M - Vzdělávání
Čím je třeba začít
Jako u jiných agend, kde se pro práci se záznamy používají číselníky, je i v modulu vzdělávání nutné naplnění číselníků před tím, než se začnou zpracovávat data pro zaměstnance.
Výchozím číselníkem pro tento modul je číselník osvědčení. Přes číslo osvědčení jsou provázány s tímto modulem jiné části aplikace. Osvědčení v podstatě určuje, jaký druh školení je používán (např. vazač, jeřábník, řidič osobních vozidel, svářeč, aj).
Menu: PIS – Vzdělávání – Číselníky – záložka Osvědčení
Vysvětlení některých položek:
Je periodickým školením - pro periodická školení zadejte ‚ano‘.
Perioda opakování - je údaj, který lze navádět pouze pro periodická školení a je rozhodující pro automatické sestavení presenční listiny v agendě školících akcí a pro sledování platnosti průkazů. ‚Periodu opakování‘ zadejte jako číslo představující počet měsíců.
Při získání vyplnit 'platnost do' údajem - využívá se jen u neperiodických osvědčení, kdy i u těchto chceme omezit platnost osvědčení - výběr jedné ze tří hodnot: „Je dáno periodou nebo je perioda neomezená“ (standardní hodnota), „Posledním dnem roku získání“, „Posledním dnem následujícího roku od roku získání“
Typ školící akce - položka slouží ke kategorizaci osvědčení. Typy školící akce zadáváme v číselníku Typy vzděl. akcí (PIS – Vzdělávání - Číselníky)
Patří do vyhrazené množiny osvědčení - „Ano – patří a bude jej používat pouze útvar Vzdělávání“, „Ne – nepatří a bude používáno i mimo útvar vzdělávání“. Funkčnost je taková, že pokud je nastavena hodnota „Ano“, s osvědčením budou moci pracovat (zadávat) jen uživatelé, kteří mají nastaveno přístupové právo (viz Systém-Přístupová práva) „Zvláštní právo na vyhrazenou skupinu osvědčení“. Ostatní uživatelé s ním nebudou moci pracovat.
Nadřazené osvědčení - zde lze definovat množinu osvědčení, jejichž získáním se dané osvědčení považuje za splněné (postačí získat jedno z vyjmenovaných, aby se osvědčení považovalo za splněné). Data o osvědčených a jejich nadřazených jsou navedena v tabulce sko_nadraz_osve (sloupce: cislo_osve, nadraz_osve).
Preferovaný lektor - je možné uložit kód lektora, který bude automaticky vyplněn u vkládané školící akce pro příslušné osvědčení.
Je požadavkem - výběr z hodnot „Ano“ nebo „Ne“. Při zadání hodnoty „Ne“ nebude systém osvědčení chápat jako požadavek (požadovatelnost bude vypnuta) a takové osvědčení pak funguje vlastně jen jako poznámka.
Které další číselníky je třeba mít naplněny pro správnou funkci tohoto modulu?
Typy vzdělávacích akcí - pokud je osvědčení hodně, má smysl začlenit je do určitých skupin. V tomto číselníku vytváříte skupiny a pak v číselníku osvědčení ke každému osvědčení přiřadíte, do jaké skupiny patří. Nabízí se přizpůsobit přiřazení i číslování skupin a osvědčení. Tj. například k čísle skupiny 1 patří osvědčení 100-199, k čísle skupiny 2 patří osvědčení 200-299, atd.
Číselník lektorů - je třeba vyplnit číslo a název. Ostatní údaje je možné používat, pokud je potřeba evidovat podrobná data o školitelích (především tehdy, když se provádí školení dodavatelským způsobem od externích subjektů)
Obory vzdělání - je číselník, který je používán v evidenci vzdělání přidružené k osobním údajům zaměstnanců. Kód stupně vzdělání lze zadávat jako max. 2 alfanumerické znaky – předpokládá se použití podle platného katalogu.
Skupiny oborů vzdělání - číselník, který je používán v evidenci vzdělání přidružené k osobním údajům zaměstnanců. Pro zpřehlednění a lepší orientaci v oborech vzdělání.
Kde navádět data o splněných osvědčeních?
Hromadně
- Menu: PIS – Vzdělávání – Školící akce.
