neimportují se z docházkového systému. Import by nebyl metodicky správný; za doklad nese odpovědnost mzdová účetní, nikoliv mistr (ten, kdo pořizuje resp. schvaluje docházku). Případné opravy záznamu by byly složitější než vlastní pořízení, obcházely by se kontroly při pořizování záznamů, atd.


Stravenky z docházky

Rozšiřujícím parametrem dochazka_strava (sk.9) je možno zapnout načítání počtu stravenek z docházkového systému – parametr přepněte z hodnoty "Ne" na hodnotu "Ano". Počet stravenek systém očekává v položce "dny" nebo "hodiny", pronásobí jej cenou stravenky (dle rozšiřujícího parametru) a uloží výslednou částku pro mzdy.


zpět

Citováno z „http://prirucky.ksprogram.cz/index.php?title=Import_z_docházkového_systému_-_odpracovaná_a_neodpracovaná_doba&oldid=43401“