Vhodnější a systematičtější postup.
Individuálně
- Menu: PIS – Vzdělávání – Evidence vzdělávání.
Navádění do záložky ‚evidence školení‘. Tímto se ale uživatel ochudí o polovinu sestav. Navádění dat přímo do ‚evidence školení‘ by mělo sloužit především k navedení splněných požadavků zaměstnance, které získal před nástupem nebo samostatným vzděláváním mimo podnik.
K čemu slouží osobní požadavky?
Menu: PIS – Vzdělávání – Evidence vzdělávání – záložka Osobní požadavky
Slouží k zaznamenávání nezbytných požadavků, které nelze dát do popisu pracovního místa, protože jej nemají všichni zaměstnanci na tomto místě. Dále slouží k zaznamenání dobrovolných – nadstandardních požadavků zaměstnanců. Nezbytný požadavek je pro modul ‚Vzdělávání‘ chápán stejně jako požadavek vyplývající z popisu pracovního místa. ‚Dobrovolný požadavek‘ není zahrnut do sestav, v nichž jsou shrnuty požadavky, ale je zohledněn při vyhledávání účastníků a při automatickém plánování školících akcí.
Jak se navádí školící akce včetně účastníků?
Menu: PIS – Vzdělávání – Školící akce
Novou školící akci navedete v záložce ‚Editace‘ stiskem tlačítka Vložit v nástrojové liště, volbou z menu Údaje – Vložit nový záznam nebo stiskem Hot-key CTRL-W.
Zde vyplníte název akce, z číselníků její osvědčení, lektora a typ akce, dále přímým zadáním datum zahájení, čas zahájení, datum ukončení, čas ukončení, místo konání, poznámku, předpokládané náklady, získaný doklad a konečně obsah školení, který může být vkládán jak přímo, tak z ‚číselníku osnov školících akcí‘.
K výběru účastníků školící akce slouží záložka ‚Účastníci‘. Přihlašování, resp. odhlašování vybraných účastníků ze seznamu provádí stisk tlačítka ‚Přihlásit‘/‚Odhlásit‘. Program dokáže automaticky vyhledat zaměstnance, kterým propadá osvědčení k příslušné akci k zadanému datu, což platí jak pro požadavky plynoucí z popisů pracovních míst, tak z navedených osobních požadavků zaměstnance.
Jak a kdy se školící akce vyhodnocuje?
Menu: PIS – Vzdělávání – Školící akce
Vyhodnocení se provádí po proběhnutí školící akce v záložce ‚Vyhodnocení‘. Pro osobní číslo vyplňujete položku ‚splnění‘, ‚hodnocení lektora‘, ‚výše nákladů na akci‘ a ‚poznámka‘. Položka ‚splnění‘ může nabývat čtyř hodnot – ‚splnil‘, ‚nesplnil‘, ‚omluvená absence‘, ‚neomluvená absence‘. Metody hodnocení lektorů jsou variantní, přepínají se parametricky.
POZOR: Pokud neuložíme vyhodnocení, tak se školící akce nepropíše do záložky 'Evidence školení' (PIS – Vzdělání - Evidence vzdělávání) a ve školících akcích tato akce zůstane zabarvena červeně.
K čemu slouží předběžně plánované akce?
K evidování potřebnosti zajištění školení, pokud víte pouze to, do kdy je nejpozději nutné dané školení provést, a ostatní náležitosti neznáte, protože celou akci je nutné teprve zajistit. Až budete znát přesný termín, lektora a místo, můžete status předběžné akce zrušit a udělat z ní „normální“ školící akci. ‚Předběžně plánované akce‘ jsou výstupem ze systému automatického plánování školících akcí.
Automatická tvorba plánovaných akcí
Menu: PIS – Vzdělávání – Školící akce
Systém si nejprve ke všem zaměstnancům vytvoří seznam všech požadavků vyplývající z pracovního místa a ze všech osobních požadavků a k nim zjistí jejich splnění a případný termín ukončení platnosti. Ty požadavky, které nejsou splněny, nebo propadají k zadanému termínu, naplní do seznamu, který uživatel může mazáním případně zredukovat. Dalším krokem se z nesplněných požadavků vytvoří jednotlivé předběžně plánované školící akce s termínem nejpozdější realizace rovnajícím se dnu, kdy prvnímu z navedených účastníků dané osvědčení propadá.
Upozorní systém na končící platnost osvědčení?
Ano systém upozorní na končící platnost, je ale třeba mít povolena varovná hlášení (Pomůcky – Varovná hlášení) pomocí tlačítka 'Nastavení'. Končící platnost lze také sledovat v menu PIS – Vzdělávání - Sestavy záložka 'Souhrn kvalifikačních požadavků' nebo 'Končí platnost osvědčení'.
Čerpání prostředků
Menu: PIS – Vzdělávání – Čerpání prostředků
Tato agenda slouží k podrobné statistice čerpání prostředků na vzdělávání v případě, kdy má firma stanoveny speciální fondy určené k čerpání těchto prostředků, které nejsou středisky nebo skupinami středisek, a nebo v případě, kdy má pevně přidělené roční limity, které nelze přečerpat a je nutné vždy mít snadno dostupnou zbývající částku. Pokud firmě dostačuje přehled, které středisko, nebo skupina středisek v daném období čerpalo, není nutné používat tuto agendu, ve které by se tak pouze duplikovaly údaje zjistitelné i jinak.
Nepoužíváme agendu 'Čerpání prostředků', lze i přesto zjistit náklady na školení?
Menu: PIS – Vzdělávání – Sestavy – záložka Přehled za období
Pokud firma nepoužívá agendu ‚Čerpání prostředků‘, dají se čerpané prostředky snadno zjistit ze sestavy ‚Přehled za období‘, ve které je možné zvolit časové rozmezí od – do, vybrat zvoleného zaměstnance, nebo všechny zaměstnance a v tomto případě po vytvoření sestavy pomocí filtru odstranit jiná než požadované středisko. Filtr umožňuje vybrat i sloupeček s hodnotami skupin středisek, i když tento není v sestavě viditelný.
Jak hlídat periodické akce, pokud nejsou v systému nikde zadané požadavky?
Menu: PIS – Vzdělávání – Sestavy
Za tímto účelem byla vytvořena sestava 'Končí platnost osvědčení‘, ve které má uživatel souhrn propadajících osvědčení k danému dni nebo již dříve propadlých.
Pokud uživatel nechce, aby se některé propadající osvědčení k danému zaměstnanci dále zobrazovalo, např. z důvodu, že už jej více nepotřebuje, je to možné potlačit. U takto vybraného osvědčení je možné v evidenci vzdělávání při editování tohoto dříve splněného osvědčení vypnout přepínač ‚Opakování‘. Je určen právě pro tuto sestavu (PIS – Vzdělávání – Evidence vzdělávání).
Souhrnný stav splnění požadavků u zaměstnanců
Menu: PIS – Vzdělávání - Sestavy
Sestava 'Souhrn kvalifikačních požadavků' zjistí všechna splněná i nesplněná a požadovaná školení a k nim i jejich případné konce platnosti.
Jaké jsou výstupy z hodnocení výsledků školících akcí?
Menu: PIS – Vzdělávání - Sestavy
Jedním z výstupů je sestava 'Hodnocení lektorů‘, ze které je možné zjistit spokojenost účastníků s kvalitou školení. Systém umožňuje při nastavení příslušného parametru evidovat také spokojenost účastníků s jednotlivými aspekty školení (např. kvalita výkladu, připravené materiály, projev, apod.), z té pak vychází jiná speciální sestava.
Využívání školících místností
Menu: PIS – Vzdělávání – Využívání školících místností
Modul slouží k plánování využití školících místností. V tomto modulu je třeba nejprve zadefinovat školící místnosti a poté navést údaje do záložky 'Využívání místností'.
Výsledkem pro plánování a přehled o využití jednotlivých školících místností bude souhrnná sestava, kterou naleznete v záložce 'Souhrnná sestava‘ nebo graficky ztvárněná sestava v záložce 'Grafická sestava‘.
Jaké informace z tohoto modulu čerpají jiné moduly PIS?
Informace o splněných osvědčeních odtud čerpá modul ‚Kariéra‘, ale hlavně modul ‚Systemizace‘ ve své funkci pro vyhledávání vhodných zaměstnanců na pracovní místa.
